Правила подготовки и проведения деловой беседы

Министерство образования и науки Российской Федерации

федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Кафедра философии

(наименование кафедры)

Филиппова Анна Николаевна

(фамилия, имя, отчество студента)

Институт

ВШЭУ

курс

1

группа

(№)28342

38.03.01 Экономика (ВШЭиУ) (код и наименование направления  подготовки/специальности)

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине

Деловая этика

На тему

Правила подготовки и проведения деловой беседы

(наименование темы)

Отметка о зачёте

(дата)

Руководитель

Доцент

П.В.Шубина

(должность)

(подпись)

(инициалы, фамилия)

(дата)

Архангельск 2015

 «Северный  (Арктический) федеральный университет  имени М.В. Ломоносова»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Введение 3
2. Основная часть 5
1. Цели и задачи деловой беседы 5

      2.2 Виды деловых бесед 5

      2.3 Проведение беседы 6

         2.3.1 Подготовка к деловой беседе6

         2.3.1 Структура деловой беседы9

3. Заключение 18
4. Список используемой литературы19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. ВВЕДЕНИЕ

Общение – это неотъемлемая часть социальной жизни современного человека. Культура общения в деловых кругах давно установилась. И деловая беседа сегодня, в столь стремительно развивающееся время, должна носить не просто определенный стиль, но еще конкретную цель и четкий план. Наличие четкой стратегии действий в ходе беседы даст психологическую уверенность, а четкая цель и план помогут яснее донести информацию и значительно сократит время достижения результата.

Деловая беседа — процесс общения с использованием вербальной и невербальной связей, направленный на решение вопросов производственной деятельности.

В связи с развитием рыночных отношений в нашей стране все больше и больше предприимчивых людей, но отсутствие навыков делового общения существенно снижает их деловую активность. Поэтому очень важно научиться культуре делового общения и не упустить свою удачу!  Это позволит стать не только хорошими партнёрами по бизнесу, но и друзьями.

Искусству деловой беседы можно и нужно учиться. На Западе существует профессия специалистов-«беседчиков», которые полагают, что специальная методика проведения деловых бесед позволяет в 7 случаях из 10 достигнуть полного успеха, а в остальных — довольно хорошего результата.

Беседа вряд ли сложится удачно, если она не подготовлена. Сначала следует обдумать цели, задачи, тактику и психологию предстоящего делового контакта, затем подобрать необходимые вспомогательные материалы, которые, возможно, пригодятся в ходе беседы.

Прежде чем приступить к разговору, надо решить, какие вопросы и в какой последовательности ставить перед своим собеседником. Целесообразно подготовить их перечень в письменном виде и положить его перед собой во время беседы. Изложение вопросов на листе бумаги позволяет очертить область разговора и соответственно нужное время, усилить логичность и целеустремленность беседы; обеспечить собственную психологическую уверенность.

В данной работе мы разберем процесс подготовки к деловой беседе, ход ведения беседы, техники поведения и анализ после беседы, для того чтобы избежать ошибок в дальнейшем и чувствовать легкость и уверенность в деловой среде.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ.

2.1 ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ.

Основная цель деловой беседы обмен информацией. В зависимости от предметного содержания различают деловые беседы следующего содержания: найм и увольнение персонала, «поручение производственного задания», анализ и разрешение конфликтных ситуаций, внедрение новаций, трудовая и производственная дисциплина, улучшение психологического климата в коллективе.

В сравнении с другими видами речевой коммуникации деловая беседа обладает преимуществами: 1) быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей; 2) повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе; 3) возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

2. ВИДЫ ДЕЛОВЫХ БЕСЕД.

В зависимости от поставленных целей и задач деловые беседы разделяю на несколько видов. В одном случае мы хотим объяснить какую-то профессиональную тему, в другом (поздравление, приветствие) – пробудить или усилить общее чувство или настроение присутствующих. Соответственно можно выделить следующие виды бесед (Таблица 1 – виды бесед):

Таблица 1 – Виды бесед.

Профессиональные беседы	Речи		Выступления
разъясняются специальные проблемы без воздействия на чувства собеседников.	дискуссии	дебаты	относятся к какому-то событию, т. е. посвещенны конкретным ситуациям в общественной жизни (приветственные речи, благодарности, вступительные слова, беседы, посвященные какому-то событию).
	Целью является желание добиться от слушателей каких-то действий путем информирования и аргументирования. Такие речи воздействуют не только на чувства, но и на разум, и волю людей.

 

 

2.3 ПРОВЕДЕНИЕ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ.

 

В деловых отношениях очень многое зависит от личных встреч, бесед, совещаний. Преимущество беседы неоспоримо, так как деловые связи, начатые в письме или по телефону, развиваются в личных контактах. Во время личных встреч партнеры используют все богатство человеческого общения: речь, жесты, мимику, движения и личностное воздействие.

Деловая беседа не приемлет спонтанности и импровизационного характера, как в бытовых беседах. К деловой беседе нужно тщательно готовиться и опираться на основы этических норм и правил, учитывать все закономерности и традиции.

Исследователи выделяют следующие этапы беседы: подготовка к беседе, установления контакта, ориентировка в ситуации и людях, обсуждение вопроса и принятия решения, выход из контакта.

Основными этапами деловой беседы являются: подготовительные мероприятия, начало беседы, информирование присутствующих, аргументация положений и завершение беседы.

2.3.1 ПОДГОТОВКА К ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЕ.

«Неудачник импровизирует. Победитель готовиться».

« Хороший экспромт – это хорошо подготовленный экспромт».

Эти крылатые фразы как нельзя лучше отражают важность этапа подготовки. Даже если вы уже асс лучше потратить некоторое время и усилия на подготовку. Ведь зачем-то даже великие актрисы участвуют в репетициях перед спектаклем. А деловая беседа – это ведь тоже маленький спектакль.

Планирование беседы сводится к следующим действиям:

• составление и проверка прогноза деловой беседы;

• установление основных, перспективных задач беседы;

• поиски подходящих путей для решения этих задач (стратегии);

• анализ внешних и внутренних возможностей для осуществления плана беседы;

• определение и разработка среднесрочных и краткосрочных задач беседы, их взаимосвязи и очередности;

• разработка мероприятий для реализации указанных задач (разработка программы работы, плана по отдельным элементам беседы) и др.

Подготовка включает:

1. Планирование:

• предварительный анализ участников и ситуации;

• инициатива проведения беседы и определение ее задач;

• определение стратегии и тактики;

• подробный план подготовки к беседе.

2. Оперативная подготовка:

• сбор материалов;

• отбор и систематизация материалов;

• обдумывание и компоновка материалов;

• рабочий план;

• разработка основной части беседы;

• начало и окончание беседы.

3. Редактирование:

• контроль (т.е. проверка проделанной работы);

• придание окончательной формы беседы.

4. Тренировка:

• мысленная репетиция;

• устная репетиция;

• репетиция беседы в форме диалога с собеседником.

Подготовка и планирование беседы позволяет заблаговременно предусмотреть возможные спорные моменты, что снижает эффективность замечаний собеседника приобретаются навыки быстрой и гибкой реакции при возникновении н непредвиденных ситуаций.

Сбор материала для деловой беседы - длительный процесс, включающий в себя поиск возможных источников информации Собранные и тщательно отобранные фактические данные систематизируются, что позволяет выделить самых насущных Виши факты, на которых следует акцентировать внимание.

Анализ собранного материала помогает определить взаимосвязь фактов, сделать выводы, подобрать необходимую аргументацию, т.е. сделать первую попытку скомбинировать весь собранный материал в единое логическое цикл.

Конечная стадия подготовки беседы - редактирование текста, доработка и окончательное его шлифовки.

Готовы ли вы к проведению беседы?

Перед началом беседы ответьте сами себе на следующие вопросы:

• Все ли я тщательно продумал?
• Свободен ли я от стереотипов, готов ли воспринимать людей, гибко

реагировать на происходящие в них изменения?

• Вполне ли я готов выслушать собеседника (собеседников) и правильно

ответить на возможные вопросы?

• Является ли мой план беседы точным, ясным и корректным?
• Не вызовет ли мой план беседы вопросов, уводящих обсуждение