Разработка системы информационного обеспечения коммерческой деятельности предприятия

1.3 Технология формирования информационного обеспечения процесса принятия решения

 

Под информационным обеспечением понимается информационный ресурс, обеспечивающий реализацию производственной и коммерческой деятельности фирмы, методы и способы его организации и использования, а также профессиональные знания специалистов, обеспечивающие процесс принятия решений.

Исследуя процессы принятия решений  по совершенствовании коммерческой деятельности фирмы, можно сделать  вывод о том, что:

1. информационно-методическое обеспечение в полной мере должно способствовать реализации целей фирмы в организации бизнеса;
2. реализация системно-целостного подхода требует адекватного выбора средств и методов работы с информационным ресурсом;
3. результаты маркетинговых исследований должны обеспечивать совершенствование коммерческой деятельности фирмы, а также учитываться в процессе определения конкурентных преимуществ информационных услуг и продуктов, предоставляемых данной фирмой.

Технология формирования информационного обеспечения процесса принятия решений состоит из следующих этапов:

1. Выявление проблемы и определение целей исследования.
2. Постановка задачи маркетингового исследования, выявление внешних условий, которые должны учитываться в разрабатываемой системе информационного обеспечения.
3. Разработка модели информационного поля маркетинговой среды в рамках решения поставленной задачи. На этом этапе описываются и систематизируются источники возникновения и получения маркетинговой информации, описывается состав и структура информационных потоков, обеспечивающих проведение маркетинговых исследований.
4. Разработка технологии получения информации. Здесь, на основании построенной информационной модели, определяются основные этапы процесса сбора профессионально-важной информации.
5. Анализ технологичности системы. На этом этапе оценивается степень соответствия разработанной системы поставленным целям. В случае необходимости при разработке модели уточняются цели исследования, что требует, в свою очередь, адаптации информационной модели к новым условиям реализации.

Оптимизация информационного обеспечения  системы маркетинговых исследований достигается посредством реализации системно-целостного подхода в процессе анализа производственной и коммерческой деятельности фирмы. В связи с этим деятельность фирмы необходимо рассмотреть как сложную бизнес-систему, под которой понимается функционально и информационно взаимосвязанное множество бизнес-процессов, конечной целью которых является производство информационных услуг и продуктов. Бизнес-процесс представляет собой горизонтальную интеграцию однородных и зависимых между собой функциональных операций, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее элементов. Выделяют следующие категории бизнес-процессов [9.с.125]:

• процессы, непосредственно обеспечивающие производство информационных услуг и продуктов;
• процессы планирования и управления, обеспечивающие эффективное планирование и управление доходом при реализации процессов производства информационного продукта;
• процессы преобразования, являющиеся вспомогательными и выполняемые в тех ситуациях, когда необходимо достичь целевых действий путем изменения существующих технологий.

Структурно бизнес-процесс может  быть представлен в виде модели «черного ящика», для которого определены состояния на входе (Rm - материальные ресурсы; Rt - трудовые ресурсы; Ri - информационные ресурсы) и выходе (Pr - продукция; Us - услуги; I - информация) и некоторый механизм преобразования входных ресурсов с целью получения конечного результата (Рисунок. 1.8).

Процессы преобразования, процессы планирования и управления являются обеспечивающими процессами по отношению  к основным бизнес-процессам, осуществляющим непосредственно выпуск продукции. В зависимости от предметной области  меняется необходимость применения, а также вес, сложность и значимость обеспечивающих процессов по отношению к основным бизнес-процессам.

Рис. 1.8 Структурная схема бизнес процесса

Чтобы совершенствовать качество информационного обеспечения системы маркетинговых исследований, необходимо:

• рассмотреть деятельность фирмы как сложную бизнес-систему;
• разработать информационную модель бизнес-системы и составляющих ее бизнес-процессов;
• провести анализ и оценить эффективность функционирования бизнес-системы, используя следующие показатели оценки эффективности основных и обеспечивающих бизнес-процессов: количество произведенной и реализованной информационной продукции заданного качества; количество потребителей продукции; стоимость издержек производства; капиталовложения в производство; количество типовых операций, которые необходимо выполнить при производстве продукции за определенный интервал времени; длительность выполнения типовых операций;
• разработать систему мероприятий совершенствования бизнес-системы с позиций информационного обеспечения бизнес-процессов и распределения ресурсов.

 

2 анализ коммерческой деятельности

ооо «дорожное» вои

2.1 Характеристика и анализ основных показателей деятельности ООО «Дорожное» ВОИ

 

По организационно-правовой форме  предприятие является обществом  с ограниченной ответственностью, является юридическим лицом и строит свою деятельность на основании Устава и  действующего законодательства РФ. ООО  «Дорожное» ВОИ является собственником принадлежащего ему имущества и отвечает по своим долговым обязательствам.

ООО «Дорожное» ВОИ может осуществлять следующие виды деятельности:

• Производство, закупку, хранение транспортировку, переработку и реализацию сельскохозяйственной продукции;
• Производство товаров народного потребления;
• Торгово-закупочная деятельность, включая оптовую и розничную торговлю;
• Оказание посреднических и сервисных услуг;
• Строительство и ремонт квартир, офисов, зданий и сооружений;
• Торгово-закупочные, маркетинговые, рекламно-сервисные, посреднические и консультационные услуги, оказание представительских услуг;
• Сотрудничество с товарно-сырьевыми биржами, оказание брокерских услуг;
• Организация сети магазинов, кафе, ресторанов, гостиниц и др. сервисно-бытовых комплексов;
• Организация сбора, переработки и реализации промышленных и бытовых отходов;
• Приобретение и комплектование техническими средствами;
• И др.

Из данного перечня деятельности ООО «Дорожное» ВОИ главным образом  осуществляет:

- торгово-закупочную деятельность;

- производство, закупку, хранение транспортировку, переработку и реализацию сельскохозяйственной продукции.

Также необходимо отметить, что:

1. Учетная политика предприятия обеспечивает полноту отражений в бухгалтерском учете всех факторов хозяйственной деятельности. Бухгалтерский учет ведется в соответствие с Положением учета финансово-хозяйственной деятельности и инструкции по его применению.
2. Предприятие является собственностью Белокалитвинского общества инвалидов, с численностью работающих инвалидов 50%. В связи с этим пользуется льготами по уплате налогов: налог на имущество, социальный налог. Пользуется освобождением от уплаты НДС согласно ст. 145 п.1.
3. Начисление амортизации по зданиям не производится, т.к. основные средства переданы в безвозмездное пользование обществом инвалидов.
4. Учет процесса приобретения материалов осуществляется в оценке по фактической себестоимости.
5. Затраты на ремонт основных средств учитываются в периоде, в котором произведены.
6. Вид деятельности предприятия – розничная и оптовая торговля. Учет ведется раздельный. С розничной торговли предприятие платит единый налог на вмененный доход, с оптовой – налоги согласно НК РФ с учетом предоставления льгот.
7. Товары отражаются в учете по продажным ценам.

Основной целью ООО «Дорожное» ВОИ является реализация населению бытовой техники (импортного и отечественного производства), а также косметических, моющих средств. Вследствие этого предприятие получает прибыль. Также необходимо отметить, что товара, реализуемые предприятием имеют конкурентоспособную цену. Это достигается за счет льготного налогообложения, так как на предприятии работает 50% инвалидов (10 человек).

Также основной целью ООО «Дорожное» ВОИ является расширение рынка сбыта посредством  открытия новых торговых точек в  городе Белая Калитва. Реализация данной цели возможна благодаря более низким ценам на аналогичный товар у предприятий-конкурентов ООО «Дорожное» ВОИ.

На предприятии  ведется учет реализации и закупки  товаров на основании первичных  документов (счет-фактура, товарно-транспортная накладная, накладная и т.д.). данные документы по окончании месяца сортируются по поставщикам и подшиваются. Информация о товарно-сопроводительных документах заносится в журнал (№, дата, поставщик, товар, его количество и цена).

На предприятии  процесс учета поступления и реализации товарно-материальных ценностей компьютеризирован. Это осуществляется при помощи программного пакета «1С Торговля» и «1С Бухгалтер». «1С Торговля» позволяет сформировать отчет проданных товаров за день/декаду/месяц (штук, цена, наименование, дата реализации ит.д.); а также определить остатки товаров на складе (или же в торговом зале).

Имидж, фирменный  стиль предприятия. Необходимо отметить, что фасад предприятия, также  как и его торговый зал отремонтирован с применением современных материалов (пластик, пластиковые окна, ДВП – ламинат – покрытие стен, потолок торгового зала – пластиковая плитка и т.д.). Также необходимо отметить высокий профессионализм продавцов и консультанта (разъясняет потребителям вопросы, касающиеся сложной бытовой техники). Все это создает благоприятное впечатление у клиентов ООО «Дорожное» ВОИ.

Рис. 2.1 Схема организационной структуры ООО «Дорожное» ВОИ

Директор осуществляет общий контроль за деятельностью  сотрудников входящих в его подчинение, а также имеет право «первой подписи», т.е. только он может подписывать договора от имени ООО «Дорожное» ВОИ.

Главный бухгалтер  выполняет следующие функции:

- подготовка  в установленные сроки бухгалтерской  отчетности;

- предоставление  руководству предприятия оперативной информации;

- отражение на  счетах бухгалтерского учета  всех хозяйственных операций  с товарно-материальными ценностями;

- анализ финансово-хозяйственной  деятельности по данным бухгалтерского  учета;

- контроль за расчетно-кассовыми  операциями осуществляемыми кассиром  торгового предприятия.

В своей деятельности бухгалтер руководствуется законодательными и нормативными актами, касающимися выполняемой работы, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями непосредственного руководителя и должностной инструкцией. Непосредственно главному бухгалтеру подчиняется кассир.

Заместитель директора выполняет  следующие функции:

- осуществляет  руководство закупкой товарно-материальных ценностей, их хранением, сбытом продукции на рынке и по договорам поставки, транспортным и административно-хозяйственным обслуживанием, обеспечивая эффективное и целевое использование ресурсов, снижение их потерь, ускорение оборачиваемости оборотных средств;

- принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками и потребителями сырья и продукции, расширению прямых и длительных хозяйственных связей, обеспечивает выполнение договорных обязательств по поставкам продукции (по количеству, номенклатуре, ассортименту, качеству, срокам и другим условиям поставок);

- осуществляет  контроль за реализацией продукции,  закупочной деятельностью финансовыми  и экономическими показателями  деятельности предприятия, за  правильным расходованием оборотных средств и целевым использованием банковского кредита, прекращением производства продукции, не имеющей сбыта, и обеспечивает своевременную выплату заработной платы рабочим и служащим;

- контролирует  соблюдение обязательств по поставкам  продукции и их соответствие хозяйственным договорам, изучает рыночную конъюнктуру на реализуемые предприятием изделия;

- осуществляет  контроль за надлежащим хранением  ТМЦ (товарно-материальных ценностей)  в магазине, а также правильностью  выкладки товара в торговом зале;

- обеспечивает  рациональное использование транспорта;

- обеспечивает  своевременное составление сметно-финансовых  и других документов, расчетов, установленной  отчетности о выполнении планов  по сбыту готовой продукции,  финансовой деятельности, материально-технического снабжения и работы транспорта.

В подчинении заместителя  находятся: заведующий магазином, заведующий складом и водитель-экспедитор.

Рассмотрим  функциональные обязанности продавца. Продавец непосредственно подчиняется  заведующему магазина. Цель работы продавца – обеспечение максимального объема продаж посредством создания оптимальных условий покупателям для выбора и оплаты товара.