Процесс организации проведения деловых совещаний

Чтобы получить минимальное значение С, менеджер должен знать слагаемые эффективности проведения деловых совещаний. Их великое множество. Они носят как субъективный, так и объективный характер. Нами предлагаются наиболее значимые слагаемые, которые применительно к управленческой ситуации можно детализировать и конкретизировать.

1. Создание благоприятных условий для коллективной работы и коллективного решения.

Если на совещании рассматриваются сложные проблемы, то надо непременно обеспечить условия для коллективного умственного труда присутствующих. О том, что работа вместе группой удалась, можно говорить тогда, когда результат ее:

• q выше результата труда лучшего члена группы;
• q лучше суммы индивидуальных результатов всех членов группы.

Групповая работа требует специальной подготовленности. При физическом труде это правило, само собой разумеется (коллективный труд всегда производительнее), но при умственном трудe достигнуть соответствующего результата значительно сложнее.

2. Начало деловых совещаний в точно назначенное время и сжатые графики работы.

3. Формирование атмосферы непринужденности и деловитости.

Обстановка на совещании чаще всего зависит от руководителя. Деловому сотрудничеству мешают чрезмерная критика, разнообразные сетования и т.п. Для создания атмосферы непринужденности и деловитости надо, чтобы его участники чувствовали себя равными и ощущали значимость рассматриваемых проблем. Руководитель совещания должен следить за тем, чтобы непринужденность не подавляла деловитость, и наоборот.

Неприятную для всех проблему надо рассматривать в конце совещания и, по возможности, коротко. Большинство же таких проблем необходимо решать в индивидуальном порядке. Лучше, когда в начале совещания своими мыслями поделятся менеджеры и специалисты низших уровней управления.

Менеджер совещания обязан создавать деловую и в то же время свободную обстановку, в которой каждый чувствует себя раскованно. Гнет, атмосфера страха и недоброжелательности никак не способствуют эффективной коллективной работе. Задача совещания — не найти виновного, а решить проблему. Свободное и откровенное изложение работниками своих мыслей, а также их непринужденность в общении значительно сократят потери времени.

4. Эффективность ведения записей.

Хорошо организованные записи помогают внимательно следить за ходом совещания, делать обобщения, вносить конкретные предложения и накапливать полезную информацию. Форма записи зависит от характера обсуждаемого вопроса. Если вырабатывается план конкретных действий, то страничку своего делового дневника целесообразнее разделить на три колонки. В первой колонке отмечается фамилия выступающего, во второй — кратко суть предложения, в третьей — фамилии тех, кто поддержал  это предложение. В итоге накапливается перечень предложений, из которых можно формировать план, а сама страничка остается резервом идей, которые в данный момент не реализуются, но могут быть актуальны в будущем.

5. Обеспечение активности всех  участников совещания.

Председательствующий должен учитывать так называемый психологический феномен и организовать такой порядок выступлений, при котором их очередность будет обратно пропорциональна авторитету и положению выступающего. Это обусловлено тем, что более молодые сотрудники весьма неохотно высказывают свою точку зрения — особенно тогда, когда она не совпадает с уже высказанным мнением руководителя. Именно поэтому свежие, нестандартные решения проблем, исходящие от более молодых сотрудников, чаще всего просто не обсуждаются.

Другой способ повысить активность на совещании — потребовать от каждого его участника, чтобы тот непременно выступил.

6. Обсуждение особых мнений.

Как уже отмечалось, гарантией успешного проведения совещания является учет мнений всех его участников. Конечно, некоторые из них могут быть и ошибочны. Но в этом случае руководитель совещания должен коротко объяснить причину возникновения ошибочного мнения (никто не должен покидать совещание с таким чувством, что его точка зрения правильна, а решение совещания ошибочно).

Вторую, чаще всего большую часть особых мнений составляют суждения, высказанные такими людьми, которые стремятся расширить или, наоборот, сузить выдвинутое предложение или проблему. Эти мнения и требуют обсуждения, потому что, как правило, они представляют собой особую ценность и позволяют достигнуть положительных результатов. На совещании нельзя прибегать к голосованию, ибо это уже будет не совещание, а собрание. При обсуждении особых мнений следует, если есть в этом необходимость, критиковать точки зрения, подходы к решению проблем, но не самих людей.

В заключение любому участнику совещания можно предложить рекомендации, учет и выполнение которых, несомненно, повысит их результативность.

1. Уверены ли вы, что ваше участие  в данном совещании (в целом  или в частности) крайне необходимо?

2. В чем состоит ваш вклад  в успешное проведение совещания?

3. Совещающиеся должны создать единую рабочую группу, основной задачей которой является анализ таких проблем работы организации, осуществление которых не входит в компетенцию каждого участника в отдельности. Групповая работа должна обеспечить выявление предложений, достижение которых в индивидуальном порядке невозможно.

4. Умение слушать и анализировать  на совещании — это важнейшие  и необходимые качества, требующие постоянного совершенствования.

5. На совещании должен говорить один человек, высказывая свою точку зрения по возможности четко и кратко. Прерывать выступающего нельзя. Слово для дополнения высказанной мысли дается в порядке очередности.

6. Участникам совещания в ходе  обсуждения вопроса надо делать  пометки.

7. Участники совещания должны вовлечь в процесс разработки решения и менее активных членов, чтобы дать всем присутствующим возможность для самовыражения. Это одна из предпосылок хорошего и результативного сотрудничества.

8. От положительного решения  какой-либо общей рабочей проблемы зависит лучшее удовлетворение запросов и потребностей каждого отдельного работника. Постарайтесь найти и понять эти связи.

9. При выработке решения и  в ходе анализа проблем ни  один участник совещания не  должен пытаться навязать другим  мнение, опирающееся на официальную  позицию начальства. Подавление  мысли других ведет к потере  ценной информации.

10. В каждом выступлении должна  быть, по меньшей мере, одна ценная (ведущая) идея (предложение).

11. Каждый доклад должен завершаться  кратким заключением, в котором  обращается внимание на главное.

12. Знайте, что эффективность каждого  совещания зависит от действенности подготовки к совещанию и уровня его проведения.

Таким образом, совещание при соответствующем уровне его подготовки и проведения является эффективным методом управленческой деятельности, так как в основе решений, принимаемых по различным проблемам и вопросам, лежат коллективные обсуждения и рекомендации [4, с. 175-176].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Деловые совещания — одна из важнейших форм управленческой 
деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между 
подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. 
Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят 
должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии.

Мы рассмотрели существующие формы и виды, а также технологию подготовки и проведения деловых совещаний, оценили их эффективность.

Также мы отметили, что эффективное деловое совещание строится на определенных принципах. Анализируя отечественный и зарубежный опыт проведения делового совещания, мы выяснили, что в каждой стране существуют свои особенности в его проведении, что обусловлено традициями и обычаями делового общения.

Вторая глава посвящена процессу организации переговорного процесса и построению модели проблемного совещания. В основе модели лежат основные принципы, методы и инструменты, которые используются для успешного проведения такого совещания.

В соответствии с этим цель можно считать реализованной, задачи выполненными.

Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени. 
                                    БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Грошев И.В. Служебное совещание. / И.В.Грошев, А.А.Поздняков.- СПб.: Издательский дом «Питер», 2005.-204 с.
2. Деловое общение. Правила ведения бесед и совещаний-http://studopedia.net/12_1609_delovoe-obshchenie-pravila-vedeniya-besed-i-soveshchaniy.html
3. Деловой этикет в России –

http://www.ideal-center.ru/statiy/biznes/163-delovoy-atiket-v-rossii.html

4. Кабушкин Н.И. Менеджмент туризма: Учебное пособие / Н.И.Кабушкин. - Мн.: БГЭУ, 1999. - 644 с.
5. Кабушкин Н.Л. Основы менеджмента: Учебное пособие / Н.Л.Кабушкин. - 5-е изд., стереотип. Мн.: Издательство Новое знание, 2002. - 336 с.

6. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря: справочник / Л.Я.Круглянская.- Изд. 2-е. перераб. и доп.-М.; СПб.: Издательский дом «Герда», 2005. - 394 с.

7. Кузнецов Ю.В. Менеджмент: Учебник для вузов / Ю.В. Кузнецов, В.И. Подлесных.- СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2001. - 432с.
8. Марьясова Н.В. Управленческое общение как основной социально-психологический аспект профессиональной деятельности руководителя: Учебно-методические материалы / Н.В. Марьясова. - Санкт-Петербург: Издательство МЦБС, 2011. - 140с.
9. Методика проведения совещаний -http://studopedia.net/2_59282_metodika-provedeniya-soveshchaniy.html
10. Национальные особенности делового общения -http://studme.org/1994041211135/marketing/natsionalnye_osobennosti_delovogo_obscheniya_etiki
11. Организационный аспект проведения совещаний на предприятии- http://www.delo-press.ru/articles.php?n=5151&sphrase_id=449939
12. Особенности служебно-делового общения – http://mgup-vm.ru/russian/08.html
13. Проблемное совещание: технология успеха - 

http://hr-portal.ru/article/problemnoe-soveshchanie-tehnologiya-uspeha?page=3

14. Разработка и внедрение системы совещаний в компаниях среднего бизнеса - http://www.axima-consult.ru/stati-sovesch.html
15. Технология организации и проведения деловых совещаний - http://psyznaiyka.net/conf-stress.html?id=10
16. Этика делового общения- http://www.studd.ru/lib/2/35/16/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ А. СРАВНИТЕЛЬНАЯ ТАБЛИЦА СОВЕЩАНИЙ РОССИИ, ЯПОНИИ И США

	Россия	Япония	США
Название	Оперативное	«Кайги»	Дисскусионное
Состав участников	Фиксированный	Не фиксированный	Не фиксированный
Количство участников	Нефиксированно, но чаще всего не больше 12 человек	Несколько человек	До 15 человек
Продолжитель-ность	Небольшая (15-30 минут)	Нефиксиро-ванная	Нефиксированная
Место проведения	Кабинет руководителя	Конференц-зал	Кабинет руководителя
Регулярность проведения	Регулярно	По мере необходимости	По мере необходимости
Принятие решения	Коллективное, с последующим утверждением руководителя.	Коллективное	Коллективное,с последующим утверждением руководителя

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б. ПРИМЕР ПОВЕСТКИ ДНЯ СОВЕЩАНИЯ

ООО «РОМАШКА»

Утверждаю

Генеральный директор

_________ А.С.Петров

12.12.2012

ПОВЕСТКА ДНЯ СОВЕЩАНИЯ ПО ТЕМЕ:_____________

Дата проведения: 12.12.2012.

Время проведения: 12:00.

Место проведения: комната переговоров.

Повестка:

1. О причинах падения спроса на продукцию торговой марки «Фиалка».

Доклад руководителя департамента маркетинга И.И.Иванова, 15 минут.

2. Принятие плана мероприятий по повышению привлекательности товаров торговой марки «Фиалка».

Доклад руководителя департамета продаж И.В.Петрова, 20 минут.

Участники: А.С.Смирнов, П.А.Тикунов, Р.К.Звягинцева, О.В.Капустин, И.И.Иванов, И.В.Петров.

Приглашенные:

-на вопрос №1 – В.И.Соболев

-на вопрос №2 – З.В.Пирогова

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ В. ПРИМЕР ПРОТОКОЛА СОВЕЩАНИЯ

ООО «РОМАШКА»

ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ ПО ТЕМЕ:_____________