Задачи секретаря в подготовке и проведении совещаний

МИНОБРНАУКИ РОССИИ 

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального

образования 

«РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(РГГУ) 

Историко-архивный институт 

Факультет документоведения 

Кафедра документоведения 
 
 
 
 
 
 

Калиничева Вера Александровна 

Задачи  секретаря в подготовке и проведении совещаний 

Контрольная работа по организации секретарского обслуживания

Студента 5-го курса заочного отделения

Специальность: «Документоведение и документационное обеспечение управления» 
 
 
 
 
 

Научный руководитель

         Е.В. Боженко 
 
 
 
 
 

Москва 2011

Содержание

Введение           3

1. Совещания           4

1.1 Виды совещаний          4

1.2 Подготовка  совещания         5

1.3 Формирование  повестки дня        5

1.4 Участники  совещания         7

1.5 Подготовка  документов для проведения совещания 

(доклады, информационные  материалы)       8

2. Оформление  документов при проведении совещаний    11

2.1 Стенограмма  и фонограмма        11

2.2 Протоколирование         12

2.3 Электронный  документооборот и совещания     15

Заключение           17

Список  используемой литературы        18 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

     Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного  обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются  узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию  и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

     Чаще  всего деловые совещания проводятся: при необходимости принятия коллективного  решения на основе равного права  каждого высказывать и обосновывать свое мнение, если решение вопроса  затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений  организации или фирмы, если для  решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.

     Недостаточно  хорошо подготовленные и плохо проведенные  совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как  «пожирают» дорогостоящее время, отрывая  людей от основной работы.

     В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач  собрания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава  участников, примерного регламента работы.

     Рассмотрим  подробнее вопросы общей организации  деловых совещаний и заседаний. 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Совещания

     1.1 Виды совещаний 

     Совещание - заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

     Разновидностями расширенного совещания являются:

     - симпозиум - расширенное совещание по специальному научному вопросу;

     - конференция - расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;

     - конгресс, съезд - совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.

     В рамках конкретного предприятия  в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний:

     - оперативное;

     - инструктивное;

     - проблемное.

     В основу классификации совещаний  могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

     Кроме того, по характеру проведения совещания  разделяются на следующие типы:

     - диктаторское - свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;

     - автократическое - основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;

     - сегрегативное - доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;

     - дискуссионное - свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;

     - свободное - на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями.

     Собираясь вместе, участники совещания имеют  возможность высказать свою точку  зрения по обсуждаемым темам, довести  информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

     Но  совещание является дорогостоящим  мероприятием. Следует помнить, что  если в вашей организации ежедневно  проходит часовое совещание с  восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать  как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством  оценки и принятия решений. Коллективно  принятое решение имеет больший  вес, чем единоличное. Поэтому совещание  идеально там, где необходимо участие  команды в обсуждении проблемы и  поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения. 

     1.2 Подготовка совещания 

     Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое  короткое совещание, от предварительной  проработки только выиграет.

     Сотрудник, ответственный за подготовку мероприятия, прежде всего, должен выяснить:

     — цель совещания,

     — основные вопросы для обсуждения,

     — состав участников,

     — место, время и форму проведения.

     Отметим, что в ряде организаций существует определенный порядок проведения совещаний, который может быть закреплен  в специальном Регламенте. В этом случае задача значительно упрощается.

     Если  в подготовке совещания участвует  несколько человек, то, как правило, на предприятии издается приказ о  проведении совещания, в котором  определяется состав рабочей группы и план его подготовки. 

     1.3 Формирование повестки  дня 

     Составление повестки дня является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится  на плечи секретаря.

     Повестка  дня составляется только после определения  цели совещания. При этом цель должна быть четко сформулирована, иметь  логическую завершенность и однозначное  толкование. В повестку дня следует  включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется, и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда старайтесь избавиться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.

     Повестка  дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания  могут проводиться и без заранее  заготовленного списка вопросов, но в  этом случае они должны хотя бы в  устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной  формой и позволяет каждому сосредоточиться  на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после  него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее  очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых  не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний  не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих  подчиненных, а остальные были вынуждены  терять время на ожидание. Такие  недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а, следовательно, и на его эффективность.

     По  поводу того, как следует располагать  вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных  мнения.

     В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать  в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в  начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и  сложные вопросы лучше обсуждать  в начале.

     Приверженцы второй точки зрения считают, что  вопросы, которые требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего  рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность  участников достигает пика. Текущие  вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а наконец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

     Исходя  из практики работы, можно рекомендовать  придерживаться второй точки зрения, т.к. начиная с более простых  вопросов, вы можете задать определенный ритм, ведь они не требуют детальной  проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать — они служат «своеобразной  разминкой» перед работой над  более сложными проблемами. Когда  основная работа выполнена, и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

     Мы  живем в динамичном мире. За время  подготовки совещания в результате получения более достоверной  и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что  для нас было актуально всего  несколько часов назад, может  стать совершенно неинтересным. Поэтому  никогда не следует рассматривать  утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто незыблемое.  

     1.4 Участники совещания 

     После определения цели совещания и  круга вопросов, которые будут  на нем обсуждаться, можно перейти  к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:

     — которые принимают ключевые решения  по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);

     — которые в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;

     — которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;

     — которые будут организовывать выполнение решений совещания.

     К повестке дня может быть приложен список приглашенных с указанием их должностей. Так поступают при организации крупных совещаний, на которых присутствует большое количество участников. Это активно практикуется в федеральных органах исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания и приглашенных лучше вносить в повестку дня совещания.