Разработка предложений по повышению эффективности работы предприятия «ЭвентТандем»

Структурное положение ООО «ЭвентТандем»

Заместителю Генерального директора подчиняются исполнители 
( приглашенные артисты, аниматоры, ведущие, диджеи и т.д.), техники по музыкальному  и светооборудованию, декораторы.

В обязанности  Заместителя Генерального директора  входит: 
- подбор подрядчиков и исполнителей

- контроль работы  и органиразции исполнителей  и подрядчиков 
- работа с клиентами

- анализ заказов  и предложений

- отчет о  проделанной работе, составление отчетной документации 
Главному бухгалтеру подчиняется экономист – специалист по договорам. 
В обязанности бухгалтера входит подготовка различных отчетов для государственных органов, ежемесячная подготовка счетов-фактур и актов по каждому договору, произведение платежей и т.п.

  В условиях рыночных отношений и особенно в переходный к рынку период эвент-услуги являются одной из динамичных отраслей экономики. Высокие темпы их развития, большие объемы валютных поступлений активно влияют на различные сектора экономики, что способствует формированию собственной  индустрии развлечений.

 В России эвент-менеджмент бизнес развивается быстрыми темпами. И сейчас особенно важно применять современные методы управления. В настоящее время существует масса литературы иностранных авторов по данной теме, в западных странах накоплен огромный многолетний опыт по управлению в эвент-предприятиях. Но в связи с тем, что индустрия развлечения в России функционирует в специфических условиях, сегодня не очень много монографий отечественных авторов, в которых можно было бы найти предложения по созданию именно российской системы, отвечающей нашим российским реалиям. Изучение зарубежного опыта работы предприятий индустрии развлечений, безусловно, играет большую роль в деле повышения качества обслуживания клиентов. Очень трудно требовать от обслуживающего персонала высокого качества в обслуживании клиентов, если он имеет смутное представление о том, какие требования к уровню современного сервиса предъявляются посетителями.

В данной работе мы рассмотрели проблемы и качество услуг эвент менеджмента, а именно работы ООО «ЭвентТандем». Положительной  особенностью в работе и политике конкретного агентства можно  отметить индивидуальный подход к каждому  клиенту, а также создание проектов «под ключ». Это позволяет предупредить и своевременно устранить все проблемы в организации конкретного события, учитывая все потребности и пожелания заказчика. 
         Актуальность данного исследования обуславливается необходимостью в нынешних условиях перехода к рыночным отношениям поиска лучших управленческих решений, совершенствование управления в сфере развлечений.  
         Рассмотрение факторов влияющих на качество эвент-услуг направлено на повышение уровня обслуживания и эффективности производства эвент-услуг. Развитие рыночных отношений вызывает появление новых задач, что вызывает необходимость совершенствования управления. Важно понимание руководителей эвент-агентств необходимости постоянно улучшать управление качеством обслуживания, уделять внимание его расширению, оригинальности и актуальности идей,  внедрению новейших технологий и т.д.

  Итак, анализ  процессами обслуживания клиентов в ООО «ЭвентТандем» выявил высокое качество предоставляемых услуг, Показателем такого уровня стало своевременное решение возникающих вопросов клиентов, устранение рабочих недочетов, лояльность и гибкий индивидуальный  подход к каждому клиенту.

 Таким образом, компания «Эвент Тандем», где профессиональный event-менеджмент находится в руках высококвалифицированных специалистов, предлагает свои услуги по организации частных событийных программ – свадьбы, дни рождения, розыгрыши, поздравления, а также разработка и реализация корпоративных мероприятий - пресс-конференций, маркетинговых программ и специальных событий и т. д.

2.2 Анализ внутренней среды предприятия

 Активное развитие сферы услуг — одна из тенденций современной российской экономики. За последнее десятилетие существенно увеличилось число сервисных организаций, возросла занятость в этой сфере, расширился спектр предлагаемых услуг, обострилась конкуренция. Перед отечественными сервисными организациями встают вопросы: «Как адаптироваться к изменяющимся условиям? Как занять устойчивую позицию и устоять в конкурентной борьбе?». Сервисный менеджмент признан как научное направление. Трактовка понятия «качество услуг» более 20 лет оживленно обсуждается специалистами. Предлагаемые различными научными школами подходы к управлению качеством услуг разнообразны.       Многие из них «отправной точкой» принимают соотнесение ожиданий потребителя и восприятия полученной услуги. Такая логика актуальна в первую очередь для услуг, качество которых трудно оценить на основании объективных характеристик. [30,c.14]

          Эвент - менеджмент имеет прямое отношение к такому роду услуг, качество, успех и результат которых невозможно определить по каким-либо критериям.  Управление качеством услуг в сфере эвент-менеджмента возможно исключительно по средствам повышения квалификации исполнителей, регулярной и своевременной поддержке современных тенденций индустрии развлечений. Процесс развития и улучшения качества продукта в индустрии развлечений имеет, пожалуй, максимально прогрессивное развитие, по сравнению с материальными продуктами сферы обслуживания.

          ООО «ЭвентТандем» в своем лице представляет молодое агентство, созданное на базе современных технологий и методик исполнения организации событийных программ. В собственной базе имеет координаты и взаимовыгодные условия сотрудничества с артистами популярных и актуальных жанров искусства. Современное мобильное техническое оборудование позволяет сделать доступными самые разнообразные пожелания клиентов. База готовых программ представляет собой ряд отработанных сценарных планов, включающих в себя полную смету по бюджету мероприятия: аренда технического оборудования, площадок, декораций, стоимость услуг исполнителей. Подобная форма работы, а также составление индивидуальных программ, позволяет реализовывать проекты различного бюджетного уровня. Широкий спектр исполнительской базы позволяет заказчику самостоятельно определить тот уровень качества своего заказа – события, которое он планирует реализовать совместно с эвент-агентством.

           Таким образом, политика управления качеством услуг в ООО «ЭвентТандем» представляет собой гибкую систему подготовки программ заказчика, согласно заявленному бюджету, с момента планирования до момента реализации продукта, что позволяет агентству плавно двигаться по ранку предлагаемых услуг, получать, а главное сохранять своих клиентов.

  Менеджмент в общем, виде можно определить как систему экономического управления производством, которая включает совокупность принципов, методов, форм и приемов управления. К менеджменту относятся теория управления и практические образцы эффективного руководства, под которым понимается искусство управления.  
Стратегия функционирования и развития любого предприятия (организации) немыслима без обращения к персоналу. Для того чтобы обеспечить эффективное функционирование предприятия, на нем должна быть сформирована сильная команда, способная поддерживать его высокий профессиональный авторитет.

    В  силу того, что анализируемое  нами агентство ООО «ЭвентТандем»  на данный момент в своем  штатном расписании имеет лишь  руководствующие звенья, то до последнего времени само понятие управление персоналом в егоуправленческой практике отсутствовало. Правда, система управления каждой организации имеет функциональную подсистему управления кадрами и социальным развитием коллектива, но большую часть объема работ по управлению кадрами выполняли линейные руководители подразделений.

  Управление  человеческими ресурсами - главная  функция любой организации. В  последнее время кадровая вопрос  эвент-агентства по сравнению  с другими вопросами приобретает  первостепенное значение в работе организации, поскольку от ошибок при подборе кадров во многом зависит судьба самой организации. Подбирая специалистов определенного уровня, мы соответственно выбираем уровень экономического развития. Привлечение специалистов более высокого класса позволяет достичь лучших экономических показателей. Задачи кадровой стратегии анализируемого эвент-агентства включают:

 -Поднятие престижа предприятия;

 -Исследование направлений деятельности, требующих срочной кадровой поддержки;

 -Анализ перспективы развития потенциалов рабочей силы.

 Таким образом, проанализировав управление персоналом ООО «ЭвентТандем», можно сделать следующие выводы: управление руководящим звеном приходится, в большей степени, на исполнителей-подрядчиков существующих проектов, контроль исполнения услуг, разрешение текущих рабочих вопросов. Первостепенный вопрос развития компании – кадровая политика, а именно расширение штата сотрудников, с целью четкого разделения рабочей деятельности, как следствие повышение уровня профессионализма и качества предлагаемых услуг.

Празднование  Нового года, дня рождения, юбилея, свадьбы, организация корпоративных и  маркетинговых мероприятий часто  требует профессионального подхода, который способно обеспечить event-агентство. Это, пожалуй, один из самых интересных видов бизнеса. Функции event-агентства заключаются в организации праздников и мероприятий, в том числе маркетинговых.

 Для того чтобы открыть event-агентство, прежде всего, необходимо пройти регистрацию в качестве юридического лица или индивидуального предпринимателя и получить право заниматься предпринимательской деятельностью.

 Следующим этапом станет выбор места, куда потенциальные клиенты будут приходить, звонить, знакомиться с фотографиями уже проведенных агентством мероприятий, делать заказы, выбирать актеров и пр. Это может быть переоформленная в офис квартира, взятая в аренду. Помещение может находиться в любом районе города, но лучшим вариантом станет расположение в центре или вблизи от центра, в месте, характеризующимся большой проходимостью и наличием поблизости развлекательных заведений, в которых собственно и можно проводить мероприятия и праздники.

 Выбирая помещение, следует учитывать, что актерам понадобится отдельная площадь для проведения репетиций, а также обособленное помещение для хранения техники и костюмов.

 Крайне важным для event-агентства является подбор и наем хороших сотрудников. В своем арсенале агентство должно иметь артистов разных направлений и жанров (актеры, певцы, клоуны, и пр). Кроме того, в обязательном порядке необходим автор, который будет писать всевозможные сценарии, в соответствии с потребностями, пожеланиями, вкусами и запросами клиентов. Также следует заранее иметь некое количество сценариев "под ключ".

 Для успешного бизнеса нужно выбирать хороших артистов и авторов. Ведь чем выше их профессионализм и уровень мастерства, тем большее количество заказов удастся привлечь агентству. Они должны быть артистичными, общительными, ответственными и порядочными людьми, желательно имеющими опыт работы. Не лишним, но и не определяющим станет наличие специального образования.

 Помимо артистов и автора, агентству понадобится костюмер, гример, менеджер, секретарь. На начальной стадии развития бизнеса один человек может совмещать несколько профессий. Так, например, гример может выполнять также функции костюмера и менеджера.

 Кроме того, необходимо решить вопрос с костюмами для актеров. Их нужно будет приобрести или заказать, а также определить, кто будет шить их впоследствии. Здесь стоит задуматься о швее или найти подходящее ателье. Для организации и дальнейшего функционирования бизнеса необходимо приобрести технику. Event-агентству обязательно понадобятся колонки, усилители, микрофоны и пр. Также для работы со сценариями, их хранения, ведения заказов и демонстрации видеозаписей с мероприятий потребуется наличие компьютера или ноутбука.

 Заранее стоит продумать все тонкости рекламной кампании бизнеса. Среди вариантов и средств эффективной рекламы можно отметить звуковые сообщения по радио, рекламные ролики на телевидении, буклеты, визитки, афиши, создание собственного сайта и реклама в интернете. Отличным решением станет организация небольшого показательного праздника в честь открытия. Это поможет привлечь первых клиентов агентства.

 Вложения необходимые для открытия event-агентства составляют сумму от 5 тысяч долларов. Эти средства понадобятся для выплаты заработной платы сотрудникам в первый месяц, закупки костюмов и косметики для актеров, оплаты арендной платы за помещение и приобретения техники. [15,c.32-40]

          Раскрученное event-агентство, имеющее солидную базу постоянных клиентов, способно зарабатывать в год от $500 тыс. до $1 млн. Однако прибыль надо постоянно вкладывать в развитие – прежде всего в совершенствование материально-технической базы. Только в этом случае агентство становится более независимым и может получать дополнительную прибыль за предоставление в аренду заказчикам различной аппаратуры и мебели, посуды, тентов. Некоторые агентства создают на своей базе кейтеринговые подразделения, что позволяет им организовывать выездные мероприятия, не прибегая к помощи ресторанов, и соответственно сокращая издержки увеличивать рентабельность бизнеса.

            Все руководители еvent-агентств утверждают, что лучший инструмент для привлечения новых клиентов – «сарафанное радио». По их оценке, более 70% всех новых клиентов приходят в агентство по рекомендации.

 Зачастую сотрудники агентств организуют корпоративные празднества, приглашая на них знакомых бизнесменов, с целью посмотреть на действо и получить в будущем от них заказ.

 Как правило,  штат у еvent-агентств очень небольшой  – не более десяти менеджеров. Но при этом каждое агентство  сотрудничает со множеством компаний  и творческих лиц, которые на  условиях аутсорсинга отвечают  за отдельные элементы праздника или делового мероприятия. Причем выбирают агентства только надежных партнеров, на которых можно положиться, которые смогут выполнить заказ качественно и без непосредственного участия менеджера агентства. Это позволяет избегать тотального контроля за ходом реализации проекта. Менеджер проекта может даже не присутствовать на мероприятии. Хотя, на свадебных вечеринках такой контроль обязателен, там свадебный распорядитель присутствует на мероприятии от начала и до конца, контролируя ситуацию и помогая решать возникшие проблемы. Таблица 3

Динамика основных показателей деятельности