Управление торговой организацией

- централизация - товароснабжение  розничной сети силами и средствами  предприятий- поставщиков,

- технологичность - использование  индивидуальной системы товароснабжения  с использованием контейнеров.

Закупка товаров - составная  часть коммерческой деятельности ЗАО "Читающий город", включающая в  себя:

изучение и прогнозирование  покупательского спроса,

выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров,

организацию хозяйственных  связей с поставщиками товаров, включая  разработку и заключение договоров  поставки,

организацию учета и контроля за ходом выполнения договорных обязательств ЗАО "Читающий город" осуществляет закупку товара в порядке прямых связей. Прямой метод закупки товаров состоит из следующих этапов:

подготовка к заключению контрактов,

заключение контрактов,

исполнение контрактов.

ЗАО "Читающий город" заключает  с поставщиком договор купли-продажи. Это коммерческий документ, представляющий собой договор поставки товаров, согласованный и подписанный  поставщиком и ЗАО "Читающий город". Непременное его условие - переход  права собственности на товар  от продавца к покупателю, т.е. ЗАО "Читающий город".

Договор купли-продажи включает в себя предмет и объем поставки, способы определения качества товара, срок и место поставки, базисные условия поставки, цену и общую  стоимость поставки, условие платежа, порядок сдачи-приемки товара, условия  о гарантиях и санкциях, об арбитраже, обстоятельствах непреодолимой  силы, транспортные условия, юридические  адреса сторон, подписи продавца и  покупателя.

Базисные условия - это  специальные условия, которые определяют обязанности продавца и покупателя по доставке товара и устанавливают  момент перехода риска случайной  гибели или повреждения товара с  продавца на покупателя, определяют, кто  несет расходы, связанные с транспортировкой товара от продавца до покупателя.

ЗАО "Читающий город" осуществляет также торгово-посреднические операции закупки товаров. Это операции, связанные  с куплей-продажей товаров и выполняемые  по поручению производителя независимым  от него торговым посредником на основе заключенного между ними соглашения или отдельного поручения.

Сторонам, заключающим договор  поставки, необходимо предусмотреть  в нем следующие обязательные условия:

- дата заключения договора - В договоре указывается год,  месяц и число, т.е. точная  дата его заключения.

- стороны - Необходимо  обозначить точное и полное  наименование сторон, а также  указать должности, фамилии, имена  и отчества представителей сторон, подписавших договор и сделать  ссылки на их полномочия (устав  или доверенность).

- количество товара, подлежащего  поставке - Количество подлежащих  поставке товаров устанавливается  по соглашению сторон, указывается  в натуральном выражении (т.е.  в соответствующих единицах измерения  - поштучно, метражом и т.п.) и в  денежном выражении. При определении  количества товара в весовом  выражении вес тары в это  количество не включается, т.е.  указывается вес НЕТТО, если  для данного товара не установлен  другой порядок.

- ассортимент товаров - указывается в тексте договора или по товарам сложного ассортимента в прилагаемой к нему спецификации, являющейся неотъемлемой частью договора, В спецификации развернутый ассортимент указывается по родам, видам, сортам, артикулам, моделям, размерам, цветам, рисункам, расфасовке и т.п.

- сроки исполнения - В договоре  должен быть указан общий срок  его действия, т.е. срок, на который  договор заключен, а также частные  сроки поставки товаров. Сроки  поставки могут устанавливаться  квартальные, месячные, декадные  и другие с учетом свойств  товаров, условий их хранения  и необходимости бесперебойного  обеспечения покупателей товарами  по количеству и ассортименту. В ЗАО "Читающий город"  применяется метод, когда в  договоре указывается общий срок  его действия и общая сумма  поставки товаров, а завоз товаров  от поставщика осуществляется  в соответствии с поданной заявкой покупателя по мере реализации данного товара и расчета за него. В договоре должно быть предусмотрено порядок восполнения недогрузов и недовыборки товаров и размер санкций за нарушение этих обязательств.

- порядок поставки товаров - в каком порядке поставщик обязан поставлять товар: сдавать их одногороднему покупателю, находящемуся в одном породе (пункте) с поставщиком, либо отгружать в адрес покупателя, если он находится в другом городе (пункте), или в адреса других организаций по разнарядке покупателя. За несвоевременное предоставление разнарядок на отгрузку товаров в договоре могут быть предусмотрены санкции к покупателю. Порядок поставки предусматривает вид используемого транспорта для отгрузки товаров (железнодорожный, водный, воздушный, автомобильный, скорость и вид отправки и др.) иногородним и одногородним получателям, организацию централизованной доставки товаров автомобильным транспортом, кем и за чей счет осуществляется погрузка и выгрузка товаров, возмещение транспортных расходов, минимальные нормы отгрузки и другие условия поставок.

- качество, комплектность, упаковка и маркировка товаров - Эти элементы поставляемого товара относятся к числу существенных условий договора поставки. Товары должны соответствовать по качеству установленному сертификатами, стандартами, техническим условиям, иной документации.

Товары должны поставляться комплектно, в соответствии с требованиями стандартов, технических условий  или прейскурантов. Под комплектом понимается совокупность отдельных  предметов, обеспечивающих возможность  нормального использования товара в его общей потребности.

В договоре необходимо предусмотреть, в какой таре товар должен быть поставлен, а также как он должен быть упакован внутри тары (в коробках, пачках, обертке или переложен  бумагой соломой, стружкой). Обязанность  предоставить тару лежит на поставщике, если иное не предусмотрено договором. Обычно стоимость тары внесена в  стоимость товара. Тара, упаковочный  материал и увязочный материал многократного использования, средства пакетирования, специализированные контейнеры и тара-оборудование подлежат возврату поставщику, это должно быть отражено в договоре.

Товар может поставляться в двух основных формах (упаковке):

стандартная - на ней с  одной стороны есть ярлык, где  даны реквизиты производителя и  общая характеристика товара. На типографском ярлыке: автор книги, название книги, количество экземпляров в пачке, типографский производитель, заказа поставщика. Такая пачка имеет единый стандартный  вес 8 кг, единую форму.

складская - самовязка, такая пачка создается (комплектуется) на оптовой базе, если покупателю (ЗАО "Читающий город") требуется меньшее количество экземпляров, на ней нет ярлыка типографского, там находятся издания разных названий и количества.

Поставляемые товары подлежат маркировке в соответствии с требованиями стандартов или технических условий. На товаре или его упаковке должны быть помещены товарные знаки, зарегистрированные в установленном порядке.

- цены и порядок расчетов - цены на товар устанавливаются  соглашением сторон, а также устанавливаемые  и регулируемые уполномоченными  на то государственными органами. Оплата за реализуемые товары устанавливается по соглашению сторон, может быть предварительная" частичная, после реализации (с оговором срока реализации), при получении товара от поставщика.

- имущественная ответственность - стороны вправе принимать имущественные санкции за нарушение обязательств, предусмотренных договором и законодательством. Санкции устанавливаются в форме:

штраф - процентное выражение  или определенная денежная сумма  за невыполнение или ненадлежащее выполнение договорного обязательства,

неустойка (единовременный платеж) - взыскание с поставщика за просрочку  поставки или недопоставку товаров  в процентном выражении к стоимости  не поставленных в срок товаров по отдельным наименованиям ассортимента,

пеня- это нарастающая неустойка, начисляемая за просрочку выполнения обязательств,

возмещение убытков - выплачивается  сверх суммы штрафа.

Основные правила поставки товара от поставщика покупателю включают следующее:

- поставщик не может  поставить товар без согласия  ЗАО "Читающий город",

- За приемку товара  в организации отвечает директор,

- материально-ответственное  лицо, принявшее товар, должно  сообщить об этом директору  и передать сопроводительные  документы:

накладная (наименование товара, его количество по каждому наименованию, цена и сумма, подпись работника  отпустившего товар и принявшего, число принятия товара, от кого приняли, кто принял (организация), печать, штамп), два экземпляра поставщику, один-получателю;

товаро-транспортная накладная - оформляется поставщиком и содержит общую характеристику товара (кто поставил, кто получил, способ поставки, название, транспорта, общий объем поставленного товара, количество мест, сколько стандартных и нестандартных упаковок, общая сумма поставки, время отправления товара, подписи). Первый экземпляр - отправителю, второй, третий -получателю товара, но когда работник ЗАО "Читающий город" примет товар, то третий экземпляр возвращается к поставщику;

сертификат качества - документ подтверждающий, что товар не является опасным для потребителей и соответствует  стандарту и экологически чист.

Без этих документов директор ЗАО "Читающий город" не может  выставить товар на продажу. (Приложение 4).

Для поиска своих поставщиков  ЗАО "Читающий город" пользуется разными источниками:

- газета "Книжное обозрение"  и другие газеты и журналы печатающие новинки книг

- каталоги

- реклама

- журнал "Товары и цены"

Поставщиками являются множество  издательств, типографий, фабрик по изготовлению канцелярских, вычислительных, книжных  товаров. Они находятся в Москве, Санкт Петербурге, Ростове и других городах, но их названия являются "коммерческой тайной".

Пути поставки товара

производитель-? база-посредник-?ЗАО "Читающий город"

 

Организация процессов в  ЗАО "Читающий город"

 

2.3 ПРАВИЛА ПРИЕМКИ ТОВАРА  И СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Так как ЗАО "Читающий город" имеет склад отдельно от торговых точек, то первая приемка осуществляется на нем.

Организация работ по приемке  товаров на склад - первый этап технологического процесса складской переработки  товаров.

Приемка товаров - это установление фактического количества, качества и  комплектности товаров, а также  определение отклонений и вызвавших  их причин.

Поступление товаров на торговый склад и их приемка регламентируются следующими основными документами: Гражданским Кодексом РФ, Положением о поставках товаров народного  потребления. Инструкцией "О порядке  приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного  потребления по количеству". Инструкцией "О порядке приемки продукции  производственно-технического назначения и товаров народного потребления  по качеству", стандартам и техническими условиями, уставами отдельных видов  транспорта, а также договорными  обязательствами поставщиков и  покупателей товаров.

Доставляемые в зону приемки  товары принимаются по количеству и  по качеству.

Приемка товаров по количеству - это установление точного количества поступившего товара и его соответствия данным сопроводительных документов, предусматривающее выполнение следующих  операций:

отбор тарных мест для вскрытия,

вскрытие тары,

подсчет количества единиц,

сверка с сопроводительными  документами.

Один из основных товаросопроводительных документов - накладная. Ее подписывает  материально-ответственное лицо, сдавшее и принявшее товар и заверяется круглыми печатями предприятий поставщика и ЗАО "Читающий город". Накладная оформляется в 4-х экземплярах: 1-й и 2-й экземпляры остаются у грузоотправителя (1-й экземпляр - в бухгалтерию предприятия, 2-й - у материально ответственного лица отпустившего товар на складе), а 3-й, 4-й экземпляры поступают вместе с товаром в ЗАО "Читающий город" (3-й - в бухгалтерию, 4-й - лицу отвечающему за хранение товара).

Товарно-транспортная накладная  составляется поставщиком и является приходным документом при поступлении  товаров в ЗАО "Читающий город". Эта накладная состоит из двух частей: товарной и транспортной.

Товарный раздел заполняется  поставщиком товара и содержит сведения:

о поставщике и плательщике (наименование, адреса и банковские реквизиты),

о товаре и таре (артикул, наименование и краткое описание товара, количество мест, цена, сумма, вид  упаковки).

Здесь же указываются сумма  НДС, а также фиксируются подписи  лиц, разрешивших отпуск товара, и  подписи лиц, отпустивших товар.

Транспортный раздел заполняется  в ходе доставки товара и содержит следующие данные:

дата,

номер автомобиля и путевого листа,

наименование и адреса ЗАО "Читающий город" и грузоотправителя,

пункты погрузки и разгрузки,

сведения о грузе (артикул, наименование и краткое описание товара, единицы измерения, количество единиц, цена за единицу, сумма на которую  поставляется товар.

Подсчитав общее число  пачек, приемщик расписывается на трех экземплярах товаро-транспортной накладной в получении пачек и документов, ставит дату и штамп ЗАО "Читающий город"(1-й и 2-й экземпляры возвращаются к грузоотправителю, а 3-й остается с сопроводительными документами.

Прием товара по качеству - это  определение достоинства товаров, комплектности и маркировки.

Для этого пачки книг раскладываются по маркировке базы. В маркировке, проставленной  на торцах пачек, указаны номер магазина (или ЗАО "Читающий город"), номер  накладной и число мест по каждой накладной. Упрощают подборку пачек  наклеенные на них типографские ярлыки, на которых отпечатано название издательства и типографии, фамилия автора книги, том, часть, цена книги, количество экземпляров  в пачке и т.д. Для облегчения приемки сопроводительные документы  подбирают по порядку их номеров.