Подготовка и проведение деловой беседы

Министерство  образования и  науки российской федерации 

ФЕДЕРАЛЬНОЕ  АГЕНТСТВО  ПО  ОБРАЗОВАНИЮ

 Государственное  образовательное учреждение высшего  профессионального образования

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТОРГОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ 

Новосибирский филиал 

Регистрационный  номер ______________________________ 
 

 
 

 

СОДЕРЖАНИЕ 

    Введение………………………………………………………………………..3

1. Подготовка и проведение деловой беседы: этапы, ошибки, последовательность, сущность моделирования хода беседы………….4
2. Структура деловой беседы…………………………………………………5
1. Фаза I. Начало беседы……………………………………………………..6
2. Фаза II. Передача информации…………………………………………..9
3. Фаза III. Аргументация…………………………………………………..9
4. Фаза IV. Опровержение доводов собеседника…………………………12  
5. Фаза V. Принятие решения…………………………………………….13
3. Заключение………………………………………………………………..15

   Список литературы……………………………………………………………16

 

Введение

      Деловая беседа — это осмысленное стремление одного человека или группы людей  посредством слова вызвать желание  у другого человека или группы людей к действию, которое изменит  хотя бы одну из сторон какой-либо ситуации или установит новые отношения  между участниками беседы.

В современной трактовке деловые  беседы означают устный контакт между  партнерами (собеседниками), которые  имеют необходимые полномочия со стороны своих организаций для  их проведения и разрешения конкретных проблем.

      Основными функциями деловой беседы являются: начало перспективных мероприятий и процессов; контроль и координирование уже начатых мероприятий и процессов; обмен информацией; взаимное общение работников из одной сферы деятельности; поддержание деловых контактов; поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов; стимулирование движения творческой мысли в новых направлениях.

      Взаимосвязь этики в широком смысле и деловой  этики можно проследить на логической последовательности отдельных проблем  восприятия людьми друг друга. Благоприятная  основа для знакомства, для дальнейших взаимоотношений во многом закладывается  в первые моменты встречи. Существенную роль при этом играет внешний облик  человека, его соответствие ситуации, что демонстрирует уважительное отношение к другому. Немаловажную роль играет в данном случае такая кажущаяся мелочью деталь, как этика приветствия, рукопожатия и представления человека человеку. Эти начальные нюансы взаимоотношений важны как в повседневной, так и в деловой жизни.

      Цель  данной работы состоит в том, чтобы  как можно точнее рассмотреть, как  проходит подготовка и проведение деловой  беседы в организациях. Исходя из цели, поставлены следующие задачи: рассмотреть план деловой беседы, правила проведения деловой беседы, принципы, структуру беседы.

1. Подготовка и проведение деловой беседы: этапы, ошибки, последовательность, сущность моделирования хода беседы

      Известно, что специальная методика ведения  бесед помогает лишь в семи случаях  из десяти достигнуть максимального  результата, а в остальных он лишь хороший. Отсутствие умения вести деловую  беседу, в частности у юриста, менеджера является пробелом в их профессиональной подготовке и экономически обходится намного дороже, чем это кажется на первый взгляд. Правильное проведение деловых бесед способствует приросту производительности труда на 20-30%. Некоторые фирмы за рубежом имеют в своих штатах специалистов, идеально владеющих искусством деловой беседы.

Подготовка  к беседе включает в себя:

1. Планирование:

• предварительный анализ участников и ситуации;
• инициатива проведения беседы и определение ее задач;
• определение стратегии и тактики;
• подробный план подготовки к беседе.

2. Оперативная подготовка:

• сбор материалов;
• отбор и систематизация материалов;
• обдумывание и компоновка материалов;
• рабочий план;
• разработка основной части беседы;
• начало и окончание беседы.

3. Редактирование:

• контроль (т.е. проверка проделанной работы);
• придание окончательной формы беседы.

4. Тренировка:

• мысленная репетиция;
• устная репетиция;
• репетиция беседы в форме диалога с собеседником.

Планирование  беседы сводится к следующим действиям:

• составление и проверка прогноза деловой беседы;
• установление основных, перспективных задач беседы;
• поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии);
• анализ внешних и внутренних возможностей для осуществления плана беседы;
• определение и разработка среднесрочных и краткосрочных задач беседы, их взаимосвязи и очередности;
• разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы работы, плана по отдельным элементам беседы) и др.

 

2. Структура деловой беседы состоит из 5 фаз:
1. Начало беседы.
2. Передача информации.
3. Аргументирование.
4. Опровержение доводов собеседника.
5. Принятие решений.

В отношении любого выступления, любой  беседы действуют 10 общих правил, соблюдение которых сделает ваше выступление, если не совершенным, то по крайней мере корректным:

1. Профессиональные знания.
2. Ясность.
3. Надежность.
4. Постоянная направленность.
5. Ритм.
6. Повторение.
7. Элемент внезапности.
8. «Насыщенность» рассуждений.
9. Рамки передачи информации.
10. Определенная доза юмора и даже, в какой-то мере, иронии.

К перечисленным правилам можно добавить следующие основные черты живой  речи:

• в любой деловой беседе ценны содержание и техника изложения;
• следует ограничиваться фактами и подробностями в беседе рассуждениями по теме;
• беседу лучше планировать с различными возможными вариантами;
• необходимо иногда повторять и делать выводы из сказанного;
• следует обращаться непосредственно к собеседнику, учитывая, что личное влияние в деловых отношениях имеет большое значение.
1. Фаза I. Начало беседы

Задачи  первой фазы беседы.

-установление  контакта с собеседником;

-создание  приятной атмосферы для беседы;

-привлечение  внимания к предмету собеседования;

-пробуждения  интереса к беседе;

-перехват  инициативы (в случае необходимости).

Передача  информации собеседнику. Фаза передачи информации логически продолжает начало беседы и одновременно является «трамплином» для перехода к фазе аргументации. Цель этой части беседы заключается в решении следующих задач:

1. Сбор специальной информации по проблемам, запросам и пожеланиям собеседника и его фирмы.

2. Выявление мотивов и целей собеседника.

3. Передача запланированной информации.

4. Формирование основ для аргументации или предварительная проверка правильности отдельных узловых пунктов аргументации и создание в случае необходимости новых «точек опоры» в сознании собеседника.

5. Анализ и проверка позиции собеседника.

6. По возможности предварительное определение конечных результатов беседы.

Аргументирование. Следующая фаза деловой беседы - аргументирование. В этой фазе формируется предварительное мнение, занимается определенная позиция по данной проблеме, как со стороны инициатора беседы, так и со стороны собеседника.

Принятие  решения и завершение беседы. Основные задачи, решаемые в конце беседы, следующие:

1.Достижение  основной, или в самом неблагоприятном  случае, запасной (альтернативной), цели.

2.Обеспечение  благоприятной атмосферы в конце  беседы, независимо от наличия  или отсутствия взаимопонимания.

3.Стимулирование  собеседника к выполнению намеченных  действий.

4.Поддержание  (в случае необходимости) в  дальнейшем контактов с собеседниками  и их коллегами.

5.Составление  развернутого резюме беседы, понятного  для её участников, с четко  выделенным основным выводом.