Анализ проведения деловых совещаний и переговоров и рекомендации по их проведению в туристической фирме

Рассмотрим более подробно проведение оперативных совещаний в ООО «КОНТУР-Груп». Совещания проводятся следующим образом. Поскольку фирма небольшая, то подготовка к совещанию значительно упрощена, место и состав участников неизменны. Нет необходимости оповещать о проведении оперативных совещаний, так как они проводятся регулярно в одно и тоже время.

 Участники рассаживаются возле стола директора со своими записными книжками, такая рассадка некомфортна ввиду тесноты. Регламент проведения не утверждается, повестка дня тоже не оговаривается, протокол не ведется. Совещание ведет директор, определяя очередность выступлениу сотрудников. Участники по очереди рассказывают о проделанной работе за неделю, консультируются со всей командой по спорным вопросам. Далее каждый участник предлагает свой вариант решения проблемы, варианты обсуждаются, и директор принимает окончательное решение по данному вопросу. После того как, все сотрудники отчитались за недельную работу, директор обобщает собранную информацию. Затем он оповещает о новых планах на неделю, которые обсуждаются всем коллективом, по мере обсуждения вносятся некоторые корректировки. После составления плана директор завершает совещание. Ввиду того, что совещание проводится в помещении, где находятся все рабочие места, на протяжении всего совещания, сотрудники вынуждены постоянно отвлекаться на звонки, общаться с клиентами, что отвлекает от темы совещания, теряется нить обсуждений.

Таким образом, при проведении совещаний на данной фирме допускаются  такие типичные ошибки как:

• Совещания проводятся в том же помещении, где располагаются рабочие места;
• В ходе совещания ведутся телефонные разговоры и даже принимаются посетители;
• Место для совещания не оборудовано.

Можно отметить следующие  приемы оценки и контроля за ходом делового совещания, которые использовала руководитель данной турфирмы:

1. Сохранение единства участников совещания:

- Елена Константиновна не принимала чью-то сторону до окончательного подведения итогов;

- директор не высказывала первой свою точку зрения;

2.Для активизации участников  делового совещания:

-не давала участникам совещания возможности выключаться из работы;

-не оставляла без внимания даже самые незначительные предложения;

-умело осуществляла руководство групповым взаимодействием в

процессе принятия решений.

3.Для фокусирования внимания  на обсуждаемой проблеме:

-записывала все вносимые предложения;

-прогнозировала возможность внедрения предлагаемых идей, решений, проектов: наличие времени, ресурсов, материально-технического обеспечения, финансовых затрат и пр.

4.Для активизации обсуждения  предложений:

-задавала основные вопросы и дополнительные по ходу ответов на них;

-высказывать одобрение  тем участникам совещания, кто  вносит конструктивные предложения;

-побуждать возникновение  альтернативных точек зрения;

-оказывала всестороннюю поддержку новым прогрессивным идеям;

Однако при ведении  совещания допускались следующие промахи:

-не создавала условия для творческой работы;

- руководитель допускала резкие выпады в чей-либо адрес;

-использовать иногда деструктивную критику;

-подавляла мнение меньшинства, хотя оно и могло быть  перспективным.

Переговоры в «КОНТУР-Груп»  с партнерами проводятся либо на нейтральной  территории, либо в офисах партнеров, ввиду невозможности проведения в офисе турфирмы из-за ограниченного пространства. Зачастую, встречи с партнерами происходят на туристических выставках, конференциях, где стороны могут обсудить интересующие их вопросы. Лицом, представляющим фирму на переговорах является директор Лопатко Е.К. Как правило, другие сотрудники в переговорах не участвуют. Однако переговоры с зарубежными партнерами директор проводит редко, наиболее часто общение с ними происходит по скайпу, по средствам телефонных переговоров.

4.2. Рекомендации по совершенствованию организации и проведения деловых совещаний и переговоров в туристической фирме.

Проанализировав совещания  в турфирме ООО «КОНТУР-Груп», я  выработала следующие рекомендации по совершенствованию их организации  и проведения:

• В первую очередь, данному туристическому предприятию необходимо арендовать еще одно помещение, в котором можно было бы организовать кабинет директора. В нем нужно расположить отдельный стол для проведения совещаний и переговоров. Таким образом, обеспечивается эффективное проведение совещаний, сотрудники не отвлекаются на текущие дела, комфортные условия для рассадки. А в основном офисном помещении можно было бы оставлять секретаря-референта на время совещания, который бы вел все телефонные переговоры. Также у руководителя появилась бы возможность проводить переговоры с партнерами в своем офисе, которые в условиях работы в одном помещении с другими подчиненными представлялись невозможными.
• При проведении совещаний, директору фирмы рекомендуется следить за тем, чтобы собрание всегда начиналось вовремя (способствует поддержанию дисциплины в коллективе), регулировать направленность и деловитость выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей.
• Руководителю необходимо формировать на совещании атмосферу непринужденности и деловитости. Гнет, атмосфера страха никак не способствует эффективной коллективной работе. Задача совещания – не найти виновного, а решить проблему. Свободное и откровенное изложение работниками своих мыслей, а также их непринужденность в общении значительно сократят потери времени.
• Директору турфирмы следует перенять опыт зарубежных руководителей и делегировать полномочия по ведению совещания тем специалистам, кто наиболее компетентен по обсуждаемой проблеме. На данной фирме, например, успешно справится с ведением совещания сможет ведущий специалист по туризму. Во-первых, это способствует повышению ответственности за принимаемые решения у разных работников, а во-вторых, повышает активность участников по генерированию идей или конструктивных предложений. Замечено, что когда совещание ведет первый руководитель, да еще в привычном авторитарном стиле, то участники такого совещания стараются "не высовываться", думают не столько о проблеме, сколько о самосохранении и зачастую "одобряют" решение, предлагаемое руководителем, не считая его эффективным из-за отсутствия выбора.
• Вовлекать сотрудников в переговоры с партнерами, если это переговоры не  руководителей фирм, а переговоры с целой делегацией. Так как вести переговоры одному человеку с делегацией даже в 2-3 человека крайне сложно и психологически некомфортно.
• Для гостей, прибывших на переговоры, обязательно спланировать развлекательную программу - посещение театра, музея, концерта, знакомство с достопримечательностями, что тоже дает положительный эффект при проведении деловых переговоров.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Таким образом, проанализировав  представленные материалы, можно сделать  вывод, что деловое совещания и переговоры - процессы сложные и при их проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил. Задача каждого квалифицированного руководителя в совершенстве владеть этой информацией, применять ее на практике и быть реальным, а не номинальным лидером в своем подразделении или компании.

Целью курсовой работы было изучить особенности проведения деловых совещаний и переговоров в туризме. На примере ООО «КОНТУР-Груп» мы рассмотрели способы и формы проведения деловых совещаний, как организуются на фирме переговоры.

Особенностью проведения совещаний в небольших туристических  фирмах, которых на белорусском рынке  большинство, является то, что организация  их подготовки значительно упрощена. Состав участников зачастую неизменен ввиду небольшого штата сотрудников.

Переговоры с партнерами проходят преимущественно на нейтральной  территории (на туристических выставках, конференциях), где стороны могут  обсудить интересующие их вопросы. Как  правило, переговоры ведутся директорами фирм. Очень активно используется телефонные переговоры, Skype, особенно если речь идет об иностранных партнерах, с которыми не всегда есть возможность встретиться лично.

Можно сформулировать следующие  проблемы при организации и проведении совещаний и переговоров.

Существенной проблемой  для многочисленных небольших туристических  фирм является отсутствие правильно  оборудованного и просторного места  для ведения переговоров и  совещаний.

Также деловые совещания и переговоры далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. Чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний т переговоров, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы.

В ряде случаев деловые  совещания созываются слишком часто и готовятся плохо. К проведению переговоров привлекают слишком много лиц, причем непременно «первых» руководителей. Необоснованная продолжительность совещаний и переговоров снижает их результативность.

Решения, которые принимаются на деловых совещаниях, часто неудовлетворительно оформляются, а в процессе выполнения плохо контролируются, что существенно снижает их эффективность, в связи с чем возникает необходимость в повторном совещании по тем же вопросам.

Проанализировав деловые совещания и переговоры, проводимые в туристической фирме ООО «КОНТУР-Груп», был выработан ряд рекомендаций по совершенствованию их проведения.  Внедрение новых идей даст возможность данной фирме увеличить эффективность работы сотрудников и укрепит корпоративный дух. 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Кабушкин Н.И. Менеджмент туризма: учеб./ Кабушкин, Н.И. – 7-е изд., - Минск: новое знание, 2007. – 408 с.
2. Грошев И. В. , Поздняков, А. А. Служебное совещание: учеб./ И. В. Грошев, А. А. Поздняков. - СПб.: Питер, 2005. – 203 с.
3. Стивен Коэн. Искусство переговоров для менеджеров: начальная школа бизнеса. – Москва:Фаир-пресс, 2003 – 288 с.
4. Дебольский М.С. Психология делового общения. - Москва: ПРИОР, 1992. – 376 c.
5. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело - 3-е изд испр. – Москва: Интел-Синтез, 1999 – 298 с.
6. Ребник С.Б. Деловое общение: Психологические аспекты. – Москва, 2000 – 375 с.
7. Глухов В.В. Менеджмент: учеб – СПб: Питер, 2008 -608 с.
8. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках: советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время: Пер. с нем. - Москва: Экономика, 1990. - 253 с.
9. Лавриненко В.Н. Психология и этика делового общения: учеб./ В.Н. Лавриненко, - 4-е изд., - Москва: Юнити-Дана,2005. – 415 с.
10. Фишер Р., Юри У. Путь к согласию, или переговоры без поражений. – Москва: Весь мир,  1992 – 238 с.
11. Майерс Д. Социальная психология. — СПб.: Питер, 1999. — 663 c.
12. Лебедева М.М. Вам предстоят переговоры / М. М. Лебедева. – Москва: Экономика, 1993. – 156 с.
13. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учеб.— Москва: ИНФРА-М, 2006. - 224 с.
14. Зайцева Н.А. Менеджмент в сервисе и туризме: Учеб. – Москва: Форум: ИНФРА-М, 2007. – 368с.
15. Анцупов А. Я., Шипилов, А. И. Конфликтология. – Москва: Юнити. 1999 – 603 с.
16. Зельдович Б.З. Деловое общение:  Учеб.— Москва: Альфа-Пресс, 2007 – 456 с.