Факторы успехов в проведении делового совещания

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ

Государственное автономное образовательное учреждение

Мурманской области среднего профессионального образования

«Мончегорский политехнический колледж»

(ГАОУ МО СПО «МонПК»)

 

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Менеджмент»

на тему: «Факторы успехов в проведении делового совещания».

                                                                         

 

 

 

 

Выполнил обучающийся  группы ЭПП-11  «Техническая эксплуатация и обслуживание электрического и электромеханического оборудования»

Соболев Илья Владимирович

Преподаватель: Пивви Елена Александровна

                                                                                  _______________________

                                                                                                                              (оценка)

 

 

 

Мончегорск

2014г.

Содержание 
Введение…………………………………………………………………………3 
Деловые совещания……………………………………………………………..5 
Виды деловых совещаний………………………………………………… .….9 
2 стиля проведения деловых совещаний…………………..………………….13 
Факторы успеха в проведении делового совещания……………..…………13 
Заключение………………………………………………………………………15 
Список используемой литературы……………………………………………..16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение 

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции,  собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Чаще всего деловые совещания проводятся:

• при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение; 
• если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы;
• если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как "пожирают" дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.  
В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы. 

Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо прежде всего подобрать диспутантов, т.е. достаточно спокойных, выдержанных людей, способных адекватно реагировать на противоположные точки зрения и их авторов. Присутствие последних следует рассматривать в качестве безусловно позитивного элемента дискуссии. Ведь групповое единомыслие губительно сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений. 

Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. 

С учетом общих затрат времени (не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.  
Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления были продуманы заранее.  
Начинать совещание нужно вовремя и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например ограничение времени выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

\

 

Деловые совещания.

Деловое общение – один из самых ответственных видов деятельности руководителя. сложный многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности и включающий в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека. 

Совещание. Во время совещания между подчиненными и руководителем происходит обмен информацией, принимаются управленческие решения. Совещания помогают связать то, чем занимается отдельный сотрудник, с работой других работников предприятия. Процесс управления при этом отношении сводится к трем основным стадиям:

1. сбор и переработка информации; 
2. координация деятельности всех служб предприятия и всех его сотрудников; 
3. принятие решения. 

 
На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссы, приобретают культуру общения.

 
Для некоторых предприятий деловое совещание – это единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Для руководителя деловое совещание – возможность показать свой талант менеджера.   
 
Основные задачи, которые можно решить с помощью деловых совещаний: 

1. развитие и укрепление политики предприятия, и проведение ее в жизнь; 
2. интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы; 
3. выявление и расчет коллективных результатов; 
4. коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта. 

 

Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда. Существует определенная классификация совещаний, которая зависит от следующих основных признаков: 

По назначению: 

1. вырабатывающие и принимающие решения; 
2. разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
3. подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям; 
4. оперативные (диспетческие). 

 
По периодичности (частоте) проведения: 

1. разовые; 
2. регулярные; 
3. периодические. 

 
По количеству участников: 

1. узкий состав (до пяти человек); 
2. расширенные (до двадцати человек); 
3. представительные (свыше двадцати человек). 

 
По сте пени стабильности состава участников совещания: 

1. с фиксированным составом; 
2. с приглашенными по списку, составленному для каждого совещания; 
3. комбинированные. 

 
По принадлежности: 

1. общественных организаций; 
2. административные; 
3. научные и научно-технические; 
4. объединенные. 

 
Планирование проведения совещаний. 

Проведение любого совещания имеет определенные цели, которые не будут достигнуты без наличия четырех обязательных этапов. 

 

Подготовка совещания. 

 

Начинается с определения целесообразности его проведения. Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.  

На этом же этапе должен проанализировать все альтернативы этой формы работы. Это могут быть: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими с другими (плановыми) совещаниями. В том случае, если менеджер все таки убедится в полезности совещания, его можно проводить. Следующим элементом данного этапа является определение повестки дня. 

Здесь необходимо определить: 

1. содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность; 
2. условия, которым должен отвечать конечный результат совещания (они определяют цели совещания). Нужно, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения;
3. кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т. д. 

Состав участников. 

Менеджер должен очень внимательно подойти к формированию списка состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе. 

Количественный состав. 

Оптимальным считается такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня.

Качественный состав. 

К участию в совещании должны привлекаться только те должностные лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме. 

Назначение дня и времени проведения совещания. 

Как правило, для проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Наилучшим днем для совещания считается среда и четверг, т. к. недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу. 

Совещания лучше проводить во второй половине дня, т. к. из распространенной ныне теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый – с 11 до 12 и второй – между 16 и 18 ч. Деловое совещание лучше всего приурочить ко второму пику. Это послужит для участников совещания дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно. 

В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. 

Деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решений группой лиц, на характер выступлений его участников и на его результаты серьезное влияние оказывают такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление .

Непродуктивные совещания могут вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Совещания - это средство управления и оно должно быть использовано для правильных целей и надлежащим образом, чтобы достичь желаемого результата. 

Успех совещания зависит от того, как его участники приходят к пониманию задачи. Тщательное планирование таких элементов, как цели, состав участников, повестка дня и место проведения, - ключ к продуктивному совещанию. 

На этапе определения цели важно продумать, действительно ли требуется принятие группового решения. Опыт показывает, что решение проблем группой целесообразно в случаях, когда: 

- проблема является сложной, а вероятность, что один человек  обладает всей информацией, необходимой  для решения, невелика; 

- разумно разделение ответственности  за решение этой проблемы; 

- желательны также и  потенциальные решения, а не только  одно; 

- полезна проверка различных  взглядов; 

- руководитель желает, чтобы  подчиненные почувствовали себя  частью демократического процесса, или хочет получить их доверие;