Служебные письма

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………4

1.ПЕРЕПИСКА…………………………………………………………………..5

1.1 Определение, особенности оформления……………………………………5

1.2 Виды служебных  писем…………………………………............................9

2. ОСОБЕНОСТИ СОДЕРЖАНИЯ РАЗНЫХ ВИДОВ ПИСЕМ…………..25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………..……… 26

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

 

1. ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВЫЕ  ДОКУМЕНТЫ

1.1.Учредительный  договор…………………………………………………....28

1.2.Устав………………………………………………………………………….30

1.3Положение об организации………………………………………………….32

1.4.Положение о структурном  подразделении ……………………………….33

1.5.Структура и штатная  численность ……………………………………......34

1.6.Штатное расписание………………………………………………………..34

1.7.Должностная инструкция………………………………..………………….35

2.РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.1. приказ………………………………………………………………………..36

2.2. распоряжение……………………………………………………………….37

2.3. указание……………………………………………………………………..38

2.4. постановление……………………………………………………………….39

2.5. решение. …………………………………………………………………….40

3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ

Полный протокол………………………………………………….…….41 

Краткий протокол……………………………………………………….43

Сокращенный протокол………………………………………………...45

Выписка из протокола……………………………………………………46

Акт…………………………………………………………………………47

Докладная записка……………………………………………………….48

Служебная записка……………………………………………………...49

Объяснительная записка………………………………………………...50

Справка…………………………………………………………………...51

Сводка…………………………………………………………………..…52

Список……………………………………………………………………..53

Письмо благодарность………………………………………………….54

Гарантийное письмо……………………………………………………..55

Письмо запрос……………………………………..…………………….56

Письмо извещение…………………………………………………….....57

Письмо информационное…………………………………………….…58

Письмо напоминание………………………………………….………...59

Письмо ответ…………………………………………………….……….60

Письмо подтверждение……………………………………………..…....61

Письмо поздравление……………………………………………………62

Письмо предложение………………………………………………….…63

Письмо приглашение……………………………………………………64

Письмо просьба………………………………………………………….65

Письмо сообщение…………………………………………...……….…66

Письмо сопроводительное……………………………………………...67

Письмо требование……………………………………………………...68

Телеграмма……………………………………………………………….69

Факсограмма……………………………………………………………..70

 

4. КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Заявление о приеме на работу………………………………………………...71

Автобиография………………………………………………………………….72

Характеристика……………………………………………………………….…73

Резюме…………………………………………………………………………..74

Приказ о приеме на работу…………………………………………………...75

Трудовой договор……………………………………………………………...76

Личная карточка работника…………………………………………………..77

Заявление о переводе на другую работу…………………………………….82

Приказ о переводе на другую работу………………………………………..83

Заявление об увольнении………………………………………………………84

Приказ об увольнении………………………………………………………….85

 

Библиографический список……………………..……………………………...86

 

Введение

 

 Деятельность любой организации не обходится без документации. Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннею деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке.

В этом реферате рассмотрена  классификация наиболее распространённых видов деловых писем.

 Во все времена деловое общение было одним из важнейших составляющих любого бизнеса, главным средством взаимодействия в его рамках и мощным рычагом воздействия одних его субъектов на других. Именно правильно проведенные деловые переговоры, грамотно оформленное соглашение или умелое обоснование того или иного предложения в конечном итоге определяют успешность предпринимательской деятельности. Документовед, не знакомый с основами делового общения не может считать себя полноценным специалистом.

 

1.Переписка

 

1. Определение, особенности оформления

 

Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные  письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.

В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются на специальных бланках  для писем. Это стандартные листы  бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п., позволяющей их идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации; эмблема организации; код организации - автора письма; наименование автора письма; справочные данные об организации - авторе письма. Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту.

Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании  и оформлении.

Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций  государственной формы собственности  и регулируется Федеральным конституционным  законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также  законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может  помещаться на бланках предприятий  и организаций всех форм собственности.

Автор письма (реквизит "Наименование организации") - это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение).

Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются  наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или  положением) и полное название организации  или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное  наименование, то оно помещается в  бланке под полным наименованием  и пишется в скобках.

Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные  наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и  т.д.). Одним из требований к наименованию организации - автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк.

Реквизит "Справочные данные об организации" включается в бланк  письма для осуществления обратной связи. Справочные данные об организации  необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с  организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.

Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:                                                              - наименование адресата;                                                                                          - название улицы, номер дома, номер квартиры;                                                    - название населенного пункта (города, поселка и т.п.);                                       - название области, края, автономного округа (области), республики;                                  - страна (для международных почтовых отправлений);                                        - почтовый индекс.

Банковские реквизиты  необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.Реквизиты "Код организации", "Основной государственный номер юридического лица" и "Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет" являются идентифицирующими признаками организации-автора. Позволяют установить, что организация - автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.

Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" - это реквизиты, придающие документу  юридическую силу. Они позволяют  доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность  организации-автора за достоверность  информации и подлинность документа.

Дата письма оформляется  цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку; двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц  и полным написанием года, например 25.12.2005; при этом не ставится слово "год", буква "г" с точкой или точка, за исключением случая, когда датой  заканчивается предложение.

В соответствии с международными стандартами элементы даты могут  иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01).

В письмах финансового  содержания применяется использование  словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например 05 декабря 2005 г./года.

Дату на документе проставляет  должностное лицо, подписывающее  документ, непосредственно при его  подписании.

В регистрационный индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Например: 02-08/24, где 02 - индекс структурного подразделения, подготовившего письмо; 08 - номер дела (файла); 24 - порядковый номер письма.

В небольших фирмах, не имеющих  структурных подразделений, соответствующий  элемент может быть заменен на индекс участка деятельности (кадровая работа, реклама, организация транспортных услуг и пр.) или на индекс конкретного  исполнителя.

Реквизит "Адресат" обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).

При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией.

В реквизиты служебного письма входят:

 Герб или эмблема;                                                                                     Наименование организации;                                                                     Справочные данные об организации;                                                              Гриф ограничения;                                                                                          Адресат;                                                                                                    Регистрационный номер документа;                                                                          Дата;                                                                                                               Ссылка на индекс и дату входящего документа;                                    Заголовок к тексту;                                                                                                   Текст:                                                                                                                Отметка о приложении;                                                                                        Подпись;                                                                                                         Отметка об исполнителе (на втором экземпляре);                                                     Визы (на экземпляре, который подшивается в дело).