Управление торговой организацией

Затем сверяется фактическое  количество экземпляров с тем, которое  указано на документах по каждому  названию. Если привезено много пачек  одного названия, надо установить их в  штабель; умножив число пачек  данного названия на количество экземпляров  в пачке, указанное на типографском ярлыке - это общее количество экземпляров  данного вида (названия). При совпадении цифр следует обвести кружком  ту, которая указана на документе, сделать надпись; "Литература (товар) на такую-то сумму (прописью рубли) получена". Приемщик расписывается на документе, подтверждая прием товара на определенную сумму.

Проверяя товар приемщик должен убедиться, что товар пришел по адресу, наличие товара совпадает документам, и качество не пострадало.

Если при проверке были несоответствия, то приемщик ставит об этом в известность директора  ЗАО "Читающий город", а по телефону директор сообщает грузоотправителю, а также оформляет акт с  указанием даты приемки и времени. Если поставщик доверяет приемку  без своего участия, то работники  сами оформляют акт и заканчивают  приемку. Если поставщик против, то работа по приемке заканчивается до прибытия доверенного лица с его стороны. У доверенного лица должно быть удостоверение личности и разрешение на право присутствия на приемке. В акте указывается время его прибытия и ставит свою подпись с указанием номера удостоверения и прикладывает к нему разрешение на приемку. В акте указывается расхождение, прилагаются сопроводительные документы и претензии. Далее действия в соответствии с договором поставки.

Когда товар материально  ответственное лицо получает вне  склада (вокзал), то на его имя выписывается доверенность: срок действия документа, ФИО, паспортные данные, вид товара, сумма, штамп, печать, подпись директора, бухгалтера и этого материально  ответственного лица. Доверенность регистрируется в специальном журнале бухгалтерии  ЗАО "Читающий город", предъявляется  на месте получения товара с удостоверением личности. Работник проверяет общее  состояние груза, документы на товар (накладная, железнодорожная накладная), оставляет доверенность, доставляет товар на склад.

После проверки товара приемщик передает документы в бухгалтерию  на регистрацию в специальной  грузовой книге.

Во время приемки отбираются образцы каждого наименования товара, карандашом пишется их количество и отдаются директору, который по карточке заказа проверяет соответствие полученного количества, названия и если это необходимо вносит в карточку изменения (название, цену и т.д.) отмечая дату получения товара.

В магазине приемка проходит во время необслуживания магазина, т.к. для приемки нет специальных помещений, это либо во время обеда, после рабочего дня, при приостановке работы магазина. Приемка происходит также как на складе.

Все документы для получения  товара, сопроводительные, заполненные  при приемке в Приложении 5.

2.4 МАТЕРИАЛЬНАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.  ЕЕ ВИДЫ И ОФОРМЛЕНИЕ

В ЗАО "Читающий город "материальную ответственность несут:

директора, заведующие,

кассир-бухгалтер,

охрани к,

грузчики,

продавцы,

завхоз.

Материальная ответственность  делится на:

- ограниченная материальная  ответственность - за ущерб причиненный  предприятию при исполнении трудовых  обязанностей, рабочие и служащие, по вине которых причинен ущерб,  несут материальную ответственность  в размере прямого действительного  ущерба, но не более одной трети  своего среднего месячного заработка,  за исключением тех случаев,  для которых "Положением о  материальной ответственности рабочих  и служащих за ущерб, причиненный  предприятию", и другими актами  законодательства установлены иные  пределы материальной ответственности.

За порчу или уничтожение  по небрежности материалов, продукции, рабочие и служащие несут материальную ответственность в размере причиненного по их вине ущерба, но не свыше двух третей своего среднего месячного заработка.

Руководители предприятия, их заместители, заведующие несут материальную ответственность в размере причиненного по их вине ущерба, но не свыше своего среднего месячного заработка, если ущерб предприятию причинен излишними  денежными выплатами, неправильной постановкой учета и хранения материальных или денежных ценностей, непринятием необходимых мер  к предотвращению определенных ситуаций, продаже недоброкачественной продукции, хищений, уничтожения и порчи  материальных или денежных ценностей. Полная материальная ответственность делится на:

- индивидуальная - устанавливается,  если в магазине, отделе, на лотке  работает один служащий, несущий  персональную ответственность за  вверенное ему имущество (ценности).

Рабочие и служащие несут  материальную ответственность в  полном размере ущерба, причиненного по их вине предприятию в следующих  случаях:

1) когда между работником  и предприятием в соответствии  со ст. II настоящего Положения  заключен письменный договор  о принятии на себя работником  полной материальной ответственности  за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей,

2) когда имущество и  другие ценности были получены  работником под отчет по разовой  доверенности или по другим  разовым документам,

5) когда ущерб причинен  действиями работника, содержащими  признаки деяний, предусмотренных  уголовным порядком,

4) когда ущерб причинен  работником, находящимся в нетрезвом  состоянии;

5) когда ущерб причинен  недостачей, умышленным уничтожением  или порчей;

6) когда в соответствии  с законодательством на работника  возложена полная материальная  ответственность за ущерб, причиненный  предприятию при исполнении трудовых  обязанностей,

7) когда ущерб причинен  не при исполнении трудовых  обязанностей. Письменный договор  о полной материальной ответственности  может быть заключен предприятием  с работником достигшим 18 лет.

- коллективная - вводится  при совместном выполнении рабочими  и служащими отдельных работ,  связанных с хранением, обработкой, продажей, перевозкой, когда невозможно  разграничить материальную ответственность  каждого работника и заключить  с ним договор о полной материальной  ответственности.

Коллективная материальная ответственность устанавливается  администрацией предприятия, по соглашению с профсоюзным комитетом предприятия. Письменный договор о коллективной материальной ответственности заключается  между предприятием и всеми членами  коллектива.

В случае выявления недостачи  все члены коллектива обязаны  погасить ее в установленный срок. При этом сумму денежного начета бухгалтерия устанавливает для  каждого работника в зависимости  от его заработной платы и от проработанного в бригаде времени.

Обязательным требованием  к материально ответственному лицу является соблюдение правил работы с  товарными фондами и обеспечение  их сохранности.

В Приложении 6 приведены  перечень работ, при выполнении которых  может вводиться коллективная материальная ответственность, типовые договоры об индивидуальной и бригадной материальной ответственности.

2.5 ПРИЕМ И ХРАНЕНИЕ МАТЕРИАЛЬНЫХ  ЦЕННОСТЕЙ

Прием материальных ценностей  осуществляется материально ответственными лицами.

Принятые складом в  установленном порядке ценности приходуются в день поступления  по их фактическому наличию.

Передача товаров со склада на торговые точки осуществляется по распоряжению директора. Распоряжение подписывают директор и бухгалтер.

Материальная ответственность  возлагается на работников торговых точек в соответствии с законодательством.

В целях обеспечения сохранности  ценностей в нерабочее время  магазин охраняется любыми видами вневедомственной охраны по договорам, заключенным с  местными органами МВД в установленном  порядке.

По окончанию рабочего дня проверяется состояние средств  сигнализации, пожарного оборудования, инвентаря, систем электроосвещения, водоснабжения. После закрытия помещения запираются на замки, опечатываются или пломбируются входы в торговые залы и складское  помещение, включается сигнализация и помещения сдаются охране.

В случае обнаружения при  открытии поломки замков или пломб, разбитых витрин и других признаков  хищений об этом немедленно сообщается органам милиции и вышестоящей  торговой организации. Открытие происходит в присутствии представителей вышеназванных  организаций. Возобновление работы допускается после провидения инвентаризации.

В случае выявления недостачи  ценностей и порчи товаров  администрация обязана принять  меры к оформлению надлежащих актов  на эти потери, установление причин недостачи и порчи товаров, выявление  виновных для взыскания в установленном  порядке суммы ущерба.

2.6 ПРОВЕДЕНИЕ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Инвентаризация - способ проверки соответствия фактического наличия  имущества в натуре данным бухгалтерского учета, отражение на счетах, имеет  большое значение для правильного  определения затрат на производство продукции, выполненных работ и  оказания услуг, для сокращения потерь товарно-материальных ценностей, предупреждения хищений имущества и т.п.

Проводится в соответствии с Положением о порядке проведения инвентаризации материальных ценностей  в книготорговых предприятиях.

Инвентаризации бывают:

годовые - перед составлением заключительного баланса,

периодические - на протяжении года в установленные руководством,

разовые - при переоценке и списании товара, при передаче товаров от одного материального  ответственного лица другому,

после краж,

при установлении факта хищения,

по требованию судебно-следственных органов, вышестоящих организаций, директора,

внезапные,

сплошные - на весь товар,

выборочные - на товар одного отдела или склада.

Если инвентаризация проходит в магазине, то его работа приостанавливается на весь период прохождения. Для проведения инвентаризации может быть использовано выходное время и внеурочные часы.

Для ее проведения создается  комиссия в состав которой входят:

представитель ЗАО "Читающий город" председатель комиссии), счетные  работники, материально ответственные  лица.

Прекращаются все операции с товарно-материальными ценностями, опечатывают подсобные помещения, места хранения товаров, председатель комиссии снимает остатки наличия  денежных средств в кассе (о чем составляется особый акт), получает последние товарные отчеты с выведенными остатками товарных ценностей.

Инвентаризацию товаров  рекомендуется начинать с подсобных  помещений. При этом все места  хранения товаров пронумеровывают  и к каждому месту хранения прикрепляют ярлык с указанием  номера. Работников-участников разбивают  на группы по - два человека и поручают подсчет определенной части товарных фондов.

Инвентаризация товаров  в ЗАО "Читающий город" проводится путем составления инвентаризационной описи.

Инвентаризационные описи  составляются на специальных бланках. Все бланки председатель пронумеровывает, ставит против номера свою подпись  и раздает рабочим группам.

Записи в инвентаризационной описи делают чернилами ясно, никаких  помарок, подчисток и перечеркиваний не допускается. Все исправления производятся путем зачеркивания неправильных записей и внесения сверху исправлений, которые заверяют подписью председателя и материально ответственного лица.

В процессе заполнения описей один работник диктует количество книг на полке, а второй записывает эти  сведения в опись.

Описи составляют в 2-х экземплярах. В конце каждой описи работники, производившие запись, расписываются. По окончании заполнения описи правильность записей проверяется, причем каждое место хранения проверяет рабочая  группа, не принимавшая участия в  заполнении описей. Работники, производящие проверку также расписываются в  конце описи.

После окончания проверки записей подсчитывают итог по каждой записи и по каждому листу описи  выводят общую сумму всей описи, которую заносят в последнюю  графу листа. Члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица подписывают каждый лист описи, 1-й экземпляр которого передают председателю комиссии. Правильность записи и подсчета итогов в описях проверяется бухгалтерией.

Итоговая сумма должна соответствовать сумме наличия  товара по последнему товарному отчету.

При выявлении крупной  недостачи товаров комиссия обязана  закрыть и опечатать помещение  и сообщить об этом директору для  принятия мер. Излишки подлежат оприходованию с установлением причины возникновения и виновных лиц. На торговых точках, где нет кассового аппарата и деньги с покупателей получает сам продавец допускается взаимозачет обнаруженных излишков и недостач товаров.

Все документы заполняемые при прохождении инвентаризации приведены в Приложении 7.

2.7 СОСТАВЛЕНИЕ ТОВАРНОГО  ОТЧЕТА ЗА ЛЮБОЙ ПЕРИОД

Учет движения товаров  и составление по их наличию производится по двум показателям: приходу товаров  и расходу товаров. Приход товаров  учитывается по приходным документам (накладные, счет-фактура и т.д.). Расход товаров учитывается на основании: сведений о ежедневной реализации товаров  по кассовой книге, приходных кассовых ордеров, накладных на отпуск товаров, актов на списание и уценку товаров, актов о результатах инвентаризационной комиссии товарно-материальных ценностей.

Товарный отчет составляется материально-ответственным лицом, отдельно по книжным и по разным товарам. Приход отражается на лицевой стороне отчета, расход - на оборотной.