Проведение совещаний и конференций

Повестка  дня:

• Тема совещания:
• Дата и время:
• Место:
• Участники:
• Причина:
• Цели:
• Пункт:
• Время, отведенное на обсуждение.

      Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме.

       Совещания могут проводиться  и без заранее заготовленного  списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Но никто не будет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его  эффективность.

Как следует распределять вопросы в повестке дня.

          По этому поводу существует  два диаметрально противоположных  мнения.

            В соответствии с первой точкой  зрения вопросы следует располагать  в порядке их важности и  сложности. Аргументы здесь следующие:  в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

         Приверженцы второй точки зрения  считают, что вопросы , которые  требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика активности. Текущие вопросы, не требующие много времени можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

        Исходя из практики вторая  точка зрения наиболее приемлема,  начиная с более простых вопросов, можно создать определенный ритм, ведь они не требуют детальной  проработки, сотрудники обсуждая  их, не успевают устать – они  служат «своеобразной разминкой»  перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

        Мы живем в динамичном мире.  За время подготовки совещания  в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты меняются не однократно.  То, что для нас было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто  незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработанную процедуру корректировки повестки дня после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещания.

       Составленная повестка дня утверждается  руководителем, но на практике  довольно часто используется  упрощенная форма, где  она  не имеет грифа утверждения. Порядок оформления повестки дня закрепляется в Регламенте по проведению совещания, если таковой на предприятии имеется.\ 

              3. Регламент – (польск. reglameht  от  франц. reglemtyt,  от   regle – правило) – это правила, порядок ведения заседаний, конференций или съездов.  Регламент это:

1. Нормативный правовой акт, организацию и порядок деятельности какого-либо государственного органа и его подразделения (парламента, суда и т.д.);
2. Порядок ведения заседаний представительных органов;
3. Название актов, принимаемых правительствами Франции, Италии и некоторых  других стран,  которые ведут осуществления регламентной власти.

          В Российской Федерации свой  Регламент    имеют палаты  Федерального  Собрания,  Генеральная прокуратура,   арбитражные суды,    Правительство  РФ, Центральная избирательная комиссия и ряд других органов.

           Регламент – (аргумент в споре) в общем случае это порядок ведения заседания, собрания, свод правил в технологии принятия решения, в  наше время становиться самодовлеющим фактором в политических процессах, при этом иногда существенно более значим, чем сам рассматриваемый вопрос.  С его помощью, как правило, удается довести до людей, обеспокоенных судьбой отечества и желавших донести определенные сведения, до общественности навязанные правила игры.  Регламент не всегда есть «хорошо». В некоторых буржуазных парламентах время выступающего не ограничивают,  что означает «пусть говорит, пока не устанет». В тоже время не следует преувеличивать роль выступающего и слушающих – такая  ситуация требует (коллегиального)  принятия решений. В общем случае регламент является ярким примером.   Например, идет обсуждение, решается судьба человека, Родины и здесь появляются первые проблески мысли и в этом момент раздается возглас председательствующего, либо из зала – закончилось ваше время – прошу соблюдать регламент.

             С другой стороны,  отсутствие  регламента приводит  к хаосу  и безалаберности, полному отсутствию корпоративной культуры.   

             4. Любое деловое совещание можно закончить подведением итогов. Обычно это итоговое заключение стараются опустить – все устали и торопятся. Но, потратив  на него, немного времени, вы сильно продвинетесь в исполнение задуманного. Именно на конечном этапе часто теряются хорошие идеи.  Эффективно проведенное совещание должно иметь конкретные последствия.

             Для любого руководителя главное  в деловом совещании – его  итог, качественность, эффективность  принятого решения, тем не менее, очень важны и чисто психологические последствия подобного мероприятия.

               И это заключительный этап  совещания и очень важно не  забыть зафиксировать, все этапы совещания, кто и что будет выполнять.   Составляется  первичный официальный документ, который называется протоколом. Кроме, того, следует проследить, чтобы все присутствующие получили протокол результатов совещания.  На основании этого официального документа руководство  вправе  требовать от сотрудников выполнения принятых  решений.

            Протокол, в котором правильно зафиксировано основное содержание выступлений и сформулированы принятые решения, может оказать неоценимую помощь в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренного искажения чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса на предприятии на день и час совещания.

          В формуляр протокола входят: наименование ведомства, учреждения  или предприятия, название вида  документа (протокол), дата заседания,  индекс (номер), место заседания, гриф учреждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок, куда входит наименование коллегиального органа или  конкретного совещания, указание фамилий председателя и секретаря, состав присутствующих, повестка дня, текст по форме «слушали – решили» (постановили), подписи председателя и секретаря.

              В зависимости от полноты фиксации  совещания выделяют краткий и  полный протоколы. В  кратком  не приводятся целиком тексты  выступлений, а указываются только  повестка дня, а указываются  только повестка дня, фамилии выступавших, тема выступлений и принятые решения. Полные протоколы дают возможность судить не только о характере совещания, но и о полноте вопросов затрагивающих  цель совещания. В них указывается целиком тексты выступающих,  дискуссии присутствующих.   Цель и выработка альтернатив.

Примерная схем а итогового  протокола совещания

Подразделение , отдел                                                          Дата

Место проведения:

Дата

Тема:

Продолжительность (от и до):

Ведущий                       Ведущий протокол (с  указание номера и  телефона):

Обсуждения:

Приглашение/

Повестка  дня:

Участники совещания:                                               Привлеченные участники:

Результат:*          Указание/ поручение                             Контроль

                                    (срок исполнения):

                                                                                                        Страница

*эти  пункты при надобности  записываются

  на нескольких  страницах.                                                  
 
 
 
 

             II.  Письмо –приглашение, пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию (лицо) на какое-либо торжество или мероприятие (например, конференцию). В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения  мероприятия. 
 
 

                                                                            Генеральному конструктору

                                                                           ЗАО «Электроника»

                                                                             Дальнему М.А.

Уважаемый Марк Анисимович!

                   Приглашаем Вас на конференцию «Внедрение новых технологий», которая состоится 25 сентября 2008 года в 10-00 часов в  актовом зале главного корпуса ЗАО «Тяжмаш» (г.Сызрань, ул.Гидротурбинная, 23) . Предполагаемая продолжительность конференции 2 часа 30 минут.  Программой конференции предусмотрен обмен мнениями представителей.

                       В связи с изложенным просим  Вас сообщить до 15  сентября  с.г. о возможности участия в конференции. 

                      Ответственный за проведение  конференции – помощник генерального директора ЗОА «Тяжмаш» - Иванов Сергей Ларионович.

                     Программа конференции прилагается  на 1 листе. 

                           Телефон/факс 654-20-32, 654-20-33.

                           E-mail: mirtin@.......mi.pu. 
 
 
 

                  Заключение.

               Деловой разговор как особая  разновидность устной речи имеет  свою лексико-грамматическую и  стилистическую специфику, к нему  предъявляются требования -  соблюдать правильность, точность краткость и доступность речи, а также правила служебного речевого этикета.   Деловой разговор отличается от всякого другого,  прежде всего своей логичностью. Практика показывает, что те бизнесмены, которые хорошо умеют оперировать понятиями и суждениями, делать правильные умозаключения и убедительно  доказывать, делают свой бизнес более успешно, чем  бизнесмены, не владеющие навыками  делового мышления. 

           Все вышесказанное говорит о  том, что современному бизнесмену, руководителю  какого- либо предприятия (организации), не обойтись без навыков ведения делового общения,  умения  вести деловое совещание.

            Рассматривая эти вопросы, имеющие  непосредственное отношение к  практике общения людей, социально-психологические  знания, навыки анализа ситуации, возникающие в процессе общения, имеют огромное значение для построения эффективных отношений между людьми. Они помогают человеку лучше понять себя, свой внутренний мир, осознать социально-психологические аспекты, социальные установки, стереотипы, стратегии поведения и взаимодействия, стиль общения умение эффективно выслушать, провести грамотно совещание (собрание) конференцию, контролировать свои эмоции и адекватно понимать других людей.

              Деловые отношения складываются, в основном,  в малой группе, членом которой является конкретный индивид.  Окружающие люди играют огромную роль в формировании ценностей любого человека, и знание социально психологических законов жизни, группы, умение их анализировать – важнейшая часть жизнедеятельности личности.

                         Список литературы:

1. Золотая книга хорошего тона – «Русич», Смоленск, 1999 г.
2. Казначевская Г.Б. Чуев Н.И. – основы менеджмента – «Юнити» Ростов-на-Дону, 2004 г.
3. Лавриенко В.Н. – Психология и этика делового общения – «Юнити» 2001 г.
4. Кузин Ф.А. Культура делового общения – М.: Ось, 2004 г.
5. Баркер э. Как сделать собрание эффективным – М  2000 г.