Процесс организации проведения деловых совещаний

ВВЕДЕНИЕ

Кроме деловых бесед и переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений [16].

Служебные совещания - распространенный инструмент управления. Они выполняют такие важные функции, как передача информации, оценка ситуации, выработка решений.

В теории управления деловое совещание определяется как форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями [12].

Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение; если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня,

определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы.

Поскольку деловое совещание - это деятельность, связанная с принятием решений группой лиц, на характер выступлений его участников и на его результаты серьезное влияние оказывают такие особенности группового поведения, как распределение ролей в группе, отношения между членами группы, групповое давление.

Непродуктивные совещания могут вызвать материальные потери в результате принятых неправильных решений. Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы [16].

Таким образом, все вышесказанное обосновывает актуальность выбранной темы.

Объект исследования - деловые совещания.

Предмет исследования - особенности подготовки и проведения делового совещания.

Цель курсовой работы - рассмотреть процесс организации проведения деловых совещаний.

В соответствии с поставленной целью задачами курсовой работы являются:

• рассмотрение сущности и особенностей делового совещания;
• изучение технологии проведения деловых совещаний;

• рассмотрение отечественного и зарубежного опыта организации и проведения деловых совещаний;

• определение условий эффективности проведения деловых совещаний. 

В написании курсовой работы мне очень помогли книги таких авторов как: Грошев И.В. и Поздняков А.А. «Служебное совещание», Кузнецов Ю.В. «Менеджмент: Учебник для вузов», Кабушкин Н.И. «Основы менеджмента» и «Менеджмент туризма». В этих книгах наиболее полно раскрывается сущность и назначение совещаний, а также процесс подготовки и проведения делового совещания.

 

 

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ

1.1 Понятие, сущность и виды деловых совещаний

Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения. 

Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения. 

Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям: 

• сбор и переработка информации; 
• координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников; 
• принятие решения. 

Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п. 

Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера .

Таким образом, управленческие действия руководителя дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы [5, с.312].

Разновидностями совещания являются: 

• симпозиум - расширенное совещание по специальному научному вопросу; 
• конференция - расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей; 
• конгресс, съезд - совещание широкого состава, как правило,

регионального, общероссийского или международного масштаба. 

В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний: 

• оперативное - получение информации о текущем состоянии дел. В отличие от инструктивных совещаний информация поступает снизу вверх по схеме управления. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оперативные совещания проводятся регулярно, всегда в одно и то же время, список участников постоянный, специальной повестки дня не имеется, они посвящаются неотложным задачам текущего и последующих 2-3 дней; 
• инструктивное - используется в случае отсутствия времени для письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально воздействовать па подчиненных; 
• проблемное - может включать такую форму группового принятия решений, как дискуссия, которая предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем сопоставления различных мнений. Суть действий в дискуссии состоит в защите или опровержении тезиса.  
            В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.  
            Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы: 
• диктаторское - свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение; 
• автократическое - основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог; 
• сегрегативное - доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию; 
• дискуссионное - свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем; 
• свободное - на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями [6, с.104].Собираясь вместе, участники совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина. 

Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения [6, с.105].

 

 

1.2 Технология подготовки и проведения деловых совещаний

Для достижения целей совещания необходимо досконально подготовить и четко организовать их проведение с учетом совокупности обязательных элементов.

Проведение  любого совещания имеет определенные цели, которые не будут достигнуты без наличия четырех обязательных этапов (табл. 1).

Таблица 1.

Технология  организации и  проведения делового совещания [2].

Этапы	Элементы
1. Подготовка	Определение целесообразности проведения совещания. Определение повестки дня.  Определение состава участников.  Назначение  даты и времени совещания.  Определение места проведения.  Подготовка  участников совещания
2. Проведение	Продолжительность совещания.  Регламент.   Протокол
3. Подведение итогов  и принятие решения	Выводы.  Определение тех, кто и в какие сроки должен выполнить определенный объем  работ.  Определение формы подведения итогов совещания. Принятие решения о широте информирования.   Способы выработки решения
4. Контроль за  выполнением решения	Определение лиц, решения осуществляющих контроль

1.Подготовка совещания. Начинается с определения необходимости и целесообразности проведения делового совещания. Во время обоснования необходимости совещания менеджер должен сформулировать задачи, которые требуют оптимального и своевременного решения. Совещание имеет смысл, если есть необходимость в обмене информацией; выявлении мнений и альтернатив; анализе сложных (нестандартных) ситуаций; принятии решения относительно комплексных вопросов. Менеджер должен проанализировать все альтернативы проведения совещания: решение высшего руководителя; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание возможность объединения с другими (плановыми) совещания. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, ее можно проводить. В противном случае от совещания необходимо отказаться. После того, как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав ее участников.

Во время подготовки повестки дня необходимо определить:

1) тему соответствующего совещания  и содержание обсуждаемых проблем;

2) условия, которые должен удовлетворять  конечный результат совещания, для  определения цели совещания;

3) кто и какую подготовительную  работу должен проводить (целесообразно  создать рабочую группу для формирования повестки дня, проведение предварительных совещаний в подразделениях).

Основные ошибки, которые допускаются при формировании повестки дня:

• отсутствие главной темы совещания (не позволяет обеспечить их точное разграничение и соответствующее аналитическое обеспечение);
• участникам предварительно не разъяснено суть обсуждаемой проблемы; включение в повестку дня вопросов, различных по объему и содержанию, в результате чего совещание превращается в обсуждение или даже в ругань между отдельными ее участниками;
• увеличивается количество участников, поставленных в позицию пассивных слушателей;
• отступление от повестки дня, рассмотрение побочных тем, возникшие стихийно, или какой-нибудь «вечной» проблемы (например, вопросы снабжения и т. п.).

Состав участников. Во время решения вопроса о составе участников необходимо особенно внимательно подойти к формированию списка по количественным и качественным составом.

Качественный состав. К участию в совещании необходимо привлечь должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений.

Количественный состав. Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько человек, сколько стульев в зале заседаний (приглашения для массовости). Оптимальный вариант - соответствие количества участников совещания с количеством тех, кто активно участвует в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников будущей деловой совещания - это компетентность именно в вопросах повестки дня.

Надо определить день и время проведения. Для совещания рекомендуется отводить определенный день недели, что позволяет участникам совещания правильно спланировать свое рабочее время и подготовиться к ней. Лучший день для совещания - среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и в пятницу. Из теoрии биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня наблюдаются две пики повышенной работоспособности: первый - с 11 до 12 часов; второй - между 16 и 18 часами. Поскольку любое совещание нарушает ритм трудовой деятельности, проводить его в первой половине рабочего дня (первый пик) нецелесообразно.