Деловое совещание

     Собственно  переговорный процесс отвечает общим  принципам – равноправие, демократичность,  формальность и  деловой подход.

     Руководитель  совещания устанавливает очередность  выступлений; внимательно выслушивает  все выступления; умеет пресекать  некорректное поведение выступающих и смягчать напряженную ситуацию веселой историей из жизни или анекдотом. Он также обобщает выступления и четко формулирует выводы перед тем, как принять проект решения совещания.

     Из-за отсутствия регламента, выступления  докладчиков могут затянуться, поэтому их приходится прерывать, чем нарушаются важнейшие этические требования проведения совещаний.

     Ход совещания протоколируется секретарем.

     Время проведения совещания никогда не оговаривается, т.к. никогда не соблюдается  регламент. Иногда для достижения цели время проведения совещания затягивается, никто не может высказаться по этому поводу, т.к. вначале не оговорено ни время на каждый вопрос, ни время окончания совещания.

     По  окончании, если руководитель считает  нужным, организуется фуршет. На фуршете излишняя роскошь в ООО «Альянс-тур» недопустима, т.к. она, по мнению руководителя, вызывает подозрения, что фирма стремится "пустить пыль в глаза".    

     Контроль  исполнения решений  совещаний

      Решение в ООО «Альянс-тур» принимаются  по упрощенной схеме. Цель совещания – решение заявленного вопроса, требующего решения. В ходе дискуссии выявляется несколько альтернатив, анализ которых позволяет подготовить то или иное решение.  Выбор альтернативы основан на процедуре предпочтения в соответствии с поставленной целью и фиксированными условиями. Если большинство участников поддерживает наиболее выгодную альтернативу, то принимается решение. Руководитель совещания назначает ответственных за исполнение решения и тех, кто будет контролировать его исполнение.

      Контроль  за исполнением решений в ООО  «Альянс-тур» осуществляется путем  составления плана мероприятий  со сроками, затратами и исполнителями. По мере осуществления исполнения решения  осуществляется текущий контроль, а  также вносятся корректировки, если появляются отклонения от первоначального плана действий. 

     Вывод

     На  наш взгляд, деловые совещания  в ООО «Альянс-тур»  проводятся нечасто, на них не соблюдается регламент,  не оговаривается время, удобное  для проведения. Не всегда согласовывается  численность приглашенных, что делает неудобство в размещении, да и техническое обеспечение не безупречно, в организационной деятельности бывают непродуманные мелочи, иногда не хватает стульев, иногда из-за недоговоренности времени уходят приглашенные, из-за чего, приходится переносить совещание. 

     Руководителю  следует вести совещание, соблюдая этические правила, в жестком темпе, намеренно исключая препирательства различных служб, «копания» в мелочах, «разносы» подчиненных и т.п. 
 
 

3. Научно-практические рекомендации для эффективного проведения совещаний в ООО «Альянс-тур»

     В целях устранения недостатков при  подготовке и проведении деловых  совещаний на ООО «Альянс-тур»  предлагается следующее.

1. Улучшать и преумножать обстоятельства, на первый взгляд незначительные, учет которых позволяет во-первых создавать требуемую обстановку и, во-вторых скрыто накапливать психологические преимущества над партнерами. Например, предложить партнерам назначать время встречи, то которое удобно им. При таком способе действия, во-первых, больше вероятность, что предложение о встрече не будет отклонено. Во-вторых, применяя деловой этикет, фирма будет проявлять уважение к партнеру.
2. Проводить оценку персонала для повышения психологической совместимости сотрудников организации, что в конечном итоге ведет к улучшению коммуникаций и обеспечению более качественного информационного потока внутри предприятия.  Показать себя с хорошей стороны, идти на небольшие уступки, что считается признаком хорошего тона, гибкости, уважительного отношения к партнеру, и тогда последующее упорство в отстаивании своих интересов будет воспринято не как проявление упрямства и эгоизма, а как вынужденный шаг.
3. Для психологического преимущества по составу делегаций – число участников согласовывать предварительно, уменьшать количество переговаривающихся. Потому как нужно учесть то, что более многочисленные делегации чаще не приходят к соглашению.
4. Деловые совещания в ООО «Альянс-Тур» чаще проходят  в своем офисе, что позволяет контролировать ситуацию. Следует предлагать  для проведения деловых совещаний нейтральную территорию. Развлечения деловых людей  стали общепринятыми нормами проведения времени на нейтральной территории. Это можно использовать, прежде всего, для знакомства и улучшения взаимоотношений с членами противоположной команды. Выбирая нейтральную территорию  можно предложить базу отдыха, или тому подобное, расположенное на полпути между договаривающимися сторонами. Они тогда будут находиться в равных условиях – обе стороны путешествующие, обе стороны сокращают себе доступ к информации. При  этом возникнет стимул для обеих сторон – заключить соглашение как можно скорее.
5. Создать комфортные условия при рассаживании делегации, как требует того деловой этикет – представители двух сторон должны сидеть лицом друг к другу.
6. Возможно следует организовать видеозапись, которая даст возможность проанализировать произнесенные речи, а также позволит оценить уровень их правдивости.
7. Для гостей, прибывших на переговоры издалека, обязательно спланировать развлекательную программу – посещение театра, музея, концерта, знакомство с достопримечательностями, что тоже дает положительный эффект при проведении деловых совещаний.
8. Часто проводимые внеплановые совещания выбивают людей из рабочего ритма, снижают культуру делового общения, вносят сумятицу в заранее спланированные сотрудниками мероприятия. Поэтому злоупотреблять такого рода оперативными встречами не следует, и для целесообразности и важности  деловые совещания не созывать  по каждому поводу,  не отрывать людей от основной работы,  начинать вовремя, регулировать направленность и деловитость выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей.
9. Повестка совещания в ООО «Альянс-тур» еще пока не приветствуется, поэтому хочется внедрить  ее, как для улучшения и усовершенствование процесса. В повестке совещания  указывать следующую информацию: тема совещания, цель совещания, перечень обсуждаемых вопросов, время начала и окончания совещания. Место, где оно будет проходить, фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов, время, отведенное на каждый вопрос, место, где можно ознакомится с материалами по каждому вопросу. Когда участники совещания будут информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они смогут не только предварительно ознакомиться с материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. Ведь в тех случаях, когда люди специально не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует дискуссию и не способствует принятию эффективного решения.
10. Улучшить учебно-воспитательную задачу ведения деловых переговоров, способствовать дальнейшему повышению уровня квалификации и росту талантов сотрудников, ведь на совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, приобретать культуру общения и т.п. Известно, что для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании – единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления, которым еще и предоставляется возможность показывать свой талант  менеджера.

     Заключение 

     Организации, добивающиеся успеха, отличаются от противоположных  им, главным образом тем, что имеют  более динамичное и эффективное руководство. А значит, и успех любого дела определяется тем, насколько активно  и сознательно участвуют в нем люди. Вот почему обеспечивающими и основополагающими  для руководителя являются социально-психологические методы менеджмента, направленные на достижение поставленной цели, влияющие на конечный результат деятельности предприятия.

     Деловое совещание – один из самых ответственных  видов деятельности руководителя и  важный фактор, влияющий на организацию  режима работы всего коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для ускорения процесса принятия и повышения их обоснованности, для эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.

     Совещание – процесс сложный и при  его проведении необходимо учитывать  огромное количество психологических  закономерностей и правил. Объективная  же реальность в настоящее время заставляет всех руководителей организаций поворачиваться лицом к проблеме повышения эффективности своей работы, продуктивного использования каждой минуты рабочего времени. 
 
 
 
 
 

     Список  использованной литературы 

1. Грошев И.В., Поздняков А.А. Служебное совещание. Экономическая литература. Издание 1-ое. – Издательство «Питер» 2004.
2. Егоршин А.П., Распопов В.П., Шашкова Н.В. Этика деловых отношений: учебное пособие для вузов. – 2-е изд., Н. Новгород: НИМБ, 2008.
3. Кибанов А.Я. Этика деловых отношений: учебник / А.Я. Кибанов, Д.К. Захаров, В.Г. Коновалова. – М.: ИНФРА-М, 2004.
4. Лаврененко В.Н. Психология и этика делового общения  Учебник для вузов 3-е изд., перераб. и доп. – М., ЮНИТИ-ДАНА 2000.
5. Петрунин Ю.Ю. Этика бизнеса: учеб. пособие / Ю.Ю. Петрунин, В.К. Борисов. – М.: Проспект, 2007.
6. Психология и этика делового общения : Учебник для ВУЗов / Под ред. проф. В.Н. Лавриненко .- 3-е. изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА,2000.