Проведение оперативного совещания

оглавление

 

ВВЕДЕНИЕ 4

1. ВИДЫ СОВЕЩАНИЙ 5

2. ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЯ 6

2.2. Формирование повестки дня 6

2.3. Участники совещания 7

2.4. Подготовка помещения 9

2.5. Проведение совещания 9

2.6. Документальное оформление совещания 11

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 13

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 15

 

введение

В деятельности любой организации периодически возникает необходимость совместного обсуждения имеющихся проблем либо выработки общей стратегии деятельности организации.

В подобных ситуациях руководитель чаще всего проводит совещания с участием своих квалифицированных сотрудников или консультантов, поскольку было давно замечено, что работа в группе бывает намного эффективней индивидуальной. Однако мало пригласить компетентных сотрудников, надо ещё и само совещание хорошо организовать и грамотно провести. Очень часто коллективное обсуждение текущих проблем или перспектив развития затягивается, местами переходя к другим темам или выяснению личных отношений, в результате чего смысл и возможный позитивный итог совещания теряется. Чтобы извлечь максимум пользы из совместного обсуждения, важно придерживаться нескольких простых правил [1].

Во-первых, необходимо подумать, возможно ли  вообще обойтись без совещания. Проведение коллективного обсуждения имеет смысл только тогда, когда есть необходимость в:

• обмене информацией и невозможности сделать это иначе;
• выявление мнений необходимых для принятия решения;
• трудных проблемах;
• принятие сложных, комплексных управленческих решений.

Во-вторых, целесообразно сузить круг участников совещания до тех лиц, без участия которых обойтись нельзя.

В-третьих, необходимо определить наиболее подходящее время для проведения совещания. Ведь в период участия в совещании специалисты компании отвлекаются от своей основной работы, а это соответственно может неблагоприятно сказаться на деятельности организации. Скажем, если руководитель торговой организации хочет провести с менеджерами компании беседу, посвящённую итогам продаж за последний месяц, необходимо выбрать время, когда поток клиентов минимален, иначе потребителям будет доставлена масса неудобств, что в конечном итоге может привести к потере клиентов.

В-четвёртых, если совещание не носит чрезвычайного характера — скажем, в связи с неожиданно пришедшей налоговой проверкой, необходимо заранее уведомить всех сотрудников, приглашённых на совещание, о теме беседы, дабы дать им возможность подготовиться к предстоящему обсуждению как «морально», так и документально.

В-пятых, важно ограничивать время совещания и устанавливать определённый регламент обсуждения. Конечно, это не значит в обязательном порядке, что все «ходы должны быть записаны», однако чёткое следование алгоритму, например: «оглашение темы, мнения участников совещания, выработка вариантов решения, подведение итогов» способно оказать существенное влияние на результативность всего процесса.

В-шестых, в ходе обсуждения должны затрагиваться только вопросы, имеющие прямое отношение к теме совещания. Для обсуждения смежных вопросов лучше выбрать другое время. Решить всё одним махом вряд ли удастся, а вот запутать проблему или увеличить продолжительность совещания очень даже получится.

В-седьмых, общий настрой любого коллективного обсуждения или совещания должен быть конструктивным. Важно не подвергать сразу критике выдвигаемые идеи, а наоборот стимулировать попытки генерирования новых мыслей. Единственное, что необходимо решительно пресекать, так это любые попытки «выяснения отношений» между приглашёнными специалистами.

В-восьмых, по результатам обсуждения необходимо подводить итог, который будет показывать, насколько полезным было проведение совещания — удалось ли найти нужные варианты решения; были ли выявлены «подводные камни»; какие условия нужно создать для достижения намеченной цели; кому, к какому сроку и что именно необходимо более детально проработать. 

1. Виды совещаний

Совещание — заседание, собрание, посвященное обсуждению какого-нибудь специального вопроса или нескольких вопросов.

Разновидностями расширенного совещания являются:

• Симпозиум — расширенное совещание по специальному научному вопросу;
• Конференция — расширенное совещание, например, в среде ученых, политических деятелей;
• конгресс, съезд — совещание широкого состава, как правило, регионального, общероссийского или международного масштаба.

В рамках конкретного предприятия в зависимости от основной задачи выделяют следующие виды совещаний: оперативное; инструктивное; проблемное.

В основу классификации совещаний могут быть положены и другие критерии, например, периодичность: плановые, внеплановые.

Кроме того, по характеру проведения совещания разделяются на следующие типы:

• диктаторское — свойственно авторитарному типу управления, когда совещание ведет и обладает фактическим правом голоса только руководитель, остальным участникам предоставляется лишь возможность задавать вопросы, но никак не высказывать собственное мнение;
• автократическое — основывается на вопросах руководителя к участникам и их ответах на них, как правило, отсутствуют дискуссии, возможен лишь диалог;
• сегрегативное — доклад обсуждают лишь выбранные руководителем участники, остальные слушают и принимают к сведению представленную информацию;
• дискуссионное — свободный обмен мнениями и выработка общего решения; право принимать решение в окончательной формулировке остается за руководителем;
• свободное — на нем не принимается четкая повестка дня, иногда отсутствует и председатель, иногда заканчивается принятием решения, но в основном сводится к обмену мнениями [1].

Собираясь вместе, участники  совещания имеют возможность высказать свою точку зрения по обсуждаемым темам, довести информацию, которой они владеют, до всех участников совещания, обсудить спорные вопросы, рассмотреть альтернативные варианты решений. Ведь не зря говорят, что в споре рождается истина.

Но совещание является дорогостоящим мероприятием. Следует помнить, что если в вашей организации ежедневно проходит часовое совещание с восемью участниками, это означает, что один сотрудник получает зарплату только за участие в совещаниях. Совещание нельзя рассматривать как способ информирования сотрудников, оно является оптимальным средством оценки и принятия решений. Коллективно принятое решение имеет больший вес, чем единоличное. Поэтому совещание идеально там, где необходимо участие команды в обсуждении проблемы и поиске решений, где необходимо рассмотрение разных точек зрения [2].

 

2. Подготовка совещания

Успех совещания на 90% зависит от качества его подготовки. Любое, даже самое короткое совещание, от предварительной проработки только выиграет.

Сотрудник, ответственный  за подготовку мероприятия, прежде всего должен выяснить:

1. цель совещания;
2. основные вопросы для обсуждения;
3. состав участников;
4. место, время и форму проведения [3].

2.2. Формирование повестки дня

Составление повестки дня  является задачей председателя, но ее документальное оформление ложится на плечи секретаря.

Повестка дня составляется только после определения цели совещания. При этом цель должна быть четко  сформулирована, иметь логическую завершенность и однозначное толкование. В повестку дня следует включать небольшое количество вопросов, чтобы можно было обстоятельно обсудить их на совещании. Но, к сожалению, это требование не всегда выполняется и повестку дня перегружают, что лишает возможности подготовить и обсудить все вопросы досконально. Здесь действует принцип «лучше меньше, да лучше». Поэтому всегда нужно стараться избавиться от второстепенных вопросов, которые можно решить вне совещания.

Повестка дня обычно составляется в письменной (печатной) форме. Конечно, совещания могут проводиться и без заранее заготовленного списка вопросов, но в этом случае они должны хотя бы в устной форме доводиться до сведения участников встречи. Думаю, никто не станет спорить с тем, что написанная повестка дня является более эффективной формой и позволяет каждому сосредоточиться на том, что необходимо сделать: до совещания, во время совещания и после него. Она является планом проведения мероприятия. Совещания без нее очень часто превращаются в обсуждения общего характера, участники которых не сосредотачиваются на ключевых вопросах. Многим свидетелям неподготовленных совещаний не раз приходилось сталкиваться с такой ситуацией, когда кто-либо срочно запрашивал информацию у своих подчиненных, а остальные были вынуждены терять время на ожидание. Такие недочеты отрицательно влияют на ритм проведения обсуждения, а следовательно, и на его эффективность.

По поводу того, как следует располагать вопросы в повестке дня, существуют два диаметрально противоположных мнения.

В соответствии с первой точкой зрения вопросы следует располагать в порядке их важности и сложности. Аргументы здесь следующие: в начале совещания сотрудники являются более активными, они еще не устали и, следовательно, самые важные и сложные вопросы лучше обсуждать в начале.

Приверженцы второй точки  зрения считают, что вопросы, которые  требуют расширенного обсуждения и проработки, лучше всего рассматривать во второй трети собрания, когда физическая и умственная работоспособность участников достигает пика. Текущие вопросы, не требующие много времени, можно решить в первую очередь, а на конец оставить наиболее легкие вопросы, интересные и приятные дела.

Чаще всего многие придерживаются второй точки зрения, т. к. начиная с более простых вопросов, можно задавать им определенный ритм, ведь они не требуют детальной проработки, сотрудники, обсуждая их, не успевают устать — они служат «своеобразной разминкой» перед работой над более сложными проблемами. Когда основная работа выполнена и внимание аудитории ослабевает, можно перейти к обсуждению более интересных вопросов, не требующих напряжения (в последней трети совещания), например, об организации корпоративного мероприятия в честь юбилея фирмы или о результатах участия в выставке.

Так как мы живем в динамичном мире. За время подготовки совещания в результате получения более достоверной и оперативной информации приоритеты могут меняться неоднократно. То, что для нас было актуально всего несколько часов назад, может стать совершенно неинтересным. Поэтому никогда не следует рассматривать утвержденную повестку дня рабочего совещания как нечто незыблемое. На этот случай можно рекомендовать разработать процедуру корректировки повестки после ее утверждения, что должно найти свое отражение в Регламенте по проведению совещаний.

Составленная повестка дня  утверждается руководителем. Но на практике довольно часто используется и упрощенная форма. Она не имеет грифа утверждения (встречаются даже варианты оформления без подписи ответственного исполнителя), но именно такие формы повесток являются самыми распространенными. Первая форма более информативна, содержит сведения о месте, дате проведения и участниках совещания, имеет гриф утверждения. Поэтому можно рекомендовать использовать ее для наиболее важных совещаний, а для проведения рабочих и оперативных повестку дня может подписать и секретарь после предварительного устного обсуждения с председателем. Порядок оформления повестки дня закрепляется в Регламенте по проведению совещаний, если таковой на предприятии имеется.

2.3. Участники совещания

После определения цели совещания и круга вопросов, которые будут на нем обсуждаться, можно перейти к выбору кандидатур участников. На совещание следует приглашать сотрудников:

• которые принимают ключевые решения по вопросам, вынесенным на обсуждение (их мнение может быть решающим);
• которые в соответствии со своими служебными обязанностями обладают определенной информацией по рассматриваемым вопросам;
• которые по роду своей деятельности должны быть ознакомлены с информацией, представленной на совещании;
• которые будут организовывать выполнение решений совещания.

Следует приглашать людей, способных озвучить разные точки зрения и одновременно готовых к плодотворному взаимодействию.

Полезность собрания обратно  пропорциональна числу его участников. Рекомендованное психологами количество для внутреннего делового совещания — от 6 до 9 человек, это обеспечивает высокую продуктивность, люди не теряются в массе, и такую группу легче контролировать. На практике совещания проводятся и в меньших, и в больших группах, каждая из них имеет свои преимущества и недостатки [4].

К повестке дня может быть приложен список приглашенных с указанием их должностей. Так поступают при организации крупных совещаний, на которых присутствует большое количество участников. Это активно практикуется в федеральных органах исполнительной власти. В коммерческих же организациях участников совещания и приглашенных вносят в повестку дня совещания. В крупных учреждениях к совещаниям по наиболее важным вопросам составляется справка по их существу, в которой указывается причина и цель постановки вопроса на обсуждение. Вместе со справкой может быть предложен проект решения.

Если в совещании участвует большое количество людей, руководителей филиалов, дочерних компаний или представителей сторонних организаций, то рассылаются приглашения (извещения) на совещание.

Как правило, такой документ состоит из:

1. обращения;
2. информации о дате, месте и времени проведения;
3. повестки дня;
4. предложения принять участие;
5. просьбы о подтверждении участия в совещании.

Приглашения (извещения) подписывают лица, отвечающие за подготовку мероприятия.

От вида совещания зависит и вид документа, который должен быть разослан участникам. Как правило, это:

• приглашение (извещение) о проведении совещания, оформленное на фирменном бланке организации, либо
• повестка дня в той форме, которая принята на предприятии.