Подготовка и проведение деловой беседы

Министерство образования и науки РФ

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Российская экономический университет имени Г.В. Плеханова»

 

 

 

____________Сервиса_________________

(факультет)

 

_________Менеджмента в сфере услуг_________

(кафедра)

 

 

Реферат

По дисциплине «Профессиональная этика и этикет»

На тему: «Подготовка и проведение деловой беседы»

 

 

 

Выполнила

студентка группы 38

очной формы обучения

 факультета Сервиса

Толстова Ольга

Преподаватель:

Баркова Элеонора Владиленовна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва – 2014

 

Содержание

 

1. Введение………………………………………………………………………3

 

2. Понятие и актуальность  деловой беседы…………………………………...3

 

3. Цель и функции деловой  беседы…………………………………………….5

 

4. Подготовка к деловой  беседе………………………………………………...6

 

5. Проведение деловой  беседы…………………………………………………8

 

          5.1. Начало беседы………………………………………………………..9

 

          5.2. Передача информации………………………………………………11

 

          5.3. Аргументация выдвигаемых положений…………………………..13

 

          5.4. Завершение беседы…………………………………………………..15

 

6. Заключение……………………………………………………………………16

 

7. Список литературы……………………………………………………………17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

«Речь – удивительное средство,

                                                                                                 но нужно иметь много ума,       

                                                                                                 чтобы пользоваться им.» 

 

(Гегель Г.Ф.)

 

 

1. Введение

Ни для кого не секрет, что человек-существо биосоциальное. Это означает, что помимо биологических потребностей, присущих всем живым существам, человеку для жизни необходим социум, общество, живое общение, что, собственно, является одним из отличий человека от животного. Человек рождается в обществе, в обществе живет, соответственно привыкает и, как следствие, нуждается в нём, а потому существовать без общества него больше не представляет себе возможным.

Но все не так просто. Для того чтобы благополучно существовать, комфортно чувствовать себя в социуме, необходимо уметь правильно общаться. И я не имею ввиду просто соблюдение общепринятых норм этикета общения и вежливости. Это и так понятно, любой уважающий себя человек общается культурно и вежливо. Я говорю о том, что грамотно и продуманно составленная речь человека может очень неплохо сыграть ему на руку, помочь добиться  поставленных целей. Особенную роль такой навык играет в деловой сфере, сфере так называемого делового общения.

 

2. Понятие и актуальность деловой беседы

 В целом деловое общение отличается от обыденного (неформального) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В обычном же дружеском общении чаще всего конкретные задачи не ставятся, не преследуются определенные цели и его можно прекратить (по желанию участников) в любой момент, в то время как в деловом общении мы не можем внезапно прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон).

Самая распространенная форма делового общения - это деловая беседа. В процессе нее рассматриваются, к примеру, такие вопросы как устройство на работу, предложения о сотрудничестве, совершаются сделки купли-продажи и подобные.

 «В самом общем виде под деловой беседой понимается осмысленное стремление одного человека или группы людей посредством слова вызвать желание у другого человека или группы людей к действию, которое изменит хотя бы что-то в какой-либо ситуации или установит новые отношения между участниками беседы.» [3].

Конечно, в России вопросом проведения деловых бесед начали «заниматься» относительно недавно. Но, учитывая развитие предпринимательства и экономических связей между предприятиями и странами, изучение делового общения становится всё более актуальным.             Деловое общение сегодня проникает во все сферы общественной жизни. В коммерческие, деловые отношения вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере делового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле. Человек, отлично владеющий навыками делового общения, непременно преуспевает в своем деле, так как умение убеждать и слушать собеседника способствуют успешному ведению дел предприятия или компании, позволяют осуществлять взаимовыгодное сотрудничество. Предприимчивые американцы говорят: «Бизнес - это умение разговаривать с людьми», - и это действительно так. На Западе даже существует профессия специалистов-«беседчиков», которые полагают, что специальная методика проведения деловых бесед позволяет в 7 случаях из 10 достигнуть полного успеха. А само наличие такой профессии ещё раз подчёркивает факт того, что интерес людей к изучению данного вопроса активно растёт.

Проведение деловой беседы — это проверка нашего умения устанавливать контакт с собеседником, ясно и убедительно излагать свои мысли, слушать и слышать то, что говорит партнер, выбирать наилучшую психологическую позицию в общении, словом, проверить насколько мы владеем культурой делового общения. Деловая беседа является наиболее благоприятной, а порой даже единственной возможностью убедить собеседника в обоснованности вашей позиции с тем, чтобы он согласился и поддержал ее. Таким образом, одна из главных задач деловой беседы — убедить партнера принять конкретные предложения.

И ещё один момент, который, по моему мнению, важно отметить: поскольку деловое общение - это необходимая часть человеческой жизни, важнейший вид отношений с другими людьми, не стоит забывать о том, что вечным и одним из главных регуляторов этих отношений выступают этические нормы, в которых выражены наши представления о добре и зле, справедливости и несправедливости, правильности или неправильности поступков людей. И общаясь в деловом сотрудничестве со своим подчиненными, начальником или коллегами, каждый, так или иначе, сознательно или стихийно опирается на эти представления. Но в зависимости от того, как человек понимает моральные нормы, какое содержание в них вкладывает, в какой степени он их вообще учитывает в общении, он может как облегчить себе деловое общение, сделать его более эффективным, помочь в решении поставленных задач и достижении целей, так и затруднить это общение или даже сделать его невозможным.

Специфической особенностью делового общения (в том числе, и деловой беседы) является его регламентированность, то есть подчиненность установленным правилам и ограничениям. Эти правила определяются типом делового общения, его формой, степенью официальности и теми конкретными целями и задачами, которые стоят перед общающимися, а также национальными культурными традициями и общественными нормами поведения. Все эти правила и составляют деловой этикет, соблюдение которого является обязательным в деловом общении [2].

Деловой этикет предполагает:

· высокую коммуникативную культуру (то есть, искусство говорить и слушать);

· умение объективно воспринимать и правильно понимать партнера;

· честность и порядочность намерений собеседников, тактичность и справедливость;

· соблюдение общественных норм поведения [5].

 

3. Цель и функции деловой беседы

К числу целей, которые требует проведение беседы, относят, во-первых, стремление одного собеседника при помощи слова оказать какое-либо влияние на другого человека, вызвать желание у другого человека или группы к действию, с тем, чтобы изменить существующую на данный момент деловую ситуацию или деловые отношения, другими словами, создать новую деловую ситуацию или новые деловые отношения между участниками беседы; во-вторых, необходимость выработки руководителем соответствующих решений на основании анализа мнений и высказываний сотрудников.

 Деловая беседа отличается от иных видов официального общения присущими ей соответствующими функциям. К ним относятся:

   - поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;

   - обмен информацией

   - взаимное общение работников из одной деловой сферы;

   - совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и

   замыслов;

   - контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

   - поддержание деловых контактов на требуемом уровне;

   - стимулирование деловой активности [1].

По сравнению с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает преимуществами: 
– Быстрота реагирования на высказывания собеседников, которая способствует достижению поставленных целей. 
– Повышение компетентности руководителя, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей» возражений и критических замечаний, высказанных в самой беседе. 
– Возможность наиболее гибкого, подхода к объекту обсуждения а также целей каждой из сторон.

Деловая беседа имеет эффект обратной связи, что позволяет реагировать на высказывания собеседника в соответствии с конкретной ситуацией, т.е. с учетом цели, предмета и интересов партнеров.

Очевидно, что каждая деловая беседа в той или иной степени отражается на эффективности деятельности организации в целом и деятельности конкретных сотрудников в частности [1].

 

4. Подготовка к деловой беседе.

Теперь поговорим о том, в чем же заключается секрет успешного проведения деловой беседы. Одной из наиболее важных составляющих деловой беседы является подготовка к ней! Эта стадия проведения деловой беседы также называют «доккомуникативным». И пренебрегать ею ни в коем случае нельзя. Практика показывает, что из 10 бесед, которые подготовлены заранее, 7 проходят успешно, а из 10 неподготовленных бесед — только 3. А ведь после неудачного делового разговора сложно вернуться к нему еще раз — получив отказа при первой встречи, труднее добиться положительного результата. А ведь после неудачного делового разговора сложно вернуться к нему еще раз — получив отказа при первой встречи, труднее добиться положительного результата.

Беседы различаются как по форме, так и по содержанию. Существуют беседы равных по положению и статусу работников, например партнеров, коллег, и не равных, например руководитель — подчиненный. В любом случае, необходимо ясно и чётко понимать и сформулировать цель предстоящей беседы. Цель конкретной беседы обычно связана с предметом (темой) разговора [4].

 Подготавливая базу для ведения разговора необходимо продумать ответы на следующие вопросы:

1. В чем суть вашего предложения?
2. Почему вы обращаетесь с данным предложением к этому лицу?
3. Связано ли ваше предложение с другими сторонами деятельности этого лица?
4. Какие выгоды получит собеседник от принятия вашего предложения?
5. Есть ли минусы вашего предложения для собеседника?
6. Почему вы настаиваете на принятии вашего предложения?
7. В каком положении окажется ваш собеседник в случае, если по каким-то форс-мажорным обстоятельствам вы не реализуете свое предложение? Что конкретно вы предпримите в этом случае?

Дополнительно, специалисты по деловому общению советуют в процессе подготовки к беседе поразмышлять над тем, как себя вести, если собеседник: во всем согласится с вами или решительно возразит; перейдет на повышенный тон или не отреагирует на ваши доводы; проявит недоверие к вашим словам, мыслям или попытается скрыть свое недоверие.

Следует помнить, что успех во многом зависит от того, кому и как вы подадите свое предложение, при этом имейте в виду, что решение будет принимать живой человек и им могут руководить не только деловые, но и личные интересы [4].

 

Также, перед встречей с вашим будущим собеседником следует выяснить:

- Насколько он компетентен в решении вашего вопроса.

- Что представляет собой сфера его деятельности.

- Есть ли у вас общие знакомые? Их впечатления от общения с ним.

- Чего опасается, на что надеется ваш будущий партнер?

- Его предлагаемое мнение по данному вопросу — знание его позволяет подготовить аргументы, которые способны поколебать его позицию.

- Особенности характера, манеру ведения разговора.

- Жизненные установки и принципы партнера.

- Потребности партнера, его стремления и желания.

-Возраст, семейное положение, увлечения, образование.

Эти сведения помогут наладить контакт с партнером — человеку всегда приятно, когда  в нем видят не только должностное лицо, но и личность.

 

Ещё, я считаю правильным, в дополнение к перечисленному выше, при подготовке к деловой беседе следует уделить некоторое количество времени на следующие моменты:

       Подготовка материалов и документов