Совершенствование практики подготовки и проведение деловых совещаний в организации

- и иные виды деятельности, прямо  не запрещенные законодательством.

          Уставной капитал предприятия 5,3 млн. (пять миллионов триста тысяч) рублей.

          Прибыль предприятия после уплаты налогов и других обязательных платежей распределяется учредителем ежеквартально.

          Местонахождение и юридический адрес организации: РФ, г. Курган, ул. Р. Зорге, д. 56.

          Предприятие ведет оперативный бухгалтерский и статистический учет в соответствии с порядком, предусмотренным действующим законодательством. Предприятие ежеквартально отчитывается перед учредителем.

          Контроль за деятельностью предприятия осуществляет ревизионная комиссия, назначаемая учредителем.

          Фирма «Наш дом» имеет следующую организационную структуру. Это одна из организационных структур, для малых предприятий, которая определяет соотношение между функциями, выполняемыми сотрудниками организации. На предприятии существует отдел маркетинга призванный выявлять:

- какая жилплощадь имеет наибольший спрос,

- какие районы города наиболее благоприятны для съема жилья;

- какие категории людей, и в  каком количественном составе  пользуются услугами риэлтерской фирм,

          Главный  менеджер и менеджер по маркетингу занимаются данными исследованиями, на базе которых в последствии заключаются контракты с квартиросъемщиками, следят за правильностью их заключения, согласно желанию сторон. Ведь от того, как оперативно они работают с клиентом, после заключения контракта зависит успех и процветание фирмы.

Дружеское отношение и общность интересов, взаимное сочувствие между работниками предприятия также в высшей степени важны. В коллективе фирмы «Вокруг света» существует дружеская атмосфера.

          На данном предприятии среди сложившихся различного рода ритуалов, следует выделить церемонии чествования и празднования юбилеев, успехов компании, публичного поощрения. Хорошо организованные такого рода мероприятия закрепляют ценности, способствуют запоминанию работниками своих героев. А именно герои являются важным составным элементом культуры.

          Находясь в фирме «Вокруг света» понятно, что каждый сотрудник выполняет свой круг обязанностей, согласуя свою деятельность со всеми структурными единицами предприятия, что приводит к оперативному реагированию на изменяющиеся условия рынка туристического бизнеса. В результате повышается мобильность и устойчивость всего предприятия.

          Из вышесказанного о предприятии «Вокруг света», оценки деятельности предприятия в целом, на основе комплексного анализа конечных итогов его эффективности видно, что предприятие многопрофильное, несмотря на то, что работает всего шесть человек, включая руководство. Экономическая суть эффективности предприятия состоит в том, что на каждую единицу затрат работники добиваются существенного увеличения прибыли. Это на сегодня и выделяет малые предприятия на рабочем рынке труда. [8]

          2.2 Подготовка и планирование совещаний руководителем риэлтерской фирмы   "Наш дом" 
          В процессе менеджмента фирмы "Наш дом" часто приходится сталкиваться с такими задачами, решение которых невозможно без привлечения многих специалистов, обмена мнениями и информацией по возникающим проблемам. Обсуждение таких вопросов проводится на совещаниях. Так как в принятии решений задействовано много работников, такой вид управленческой деятельности является наиболее дорогостоящим. Стоимость совещания складывается из заработка всех его участников, заработка готовящих и обслуживающих его работников, командировочных расходов, затрат на аренду помещения, аппаратуру и других накладных расходов. Причины пустой траты времени и средств чаще всего заключаются "просто-напросто в том, что многие совещания бывают неудовлетворительно подготовлены и организованы, неумело проведены и неудовлетворительно подытожены". 
          Поэтому совещание должно быть подготовлено руководителем фирмы " Наш дом" особенно тщательно с детальной проработкой всех организационно-технических мероприятий, как по организации, так и его проведению. 
          В риэлтерской фирме " Наш дом" совещании проходят не чаще, чем 2 раза в месяц, в главном офисе, в фирмы существует регламент проведения заседаний, где определены периодичность заседаний и все процедуры подготовки и проведения с указанием должностных лиц, отвечающих за каждую процедуру. 
          Начинается работа по подготовке совещания с указания руководителя о необходимости его проведения, выносимых на него вопросах и предполагаемых участниках, времени и месте проведения. Назначается обычно совещание руководителем фирмы "Наш дом" на начало рабочего дня, чтобы не разбивать рабочий день, ритм работы, не понуждать людей переключаться с одного вида деятельности на прочий. Кроме того, руководитель должен сразу обдумать место проведения совещания. Оперативные совещания с небольшим количеством участников часто проводятся в кабинете у руководителя. Если совещание очень важное и с большим числом участником, то оно проводится в специальном приемном зале главного корпуса фирмы "Наш дом". Руководителя определяет повестку дня. Повестка дня - это первый протокол, который составляется при подготовке совещания. 
          В повестке дня руководитель указывает вопросы, выносимые на обсуждение, фамилии, инициалы и пост лиц, докладывающих каждый вопрос. Список участников - это второй протокол, который готовится к совещанию. В фирме "Наш дом" на совещания приглашаются только те, без кого нельзя обойтись. Это работники, которых непосредственно касаются рассматриваемые вопросы, и исполнители решений или сотрудники, располагающие специальными знаниями или имеющими опыт в решении подобных проблем. 
          Четкая организация работы в фирме " Наш дом" способствует составление руководителем списка по определенной форме, в которой заблаговременно можно предусмотреть все сведения, необходимые потом для контроля за ходом подготовки и проведения совещания. При необходимости список можно дополнять другими вопросами. Когда руководителем определены повестка дня, список участников, час и место проведения совещания, все эти данные передаются секретарю, который должен будет оповестить всех участников. Оповещение участников совещания проводится заблаговременно, чтобы они могли спланировать свой рабочий день, перенести при необходимости дела, подготовиться к совещанию. В процессе оповещения одновременно уточняется и список участников совещания. В фирме "Наш дом" оповещение всех участников проходит по телефону. 
          Для успешного проведения совещания в фирмы " Наш дом" большую роль имеет своевременная подготовка, размножение и рассылка участникам документов, намечаемых для обсуждения. К таким документам, прежде всего, относятся доклады или сообщения основного руководителя или иного докладчика. 
          В фирме "Наш дом" большие доклады практически не зачитываются. Участникам совещания раздают их текст и, поэтому руководитель в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления. Кроме того, заблаговременно готовятся и размножаются информационно-справочные документы, позволяющие глубже вникнуть в рассматриваемый вопрос - отчеты, таблицы, графики, справки, экономические расчеты, планы, обзоры и т.д. 
          Руководителю фирмы " Наш дом" помимо подготовки совещания надобно собрать и проанализировать необходимую информацию для выступления, которое он предполагает сделать. Важнейшее место в подготовке совещания в фирме "Наш дом" занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу или проектов итоговых документов. Именно для принятия этих решений и утверждения итоговых документов и собирается совещание. Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, привнести правки, оперативно их обсудить. Руководитель обязан востребовать проекты решений от сотрудников, готовящих вопрос, и организовать их оформление. 
          Готовя совещание, руководитель фирмы "Наш дом" выясняет финансовые затраты, необходимые для его проведения: аренда помещения и демонстрационных средств, покупка канцелярских принадлежностей, цветов, воды, организация кофе-паузы и т.д. Размножение информационных материалов для участников совещания также может быть существенной статьей расхода. 
          На подготовительном этапе руководитель определяет общий объем работ во время проведения совещания и в случае необходимости вносит предложение о создании рабочей группы по подготовке совещания. Тщательно продумывается состав группы, кто из сотрудников какую работу должен осуществить, в какое час каждый из них будет задействован в обслуживании совещания: саммит, регистрация, организация кофе-паузы, покупка канцелярских принадлежностей, воды и цветов, техническое обслуживание совещания и т.д. Для больших совещаний, особенно с участием иногородних может быть продумана культурная программа: посещение театров, экспозиций, музеев, экскурсии по городу, памятным местам и т.п. Программа расписывается по дням совещания, а количество участников каждого предлагаемого мероприятия будет уточняться в день регистрации. Обычно за культурную программу отвечает специально выделенный сотрудник. Можно культурную программу предложить путем приглашения в день регистрации выездных театральных кассиров и развешиванием музейно-выставочных плакатов-реклам, что также надо спланировать заблаговременно. [9]

          Таким образом, при подготовке руководителя к совещанию в фирме «Наш дом» можно выделить вопросы:

1. Выработка повестки дня, определение круга участников и времени совещания;
2. Определение места совещания (выбор помещения);
3. Оповещение участников совещания:

3.1) составление приглашения;

3.2) передача приглашения.

4. Уточнение списка участников;

5. Подготовка материалов для рассмотрения на совещании:

5.1) основного сообщения;

5.2) справочно-информационных  материалов;

5.3) проекта решения.

     6. Организация рабочей группы совещания и распределение обязанностей:

     7.  Определение  финансовых вопросов;

     8.  Проведение организационных мероприятий;

     9.  Проверка  готовности помещения (количество  мест и техническая оснащенность). [10] 
         3 Мероприятия по совершенствованию процесса по подготовке руководителя к деловому совещанию в риэлтерской фирме "Наш дом"

          Совещание - это ответственное коммуникативное направление, от умения организовать которое зависит результат командной работы, совещания являются важнейшим инструментом менеджмента компанией. Если руководитель хотя бы раз проводил совещание, то он знает, насколько сложно не просто донести до собеседников свои идеи, но и достичь того, чтобы по окончании совещания достигнутые договоренности и поставленные задачи не были убраны в длительный ящик. Даже опытные руководители иногда встречаются с необходимостью совершенствования своих навыков, чтобы добиваться большей результативности от работы подчиненных. И чем глобальнее задачи, поставленные перед компанией, тем актуальнее становится вопрос о повышении эффективности подготовки совещаний. 
   Накануне важного совещания или за несколько часов до него, руководителю фирмы " Наш дом" желательно выбрать время, несколько минут, чтобы никто не беспокоил, и провести предстоящее совещание мысленно. Представить в своем воображении дискуссии, которые могут развернуться по ходу совещания, и поучаствовать в мысленных диалогах, играя одновременно роли всех участников. Это поможет почувствовать слабые места своей позиции, отшлифовать собственную аргументацию, в какой-то степени прочувствовать возможные повороты дискуссий и подготовиться к ним. Самое любопытное содержится в том, что в подобном "бою с тенями" в сознании нередко всплывает информация о возможных аргументах как своих, так и более того об аргументах других участников совещания, которая раньше более того не осознавалась и поэтому не принималась во внимательность.  
          Рекомендации руководителю фирмы "Наш дом" по организации совещания: 
· Сформулировать повестку дня надобно ясно и четко. Определить специфические вопросы, которые должны обсуждаться на совещании. Желательно при этом сторониться вопросов, допускающих изменения или поправки.

· Определить регламент времени для каждого пункта повестки дня и стараться строго его придерживаться.

· Ограничить число присутствующих теми, кто может привнести свой вклад в обсуждаемые вопросы, и теми, кто имеет полномочия на воплощение в жизнь принятых на совещании решений. Проще говоря, чем больше людей присутствует на совещании, тем дольше оно будет продолжаться.

 · Перенести проведение  совещания немедленно после обеда или в конце дня. Желание присутствующих поскорее уйти домой пересилит их стремление к многословию.

· Постараться сторониться планирования проведения совещаний в своем собственном офисе, это может привести к возникновению оправдании по поводу отвлечения внимания самого руководителя. Кроме того, будет тяжелее справиться с теми, кто попытается после совещания продолжить обсуждение с руководителем вопросов повестки дня или каких-либо других вопросов.

· Начинать совещание в назначенное в повестке дня время. Ожидание опоздавших может привести к тому, что они будут продолжать опаздывать и в будущем, кроме того, это будет раздражать людей, пришедших своевременно.

· Не пускать ухода обсуждений в сторону от вопросов, стоящих на повестке дня. Если они (вопросы, которые присутствующие пытаются обсудить) на самом деле важны, их можно будет обсудить на следующем совещании.

· Не надо тратить время на обсуждение вопросов, для которых не хватает информации для принятия по ним решения. Руководитель должен взять на себя ответственность за получение и доведение недостающей информации до присутствующих и перенести решение по таким вопросам на будущее.

· По возможности сторониться обсуждения каких-либо вопросов, не относящихся к повестке дня, в конце совещания. Такая техника очень часто используется людьми настолько ленивыми, что они не способны должным образом подготовиться к обсуждению вопросов, стоящих на повестке дня. Она может привести к принятию неправильных решений, основанных на неадекватном рассмотрении той или иной ситуации. Кроме того, она может привести к тому, что все усилия, предпринятые с поставленной задачей соблюдения регламента, будут сведены на нет. [11]

          Деловое общение и деловой этикет в значительной степени определяется той обстановкой, в которой они проходят, а это наводит на желание совершенствовать процесс проведения деловых совещаний в целом, и по предприятию «Наш дом». Поскольку совещание, как способ координации деятельности людей – один из востребованных видов делового общения, в том числе и для решения проблем в области экономики, финансов, менеджмента - предлагается следующее:

          1. В риэлтерской фирме «Наш дом» организовать курсы повышения квалификации с приглашением сотрудников из других фирм подобного рода деятельности (профессиональный обмен знаниями), поскольку деловые совещания представляют собой особый вид организации труда, действующей очень короткие сроки и имеющей определенную целенаправленность, поэтому чтобы улучшить организацию труда, и для того, чтобы фирма была конкурентоспособна, необходимо проводить повышение квалификации сотрудников. Проводить ежемесячные совещания по вопросам технологического характера с привлечением службы маркетинга, на которых выяснять – какие необходимо предпринять меры по улучшению качества обслуживания клиентов.

          2. Улучшать и преумножать обстоятельства, на первый взгляд незначительные, учет которых позволяет во-первых создавать требуемую обстановку и, во-вторых скрыто накапливать психологические преимущества над партнерами. Предложить партнерам - назначать время встречи, то которое удобно им. При таком способе действия, во-первых, больше вероятность, что предложение о встрече не будет отклонено. Во-вторых, применяя деловой этикет, фирма будет проявлять уважение к партнеру.

          3. Проводить оценку персонала для повышения психологической совместимости сотрудников организации, что в конечном итоге ведет к улучшению коммуникаций и обеспечению более качественного информационного потока внутри предприятия. Показать себя с хорошей стороны, идти на небольшие уступки, что считается признаком хорошего тона, гибкости, уважительного отношения к партнеру, и тогда последующее упорство в отстаивании своих интересов будет воспринято не как проявление упрямства и эгоизма, а как вынужденный шаг.

          4. Для психологического преимущества по составу делегаций – число участников согласовывать предварительно, уменьшать количество переговаривающихся. Потому как нужно учесть то, что более многочисленные делегации чаще не приходят к соглашению. Деловые совещания в организации «Наш дом» чаще проходят в своем офисе, что дает положительный эффект, контролировать ситуацию, как говорится, «Дома и стены помогают», но ведь деловое общение – это не только проведение переговоров.

5. Предлагать для проведения  деловых совещаний нейтральную территорию. Развлечения деловых людей стали общепринятыми нормами проведения времени на нейтральной территории. Это можно использовать, прежде всего, для знакомства и улучшения взаимоотношений с членами противоположной команды. Выбирая нейтральную территорию можно предложить базу отдыха, или тому подобное, расположенное на полпути между договаривающимися сторонами. Они тогда будут находиться в равных условиях – обе стороны путешествующие, обе стороны сокращают себе доступ к информации. При этом возникнет стимул для обеих сторон – заключить соглашение как можно скорее.