Совершенствование практики подготовки и проведение деловых совещаний в организации

                                                                                                                                                                                                                                                                                                

Уральский институт экономики управления и права

 

(УИЭУиП)

 

Курсовая работа

по дисциплине «Менеджмент»

по теме:

Совершенствование практики подготовки и проведение деловых совещаний в организации

 

 

 

Факультет   Региональный                                Исполнитель Зайцева Е. Ю

Специальность  Экономика                               Группа Э-301

Кафедра Экономических дисциплин               Научный руководитель к.э.н,доцент 

Дата защиты                                                                              Некрасов К. В                       

Оценка                                                                      

 

 

 

 

 

 

 

Курган 2013

 

Содержание

Введение                                                                                                            3

          1. Организация проведения деловых совещаний                                             5

и переговоров 

          1.1 Понятие, задачи и классификации деловых совещаний                            5

          1.2 Технология организации и проведения деловых                                       7

 совещаний

          1.3 Искусство ведения переговоров и  7 мифов об                                        12  эффективных переговорах

2 Анализ хозяйственной деятельности  риэлтерской фирмы                        26

 «Наш дом»

          2.1 Характеристика риэлтерской фирмы "Наш дом"                                    26

          2.2 Подготовка и планирование совещаний руководителем                         29                       

риэлтерской фирмы «Наш дом»                                                                                
          3. Мероприятия по совершенствованию процесса                                         33

по подготовке руководителя к деловому совещанию в риэлтерской

фирме "Наш дом"

          Заключение                                                                                                         39

          Список использованных источников  и литератур                                           41

 

 

 

 

 

       

       

        

 

         Введение

         Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

          Чаще всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы, если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

          Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее время, отрывая людей от основной работы.

          В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы [1].

          Целью данной курсовой работы является анализ подготовки к деловому совещанию и разработка мероприятий по ее совершенствованию. Для достижения данной цели необходимо решить следующие задачи:

• рассмотреть понятие, задачи и классификации деловых совещаний;
• рассмотреть технологию организации и проведения деловых совещаний;
• выделить мифы об эффективных переговорах;
• рассмотреть характеристику риэлтерской фирмы "Наш дом";
• проанализировать подготовку и планирование совещаний руководителем   риэлтерской фирмы «Наш дом»;                                                                                                       
• рассмотреть мероприятия по совершенствованию процесса по подготовке руководителя к деловому совещанию в риэлтерской фирме "Наш дом".

                                                                     

          Объект исследования –  участники процесса переговоров, люди представляющие интересы разных сторон, в частности международных организаций, имеющие разные взгляды и мнения по одному и тому же вопросу.

          Предмет исследования – переговорный процесс, как неотъемлемая часть деловых контактов.

          Рассмотрим подробнее вопросы общей организации деловых совещаний и заседаний.

 

         

         

 

 

 

 

 

 

 

       

          1. Организация проведения деловых совещаний и переговоров 

          1.1 Понятие, задачи и классификации деловых совещаний

          Деловые встречи (совещания) — одна из важнейших форм управленческой деятельности. Во время совещания происходит обмен информацией между подчиненными и руководителем, принимаются управленческие решения.

          Как свидетельствует опыт, деловые совещания далеко не всегда приносят должный эффект из-за того, что многие руководители неясно представляют себе технологию их организации и проведения.

          Деловое совещание — способ привлечения коллективного разума к выработке оптимальных решений по актуальным и наиболее сложным вопросам, возникающим на предприятии. Процесс управления в этом отношении сводится к трем основным стадиям:

·   сбор и переработка информации;

·   координация деятельности всех служб фирмы и всех сотрудников;

·   принятие решения.

          Кроме своего прямого назначения, каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, Достигать компромиссов, приобретают культуру общения и т.п.

          Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании — единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать свой талант менеджера.

          Таким образом, управленческие действия менеджера дополняются коллективными заседаниями (совещаниями), на которых решаются повседневные деловые вопросы и проблемы.

          Деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей в очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность. Совещания классифицируют по следующим основным признакам.

По назначению:

• вырабатывающие и принимающие решения;
• разъясняющие и уточняющие задачи по реализации ранее принятых решений;
• подводящие итоги и дающие оценку принятым ранее решениям;
• оперативные (диспетчерские).

По периодичности (частоте) проведения:

• разовые;
• регулярные;
• периодические.

По количеству участников:

• узкий состав (до пяти человек);
• расширенные (до двадцати человек);
• представительные (свыше двадцати человек).

По степени стабильности состава участников совещания:

• с фиксированным составом;
• с приглашаемыми по списку, составленному для каждого совещания;
• комбинированные.

По принадлежности:

• партийные (и других общественных организаций);
• административные;
• научные и научно-технические;
• объединенные [2].

 

 

 

          1.2 Технология организации и проведения деловых совещаний

          Чтобы достичь целей, необходимо должным образом подготовить совещание и провести его. Есть несколько обязательных элементов, без которых цели совещания не будут достигнуты (рис. 1). 
          Подготовка совещания начинается с определения целесообразности его проведения. Когда решается вопрос о необходимости совещания, менеджер должен подумать о задачах, которые нужно решить на нем (такая форма работы, как совещание, более продуктивна, чем другие). Совещание надо проводить, когда есть необходимость в обмене информацией, выявлении мнений и альтернатив, анализе сложных (нестандартных) ситуаций, принятии решения по комплексным вопросам.

Рисунок 1 - Технология организации и проведения деловых совещаний.

 

Кроме того, на этом же этапе менеджер должен проанализировать все альтернативы этой формы: решение вышестоящего руководства; возможность решения вопроса по телефону; селекторное совещание; возможность объединения с другими (плановыми) совещаниями. И если после этого менеджер убедится в полезности совещания, его можно проводить. В противном случае от него необходимо отказаться. 
 
          После того как принято решение о необходимости проведения совещания, определяют повестку дня и состав участников. При подготовке повестки дня нее необходимо определить: 
1) содержание обсуждаемых проблем и главную тему совещания, которая должна характеризовать его сущность;

2) условия, которым должен отвечать конечный результат совещания. Они определяют цели совещания. Надо, например, уяснить себе, что не каждое совещание может дать готовые решения;

3) кто и какую подготовительную работу должен вести. Иногда целесообразно создать рабочую группу, которая готовит повестку дня, проводит предварительные краткие совещания в подразделениях, совещания двух лиц и т.д. [3]

          Основные ошибки, допускаемые при формировании повестки дня: 
1. Отсутствует главная тема совещания, а если тем несколько, то не удается обеспечить их точного разграничения и соответствующего аналитического обсуждения. 
2. Участникам предварительно не разъяснена суть обсуждаемой проблемы. 
3. В повестку дня включены вопросы разного объема и разнообразного содержания, в результате чего совещание превращается в обсуждение, а зачастую в перебранку между отдельными его участниками или группами, увеличивается число участников, поставленных в позицию пассивных слушателей. 
4. Не удается придерживаться повестки дня, отступают от нее и рассматривают стихийно возникшие побочные темы или какую-либо извечную проблему (вопросы снабжения и т.п.). 
          При решении вопроса о составе участников очень внимательно нужно подойти к формированию списка как по количественному, так и по качественному составу. Совсем необязательно, например, на каждое совещание приглашать руководителей подразделений. К участию в совещании необходимо привлечь тех должностных лиц, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме, а ими, как показывает практика, не всегда являются руководители подразделений. 
          Что касается количества участников совещаний, то не следует приглашать столько лиц, сколько стульев в зале заседаний (приглашение для массовости). Оптимальный вариант — совпадение количества участников совещания с количеством активно участвующих в обсуждении вопроса. Основной критерий отбора участников — компетентность именно в вопросах повестки дня. 
          Определив состав участников, надо назначить день и время его проведения. Как правило, для совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к нему. Наилучший день для совещания — среда или четверг, так как недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу. 
          Совещания лучше проводить во второй половине дня. Из теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый — с 11 до 12 ч и второй — между 16 и 18 ч. Лучше всего приурочить совещание ко второму пику. Это для участников совещания послужит дополнительным стимулом, побуждающим их работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна. Поскольку любое совещание нарушает обычный ритм трудовой деятельности, в первой половине рабочего дня (первый пик) проводить его нецелесообразно. 
          Основные ошибки, допускаемые при проведении совещания: 
1 - не регламентируется его продолжительность;