Облік, аудит і аналіз діяльності поліклініки

   Аналітичний облік запасів, придбаних за рахунок коштів спеціального фонду, ведеться за тими самими обліковими реєстрами, але окремо від операцій за рахунок коштів загального фонду.

   Облік запасів у поліклініці ведеться як за їх надходженням, так і за їхнім вибуттям. Зокрема, використовується забірна картка (використовується тоді, коли запаси видаються систематично, наприклад щомісяця). Ця картка виписується в двох примірниках, один з яких з розпискою одержувача зберігається на складі, а другий – в одержувача. 

   У поліклініці проводиться інвентаризація запасів. Вона проводиться щомісяця. Складається комісія у кількості 3 осіб та матеріально-відповідальної особи. Якщо інвентаризація проводиться з медикаментами та перев’язувальними засобами, що обліковуються на рахунку 233, то всі ці предмети перелічуються та множаться на їх ціну (тобто, вираховується фактична наявність). Ці результати порівнюються з даними інвентарного опису та виявляють лишки чи нестачі. При виявленні нестачі, вона вираховується з матеріально-відповідальної особи. При виявленні лишків вони оприбутковуються.

   Облік МШП ведеться в поліклініці на рахунку 22 «Малоцінні та швидкозношувальні предмети». 

   Малоцінні та швидкозношувані предмети – це предмети, строк корисної експлуатації яких становить менше одного року.

   До МШП у бюджетних установах належать:

·знаряддя лову;

·пилки, сучкорізи;

·спеціальні інструменти  та спеціальні пристосування для  серійного і масового виробництва певних виробів або для виготовлення індивідуальних замовлень; 
· предмети виробничого призначення; обладнання, що сприяє охороні праці; предмети технічного призначення, які не можуть бути віднесені до необоротних активів;

· господарський інвентар – предмети конторського та господарського облаштування, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, предмети протипожежного призначення;

· сценічно-постановочні засоби вартістю до 10 гривень за одиницю (комплект); 
· інші предмети, термін корисної експлуатації яких, як очікується,  не перевищує один рік.

   На малоцінні та швидкозношувані предмети, які відносяться до запасів, не нараховується знос, а вартість переданих в експлуатацію малоцінних та швидкозношуваних предметів виключається зі складу активів (списується з балансу на витрати бюджету) з подальшою організацією оперативного кількісного обліку таких предметів за місцями експлуатації та відповідальних осіб протягом терміну фактичного використання цих предметів. 
   З метою посилення контролю за збереженням малоцінних та швидкозношуваних предметів у поліклініці проводиться їх маркування, яке здійснюють фарбою, клеймуванням, прикріпленням жетонів. 
   Надходження малоцінних та швидкозношуваних предметів на склад оформлюєтся накладною (вимогою), яка складається в двох примірниках, а у випадках виявлення розбіжностей між даними первинних документів і фактичною наявністю цінностей складається акт приймання матеріалів. 
    У бухгалтерському обліку вартість придбаних малоцінних та швидкозношуваних предметів відображається за первісною вартістю. 
   При придбанні малоцінних та швидкозношуваних предметів, облік яких ведеться на рахунку 22 “Малоцінні та швидкозношувані предмети”, у поліклініці створюють фонд малоцінних та швидкозношуваних предметів, облік якого ведеться на рахунку 41 “Фонд у малоцінних та швидкозношуваних предметах”.

   Оскільки поліклініка  №2 не є платником, то суми, які були витрачені на придмання МШП, відносяться на видатки установи. 
Існують особливості відображення операцій з передачі малоцінних та швидкозношуваних предметів в експлуатацію. 
   При передачі в експлуатацію МШП вартістю до 10 гривень за одиницю (комплект) включно такі предмети виключаються зі складу запасів установи (тобто списуються з рахунка 22 “Малоцінні та швидкозношувані предметіи”) і їх вартість відноситься на зменшення фонду у малоцінних та швидкозношуваних предметах.

   Стосовно МШП вартістю до 10 гривень, матеріально відповідальна особа на складі здійснює оперативний облік у книзі складського обліку запасів за найменуваннями та кількістю. 

   В експлуатації такі предмети (крім виготовлених з пластмаси, картону і паперу) перебувають на зберіганні осіб, які відовідають за їх збереження і ведуть їх облік у книгах кількісного обліку. 
   Інший порядок відображення в бухгалтерському обліку встановлено для МШП, вартість яких перевищує 10 гривень за одиницю, а саме – передача в експлуатацію таких предметів відображається записом:

Дт 221/2 “МШП в експлуатації”

Кт 221/1 “МШП на складі”.

   Списання МШП здійснюється при їх повній зношеності на підставі акта списання. Для визначення непридатності малоцінних предметів до подальшого використання, неможливості або неефективності проведення відновного ремонту, а також для оформлення необхідної документації та списання зазначених предметів в поліклініці створюються постійно діючі комісії, які:

· здійснюють огляд предметів, що підлягають списанню;

· встановлюють неможливість їх відновлення і подальшого використання;

· визначають можливість використання або реалізації матеріалів, що

залишаються від списуваних предметів, і здійснюють їх оцінку;

· складають акти на списання.

   В актах списання зазначаються дані, що характеризують запаси: найменування, опис (марка, сорт тощо), термін перебування в експлуатації, кількість, ціна за одиницю і сума. Докладно вказуються причини списання і спосіб знищення непридатних запасів (якщо реалізація їх неможлива). 
Акт списання складається комісією у двох примірниках та затвержується керівником установи. Перший примірник акта передається до бухгалтерії, другий залишається у матеріально відповідальної особи. 
Якщо після ліквідації МШП залишилися різні матеріальні цінності, то вони надходять у розпорядження поліклініки і можуть бути використані для проведення ремонту та інших господарських потреб установи (якщо інше не передбачено чинним законодавством). Такі матеріальні цінності обов’язково зараховуються до складу запасів установи.

  Облік малоцінних та швидкозношуваних предметів, що знаходяться на складі, матеріально відповідальними особами ведеться за найменуваннями предметів і кількістю у книзі складського обліку ф. № М-17. Видача цих предметів зі складу здійснюється за накладною (вимогою). При видачі зі складу на предметах ставиться маркірувальний штамп із зазначенням найменування установи, відділення, року і місця видачі їх в експлуатацію. Усі малоцінні та швидкозношувані предмети повинні перебувати на зберіганні в осіб, відповідальних за їх правильну експлуатацію і збереження. 
Облік операцій з вибуття та переміщення малоцінних та шіидкозношуваних предметів ведеться в меморіальному ордері № 10.

 

Журнал господарських  операцій з обліку запасів по рахунках 22 «Матеріали та сировина» та 23 «Малоцінні та швидкозношувальні предмети»

Таблиця 2.4

№ п/п	Зміст господарських  операцій	Кореспонденція
		Дебет	Кредит
	Оприбуткування, медикаментів і перев’язочних засобів, у тому числі за операціями з централізованого постачання установою-закупником (вартість без ПДВ): що сплачені шляхом попередньої оплати рахунку	231	361, 362, 364
		Сума ПДВ з медикаментів та перев’язочних засобів, придбаних за рахунок коштів загального фонду	801, 802	361, 362, 364, 675
	Отримані установою-замовником медикаменти та інші запаси від установи-закупника  за операціями з централізованого постачання	231	683, 684
	Списання використаних матеріалів на підставі підтвердних  документів, крім отриманих за операціями з централізованого постачання	801, 802, 811 — 813	231
	Передані медикаменти  та інші запаси, закуплені шляхом централізованого постачання з балансу установи-закупника  на баланс установи-замовника	683, 684	231
	Списуються матеріали, медикаменти та інші запаси установою-замовником, придбані за операціями з централізованого постачання. Акти про списання передаються установі-закупнику	683, 684	231, 231 — 239
	Згідно з отриманими актами від установи-замовника на фактичні видатки відносяться суми використаних матеріалів, , медикаментів та інших запасів установою-закупником	801, 802, 813	683, 684
	Отримання матеріалів як гуманітарної допомоги	231 — 236, 238, 239	364
	Оприбуткування  лишків матеріалів, виявлених при інвентаризації	231 — 236, 238, 239	711
	Списання недостач матеріалів, а також недостач і втрат від псування матеріальних цінностей, віднесених на рахунок установи (винних осіб не встановлено), придбаних у поточному році, у минулих роках, за розрахунками з централізованого постачання	801, 802, 811 — 813, 431, 432, 683, 684	231 — 236, 238, 239
	Списання виявлених  недостач і втрат запасів, придбаних  у поточному році, у минулих  роках, за розрахунками з централізованого постачання	801, 802, 811 — 813, 431, 432, 683, 684	231 — 236, 238, 239
	Оприбуткування  малоцінних та швидкозношуваних предметів (вартість без ПДВ): що сплачені шляхом попередньої оплати	221	361, 362, 364
		Водночас проводиться  другий запис (сума без ПДВ)	801, 802 811 — 813	411
		Сума ПДВ з  малоцінних та швидкозношуваних предметів:
		придбаних за рахунок коштів загального фонду	801, 802	361, 362, 364, 675
		якщо ПДВ не включено до податкового кредиту	811 — 813	361, 362, 364, 675
	Отримані установою-замовником малоцінні та швидкозношувані предмети від установи-закупника, придбані за операціями з централізованого постачання, які проводяться за рахунок коштів загального фонду кошторису або за рахунок інших надходжень спеціального фонду кошторису, якщо установа-закупник є бюджетною установою	221 — 222	411
	Отримані установою-замовником малоцінні та швидкозношувані предмети від установи-закупника, придбані за операціями з централізованого постачання, які проводяться за рахунок власних надходжень спеціального фонду кошторису, якщо установа-закупник є бюджетною установою	221 — 222	684
		Водночас проводиться другий запис	811, 812	411
	Оприбуткування  малоцінних і швидкозношуваних предметів, отриманих як гуманітарна допомога	221	364
		Водночас проводиться  другий запис	812	411
	Видача зі складу в експлуатацію малоцінних та швидкозношуваних предметів:
		вартість до 10 грн. включно за одиницю (комплект)	411	221/1
		вартість більше 10 грн. за одиницю (комплект)	221/2	221/1
	Оприбуткування  лишків малоцінних та швидкозношуваних предметів, виявлених при інвентаризації	221 811	711 411
	Реалізація лишків малоцінних та швидкозношуваних предметів, що не використовуються установою	411	221
		На суму коштів від реалізації проводиться запис	364, 675	711
	Списання малоцінних та швидкозношуваних предметів, які  стали непридатними	411	221
	Оприбуткування  сум вартості матеріалів, отриманих від ліквідації та розбору необоротних активів, малоцінних та швидкозношуваних предметів, які залишені для ремонту та інших потреб установи	231, 234, 235, 238, 239	711
	Списання малоцінних та швидкозношуваних предметів, установлених при інвентаризації недостач і втрат	411	221
		Водночас проводиться  другий запис на суму, яка віднесена  на рахунок винних осіб	363	711
	Списання недостач малоцінних та швидкозношуваних предметів, установлених при інвентаризації	411	221
	Водночас проводиться другий запис, коли винні особи не встановлені	05	—

 

Тема 2.5. Облік необоротних активів

   Як відомо, головним результатом діяльності бюджетних установ є послуга. Для надання послуг різного характеру бюджетні установи повинні мати перш за все засоби праці, оскільки саме вони є визначальним істотним елементом у процесі надання послуг. У бухгалтерському обліку бюджетних установ засоби праці виокремлюються в самостійний об’єкт обліку, що має назву “необоротні активи”, до складу яких входять: основні засоби, інші необоротні матеріальні активи та нематеріальні активи. 
   Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про основні засоби визначені в Інструкції з обліку основних засобів та інших необоротних активів бюджетних установ.

   Необоротні активи – це матеріальні та нематеріальні активи, які належать установі та забезпечують її функціонування і строк корисної експлуатації яких, як очікується, становить більше одного року. 
   У складі необоротних активів обліковуються: земельні ділянки, капітальні витрати на поліпшення земель, будинки, споруди, передавальні пристрої, робочі, силові машини та обладнання, транспортні засоби, інструменти, прилади, столовий, кухонний та господарський інвентар, обчислювальна техніка, музейні цінності виставок, бібліотечні фонди, спеціальні інструменти та спеціальні пристосування, білизна, постільні речі, одяг та взуття, тимчасові нетитульні споруди, природні ресурси, інвентарна тара, матеріали довготривалого використання для наукових цілей, авторські та суміжні з ними права, права користування природними ресурсами, майном, об’єктами промислової власності, інші матеріальні та нематеріальні активи довготривалого використання.

   Необоротні активи бюджетних установ складаються з основних засобів, інших необоротних матеріальних активів та нематеріальних активів.

   Основні засоби – це необоротні активи, що мають матеріальну форму і вартість яких становить більше 500 гривень за одиницю (комплект). 
До складу основних засобів бюджетних установ включено: 
1. земельні ділянки;

2. капітальні витрати на поліпшення земель;

3. будинки та споруди;

4. машини та обладнання;

5. транспортні засоби; 
6. інструменти та інвентар; 
7. багаторічні насадження; 
8. інші основні засоби.

   Нормативною базою, що регулює порядок обліку необоротних активів є П(С)БО 7 «Основні засоби», Інструкція з обліку основних засобів та інших необоротних активів, Інструкція проведення інвентаризації основних засобів, Інструкція ведення бухгалтерського обліку у бюджетних установах, Інструкція зі складання типових форм з обліку та списання основних засобів, що належать установам i організаціям, які утримуються за рахунок державного або місцевих бюджетів, Інструкція з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів i документів, розрахунків та інших статей балансу, Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» та інші.

   У поліклініці №2 ведеться облік необоротних активів згідно чинного законодавства та вище перелічених нормативно-правових інструкцій, законів.

   В процесі господарської діяльності поліклініки основні засоби поступово зношуються як фізично, так і морально, а тому потребують поповнення. Основні засоби можуть надходити до установи шляхом:

· придбання їх за рахунок бюджетних чи позабюджетних коштів; 
· безкоштовного отримання (у т.ч. у вигляді гуманітарної допомоги);

· будівництва нових об’єктів;

· оприбуткування залишків, виявлених під час інвентаризації;

· за рахунок виготовлення їх власними силами.

   Приймання основних засобів проводиться згідно з Актом приймання-передачі основних засобів типової форми ОЗ-1 (бюджет), який складається на кожний об’єкт. В акті фіксується інформація щодо первісної вартості, суми зносу (якщо об’єкт вже був в експлуатації), року випуску, дати введення в експлуатацію тощо. До акта додається технічна документація, яка разом із ним передається в бухгалтерію.

   Для прийняття об’єктів основних засобів наказом керівника установи створюється комісія, яка складає акт у двох примірниках: один – для установи, яка здає, другий – для установи, яка приймає. Акт затверджується керівником установи.

   Для оформлення прийняття декількох об’єктів однотипних основних засобів, які мають однакову вартість (господарський інвентар, інструменти, обладнання, білизна, постільні речі та ін.), складається в даній установі загальний акт прийняття основних засобів. 
   Оформлення приймання окремих предметів робиться підставі рахунка-фактури (тобто первинних документів). На цих документах матеріально-відповідальна особа робить запис про прийняття основних засобів на відповідальне зберігання та занесення їх до інвентарного списку за місцезнаходженням. 
   Надходження основних засобів в поліклініку супроводжується відкриттям інвентарних карток їх обліку, присвоєнням їм інвентарних номерів та проведенням необхідних записів в реєстрах аналітичного обліку.

   У бухгалтерії установи, з метою організації обліку і забезпечення контролю за збереженням основних засобів, ведеться попредметний їх облік на інвентарних картках, які відкриваються на кожний інвентарний об’єкт (предмет). Однорідні активи обліковуються на картках групового обліку типової форми ОЗ-9 (бюджет). 
   Інвентарна картка відкривається на підставі акта прийняття-передачі основних засобів (типова форма ОЗ-1 (бюджет)), накладних, технічної та іншої супровідної документації. Записи в інвентарній картці типової форми ОЗ-6 (бюджет) робляться на підставі перевірених документів: актів приймання про введення в експлуатацію, технічних паспортів заводів-виготовлювачів та інших документів. 
   Записи в картку про роботи з добудови, дообладнання, реконструкції, модернізації та капітального ремонту існуючого об’єкта вносяться на підставі акта прийняття-передачі відремонтованих, реконструйованих і модернізованих об’єктів (типова форма ОЗ-2 (бюджет)). 
   У картці зазначаються дата й номер акта введення основних засобів в експлуатацію та характерні ознаки об’єктів.