Факторы успехов в проведении делового совещания

- членам группы необходимо  получше узнать друг друга. 

Эффективность совещаний зависит от руководства ими. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. Благодаря этому возникает откровенная и доброжелательная конструктивно-критическая атмосфера, способствующая укреплению доверия.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Виды деловых совещаний.

Деловые совещания классифицируются по следующим основаниям:

-принадлежность к сфере общественной жизни: деловые административные, научные или научно-технические (семинары, симпозиумы, конференции, съезды), собрания и заседания политических, профсоюзных и других общественных организаций, объединенные совещания; 

- масштаб привлечения  участников - международные, республиканские, отраслевые, региональные, областные, городские, районные, внутренние (в  масштабе одной организации или  ее подразделений); 

- место проведения - местные, выездные; 

- периодичность проведения - регулярные, постоянно действующие (собираются периодически, но без  устойчивой регулярности); 

- количество участников - в узком составе-до 5 человек, в  расширенном составе-до 20 человек, представительные - более 20 человек. 

Деловые совещания могут классифицироваться по тематике рассматриваемых вопросов, по форме проведения, по основной задаче. 

Совещания подразделяются на инструктивные, оперативные (диспетчерские), проблемные. 

Цели инструктивных совещаний - передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений. 

Инструктивные совещания целесообразно использовать в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать па подчиненных. 

Цели оперативных (диспетчерских) совещаний - получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней. 

Цели проблемных совещаний - поиск наилучших решений проблемы в кратчайшие сроки, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение организационных перспектив, обсуждение инновационных проектов. 

Проблемное совещание может включать такую форму группового принятия решений, как дискуссия, которая предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем сопоставления различных мнений. Суть действий в дискуссии состоит в защите или опровержении тезиса.

Использование дискуссии в проблемном совещании ставит перед руководителем три группы взаимосвязанных задач: задачи по отношению к проблеме, задачи по отношению к группе участников дискуссии, задачи по отношению к каждому отдельному участнику. В соответствии с этим функции ведущего дискуссии определяются типом решаемых задач. 

1. Задачи по отношению к проблеме: сформулировать цель и тему дискуссии; следить за регламентом, направлять дискуссию в русло; собрать максимум предложений по обсуждаемой проблеме, стараясь осветить все ее аспекты; анализировать поступающие предложения и мнения; подвести итоги дискуссии, сопоставив ее цели с полученными результатами. 
2. На качество решения, принятого группой, заметное влияние оказывает последовательность шагов в рассмотрении поставленного вопроса.

 

Задачи по отношению к участникам совещания в целом: 

- поддерживать высокий  уровень активности всей группы, сопоставляя различные мнения, вычленять  противоречия, спорные вопросы, формулировать  противоречие как проблему; 

- поддерживать деловую  атмосферу, не допуская личной  конфронтации участников, препятствовать  некорректным действиям; 

- помочь группе прийти  к согласованному мнению. 

Задачи по отношению к каждому участнику: 

-уделять внимание каждому участнику; 

- активизировать пассивных; 

- подчеркнуть вклад каждого  в общий итог, поблагодарить всех  членов группы за участие в  дискуссии. 

Основные правила ведения делового совещания.

Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы. Совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о чем могут свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.). Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания.

Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует проводить. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное, проблемное совещание.

Информационное или инструктивное совещание служит для передачи служебной информации.

Целью оперативных совещаний является получение руководством информации о текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их использования. 

Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.

Следующим шагом в проведении совещания является выбор времени. 
Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. При этом рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня.

Внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно реже. Они отрывают сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений, часто ведут к нарушению плановых сроков. 
Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых вопросов, списком выступающих. Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.

От оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Большое значение имеет и правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова. 
Систематизировав весь материал, необходимый для проведения совещания, проанализировав все нюансы эффективности своего выступления, руководитель должен определить стиль предстоящего мероприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Два стиля проведения деловых совещаний .

Ведущий совещания обычно выбирает один из двух основных стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.  
Дипломатический стиль предполагает учет мнений всех участников совещания, а также то, как различные идеи согласуются между собой.  
При этом неизбежны компромиссы. 

При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся "протащить" свои проекты, действуют напористо. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подает множество предложений, сообщает новую информацию, формирует свое мнение категорично, не допуская возражений. 

Авторитарное ведение совещание допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнеров. Это возможно в том случае, если необходимо как можно быстрее принять решение.

 

Факторы успеха в проведении делового совещания

Четко сформулируйте, по какому поводу собирается совещание. Укажите цель совещания в уведомительной записке, которая рассылается всем участникам совещания, а также упомяните о том, чего Вы надеетесь достигнуть и что возможно необходимо принести. Подчеркните повестку и цель встречи. Мы начинаем совещания с того, что организатор объявляет цель совещания, рассказывает, чего мы должны достичь, и рассматривает повестку. 

Будьте вовремя. Этим все сказано. Если Вы принимаете приглашение на совещание и не можете прибыть вовремя, уведомите организатора заранее. 

Начинайте вовремя. Начинайте совещание в запланированное время - не ждите опоздавших. И не пересказывайте то, о чем шла речь в начале - это узаконит их поведение. Одним из препятствий для своевременного начала является кофе. Если Вам необходимо что - либо есть или пить, участники встречи должны это сделать до, а не во время собрания. 
Используйте повестку дня и не отклоняйтесь от нее. Это поможет дойти до цели совещания и достичь желаемых результатов. Спланируйте определенное количество времени на каждый из вопросов. Завершайте дискуссию к намеченному моменту. Если Вам необходимо продолжить разговор, также определите временной лимит, чтобы не отвлекаться на другие вопросы. 

В случае появления дополнительных вопросов отложите их в папку 'К рассмотрению' и перенесите на другое время и место.  
Заранее высылайте материалы совещания. Убедитесь в том, что все материалы, касающиеся совещания разосланы участникам заранее с таким расчетом, чтобы у них хватило времени на рассмотрение и усвоение информации. Заканчивайте вовремя. Если Вам необходимо продолжить совещание, постарайтесь назначить новую встречу позже в этот же день или на неделе, чтобы участникам не приходилось менять свое расписание на лету. В этом случае они не пропустят и не опоздают на свое следующее совещание.  
Не принимайте двойных приглашений на совещания. Если Вы не можете прийти, скажите нет и объясните организатору почему. Всегда планируйте место проведения и резервируйте его заблаговременно. 
Выключайте свой сотовый телефон. И еще раз, этим все сказано. 

 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение.

Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Объективная же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей строительных организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1. И.С.Дараховский, Т.В.Прехул " Бизнес и менеджер" , Москва, 1992г.  
 
2. Фишер Р., Эртель Д. "Подготовка к переговорам" ,Москва, Филинъ, 1996г. 
 
3. Нарушак В.Б., Степанова Л.А. Психология внутрифирменного менеджмента : Практическое руководство для менеджеров по персоналу.- М. : Советский спорт, 1998.- 96 с.

4. Семенов А.К., Маслова  Е.Л. Психология и этика менеджмента  и бизнеса : Учебное пособие.- 2-е изд.-М.: Информационно-внедренческий центр "Маркетинг", 2000.-200 с. 
 
5. Психология и этика делового общения : Учебник для ВУЗов / Под ред. проф. В.Н. Лавриненко .- 3-е. изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА,2000.-327с. 
 
6. Основы менеджмента : Учебное пособие .-М.: ИВЦ "Маркетинг",2000 г. 
 
7. Секреты умелого руководителя / Сост. И.В.Липсиц.-М.:Экономика, 1991 г.