Этикет делового письма

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГБОУ ВПО  «Уральский государственный экономический  университет»

 

Центр дистанционного образования

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине: Культура речи и деловое общение

на тему: Этикет делового письма

 

 

 

 

 

 

 

                                         Исполнитель: студент(ка)

                                         Специальность: Экономика

                                         Группа: ФК – 11 Асб

                                         Ф.И.О. Игнатьева Любовь Ивановна

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2012

 

 

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

ФГБОУ ВПО  «Уральский государственный экономический  университет»

 

РЕЦЕНЗИЯ  НА КОНТРОЛЬНУЮ РАБОТУ

 

 

_________1______курс, ___ФК-11 Асб_______________ группа ______                Игнатьева Любовь Ивановна_____  ____________ (фамилия, имя, отчество студента) __________________Экономика__________________ _______ _ (название специальности) Письменная работа по дисциплине: Культура речи и деловое общение Вариант 3 __________________________________________________________ (Фамилия, имя, отчество, должность,  научное звание рецензента)

 

Оценка работы _______________________________________________ СОДЕРЖАНИЕ РЕЦЕНЗИИ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ «____»_________________20__г.         __________________________ (подпись  рецензента)

 

 

 

 

 

 

Содержание

 

1. Деловое письмо и переписка.
1. Функции делового письма.
2. Общие требования к языку делового письма.
3. Этикетные ритуалы делового письма.
4. Основные виды деловых писем.
5. Сетикет или правила написания электронного делового письма.
2. Практическое задание. Письмо-оферта с предложением о сотрудничестве и ответа на это письмо.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Деловое письмо и переписка.

 

Деловое письмо — документ, применяемый  для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которые  могут быть как юридическими, так  и физическими лицами.

Современное деловое письмо – это, прежде всего, служебное послание в  виде официального документа, а также  в форме различного рода подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них.

 Во всем мире существуют  правила написания деловых писем,  несоблюдение этих правил может  не только отразиться на престиже  организации, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов.

Этикет делового письма и его написание - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным во всем: даже мелкое несоблюдение правил делового письма может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Правильно оформленное юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном бланке деловое письмо - это один из залогов успеха и будущего процветания  любого дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Функции делового письма.

 

Деловое письмо выполняет ряд важных функций.

1.   Информационная функция.

В письме фиксируются факты, сведения, мнения и другие явления практической и мыслительной деятельности людей.

2. Письмо обладает организационной функцией. С помощью письма обеспечивается воздействие на людей в целях организации и координаты их деятельности.
3. Внешние связи организаций обеспечивает коммуникативная функция письма.
4. Письмо несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве свидетельства, доказательства при рассмотрении спорных вопросовсторонами отношений.
5. Наконец, письмо выполняет воспитательную функцию, поскольку требует повышенного уровня образовательной подготовки, дисциплинирует исполнителя, а хорошо оформленное письмо воспитывает эстетический вкус управленческого персонала, поддерживает престиж организации - автора документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Общие требования к языку делового письма.

 

Информация, которую содержит в себе письмо, может быть выражена на любом языке, зафиксирована любым способом и  на любом носителе с цельюпоследующего  ее обращения (передачу, прием, обработку, хранение, поиск, размножение) в сфере делопроизводства.

  Что касается  языка, то тексты писем составляются на русском или национальных языках в соответствии с действующим законодательством

Российской  Федерации и ее субъектов о государственных языках. Переписка всфере внешнеэкономической деятельности ведется на русском или ином языке, предусмотренном коммерческим договором между деловыми партнерами.

 К числу  основных средств фиксации деловой  информации относятся ручные  пишущие средства, пишущие машинки,  диктофонная техника и печатающие устройства персональных компьютеров.

 В качестве  носителей информации находят  применение носители на бумажной  основе (несветочувствительные), микроносители визуальной и звуковой  информации (кино- и фотопленка, CD-диски), носители для записи и хранения компьютерной информации (дискеты, картриджи и CD-диски).   Следует подчеркнуть, что основным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

 Письма  оформляют на специально спроектированных  для этого вида документов - бланках с последующим нанесением на них необходимых информационных элементов - реквизитов.

Требования к оформлению писем складываются из требований, оговоренных нормативными документами (стандартами); норм и правил русского языка; учета особенностей делового стиля, сложившегося в сфере управления за последние 100-150 лет, а также норм и правил делового этикета, проявляющегося в форме изложения текста.

Чтобы правильно и быстро составить  письмо, необходимо хотя бы в общих  чертах знать особенности языка и стиля современнойкорреспонденции и требования, предъявляемые к ней.

Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием  деловых ситуаций и особенностями  конкретного адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой  переписки разработать невозможно. Тем не менее, можно выделить некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

Язык деловой переписки характеризуется  частотой повторяемости и единообразием  речевых средств. Поэтому часто  говорят, что он представляет собой  набор штампов, клишированных оборотов, стандартов. Нередки случаи в служебной  коммуникации, когда встречаются  документы, написанные эмоционально, ярко отражающие индивидуальность автора. Но язык деловой переписки должен обладать нейтральным тоном изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также  междометия, модальные слова и  имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки  – обеспечить объективное отношение  к излагаемым фактам, лишить эмоциональности  и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Итак, язык деловой переписки должен обладать следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств  и стандартизация терминов; сужение  диапазона используемых речевых  средств; повторяемость отдельных  языковых форм на определенных участках текста документов.

Важная задача в составлении  письма – его информационное насыщение, т. е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Но письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения.

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Таким образом, абзац показывает переход от одной мысли к другой.

Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать  аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться перед очередной  порцией информации.

Типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В  абзацном зачине формулируется тема абзаца, как бы сообщается, о чем  речь пойдет дальше. В абзацной фразе  содержится основная информация абзаца. В комментирующей части проводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: «поэтому», «таким образом», «в этой связи» и т. д. Однако формальные границы  между частями абзаца провести представляется не всегда возможным.

Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор – это тип логико-грамматической связи между предложениями и  абзацами, в котором в последующем  предложении в неизменном или  измененном виде повторяются различные  фрагменты предыдущего предложения. Кроме того, связи между предложениями  осуществляются с помощью слов и  словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: «в порядке оказания помощи»; «согласно Вашей просьбе»; «в результате этого» и т. д.

В деловом письме выражаются не индивидуальные, а групповые интересы фирм, предприятий, учреждений. Поэтому текст такого письма излагается не столько от собственного «я», сколько от собственного «мы». Но местоимение «мы» в деловом  тексте обычно не пишется, так как  окончание глагола и так указывает  на первое лицо множественного числа. Использование местоимения «он» в деловой переписке требует  особой осторожности, так как это  местоимение обезличивает субъекта действия, придавая тону письма оттенок  фамильярности.

Чтобы сохранить объективность  содержания, тон деловой переписки  должен во всех случаях оставаться нейтральным. В деловых письмах  грубость, нетактичность и всякое другое проявление неуважения к адресату недопустимы. В то же время нельзя впадать и в другую крайность  – чрезмерную вежливость. Так, совершенно неуместны в деловых текстах фразы типа: «Не откажите в любезности…», так как для совместной деловой переписки скорее характерны сухость и строгость, чем увлечение чрезмерной вежливостью, не обоснованной интересами дела.

Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой переписки существенно  влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг. Такая практика требует  соблюдения должностного порядка их подписания.

Таким образом, становится очевидным  необходимость серьезного и логически  верного подхода к написанию  делового письма.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Этикетные ритуалы делового письма.

 

Чтобы правильно и быстро составить деловое письмо, надо знать хотя бы в общих чертах особенности языка и стиля современных официальных писем. Несоблюдение этих особенностей, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает письма юридической силы и практической значимости.

Эксперты единодушны в том, что  официальное письмо должно занимать не более страницы. Но вот то, каких  рекомендаций необходимо придерживаться при определении структуры письма, выборе слов, решить бывает нелегко.

Для языка  деловой переписки характерно стремление к стандартизации, нейтральность тона изложения, смысловая точность, логическая последовательность, убедительность изложения.

Далее приведены  основные советы экспертов по написанию  деловых писем, чтобы их было легко читать:

1. Использовать в текстах простые и знакомые всем слова и фразы («улучшить» вместо «повысить качество»).
2. Широко использовать личные местоимения, такие, как Вы и Им, которые помогут получателю определить свою связь с сообщением.
3. Приводить иллюстрации, примеры и диаграммы. Помните, что один рисунок стоит тысячи слов.
4. Пользоваться короткими предложениями и абзацами. Избегать лишних союзов и делить длинные абзацы.
5. Применять активные глаголы, например, лучше писать «Менеджер решил…», чем «Менеджер пришел к выводу, что…».
6. Использовать только необходимые слова. Например, предложение «Плохие погодные условия послужили помехой моей поездке» можно написать просто: «Плохая погода помешала моей поездке».
7. Четко структурировать текст. Для того чтобы продемонстрировать, что вы строго следуете плану, используйте заголовки и подзаголовки. Чтобы привлечь внимание читателя к идее, которую вы считаете наиболее важной, применяйте подчеркивания, курсив или другие способы выделения.