Этикет делового письма

     Сопроводительное  письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

     Письмо-запрос. Содержит практически все те данные, что и письмо-оферта. Дополнительно целесообразно упомянуть, почему вы обращаетесь с этим запросом именно к этой фирме, т.е. откуда вам известно, что она работает с этим товаром. В письме-запросе цена не указывается. Можно попросить оговорить ее в оферте с указанием базиса места поставки.

       Письмо-запрос информации о фирме. В таком письме помимо просьбы выслать какие-либо интересующие вас материалы должны быть изложены какие-то минимально необходимые сведения о вашей организации и о том, в связи с чем вы запрашиваете материал, т.е. в какой степени фирма может быть заинтересована в вас. 

     Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

     Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

     Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения. Пометка «Вторично» отправляется тогда, когда отправитель допускает возможность, что адресат не получил письма, отправленного ранее.

       Письмо-приглашение на переговоры. Такое письмо должно быть отправлено адресату заблаговременно. Желательно, чтобы в письме фигурировали альтернативные, наиболее удобные для вашего контрагента сроки приезда. Должны быть четко изложены предмет предстоящих переговоров, сроки, продолжительность визита, вопрос виз и в случае необходимости вывоз транспорта от Москвы до вашего предприятия, вопросы приобретения билетов в оба конца, размещения в гостинице, место и время встречи (в Москве, в вашем городе и т.п.).

     Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

       Письмо-предложение в ответ на полученный от потенциального покупателя запрос с указанием конкретных условий будущего контракта или проформой контракта.

       Письмо-рекламация. Посылается заказным письмом с приложением всех необходимых доказательных документов (например, актов экспертизы, рекламационных актов, коносаментов, спецификаций, сертификатов о качестве). В указанных документах обязательно делается ссылка на номер контракта и транспортного документа. Дата почтового штемпеля места отправления такого письма считается датой предъявления рекламации. Желательно прикрепить к письму свою визитную карточку, можно с краткой рукописной надписью на ней. Все вышеизложенное в равной степени относится и к телеграфно-телексной переписке, естественно, с учетом ее краткости и особенностей телеграфного стиля письма.  Если письмо подписывает женщина, она должна поставить имя и фамилию. Если письмо подписывает муж чина, он должен поставить только одну фамилию.

       Правила вложения поздравительной  открытки или любого делового  письма в конверт: письмо складывается  в три раза, т.е. гармошкой. Начало  письма должно быть лицом к  передней стороне конверта, на  котором написан адрес. Открытка  вставляется лицевой, праздничной  стороной к стенке конверта, на  которой пишется адрес. Конверт вскрывается либо ножницами сбоку, либо ножом для бумаг вскрывается самый верх. Письмо всегда должно быть обращено лицевой частью к человеку, который вскрывает конверт.

      Реквизиты – обязательные составные части делового письма или документа. 
         Заявление – это  документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу.

     Автобиография. После заголовка “Автобиография” в виде связного текста пишутся следующие данные: фамилия имя отчество (я. Иванов Иван Иванович); дата и место рождения; родители (их полное имя и отчество, чем занимаются); образование; начало трудовой деятельности (место работы, должность, последующие перемещения); указать (если имеются) поощрения, награждения; дата (слева) и подпись (справа). 
         Резюме – это документ, содержащий требования биографического характера, которые предъявляет лицо при трудоустройстве. Особенностью резюме является предоставление сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.

     Служебные записки – это документы внутренней деловой переписки между структурными подразделениями или должностными лицами. 
          Докладная записка – это документ, адресованный руководителю предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-либо вопроса или предложения. 
Типовой формуляр внутренней докладной записки следующий: наименование структурного подразделения автора документа; наименование вида документа; адрес; дата; заголовок к тексту; текст; отметки о наличии приложения (если имеются); подпись. 
Докладные записки бывают внутренние и внешние. Подписывает их составитель. 
        Акт – это документ составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. Составляется коллегиально с целью объективного фиксирования событий и фактов для установления сущности причины и следствия. 
        Справка – документ подтверждающий какие-либо факты или события. 
Справка бывает двух видов: 
1. Справки, описывающие и подтверждающие какие-либо события; 
2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждающие место работы, учёбы, занимаемой должности, места проживания… 
         Они имеют наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, место составления, заголовок, текст, адресат, отметки о наличии приложения, подпись и печать.

     Также можно разделить деловое письмо и по другим признакам. Например:

По признаку получателя деловые письма делят  на:

1. Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.
2. Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному  признаку деловые письма бывают:

1. Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
2. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре  выделяют следующие деловые письма:

1. Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.
2. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления  деловые письма могут быть:

1. Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.
2. Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.
3. Факсовые – отправленные по факсу.

 
 

     Вывод. 

     Зная  правила и общепринятые нормы  делового общения, можно правильно  и корректно составлять официальные  письма. Успех в достижении ожидаемого результата во многом зависит от правильности постановления обращения, цели, мисси  и завершения делового письма. 

Список  литературы: 

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная

система организационно-распорядительной документации. Требования коформлению документов. -М.: Изд-во стандартов, 2003

2. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству.2-е издание, испр. И доп. - М.: «Март» Ростов-на-Дону: издательский центр «Март», 2006

3. Веселов П.  В. Современное деловое письмо. - М.- 1990.

4. Домащенко Г.А., В.А. Коробова, В.В. Костина Учебное пособие «Российский

заочный институт текстильной и легкой промышленности» - Москва,2007.

5.Психология и этика делового общения:  Под ред. проф. В.Н. Лавриненко, 2001г. 

Ссылки: 

1. http://psiholigy.ucoz.net/
2. http://obhaisy-drug.ru/

 
 
 

     Практическое  задание. 

     Письмо-предложение:

     « Группа компаний ICG (International cosmetic group) предлагает комплексное оснащение салонов красоты, медицинских и СПА-центров.

     Деятельность ICG распространяется практически на всю сферу, которую принято называть «индустрия красоты». Мы поставляем готовые кабинеты аппаратной косметологии, педикюра и коррекции фигуры, предлагаем профессиональную косметику, а также различное оборудование для аппаратной косметологии, wellness, перманентного макияжа, аппаратного педикюра и студий загара. Мы учитываем специфику российской индустрии красоты, находящейся в стадии активного роста, постоянно открывая новые направления, удовлетворяя возрастающий спрос.

     Наши  преимущества:

     - Немецкое качество;

     - Конкурентоспособные цены;

     - Большой выбор ассортимента;

     - Сертификаты качества на весь  товар;

     - Гибкие условия сотрудничества.

     Подробный каталог и прайс-лист во вложении.

     Приглашаем  Вас в наш офис для обсуждения возможных вариантов оснащения. 

С уважением, Лукина Мария

менеджер группы компаний ICG

Звоните нам  по телефону +7 (902) 26-54-245  
и задавайте интересующие Вас вопросы.

Наш адрес: г. Екатеринбург, ул.Блюхера, 45

Наша электронная  почта: lukinam@bk.ru» 
 

     Ответное  письмо:

     «Уважаемая, Мария!

     Благодарим, Вас за отправленное письмо. К сожалению, наша фирма не может принять Ваше предложение, так как на данный момент все кабинеты нашего салона красоты уже оснащены и в обновлении оборудования пока не нуждаются.

     С уважением, Иванова Л.В.

     Генеральный директор ООО «Любаша»»