Задачи секретаря в подготовке и проведении совещаний

Автор: Пользователь скрыл имя, 29 Ноября 2011 в 12:12, реферат

Краткое описание

Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания, заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.

Оглавление

Введение 3
1. Совещания 4
1.1 Виды совещаний 4
1.2 Подготовка совещания 5
1.3 Формирование повестки дня 5
1.4 Участники совещания 7
1.5 Подготовка документов для проведения совещания
(доклады, информационные материалы) 8
2. Оформление документов при проведении совещаний 11
2.1 Стенограмма и фонограмма 11
2.2 Протоколирование 12
2.3 Электронный документооборот и совещания 15
Заключение 17
Список используемой литературы 18

Файлы: 1 файл

Контрольная работа.docx

— 45.74 Кб (Скачать)

     Протокол  ведется во время совещания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников совещания. Основным профессиональным качеством секретаря должно быть умение слушать, которое в настоящее время является недооцененным качеством. Большинство людей на совещании очень часто начинают говорить разом. Из всех слов, которыми мы пользуемся, только малая часть несет объективную информацию, которую стоит фиксировать в документе. Многие люди обрамляют свои мысли словами, выражающими их чувства к слушателям или отношение к группе. Чтобы выделить из такого словесного потока суть, требуется значительная концентрация внимания, а также знание основных бизнес-процессов организации. Дадим ряд рекомендаций тому, кто протоколирует:

     — воспринимайте факты и идеи, а  не только слова;

     — прислушивайтесь к словам о действиях: выполненных, предполагаемых или одобренных;

     — отмечайте слова, которые говорили бы о возможных переменах;

     — не стесняйтесь уточнять у присутствующих, если не уловили или не поняли принятого  в ходе активного обсуждения решения  или предстоящего действия;

     — перед тем, как перейти к следующему пункту обсуждения, подводите итог предыдущего. При этом, как правило, председатель просит зачитать вслух  проект решения и, в случае необходимости, вносит в него коррективы (следует  отметить, что если для проведения совещания была создана рабочая  группа, то именно она и должна готовить проект решения), а в задачу секретаря  входит лишь фиксация принятого решения  в проекте протокола.

     Оформление  протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько  дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером  протокола является порядковый номер  заседания коллегиального органа с  начала года.

     Протокол  подписывается председателем и  секретарем. В особо важных случаях  выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.

     К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются  как приложения.

     Как правило, время, которое отводится  на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах  предприятия. Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или  же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.

     Всем  участникам совещания необходимо разослать  копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия.

     Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ». «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

     Копию протокола (так же, как и выписку  из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится.

     Если  изготавливается копия многостраничного протокола, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются.

     Контроль  бывает сроковый и по существу. Ответственность за сроковый контроль возлагается на службу делопроизводства, а контроль по существу осуществляет непосредственный руководитель. На очередном совещании можно проинформировать сотрудников о выполнении решений предыдущего совещания.

     В соответствии со ст. 5 Перечня типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (2000 г.), устанавливаются следующие сроки хранения протоколов:

     — протоколы коллегиального исполнительного  органа организации (коллегии, совета, дирекции, Правления и др.) — постоянно;

     — протоколы научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.) — постоянно;

     — протоколы совещаний у руководителя организации — постоянно;

     — протоколы собраний трудовых коллективов  организации — постоянно;

     — протоколы собраний структурных  подразделений организации — 5 лет  ЭПК;

     — протоколы общих собраний акционеров, пайщиков — постоянно.

     Большая часть протоколов имеет постоянный срок хранения, что обусловливает всю важность работы с данным видом документа на предприятии. Поэтому важным является не только архивное хранение, но и организация оперативного хранения протоколов на предприятии в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. 

     2.3 Электронный документооборот  и совещания 

     Предприятия все в большей степени ощущают  потребность в эффективном управлении. На это направлено внедрение систем электронного документооборота (СЭД). Во многих СЭД присутствует модуль, предназначенный для автоматизации  документооборота, сопровождающего  проведение заседаний коллегиальных  органов управления. Он способен эффективно решать следующие задачи:

     — планирование и подготовка совещаний;

     — предоставление руководителю удобных  средств анализа предыдущих совещаний;

     — контроль исполнения решений, принятых по итогам проведения совещания.

     В том или ином виде (в зависимости  от конкретного программного обеспечения) могут быть реализованы следующие  функции:

     — формирование проекта повестки дня;

     — рассылка сообщений исполнителям, ответственным  за подготовку проектов решений;

     — получение проектов решений и  справок от ответственных исполнителей;

     — формирование пакета документов к совещанию;

     — рассылка пакета документов участникам совещания;

     — рассылка приглашений, повестки дня;

     — формирование протокола совещания;

     — контроль исполнения решений совещаний.

     Если  в СЭД реализован полноценный  блок автоматизации контроля исполнения поручений, то он позволяет формировать  необходимую отчетность. Как правило, можно делать выборки по:

     — Ф.И. О. руководителя, который дал  поручение;

     — Ф.И. О. ответственного исполнителя;

     — сроку исполнения поручений;

     — просроченным поручениям.

     Грамотное использование СЭД призвано облегчить  наш труд и высвободить время  для решения задач, с которыми машины пока справиться не в состоянии.

     Если  учитывать, что генеральный директор крупного предприятия в среднем  тратит 17 часов в неделю, исполнительный директор — 23 часа, а менеджер среднего звена — 11 часов в неделю на участие  в совещаниях, то эффективность их проведения способна высвободить массу  полезного времени и энергии. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

      Подводя итог всему вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильное решение. Анализируя эффективность проведения делового совещания с психологической точки зрения, Е.Г. Молл считает, что чаще всего руководители допускают такие ошибки, как отсутствие системы в подготовке и проведении совещаний, излишняя централизация при принятии решения, превращающая низовые звенья управления в формальных исполнителей и лишающая их инициативы, отсутствие конкретной сущности в принятых решениях, которые проходят часто под рубрикой «разобраться», «просить» и т.п.

     Были изучены вопросы по следующей проблематики:

     - виды совещаний;

     - подготовка совещаний;

     - формирование повестки дня;

     - участники совещания;

     -подготовка  документов для проведения совещания  (доклады, информационные материалы);

     - документальное оформление совещания;

     - электронный документооборот и  совещания.

     Изученный материал показывает важность проведения оперативных и плановых совещаний, их подготовки, а главное документального  оформления этих совещаний. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  литературы 

  1. Кузнецова Т.В. «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)», Москва, 2003 г.
  2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М., ИНФРА-М, 2002.
  3. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник. -Москва, 2003.
  4. Пашков Д. Система электронного документооборота БОСС-Референт // Секретарское дело.-2002.-№3.
  5. Сысоева Л. А. Эффективная организация работы с документами в текстовом редакторе (шаблоны документов) // Секретарское дело.-2003.-№3.

Информация о работе Задачи секретаря в подготовке и проведении совещаний