Служебные письма

Письма-требования, как правило, – письма сложной структуры. В  них обязательно излагаются условия  заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, существо сложившейся ситуации, требование о  необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

Ключевыми фразами в письмах-требованиях  могут быть:

Требуем выполнить  взятые на себя обязательства…

Срочно требуем  выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…

Требуем незамедлительно  выполнить… и т.д.

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим  образом:

В противном случае дело будет передано в Арбитражный  суд…

В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...

В противном случае мы не несем ответственности за последствия… и т.п. 

Претензионное (рекламационное) письмо – деловое письмо, содержащее заявление об обнаружении несоответствия товара или услуг требованиям, заявленным в договоре. Цель претензии (рекламации) – возместить убытки, полученные в результате нарушения условий договора.

Претензия (рекламация) составляется в письменной форме на бланке письма. Фактически это разновидность коммерческого  письма.

Поскольку в практике возможно множество ситуаций, дающих основание  для предъявления претензий, не может  быть единой формы претензии, но можно  говорить об обязательных элементах  текста и о правилах оформления, которые следует соблюдать всегда, независимо от того, по какому поводу составляется претензия.

Претензия (рекламация) должна содержать следующие сведения:

·      полное наименование организации, которой направлена претензия, ее адрес;

·      основание для предъявления претензии (ссылка на договор, заключенный между сторонами, гарантийное письмо или иные обязательства);

·      предмет претензии (должно быть указано, какое обязательство нарушено и в какой мере);

·      доказательства (ссылки на документы, подтверждающие нарушение договорных обязательств виновной стороной);

·      конкретные требования составителя претензии (требование замены некачественного товара, требование уценки товара, допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающий товар, требование скидки с общей стоимости партии товара, требование расторжения контракта или возмещения убытков и др.).

Претензии направляются виновной стороне заказным письмом (или с  уведомлением о вручении) с приложением  копий всех документов, подтверждающих обоснованность претензии и имеющих  полную доказательную силу для обеих  сторон. Документы-приложения должны быть перечислены в тексте претензии  или в отметке о приложении. В зависимости от предмета претензии  приложениями к претензии могут  быть такие документы, как акт  экспертизы, акт несоответствия товара по количеству и качеству, рекламационный акт, транспортные документы и др., Организация, направляющая претензию, должна хранить квитанцию почтового отделения об отправке письма.

При составлении текста претензии  используются следующие фразы:

Направляем Вам  претензию на…

Предъявляем Вам  претензию (рекламацию) в связи с…

Заявляем Вам  претензию в отношении…

Высылаем Вам  акт экспертизы от _______ № _____, из которого следует, что…

Наш заказчик предъявляет  Вам претензию (рекламацию) в отношении  качества…

В партии товара, отгруженной…,  обнаружена недостача…

При приемке товара, поступившего (дата) по накладной №…,  была установлена недостача… и т.п.

В конце текста используются выражения: В соответствии с изложенным просим Вас заменить дефектный товар новым (отправить нам новую партию товара; поставить недостающий товар; возместить стоимость поврежденного товара; возместить убытки; предоставить скидку с цены в ___%; перечислить на наш расчетный счет сумму  ____; компенсировать расходы в сумме ____ и т.п.).

Претензия должна иметь заголовок  к тексту, содержащий ссылку на договор, по которому она составлена, например: О претензии по договору купли-продажи от _____ № ___ . 

 

Письмо-запрос – деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании  могут содержаться ссылки на законодательные  и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация  не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы  составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются  руководителем организации или  официально уполномоченным на это должностным  лицом. Письмо-запрос требует письма-ответа.

Особый статус имеют запросы, направляемые органами власти. В законодательстве определен порядок направления  запросов представительных органов  власти (парламентский, депутатский  запросы), а также должностных  лиц других ветвей власти. 

Письмо-ответ – деловое письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу, письмо-запрос или предложение. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов  должен соблюдаться принцип языкового  параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал  автор в инициативном письме, исключая допущенные автором письма-просьбы  ошибки.

Не следует в текст  письма-ответа включать ссылку на поступившее  письмо (На Ваше письмо от __________ № ___ …). Для ссылки на поступившее письмо в бланке есть реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Письмо-ответ может начинаться словами: Сообщаем Вам…; Извещаем Вас…

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения. Поэтому  письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В связи с…

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условия, когда  может дать положительный ответ  на данную просьбу или запрос, если автор письма владеет такой информацией.

Ответом на письмо-предложение  может быть письмо, подтверждающее либо не подтверждающее принятие предложения. Покупатель может быть не согласен лишь с некоторыми условиями предложения, тогда он может направить продавцу встречное предложение, в результате возникает коммерческая переписка, в процессе которой стороны или  приходят к соглашению по всем существенным условиям поставки, или отказываются от заключения сделки. В зависимости  от ситуации в ответе на письмо-предложение  могут использоваться следующие  устойчивые обороты:

Благодарим Вас  за сделанное предложение и сообщаем о готовности заключить сделку на…

Принимаем ваше предложение  на…

Подтверждаем  свою готовность заключить сделку на…

Благодарим Вас  за предложение на…, однако в настоящее время мы не заинтересованы в закупке данного товара. 

Письмо-приглашение – деловое письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может составляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы оформления в виде орнамента, рисунков и т.п.

При приглашении большого количества лиц используются трафаретные, заранее изготовленные тексты приглашений.

Как правило, письма-приглашения  адресуются конкретному лицу или  лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату Уважаемый…! (Уважаемые…!), например:

Уважаемый господин Лужков!

Уважаемый Алексей  Михайлович!

Уважаемые господа!

Уважаемые господа  банкиры! и т.п.

Письма-приглашения могут  рассылаться по факсу, но в особо  торжественных случаях следует  направлять приглашения по почте  или курьерской связью. В письмах-приглашениях, как правило, используются следующие  выражения:

Приглашаем Вас  принять участие в…

Просим Вас  принять участие в…

Имеем честь пригласить Вас…

Примите наше приглашение…  

Письмо-благодарность – деловое письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину  с выражением благодарности за совершенные действия.

Эта разновидность писем, как правило, составляется в более  свободной форме, чем другие письма. Ключевыми фразами письма могут  быть следующие выражения:

Благодарим за оказанную помощь в…

Выражаем Вам  свою благодарность за…

Позвольте Вас  поблагодарить за…

Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность  за… и т.п. 

Письмо-поздравление – деловое письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-приглашения, как  правило, составляются в свободной  форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В  последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или  ее структурному подразделению, в нем  излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях  используются следующие ключевые фразы:

Поздравляем Вас  в связи с…

Искренне поздравляем  Вас с…

Примите наши искренние  поздравления в связи с…

Сердечно поздравляем  Вас с… и т.п.

Письма-поздравления могут  оформляться не только на бланках  организации, но и на специальной  бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей  большую плотность и т.д.

 

 

2. ОСОБЕНОСТИ СОДЕРЖАНИЯ РАЗНЫХ ВИДОВ ПИСЕМ 

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и  язык их написания, которые должны подчиняться  определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и  общему настрою письма состоят в  том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство.

Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.

Тон письма должен характеризоваться  вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания.

Письма, направляемые государственным  деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе(согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему  достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного  времени может иметь менее  официальный тон в отличие  от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью  исключающим двойное толкование.

 

Заключение

Искусство написания писем  ценилось нашими предками, как бесценный  дар. В эпоху, когда общение на расстоянии было возможно только посредством  писем, целые романы были созданы  в эпистолярном жанре. Сегодня, во времена  телефонов, сотовой связи и электронной  почты составление писем для  дружеской переписки или общения  с родными перестало подчиняться  жестким требованиям.

Однако, осталась сфера, в которой написание писем все еще необходимо, речь идет о деловой переписке. Сегодня мало кто точно знает, как правильно написать письмо близкому другу, пожилому родственнику или малознакомому человеку. В этом просто нет необходимости.

Но делопроизводство любой  компании включает письма, и поэтому  деловая переписка по-прежнему остается важнейшей частью взаимоотношений  между партнерами, клиентами и  заказчиками, работодателями и работниками. Необходимо четко знать, как правильно  написать письмо, чем отличается деловое  письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций.

Отношения между компаниями начинаются и развиваются, базируясь  на переписке. От того, были ли соблюдены  правила написания писем, были ли произведено должное оформление официального письма, зависит успех  этих отношений.