Анализ проведения деловых совещаний и переговоров и рекомендации по их проведению в туристической фирме

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………...…...4

1 Задачи деловых совещаний переговоров…………………..............................5

1.1 Особенности деловых совещаний …………………………………..…...5

1.2 Особенности деловых переговоров……………………….………..…….7

2 Технология проведения деловых совещаний …………………………..….…9

2.1 Подготовка совещания………………………………………………..…...9    2.2 Проведение совещания………………………………………………......12

    2.3 Подведение итогов и принятие решения……………………………..…16

3 Подготовка и проведение деловых переговоров ………………...................18

      3.1 Подготовка переговоров ..…………………………………………….....18

    3.2 Проведение переговоров………………………………………………….20

    3.3 Достижение соглашения……………………………………………...…..24

    3.4 Анализ итогов деловых переговоров………………………………..…...27

4 Анализ проведения деловых совещаний и переговоров и рекомендации по их проведению в туристической фирме………………………………………..29

    4.1 Особенности проведения деловых совещаний и переговоров в туристической фирме ООО «КОНТУР-Груп»………...………………………29

    4.2 Рекомендации по совершенствованию организации и проведения деловых совещаний и переговоров в туристической фирме………………....31

Заключение………………………………………………………………………33

Список использованных источников…………………………………………..35 

РЕФЕРАТ

 

Курсовая работа: 35 с., 3 рис., 16 источников.

Деловые совещание и переговоры в деятельности туристических фирм.

Объект исследования: общество с ограниченной ответственностью «КОНТУР-Груп».

 

Предмет исследования: деловые совещания и переговоры.

Цель работы: изучение особенностей проведения деловых совещаний и переговоров в туризме.

 

Методы исследования: метод теоретического анализа процесса деловых совещаний и переговоров и практический анализ деловых процессов на  исследуемом предприятии.

 

Автор работы подтверждает, что все заимствованные из литературных и других источников теоретические, методологические и методические положения  и концепции сопровождаются ссылками на их авторов.

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Различные исследования показывают, что менеджер на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров  тратит в среднем 80 % своего рабочего времени. [1, c. 323] И это жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность.

Всем известен тот факт, который является законом, что при  проведении любых дипломатических  процедур главным является переговорный процесс. Не исключение экономика и  бизнес. Для заключения любой сделки так же необходимы переговоры. Умение общаться с деловыми партнерами и  убедить их согласиться или не согласиться с какими-либо условиями  контракта, может в значительной степени повлиять на уровень прибыли, да и на успех бизнеса в целом.

С другой стороны умение убедить своих подчиненных  или  опровергнуть их неправильные действия так же является очень важным фактором. Совещания необходимы для ускорения  принятия решений и повышения  их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, более  быстрого доведения конкретных задач  до исполнителя и эмоционального воздействия на персонал организации.

Проблемы ведения деловых  совещаний являются ключевыми для  достижения организационной эффективности  и побуждение людей к достижению общих целей. Предела совершенствованию  технологии ведения деловых совещаний  нет.

Объектом исследования процессов деловых переговоров и совещаний в данной работе является общество с ограниченной ответственностью «КОНТУР-Груп».

Целью курсовой работы является изучение особенностей проведения деловых совещаний и переговоров в туризме.

 В рамках поставленной цели решались следующие задачи:

- изучение технологии  проведения деловых совещаний  и переговоров;

- анализ проведения совещаний  и переговоров в ООО «КОНТУР-Груп»;

- выработка рекомендаций  по совершенствованию организации  и проведения деловых совещаний  и переговоров в туристической фирме.

Основными методами исследования явились: метод теоретического анализа  процесса деловых совещаний и переговоров и практический анализ деловых процессов на  исследуемом предприятии.

 

1. Задачи деловых совещаний переговоров

1.2. Особенности  деловых совещаний.

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

• сбор и переработка информации;
• координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;
• принятие решения.

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих  задач, достигать компромиссов, приобретают  культуру общения и т.п. Для некоторых  сотрудников пребывание на деловом  совещании — единственная возможность  видеть и слышать руководителей  высших уровней управления. Кроме  того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера. [1, c. 340-341]

В рамках конкретного предприятия  в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

• Инструктивные;
• оперативные (диспетчерские);
• проблемные.

 Цели инструктивных  совещаний - передача необходимых сведений и распоряжений сверху вниз по схеме управления для скорейшего их выполнения. До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений.

 Инструктивные совещания  целесообразно использовать в  случае отсутствия времени для  письменных распоряжений или  при желании руководителя эмоционально  воздействовать па подчиненных. 

 Цели оперативных  (диспетчерских) совещаний - получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней.

 Цели проблемных совещаний - поиск наилучших решений проблемы в кратчайшие сроки, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение организационных перспектив, обсуждение инновационных проектов.

 Оптимальное решение  можно получить, используя следующие  способы: 

- нахождение решения  без его предварительной подготовки  на основе обсуждения всех  предложений, внесенных участника  ми в ходе заседания; 

- выбрать оптимальное  решение из нескольких вариантов,  заранее подготовленных к обсуждению;

- принять решение, найденное  руководителем до заседания, посредством  убеждения сомневающихся в его  правильности.

 Проблемное совещание  может включать такую форму  группового принятия решений,  как дискуссия, которая предполагает  общение на основе доводов  и аргументов с целью найти  истину путем сопоставления различных  мнений. Суть действий в дискуссии  состоит в защите или опровержении тезиса.

 Использование дискуссии  в проблемном совещании ставит  перед руководителем три группы  взаимосвязанных задач: 

• задачи по отношению к проблеме,
• задачи по отношению к группе участников дискуссии,
• задачи по отношению к каждому отдельному участнику.

В соответствии с этим функции  ведущего дискуссии определяются типом  решаемых задач.

 Задачи по  отношению к проблеме: сформулировать цель и тему дискуссии; следить за регламентом, направлять дискуссию в русло; собрать максимум предложений по обсуждаемой проблеме, стараясь осветить все ее аспекты; анализировать поступающие предложения и мнения; подвести итоги дискуссии, сопоставив ее цели с полученными результатами.

 На качество решения,  принятого группой, заметное влияние  оказывает последовательность шагов  в рассмотрении поставленного  вопроса. В теории управления  используется модель "рефлексивной  рамки", которая представляет  собой схему принятия группового  решения, состоящую из нескольких  взаимосвязанных блоков вопросов. Ответы на эти вопросы позволяют  группе увеличить эффективность  принимаемого решения. К базовым  категориям вопросов относятся  следующие: 

- В чем суть проблемы? Ясно она определена и понятно  сформулирована? Есть ли понимание  общей ситуации, в которой эта  проблема имеет место? 

- Какова фактическая  сторона дела? Какова история  проблемы? В чем ее причины?  Почему это важно? На кого  она влияет и как? 

- Каким критериям должно  соответствовать принимаемое решение?  По каким или чьим стандартам  должно оцениваться решение? Каковы  принципиальные требования к  решению: в какую сумму оно  должно уложиться, чьи интересы  нельзя затрагивать? 

- Каковы возможные решения  проблемы?

- Какое решение является  наилучшим? 

- Каким образом можно  исполнить решение? Какие этапы  необходимы для проведения решения  в жизнь? Какова их последовательность? Кто несет ответственность? 

 

 Задачи по отношению к участникам совещания в целом:

- поддерживать высокий  уровень активности всей группы, сопоставляя различные мнения, вычленять  противоречия, спорные вопросы, формулировать  противоречие как проблему;

- поддерживать деловую  атмосферу, не допуская личной  конфронтации участников, препятствовать  некорректным действиям; 

- помочь группе прийти  к согласованному мнению.

 Задачи по отношению к каждому участнику:

- уделять внимание каждому  участнику; 

- активизировать пассивных; 

- подчеркнуть вклад каждого  в общий итог, поблагодарить всех  членов группы за участие в  дискуссии. [2, c. 23-25]

Обобщая вышеизложенное, можно  перечислить основные задачи, решаемые с помощью деловых совещаний:

• развитие и укрепление политики предприятия и проведение ее в жизнь;
• интеграция мероприятий всех отделов и служб с учетом общих целей фирмы;
• выявление и расчет коллективных результатов;
• коллективное решение проблем с учетом обучающего эффекта.

 

2. Особенности деловых переговоров.

Переговоры – это форма делового взаимодействия с целью достижения (выработки) совместного решения. Переговоры проводятся по определенному поводу при определенных обстоятельствах, с определенной целью, по определенным важным вопросам.

Переговоры существенно  различаются по своим целям: заключение договоров на проведение работ, соглашение о сотрудничестве и координации  деятельности и т. д.

Переговоры протекают  в виде деловой беседы по вопросам, представляющим интерес для обеих  сторон, и служат налаживанию кооперационных связей, но в отличие от деловой беседы переговоры имеют более официальный, конкретный характер и, как правило, предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т.д.).

В связи с тем, что переговоры предполагают многогранность методов, способов их реализации, но при этом имеют общие черты, их можно охарактеризовать как сложный процесс делового взаимодействия, в котором субъектами являются лица, ведущие переговоры, а объектом - взаимодействие субъектов  переговоров.

Успешное ведение переговоров  во многом зависит от знания психологических  особенностей вербального и невербального  общения между партнерами, соблюдения ими этических норм и принципов, таких как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать (внимание к чужому мнению), конкретность.