Деловое совещание

      Нижегородский институт менеджмента и бизнеса 
 
 
 
 
 
 

      РЕФЕРАТ 

      по  дисциплине: Этика деловых отношений 

      на  тему: Деловое совещание 
 
 
 
 

      Выполнила:

      студентка 6 курса

      Титенкова Н.А. 

      Проверил: 
 
 
 
 
 

      Гороховец, 2010

      Содержание 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Введение 

     Общеизвестен тот факт, который является законом, что при проведении любых дипломатических процедур главным является переговорный процесс. Не исключение экономика и бизнес. Для заключения любой сделки так же необходимы переговоры. Умение общаться с деловыми партнерами и убедить их согласиться или не согласиться с какими-либо условиями контракта, может в значительной степени повлиять на уровень прибыли, да и на успех бизнеса в целом.

     С другой стороны умение убедить своих  подчиненных или опровергнуть их неправильные действия так же  является очень важным фактором.

     Проблемы  ведения деловых совещаний являются ключевыми для достижения организационной эффективности и побуждение людей к достижению общих целей. Поэтому данная тема является очень актуальной на протяжении уже нескольких столетий, при этом предела совершенствованию технологии ведения деловых совещаний нет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Элементы  деловых совещаний

 

     Подготовка  делового совещания

     Совещание - это форма организации делового общения группы людей с целью обмена информацией и принятия коллективного управленческого решения.

     Это особый раздел речевого (вербального) делового общения людей в коллективе. Как форма управленческой коммуникации оно используется для управления персоналом, чтобы изменить их деятельность в определенном направлении, с конкретной задачей и заданными результатами.

     Применяющиеся в деловой практике виды совещаний достаточно разнообразны. Среди наиболее распространенных можно выделить такие типовые виды, как инструктивные, оперативные и проблемные совещания.

     Инструктивное совещание. Его основное содержание - передать распоряжение и необходимые сведения сверху вниз по схеме управления для более быстрого и эффективного исполнения. Руководитель доводит до сведения собравшихся принятые администрацией (дирекцией, правлением, советом директоров и т.п.) решения, которые обычно конкретизируются для каждого исполнения и выдаются в письменном виде (приказ, распоряжения, протокол). Продолжительность такого совещания не более 30 минут. Периодичность - 2-3 раза в неделю.

       Оперативное (диспетчерское) совещание. Его содержание - получение руководителем информации о текущем состоянии дел на производстве, обеспечивает передачу информации снизу вверх по схеме управления. Здесь не делают докладов, главными задачами являются получение первичной информации от всех руководителей подразделений, служб, отделов и принятие решения по координации их деятельности, в соответствии с планом на квартал (месяц). Иногда диспетчерское совещание проводится для рассредоточенных организаций по радио, телефонной или мобильной связи. Продолжительность оперативного совещания - 1-1,5 часа в неделю.

     Руководитель  выявляет наличие так называемых «узких мест», причин отставаний и сбоев, здесь же принимает необходимые решения, дает поручения, определяя сроки их выполнения.

     Проблемное (стратегическое) совещание. Его содержание - поиск лучшего управленческого решения по обсуждаемой проблеме. Решения на такого рода совещании обычно формулируются в результате дискуссии и принимаются после голосования. Обычно проводится по следующей схеме: основной доклад руководителя, содоклады (если они предусмотрены в повестке дня); далее вопросы к докладчикам, дискуссия (прения) по каждому вопросу, выработка и принятие решения. Регламент такого совещания: основной доклад 20-30 минут, содоклады - 5-10 минут, вопросы по одной минуте, дискуссия от 3 до 5 минут. Общая продолжительность составляет от 4 до 8 часов с перерывом на обед.

     Основной  доклад обычно готовит первый руководитель. В нем определяются проблемные вопросы, альтернативы их решения, экономические затраты, методы решения. Руководитель обеспечивает коллегиальное обсуждение стратегического вопроса и принятие решения.

     Научно-техническое  совещание. Лучшим является вариант, когда участники совещания заранее получили обсуждаемые материалы (тезисы) и имели время изучить их. В этом случае можно совещание проводить с одним кратким докладом руководителя, сразу начиная с вопросов по существу и комментариев ведущего совещание. Регламент такого совещания состоит из доклада, вопросов, дискуссий и принятия решения. Доклад - 15-20 минут, вопросы по 1 минуте, дискуссия - 2-3 минуты на каждого. Общая продолжительность совещания - 1-2 часа

     Основной  доклад готовит руководитель организации (президент,           директор, начальник) в письменной форме: научный доклад, технико-экономическое обоснование, реферат и др. Задача совещания заключается во всесторонней оценке доклада, выдаче экспертных заключений, анкетировании участников и формулировании коллективного мнения. Роль руководителя              (председателя совещания) заключается в обеспечении коммуникаций           между участниками, проведении своей генеральной линии и достижении результата.

     Подготовка  программы любого вида совещания  диктуется его типом и, соответственно, комплексом вопросом, выносимых на него. Повестка дня - это первый документ, который составляется при подготовке совещания. Ее разработка ведется исходя из темы и задачи данного совещания. В повестке указывается основной докладчик и содокладчики, дата и место заседания. Второй момент - определение состава участников и направление им приглашений в виде телефонограммы, письма, E-mail, факса и др. В подготовительный период разрабатывается регламент совещания, в котором предусматриваются все процедурные элементы во временном измерении.

     При составлении повестки дня рекомендуется  первыми ставить вопросы, в которых заинтересованно большинство приглашенных (менеджеров, специалистов, служащих, рабочих). После рассмотрения вопроса приглашенных обычно отпускают, остальные вопросы ранжируются по степени сложности от более сложных и трудоемких к более простым.

     В повестке дня указываются вопросы, выносимые на совещание, фамилии, инициалы и должность лиц, докладывающих  каждый вопрос.

     Состав  участников и их формирование. Состав участников совещания или список - это второй документ, который требуется подготовить. Если это заседание постоянного коллегиального органа - совета, правления, дирекции, комиссии, то список постоянных участников стабилен и уже имеется, и к нему лишь должны быть добавлены приглашаемые лица на каждый вопрос повестки. Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и ведущие специалисты, располагающие специальными знаниями или имеющие опыт в решении аналогичных проблем.

     Четкой  организации работы способствует составление  списка по определенной форме, в которой  заранее можно предусмотреть  все сведения, необходимые впоследствии для контроля за ходом подготовки и проведения совещания.

     Оповещение  может быть проведено двумя способами: письменно с посылкой приглашения (извещения) или устно (по телефону). Распространенным способом приглашения на совещание являются телефонограммы, E-mail-приглашения. Они используются обычно для приглашения сотрудников подведомственных организаций.

     Особенностью  телефонограммы является указание должностей, инициалов и фамилий сотрудников, передающего и принимающего сообщение, номера их телефонов и указание времени приема телефонограммы.

     Если  для участия в совещании приглашаются работники других организаций, составляется письмо-приглашение. В нем помимо указания, кто проводит совещание, вопросов для обсуждения, времени (даты и часа) и места проведения могут указываться дополнительные условия участия: место проживания, необходимость подтверждения участия, полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти.

     Мнения  специалистов о сроках приглашения  участников по такой форме делового общения расходятся, т.к. зависят  от расстояния и степени готовности участников. Считается, что приглашать следует, по крайней мере, за неделю до совещания в пределах федерального округа, другие считают возможным ограничиться двумя днями, если участники живут на территории одного региона. Следует внимательно проанализировать остроту и сложность вопросов, выносимых на совещание, и решение по этой организационной стороне принимать в каждом отдельном случае.

     Сегодня для оперативной рассылки приглашений  чаще всего используются современные средства связи - телефакс или электронная почта.  

     Проведение  делового совещания

     К первым организационным мероприятиям обслуживания совещания относится встреча его участников. С психологической и этической точки зрения она во многом определяет настроение. Всякие возможные срывы и накладки (не встретили, встретили с опозданием, затруднения с размещением, поиск места совещания, не хватило раздаточного материала, мало мест в помещении) неизбежно вызывают у участников отрицательные эмоции.

     При проведении совещания с ограниченным числом участников и приглашением VIP-персон (до 50 человек) первый руководитель (председатель совещания) вместе с референтом (помощником) руководителя встречают их перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает проследовать на регистрацию. При большем числе участников руководитель встречает только главных докладчиков и VIP-персон.

     Участники совещания обязательно проходят регистрацию. Если их число ограничено, эту работу проводит секретарь-референт, отмечая каждого прибывшего в списке. Если запланировано совещание с большим количеством участников, их регистрируют специально выделенные референты (молодые, красивые женщины). Обычно регистрация ведется по заранее заготовленным спискам участников. Регистрация позволяет к моменту открытия совещания знать состав присутствующих (региональный, половой, национальный, возрастной). Количественный состав особенно важен для совещаний, на которых принятие решений требует кворума, то есть установленного законом или уставом организации такого количества присутствующих, при котором принятое решение является правомочным.

     Одновременно  с регистрацией желательно выдать талоны на питание и банкет и проставить отметки на командировочных удостоверениях. Также во время регистрации следует сразу же собрать сведения о необходимости участникам обратных билетов. Хорошим тоном в деловых отношениях считается, если рабочая группа берет на себя задачу приобретения билетов на обратную дорогу. В ходе регистрации выясняется желание принять участие в предлагаемых мероприятиях культурной программы.

     При регистрации участникам выдаются, если не были ранее разосланы, размноженные для них документы (материалы, конспекты докладов, тезисы, проекты решений и др.). Также могут выдаваться канцелярские принадлежности (папки, блокноты, авторучки и т.п.).