Служебные письма

1.2 Виды служебных писем  

Информационное  письмо – деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма, как  правило, носят типовой характер и рассылаются органами власти и  управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного  типа. В информационных письмах могут  дословно приводиться отдельные  положения законодательных и  иных нормативных правовых документов, а также рекомендации и предложения. В них может содержаться информация, разъясняющая особенности применения тех или иных нормативных документов или правила поведения в определенных условиях. Иногда эти письма называются методическими.

Информационные письма могут  содержать приложения. Объем информационного  письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц. Как правило, такие письма подписываются руководителем организации. На практике встречаются письма с названием "директивное письмо". В данном случае следует иметь в виду, что законодательство ограничивает использование документов, относящихся к деловой переписке, в качестве инструмента нормативного регулирования. Так, Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утверждены постановлением Правительства РФ от 13.08.1997 № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти могут издаваться только в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается. 

Письмо-сообщение – деловое письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может  быть инициативным или являться ответом  на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения –  письма небольшого объема, нередко  состоящие из одного–двух предложений.Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым  поставить Вас в известность  о…

Извещаем Вас  о… 

 

Письмо-извещение – деловое письмо, информирующее о публичных мероприятиях (конкурсах, совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью  их привлечения или приглашения  к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени  и месте проведения, а также  одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии  и содержать другую вспомогательную  информацию.

Письмо-извещение может  иметь приложения. В них могут  быть карта участника, анкета участника, программа мероприятия и другие информационные материалы.Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, но приглашение может быть и отдельным документом.Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.Подписываются такие письма руководителем организации или заместителем руководителя, отвечающим за организацию и проведения мероприятия, либо несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями. 

Сопроводительное  письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.Текст сопроводительного письма начинается словами: Представляем Вам… (в вышестоящую организацию), Направляем Вам… (в подведомственную организацию), Высылаем Вам… (в стороннюю организацию). Одновременно может быть указана дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

В соответствии с  предварительной договоренностью  высылаем Вам…

В соответствии с  дополнительным протоколом высылаем Вам…

В подтверждение  нашей договоренности высылаем Вам… и др.

Текст сопроводительного  письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к  сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении  документов, затем излагаются просьбы, предложения и пояснения. Для некоторых управленческих действий разработаны типовые формы сопроводительных писем (например, письмо Минфина России от 14.02.2003 № 28-01-21/295/АП «Об образцах сопроводительных писем к проекту состава экзаменационной комиссии для проведения квалификационных экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора и к списку претендентов для проведения экзаменов на получение квалификационного аттестата аудитора»).Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения, которую ставят непосредственно под текстом.

Гарантийное письмо – деловое письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Гарантийные письма адресуются организациям и лицам. Гарантироваться могут оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы или сроки поставки, возврат кредита, предоставление жилплощади и др.

В тексте гарантийного письма, как правило, содержится просьба  в адрес корреспондента и юридически значимая формула: Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем; Возврат кредита гарантируем и др. Если в письме гарантируется оплата, автор должен сообщить свои банковские реквизиты. Гарантийные письма подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Следует иметь в виду, что в отдельных случаях нормативными правовыми актами утверждены унифицированные  формы гарантийных писем, которые  следует использовать при документировании определенных управленческих действий. Например, приказ Росстроя от 29.06.2006 № 167 содержит образец гарантийного письма кредитной организации. 

Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением товаров, услуг, сотрудничества и т.п. Предложение может быть направлено по инициативе организации-автора (продавца) или в ответ на письмо-запрос.

Если письмо-предложение  направляется адресату впервые, оно  содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе.

Письмо-предложение может  быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение  партнеру может содержать конкретную детальную информацию или общую  информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

Ключевой фразой письма-предложения  может быть:

Предлагаем Вам…

В подтверждение  нашей договоренности предлагаем Вам…  

Письмо-просьба – деловое письмо, цель которого является получение информации, услуг, товаров, инициирование определенных действий, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и ее изложение. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование  может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить:

Просим Вас  сообщить…

Просим Вас  предоставить…

Просим Вас  предоставить данные о…

Обращаемся к  Вам с просьбой о… и т.д.

Просьба может формулироваться  и без глагола просить, например:

Надеемся на положительное  решение вопроса…

Надеемся, что  Вы сочтете возможным рассмотреть  наше обращение…  и т.п.

В одном письме может содержаться  несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты:

Также просим Вас  рассмотреть (предоставить, провести …)…

Одновременно  просим Вас…

Просьба может содержаться  и в других письмах, например в  сопроводительном, гарантийном и др.

Письмо-просьба требует  письма-ответа. 

Письмо-заявка – деловое письмо, составляемое в случаях, если организация желает принять участие в мероприятиях или получить услуги, предоставляемые другой организацией.

В деятельности, связанной  с получением товаров и услуг, такое письмо может использоваться и как первичный документ, на основании  которого предварительно рассматривается вопрос, оформляется заказ или составляется договор. Разновидностью заявок являются документы, представляемые в органы исполнительной власти и организации их подчинения в целях регистрации каких-либо прав, получения разрешений и т.п.

Заявка может составляться по унифицированной форме или  иметь установленный состав реквизитов. Например, требования к заявке определены постановлением Правительства Москвы от 27.09.2005 № 741-ПП «Об утверждении  Порядка (процедуры) представления  и рассмотрения заявок на приобретение в государственную собственность  города Москвы объектов недвижимости».

Если заявка составляется в свободной форме, в нее включается только та информация, которая существенна  для автора письма. Поскольку письмо-заявка – это фактически просьба выполнить  какую-либо работу, оказать услуги, включить в состав участников какого-либо мероприятия и т.п., то в тексте заявки, как правило, используются те же языковые обороты, что и в письмах-просьбах:

Просим Вас  включить в состав группы для участия  в…

Просим Вас  предусмотреть участие двух представителей нашей фирмы в…

Просим  Вас зарегистрировать в качестве участников… и т.п. 

В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или  участия в проводимых мероприятиях и т.д. Например, если составляется заявка на участие в каком-либо мероприятии (семинаре, конференции, фестивале, ярмарке  и т.п.), указываются следующие  сведения:

·        название мероприятия;

·        дата его проведения;

·        форма участия (докладчик, слушатель, участник и т.п.);

·        фамилия, имя и отчество участника (участников);

·        место работы, должность;

·        почтовый адрес с индексом, телефон для связи, адрес электронной почты;

·        потребность в гостинице на время проведения мероприятия.

Если составляется заявка на оказание какого-либо вида услуг, указываются  все существенные стороны предмета заявки и все необходимые данные об авторе заявке, помимо тех, что содержатся в бланке письма.

Заявка может содержать   гарантию оплаты услуг или участия в мероприятии, о котором идет речь. В этом случае авторы, как правило, так и пишут на самом письме – гарантийная заявка. Хотя вряд ли имеет смысл выделять гарантийную заявку в особую разновидность, поскольку в этом случае мы имеем дело с обычным гарантийным письмом. Любое гарантийное письмо – это просьба (заявка) выполнить что-то с гарантией оплаты либо иной формы компенсации. 

Письмо-подтверждение – деловое письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов – необходимо назвать их. В отдельных случаях в письме-подтверждении кратко излагается суть полученных документов. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением.

Ключевыми языковыми формулами  этой разновидности писем являются:

Подтверждаем  получение (документов, предварительную  договоренность, согласие и т.п.)…

Подтверждаем  договоренности, достигнутые на переговорах…

Подтверждаем  намерение…

С благодарностью подтверждаем получение материалов… и др.

Письмо-подтверждение может  заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. 

Письмо-напоминание – деловое письмо, используемое в случаях, когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных обязанностей или принятых договоренностей.

Текст письма-напоминания, как  правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором  зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с  которыми организация обязана предпринять  определенные действия, и просьбы  выполнить те или иные действия.

Ключевыми фразами письма-напоминания  являются:

Напоминаем Вам…

Вторично напоминаем Вам…

Обращаем Ваше внимание на то, что…

Ставим Вас  в известность, что…

Несмотря на неоднократные  напоминания… и др.

Письмо-напоминание может  содержать еще одну часть –  указание на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит необходимые действия, например: В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции и т.п.  

Письмо-требование – деловое письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.