Деловое (служебное) письмо и порядок его подготовки

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк, при этом правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов "Адресат", "Резолюция".

Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках.    В этом случае слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа - на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке.23Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажение наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланк письма может включать реквизиты, которые оформляться по определенным требованиям:

• Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации";
• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят, если на бланке размещен Государственный герб или герб субъекта Российской Федерации.
• код организации проставляют в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
• идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учёт (ИНН/КПП);
• код формы документа по ОКУД;
• наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах;
• справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации;

Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

• дата документа оформляется цифровым или словесно-цифровым методом, датой документа является дата его подписания;
• регистрационный номер документа;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа включает номер и дату документа, на который должен быть дан ответ;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• отметка о наличии приложения названного в тексте оформляется так: Приложение: на 5л. в 2 экз., если приложение не названо в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют;
• отметка подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3 - 4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.
• отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа.24

Стандарт регламентирует не только состав реквизитов, но и их расположение на бланке. (ПРИЛОЖЕНИЕ Д) Следование этим правилам значительно сокращает время на обработку поступающей корреспонденции. Изменение расположения реквизита «адресат» со своего привычного места, например, в левый верхний угол, где обычно располагается информация об авторе, время на обработку документа возрастает в разы.

При разработке бланков с «зеркальным» расположением реквизитов или при расположении справочных данных в нижнем поле документа   не всегда учитывается специфика работы с документами. Отметки, появляющиеся в ходе обработки документа, затрудняют прочтение адреса отправителя, контактных телефонов и других сведений, что приводит к потере времени. Распространённой ошибкой так же является произвольное удаление реквизитов, например, ссылки на регистрационный номер и дату документа, в инициативном письме этот реквизит не заполняется, но удалять его недопустимо, так как бланки утверждены руководителем организации. В случае не санкционированных изменений в бланках, документы не будут иметь юридической силы.

Изложение текста письма может осуществляться одним из способов:

• хронологический (содержание излагается в соответствии с последовательностью происходящих событий);
• фактологический (все основные факты или положения кратко излагаются вначале письма, далее – все подробности, конкретная, дополняющая и уточняющая информация).

Составляя текст служебного письма, необходимо соблюдать некоторые требования. Изложение содержания должно быть логичным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные.

Текст многоаспектного письма обычно состоит из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов. Изложение каждого аспекта необходимо начинать с абзаца, но для современной переписки характерно составление одноаспектных писем.25

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат вступление, основную часть (доказательство) и заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история; если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения; основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений. В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным.26

Текст простого письма не должен превышать одной-двух машинописных страниц, сложные письма могут содержать до пяти страниц текста.

В целом текст письма может состоять из следующих частей:

• обращение, правильно выбранное обращение не только привлекает внимание адресата, но и задаёт переписке нужную тональность, способствует налаживанию и поддержанию деловых отношений. Особого внимания заслуживает знак препинания, следующий за обращением: запятая после обращения, придаёт письму будничный характер, а знак восклицания подчёркивает значимость и официальный стиль. При печатании обращение выравнивается по центру;
• введение, в котором объясняются причины письма;
• основная часть, в которой излагается существо вопроса, включая доказательства или опровержения;
• заключение, в котором формулируется основная цель письма;
• предупреждение (обязательный элемент таких писем, в которых речь идёт о невыполнении организацией-адресатом взятых на себя обязательств или возложенных на неё функций);
• заключительные этикетные формулы (устойчивые в языковом отношении фразы, выражающие надежду на дальнейшее сотрудничество, развитие отношений или сожаление в случае ограниченных возможностей адресанта или адресата).

В зависимости от содержания письма, иногда структура изложения текста может изменяться.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа.

В официальной переписке применяется официально-деловой стиль. 

Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определёнными свойствами. Она должна быть:

• официальной (что подчёркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определённой дистанции, существующей между участниками делового общения);
• адресной (так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций);
• актуальной (поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности);
• объективной и достоверной (так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений);
• убедительной и аргументированной (поскольку задача делового общения – побудить адресата совершать (или не совершать) определённые действия);
• полной и достаточной для принятия управленческого решения (недостаточность информации может вызвать необходимость дополнительно запрашивать сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств).

Письма визируются составителем, руководителем подразделения автора, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывает руководитель организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в организации.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.27

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается.

Датой письма является дата его подписания.

В письмах, оформленных на бланках А5, отсутствует заголовок.

Одним из важнейших правил деловой переписки является этикет делового письма. Деловой этикет проявляется в форме изложения текста письма, в формулах обращения, выражении просьб, напоминаний в способах аргументации, в заключительных словах.28

В официальных письмах не приемлемо иронизирование, грубость, так же не следует использовать вычурные слова, выражать чрезмерную вежливость. Стиль деловой переписки должен быть достаточно сухим.

Правила делового этикета основаны на следующих нормах делового общения:

• проявление вежливости и уважения к деловому партнёру;
• соблюдение формальной субординации между работниками, занимающими разное служебное положение;
• умение высказывать своё мнение, не обижая партнёра и не задевая его самолюбия;
• терпимость к иному мнению;
• разумная самокритичность;
• честность в деловых отношениях;
• умение корректно вести спор, полемику.

Соблюдение норм делового этикета способствует эффективности делового общения.

Огромное значение для формирования положительного имиджа организации имеет своевременность ответа на деловое письмо, не полученный вовремя ответ, задержка с ответом, отказ от ответа воспринимаются как некорректное поведение.

Правильно оформленное письмо говорит о культуре работы с документами, формирует положительный имидж организации и в итоге достигается быстрое и эффективное решение вопроса. Поэтому применение правил составления деловых писем в повседневной профессиональной деятельности делает ее более продуктивной и менее трудозатратой.29

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Деловая переписка в последнее время всё больше расширяется и завоёвывает новые сферы в деловом мире. Это связано с техническим прогрессом, увеличением количества контактов между деловыми партнерами, нарастающей потребностью нахождения новых рынков сбыта продукции. Деловая корреспонденция становится всеобъемлющей отраслью деловой коммуникации и служебное (деловое), письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ.