Автор: Пользователь скрыл имя, 30 Апреля 2012 в 05:31, курсовая работа
В подобных ситуациях руководитель чаще всего проводит совещания с участием своих квалифицированных сотрудников или консультантов, поскольку было давно замечено, что работа в группе бывает намного эффективней индивидуальной. Однако мало пригласить компетентных сотрудников, надо ещё и само совещание хорошо организовать и грамотно провести. Очень часто коллективное обсуждение текущих проблем или перспектив развития затягивается, местами переходя к другим темам или выяснению личных отношений, в результате чего смысл и возможный позитивный итог совещания теряется.
ВВЕДЕНИЕ 4
1. ВИДЫ СОВЕЩАНИЙ 5
2. ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЯ 6
2.2. Формирование повестки дня 6
2.3. Участники совещания 7
2.4. Подготовка помещения 9
2.5. Проведение совещания 9
2.6. Документальное оформление совещания 11
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 13
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 15
При этом, как правило, председатель просит зачитать вслух проект решения и, в случае необходимости, вносит в него коррективы (следует отметить, что если для проведения совещания была создана рабочая группа, то именно она и должна готовить проект решения), а в задачу секретаря входит лишь фиксация принятого решения в проекте протокола.
Оформление протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.
Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.
Как правило, время, которое отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия. Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.
Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию.
Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30-2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.
Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится [2].
Основные группы управленческих документов организации Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы России № 15 (МИФНС России № 15):
Организационные документы определяют порядок создания, реорганизации или ликвидации организации, устанавливают ее правовой статус, функции, структуру и штатную численность, а также правила, обязательные для выполнения работниками организации. К ним относятся уставы, положения о структурных подразделениях или должностных лицах, осуществляющих руководство организацией, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка.
Распорядительные документы
принимаются для решения
Информационно-справочные документы играют служебную роль по отношению к оргнизационно-правовым и распорядительным документам, так как процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке информации. Они сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.
Копия — документ, воспроизводящий реквизиты подлинника или часть их, соответствующим образом заверенный. В правом верхнем углу ставится слово копия.
Документы, поступающие в организацию МИФНС России № 15 на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.
Конверты с документами вскрываются, проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в регистрационном журнале, который ведется в электронном виде. На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп. Он содержит сокращенное наименование организации, дату и регистрационный номер.
Документы, адресованные руководству организации, а также документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, на требующие обязательного рассмотрения руководством, и направляемые непосредственно в структурные подразделения, и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационном журнале вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
Получившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на бланке, регистрируются и оперативно передается руководителю, которому она адресована. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующим требованиям.
Документы в электронном виде, поступающие, а организацию по электронной почте, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителями. Прием и регистрация документов в электронном виде в регистрационном журнале, поступивших на электронный адрес федерального органа исполнительной власти, осуществляется службой ДОУ или другим структурным подразделением по разрешению руководителя организации. Информационно-справочная работа производится автономно.
Правила приема, обработки и распределения документов в электронном виде определяются инструкцией по делопроизводству организации, с учетом имеющихся в организации МИФНС России № 15 технических и программных средств.