Проведение совещаний и конференций

          Введение.  ……………………………………………………………………………….2 стр.                                                                                                                            I.           Изучите вопросы, связанные с организацией и проведением   совещаний и конференций. 

1. Каковы особенности  составления плана работы? ………… 3 стр.
2. Критерии выработки повестки дня.    …………………………….  8 стр.
3. Дайте понятие регламента.   …………………………………………  11 стр.
4. Каков порядок составления и оформления протокола совещания.  …………………………………………………………………………………  12 стр.

II.             Составьте письмо-приглашение (на конференцию, семинар и т.п.) на бланке с угловым расположением реквизитов.   …………… 15 стр.

Заключение. ………………………………………………………………………   16 стр. 

Список литературы …………………………………………………………… 17 стр.

                       I.       Введение.

             В условиях перехода России  к рыночной экономике значительная  часть населения все больше  активно вовлекается в экономическую  деятельность. Появилось много людей, основной профессией которых стало предпринимательство, позволяющее развернуть свои творческие способности и деловые качества.

            Однако, эти способности и качества, как показывает практика для  современного  Российского  бизнесмена, дают наибольшую отдачу при умении вести деловой разговор  - одним из наиболее важных условий коммерческого успеха.

           К сожалению, у большинства  наших предпринимателей очень  низка культура общения устной  речи, что существенно снижает  их деловой потенциал  и не позволяет реализовать свои возможности на все сто процентов. Залог успешной предпринимательской деятельности – умение своевременно принимать правильное решение и добиться его выполнения. Современный руководитель должен  обладать внутренней самостоятельностью и способностью к ведению деловых общений уметь вести дискуссию и иметь  способность создавать команду единомышленников.

            Для установления принятых и  полезных деловых взаимоотношений  необходимо уметь заинтересовать  человека своим четким и в  то же время образным высказыванием,  взыванием к сущности  вопроса.  Эти проблемы решаются при  отработке навыков риторики, важных  в повседневной жизни и, особенно в служебной обстановке.  Эти навыки должны найти свое воплощение  в деловом общении, в социальных правилах подготовки и ведения  деловой беседы.

          Деловая беседа – это устный  деловой контакт между людьми, Такие беседы обладают многими достоинствами, которых лишены собрания, телефонное общение, обмен письменной информацией, поскольку они, во-первых, производятся в тесном контакте, позволяющем сосредоточить внимание  на одном собеседнике или очень ограниченной группе людей. Во-вторых, деловые беседы предполагают непосредственное общение. В-третьих, они создают условия для установления личных  взаимоотношений.

                    Деловое совещание это есть  вид организации деловой беседы, общения группы.

                   Деловое совещание – устное коммуникативное взаимодействие коллектива.

                   В этом виде общения сочетаются несколько  различных жанров: (вступительное и заключительное слово ведущего, выступление участников беседы, обмен информацией, выдвижение и обсуждение идей и т.д.) 

      1.   Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров, в предпринимательской практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров – совещания, которые представляют собой способ оперативного коллективного обсуждения тех или иных вопросов.

               Коллективное обсуждение как форма делового  разговора имеет много положительных сторон. Во-первых, оно повышает эффективность мышления. Русская поговорка «ум хорошо, а два лучше» возникла не на пустом месте, в ней заложен глубокий смысл. Действительно, своеобразие человеческого мышления состоит в том, что оно особенно эффективно в условиях совместной интеллектуальной   деятельности, поскольку интеллектуальные результаты не складываются, а умножаются. Известно, что большинство плодотворных  идей родилось при коллективном обмене мыслями.

               Во-вторых, в процессе совещания  укрепляется творческое содружество работников, происходит включение интересов определенных работников в единую систему коллективных задач, а также повышается деловая квалификация его участников. В-третьих, в совместной мыслительной работе раскрывается творческий потенциал каждого из них.

         Деловые совещания очень разнообразны. Обычно выделяют следующие их виды:

• Диктаторские (право голоса у руководителя, остальные молча, слушают, получая часто нагоняй от шефа);
• Автократические (ведутся в диалоговом режиме, когда руководитель задает вопросы  каждому участнику и получает ответы на них);
• Сегрегативные (когда планируется доклад руководителя и выступления, назначенных им подчиненных);
• Дискуссионные (для них характерен свободный обмен мнениями, вырабатывается решение, которое принимается голосованием участников с последующим утверждением руководителем);
• Свободные (это совещания без четкой повестки дня и без председателя. Чаще всего они являются составной частью собрания, когда обсуждение какой-либо проблемы зашло в тупик. В этом случае председатель собрания объявляет большой перерыв, в ходе которого стихийно возникают кулуарные совещания).

                В условиях административно-командной  системы в нашей стране обычно  использовались первые три вида  деловых совещаний, основной смысл  которых сводился к тому, что  на них руководители лишь знакомили  приглашенных со своими решениями или указаниями партийных и вышестоящих организаций, в то время как суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и  выбрать общее решение на основе широкого учета мнений, в том числе не соответствующих точке зрения администрации.

             Чаще всего деловые совещания  проводятся по следующим поводам:  во-первых, при необходимости принятия  коллективного решения на основе  равного права каждого высказывать  и обосновывать свое мнение; во-вторых, при условии, что решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы; в-третьих, в том случае, если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнением различных групп работников.  Для подготовки совещания необходимо  определить следующие критерии:

1. Причину совещания;
2. Цель совещания;
3. Выбор участников и распределение ролей;
4. Где и когда проводить совещания;
5. Есть ли в доступности оборудование;
6. Подготовить повестку дня с причиной и целью совещания;
7. Разослан ли окончательный вариант повестки дня?;
8. Подготовлен ли раздаточный материал?;
9. Убедиться, все ли могут присутствовать.

      Практика  деловой жизни показывает, что  деловые совещания более эффективны, чем просто административные решения узкого круга управленцев. Однако недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как пожирают дорогостоящее время людей, отрывая их от основной работы. Поэтому прежде чем созывать такие совещания, следует подумать относительно необходимости подобного шага. Вполне вероятно, что предлагаемый к рассмотрению вопрос вовсе не требует незамедлительного решения. Более того, руководитель, допустим, хочет всего лишь проинформировать сотрудников о чем-либо. В таком случае можно легко обойтись без проведения совещания.

               Но если все, же совещание все, же признано целесообразным, то, прежде всего, необходима его тщательная подготовка. Эту подготовку и саму процедуру его проведения следует стоить так, чтобы наилучшим образом была решена основная задача, ради которой и проводится само совещание.

              Для того чтобы плодотворно  прошло деловое совещание необходимо  составить план его проведения,  при этом соблюдать все   принципы ведения  деловой  беседы, учитывая правила  и  критерии.

              В наиболее общем виде подготовка  к проведению совещания включает следующие действия: принятие решения о его проведении, определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и его общей продолжительности, даты и время начала, состава участников, примерного регламента работы, подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения, а при необходимости – размещения, питания, проезда участников к месту заседания.

            После того как принято решение  о проведении совещания, намечается  состав участников. Приглашается  достаточное число, но только тех, которые действительно необходимы, при отсутствии которых совещание было бы неэффективным. Однако степень деловой заинтересованности – не единственный критерий при отборе участников совещания. Иногда необходимо учитывать и достаточность их служебных прав.

          Поскольку деловое совещание  предполагает свободную дискуссию,  необходимо прежде всего подобрать дискуссантов. При чем речь идет не о поиске угодных руководству лиц, а о привлечении к участию в дискуссии достаточно спокойных, выдержанных способных корректно реагировать на противоположные точки зрения и их приверженцев. Присутствие последних следует рассматривать в качестве, безусловно, позитивного элемента дискуссии.

         Определяя время начала совещания,  следует принять во внимание  ритм работы. Чтобы не заставлять  людей в течение дня без конца переключаться с одного вида работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или конце рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени – т.е. времени, необходимого не только непосредственно для проведения заседания, но и на сборы, переходы, возвращение и включение в работу – начало и конец совещания нужно планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно окончится за 15 минут до обеденного перерыва, то это наверняка будут потеряны минуты.

            Требуется заблаговременно оповестить  участников совещания о его  проведении и познакомить с  повесткой дня, со всеми нужными  материалами, чтобы их выступления, были продуманы заранее.

               Конференция – это вид взаимодействия делового человека с целью получения нужной информации.

            Поводы устройства конференций могут быть различными:  обмен новой информацией о товарах, об открытии нового завода, о получении патента, объяснения в трудной ситуации, например: при предъявлении проблемы , загрязнения окружающей среды и т.д..

               Еще до начала конференции  следует решить, что вы хотите  донести до общественности. Нужно  иметь в наличии уже готовое  заявление. И быть готовым ответить   на любой заданный вопрос, касающийся  темы. Для этого необходимо предугадать  вопросы, которые зададут слушатели.  Ответы должны быть понятными,  правдивыми, по возможности краткими. И стараться  ответить  без замешательства, авторитетно и доверительно.   

             2. Начинать совещание нужно точно во время и сразу согласовывать с его участниками правила совместной работы, например, регламент выступлений или порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение протокола.

          Первоочередной задачей перед  ведением совещания надо определить  цель совещания и разработать   повестку дня. Затем следует  решить, в какой последовательности  будут обсуждаться вопросы повестки  дня. Обычно считается, что они должны быть рассмотрены по степени своей важности и сложности.  Этот подход считается наиболее целесообразным.

                          Для того чтобы составить повестку дня необходимо  знать цель  и тему совещания. Необходимо  также учитывать первоочередность вопросов, наиболее «трудные», требующие расширенного обсуждения, проработать и поместить  во вторую треть совещания, когда физическая и умственная  способность группы достигает пика. Текущие или срочные вопросы, не требующие большой затраты времени решить в первую очередь, а самые «простые» пункты или наиболее индивидуальные в конце.