Подготовка и проведение деловой беседы

5.3. Аргументация выдвигаемых положений

 

Следующий этап – этап аргументации.  Этап не простой, поскольку требует больших знаний, концентрации внимания, присутствия духа, напористости и корректности высказываний; при этом: во многом зависит от собеседника. Аргументирование заключается в  обосновании выдвигаемых положений и убеждении собеседника в важности принимаемого решения.

Обычно выделяют следующие методы аргументирования:

1. Фундаментальный  метод.  Предполагает ознакомление собеседника с фактами и сведениями, являющимися основой нашего доказательства. Наиболее важную роль при этом играют цифровые примеры (они, в отличие от словесных сведений, более объективны; в данный момент никто из присутствующих не в состоянии их опровергнуть). 
2. Метод противоречия.  Является оборонительным и основан на выявлении противоречий в аргументации противника. 
3. Метод извлечения выводов.  Основывается на точной аргументации, которая постепенно, шаг за шагом, посредством частичных выводов приведет нас к желаемому выводу. Метод применяется зачастую тогда, когда собеседник сделал лишь частичные выводы или вообще не сделал никаких, что дает вам возможность высказать свои суждения, которые разрушают даже исходную базу его аргументации. 
4. Метод сравнения. Фактически является особой формой метода извлечения выводов. Когда сравнения подобраны удачно, они придают выступлению исключительную яркость и убедительность. При контраргументации, когда наш собеседник приводит какое-то сравнение, нужно попытаться рассмотреть это сравнение критически и, если возможно, доказать его шаткость. 
5. Метод «да... но». Чаще всего прибегают к аргументам односторонним, что позволяет смело применять этот метод. 
6. Метод кусков. Состоит в расчленении выступлений собеседников на отдельные части, по каждому из которых высказывается мнение: «это точно», «об этом существуют различные точки зрения», «это полностью ошибочно». При этом целесообразнее не касаться наиболее сильных аргументов собеседника, а ориентироваться преимущественно на слабые места и попытаться опровергнуть именно их. 
7. Метод бумеранга.  Дает возможность использовать оружие собеседника против него самого. Этот метод не имеет силы доказательства, но оказывает исключительное действие, если его применить с изрядной долей остроумия. К примеру: на каверзный вопрос: «Сколько светофоров находится на участке Садового кольца от здания мэрии до Крымского моста?» — вполне уместен ответ: «Наверное, столько же, сколько от Крымского моста до здания мэрии». 
8. Метод игнорирования. Применяется, когда факт, изложенный собеседником, трудно опровергнуть. В этом случае ценность и значение этого факта можно с успехом проигнорировать. 
9. Метод потенцирования.  Заключается в умении соответственно своим интересам смещать акценты, выдвигая на первый план то, что устраивает. 
10. Метод выведения. Основывается на постепенном субъективном изменении существа дела. По сути своей — это перефразированные крылатые слова, пословицы, поговорки, высказывания, а зачастую — и экспромт. Известный пример – фраза «Хотели как лучше, а получилось как всегда!». 
11. Метод опроса.  Основывается на том, что вопросы задаются заранее. Вопросы — ударный инструмент любой беседы, а поскольку мы хотим узнать от собеседника преимущественно не то, что он сам нам хочет сообщить, мы тщательно их продумываем, предусматриваем обстоятельства, при которых сможем в определенной последовательности и в нужном темпе задать собеседнику ряд вопросов, максимально кратких и содержательных.  
12. Метод видимой поддержки. Состоит в том, что вы собеседнику вообще не возражаете и не противоречите, а, к изумлению всех присутствующих, наоборот, приходите на помощь, приводя новые доказательства в пользу его аргументов. Но только для видимости! А затем следует контрудар. Например: «Вы забыли в подтверждение вашего тезиса привести еще и такие факты... (далее следует их перечисление). Но все это вам не поможет, так как...» — и наступает черед контраргументов. Таким образом, создается впечатление, что точку зрения собеседника вы изучили более основательно, чем он сам, и после этого убедились в несостоятельности его тезиса [3].

 

 

 

 

5.4. Завершение беседы

И вот, наконец, наступает заключительный этап - «завершение беседы». Окончание беседы, как и её начало, требует особого внимания. Последняя информация обычно запоминается лучше всего, так как последние слова оказывают наиболее длительное действие на собеседника.

Основные задачи, решаемые на этапе завершения беседы, следующие: 
1) достижение основной или, в самом неблагоприятном случае, запасной (альтернативной) цели; 
2) обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы, независимо от наличия или отсутствия взаимопонимания; 
3) стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий; 
4) поддержание (в случае необходимости) в дальнейшем контактов с собеседниками и их коллегами; 
5) составление развернутого резюме беседы, понятного для ее участников, с четко выделенным основным выводом.

Начинать завершающую часть беседы рекомендуется такими фразами, как: «давайте подведем итоги...», «мы подошли к концу нашей беседы...», «таким образом, в результате состоявшейся беседы можно сделать следующие выводы...» и подобными.

Официальное завершение обсуждения часто включает в себя выражение удовлетворенности итогами беседы.

После того как беседа закончится, последнее что вам останется сделать, это проанализировать результаты беседы и, при необходимости, провести «работу над ошибками».

 Вот девять вопросов для анализа результатов беседы: 
1. Последовательно ли велась основная линия в беседе? 
2. Не навязывали ли вы собеседнику свои аргументы при выработке окончательного решения? 
3. Основательны ли были ваши замечания и возражения? 
4. Учитывались ли позиция и настроение собеседника? 
5. Удалось ли быть корректным на всем протяжении беседы? 
6. Добились ли вы максимальной полезности состоявшегося делового разговора для бизнеса, для фирмы, для взаимоотношений? 
7. Смогли ли принять правильное решение и довести его значимость до партнера (собеседника)? 
8. Удалось ли на протяжении всей беседы удерживать инициативу, вести свою линию? 
9. Достигли ли поставленных перед деловой беседой общей, ближайшей и перспективной целей и задач? [3].

 

6. Заключение

В современном мире все деловые процессы построены, так или иначе, на личных контактах. Деловое общение является важной составляющей профессиональной жизни делового человека.

Деловой разговор как особая разновидность устной речи имеет свою специфику. К нему предъявляются требования соблюдать правильность, точность, краткость и доступность речи, а также правила служебного речевого этикета.

В силу своей важности деловая беседа всегда требует предварительной подготовки. Как показывает практика, из 10 бесед, которые подготовлены заранее, 7 проходят успешно, в то время как из 10 неподготовленных бесед успешными становятся только 3.

Кроме подготовки беседы, существуют правила ее проведения. Структурно деловая беседа разделяется на этапы, каждый из которых важен и требует определенных теоретических и практических навыков.

Правильно построенное речевое поведение является залогом успеха для каждого человека, а в наш век информации, которая, конечно же, передается с помощью речи и языка, это становится особенно важным. Поэтому, я считаю, что изучение правил деловой беседы (и делового общения в целом) необходимо для каждого уважающего себя бизнесмена, политика, руководителя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Быков А.К., Психолого-педагогический практикум: Учебное пособие. – Москва. – Творческий центр «Сфера», 2000.

2. Под ред. проф. В.Н. Лавриненко. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.

3. Горанчук В. В., Психология делового общения и управленческих воздействий. — СПб.: Издательский Дом «Нева»; М.: «ОЛМА-ПРЕСС Инвест», 2003.

4. Румянцева И.М., Психология речи. — М.: ПЕР СЭ; Логос, 2004

5. Поваляева М.А. Психология и этика делового общения / Серия «Высшее образование». - Ростов на Дону: Феникс, 2004.

6. И. Рызов., Уникальные технологии управления переговорами: Тренинг-практикум. – СПБ.: Активный мир, 2013.