Деловое совещание

     Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками  правила совместной работы: регламент  для выступлений, перерывы, время  завершения работы совещания.

     Общая продолжительность совещания должна составлять от 2 часов до 12 часов в день для научно-технических конференций. Перерывы продолжительностью 15 минут лучше делать после полутора часов работы совещания.

     В совещаниях с большим числом участников регламентом предусматриваются: состав президиума, комиссия по выработке проекта решений (редакционная), секретариат, рабочая группа. Регламент принимается участниками совещания в начале заседания или заранее включается в Программу.

     Важнейшие этические требования, предъявляемые  к совещаниям -деловой настрой и конструктивность. Успех совещания зависит во многом от компетентности председателя совещания, его культуры, умения вести коллективное обсуждение деловых проблем. Он должен:

• следить за регламентом и устанавливать очередность выступлений;
• внимательно выслушивать все выступления и не отвлекаться на разговоры в президиуме и чтение бумаг;
• без надобности не прерывать выступления и не комментировать высказывания выступающих;
• следить за дискуссией и направлять ее в конструктивное русло;
• пресекать некорректное поведение выступающих и уметь смягчать напряженную ситуацию веселой историей из жизни или анекдотом;
• обобщать выступления и четко формулировать выводы;
• принять проект решения (постановления) совещания.

     Ход совещания протоколируется. Он также  может стенографироваться или записываться на диктофон. Имеющиеся тексты докладов и выступлений передаются в секретариат, который приобщает их к протоколу. 

     Контроль  исполнения решений  совещаний

     Контроль  как одна из функций управления представляет собой процесс проверки и сопоставления решения с тем, что должно быть достигнуто по плану.

     Решение управленческое - акт деятельности менеджера, ведущий к разрешению проблемы и тем самым определяющий нормальное функционирование социально-экономической системы. Это заключительный этап процесса управления, превращающий его и импульс трудовой деятельности, целенаправленности и согласованности совместных действий людей. Процесс принятия решения включает постановку цели, сбор проектов решения, согласование, принятие решения, исполнение и контроль.

     Моделирование процесса принятия решений позволяет  сделать существенный шаг в сторону количественных оценок и количественного анализа результатов принимаемых решений. Профессиональное использование моделей процесса принятия решений позволяет менеджеру, с одной стороны, контролировать интуитивные соображения при принятии решений, в частности, обеспечивать большую степень непротиворечивости, согласованности и надежности принимаемых управленческих решений, с другой - более полно реализовать интуицию, опыт и знания.

     При моделировании процесса принятия решений  надо иметь четкое представление  о базисных элементах моделей, которыми являются:

     - проблемная ситуация, требующая  принятия решения;

     - время и дата принятия решения;

     - оценка достоверности информации об объекте;

     - ресурсы, необходимые для реализации  решения;

     - внешние и внутренние факторы  среды;

     - альтернативные варианты решений;

     - критерии для оценки результатов  принимаемых решений.

       Используемая в процессе принятия  управленческого решения модель должна быть адекватна ситуации принятия решения.

     В каждой организации осуществляется разработка управленческих решений, практика разработки и принятия которых имеет  свои особенности, определяемые характером и спецификой ее деятельности, организационной структурой, действующей системой коммуникаций, технологий управления.

     Однако  имеются общие процедуры, характерные  для любого процесса принятия решения, где бы он не осуществлялся. Это определенная технология разработки и принятия решений, используемая в любой организации, или типовые процедуры (этапы, операции, блоки) процесса принятия управленческих решений. Профессором А.П. Егоршиным предложена упрощенная модель принятия решения, которая включает в себя 6 операций: постановка цели, сбор информации, подготовка решения, согласование, принятие решения, исполнение и контроль.

     Контроль  решения - это процесс обеспечения  уверенности в том, что организация  действительно достигает своих  целей. Он дает уверенность менеджеру в том, что деятельность организации идет по плану, а контроль осуществляется полно и эффективно. В контроле можно выделить, две стороны: организационную и поведенческую.

     С точки зрения организационной  стороны, обычно выделяют четыре стадии процесса контроля:

     1.  Установление критериев управления, по которым идет оценка достижения результата, то есть точное определение задач, показателей, которые должны быть достигнуты в определенный отрезок времени. В основе данного этапа - целевое планирование результатов и критерии их достижения.

     2.  Сбор фактических данных о  состоянии дел как результат  исполнения решения, т.е. того, что было в действительности достигнуто за определенный период. При этом важно иметь необходимую оперативную и статистическую информацию (использование компьютерных средств и традиционных отчетов исполнителей - руководителей нижестоящих подразделений).

     3.  Анализ и сравнение достигнутого  с ожидаемым (плановым) результатом. Здесь главным становится установление отклонений реальных результатов от первоначальных плановых показателей.

     4.  Выработка и осуществление корректирующего  действия, если есть отклонения  от первоначального плана. Здесь  важно четкое'представление менеджера о том, где и когда следует предпринять корректирующие воздействия для получения конечного результата.

     На  практике выделяются три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме они схожи, так как имеют одну цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе и. требуемым. Различаются они только временем осуществления.

     Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Он используется в основных ключевых предметах управления (ресурсах): человеческих, материальных, технических и финансовых. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей работниками. Контроль материальных ресурсов сводится в основном к проверке наличия объемов сырья, материалов и комплектующих на складе или в поставке, а также соответствию материалов, сырья и конструктивов техническим условиям, стандартам. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является оценка наличных средств, своевременная оплата материального труда, анализ бюджета организации.

     Текущий контроль осуществляется в процессе реализации планов по достижению поставленных целей и критериев управления в ходе

проведения  работ. Цель его - исключение отклонений от намеченных планов, а также от воздействия различных внешних  и внутренних факторов среды. Важнейшим условием контроля на этом этапе является обратная связь, которая дает информацию об отклонениях, вызываемых как внешними, так и внутренними факторами.

     Заключительный  контроль предусматривает обработку информации после того, как решение выполнено (план, мероприятия, график), фактические результаты сравниваются с плановыми.

     Заключительный  контроль должен ориентироваться на достигнутый конечный результат, производиться своевременно, быть простым и экономичным и отвечать сущности решения и конечного результата.

     Для того, чтобы контроль обеспечивал достижение целей организации, он может быть представлен в виде плана мероприятий со сроками, затратами и исполнителями, кроме того он должен быть доступным для трудового коллектива.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Диагностика состояния элементов  делового совещания в туристической фирме «Альянс-тур»

 

     Общество  с ограниченной ответственностью «Альянс-Тур» создано в соответствии с действующим  законодательством и решению  учредителя для насыщения потребительского рынка в целях получения прибыли.

     Предметом деятельности предприятия является международная туристическая деятельность.

     Предприятие по действующему законодательству РФ является юридическим лицом. Правовое положение предприятия определяется законодательством и Уставом предприятия.

     Для  достижения  своей  цели  предприятие в своей деятельности имеет право от своего имени совершать сделки, заключать договора, приобретать имущественные и личные неимущественные права и нести обязанности быть истцом и ответчиком  в  арбитражном и третейском  и суде. 

     Подготовка  делового совещания

     На  ООО «Альянс» проводятся совещания следующих видов: инструктивные, оперативные, проблемные.

     Инструктивные совещания проводятся по мере подготовки административных документов, содержание которых доводится до сведения сотрудников.

     Оперативные совещания проводятся еженедельно, по понедельникам, в 9-00 часов, так как  их целью является  получение  руководством информации о текущем  состоянии дел, принятии оперативных  решений и контроль их использования. Участники такого совещания – это генеральный менеджер, главный бухгалтер, менеджер по работе с зарубежными странами и маркетингу и менеджер по маркетингу, рекламе и работе по странам СНГ.

     Оперативное совещание длится 20-30минут. Каждый затрагивает  вопрос о проделанной работе прошедшей недели, принятых решениях, их мобильности и правильности тактики выбора. Коротко о хозяйственных вопросах, и предстоящих планах на будущую неделю и декаду.   Особенность  оперативного совещания на данном предприятии – общение коллег по общим для всего коллектива проблемам.

     Также проводятся и проблемные совещания, направленные на поиск оптимальных  решений, вынесение на обсуждение хозяйственных  проблем, рассмотрение перспективных  вопросов развития, обсуждение инновационных  проектов.

     При подготовке совещаний в ООО «Альянс-тур» участники совещания оповещаются заранее. Это делает референт фирмы телефонным звонком или телефонограммой. Как правило, используется время, удобное для руководителя ООО «Альянс-тур», а не для участников совещаний. 

     Регламент проведения совещания составляется руководителем совещания и никогда не утверждается. Повестка дня тоже не оговаривается и составляется на усмотрения директора или другого руководителя единолично.

     Численность приглашенных часто также ни с  кем не согласовывается. 

     Проведение делового совещания

     Проведение  делового совещания в ООО «Альянс-тур» выглядит следующим образом. Участники  совещания собираются в офисе  директора, поскольку он оснащен  достаточным количеством стульев, хорошо освещен и проветриваем. При рассаживании гостей не соблюдается правило делового этикета совещания - размещения гостей в пространстве относительно друг друга, поскольку свободные места занимаются по мере прибытия участников. На столах лежат блокноты и ручки, папки с символикой фирмы.

     В ООО «Альянс-тур» не принято встречать участников совещания. Руководитель никогда лично не приветствует приглашенных  перед совещанием, а появляется только к началу совещания.

     Регистрация участников происходит редко, только если совещание носит официальный  характер и участники должны проголосовать за какое-либо решение определенным числом голосов.

     В  начале общения, если проходит первая встреча деловых партнеров, соблюдаются ряд правил, диктуемых элементарной вежливостью. После приветствия и представления делается краткая пауза (небольшое отступление от темы, для расслабления) – чтобы  партнер имел  возможность включиться в общение. Без детализации называются проблемы предстоящих переговоров.  В ходе переговоров референт фирмы предлагает кофе, минеральную воду и тому подобное.