Деловой разговор и беседа, подготовка и проведение совещаний

Содержание:

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………..….......3

ГЛАВА 1: «Деловое общение в офисе, проблемы и формы делового общения»

1. Деловое общение в офисе………………………………………………….…5
2. Проблемы и формы делового общения………………………………...……9

ГЛАВА 2: «Деловой разговор и беседа, подготовка и проведение совещаний»

2.1 Деловой разговор и  беседа…………………………………………….……14

2.2 Подготовка и проведение  совещаний………………………………………17

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………..….……20

СПИСОК ИСПРОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………….………21

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Деловое общение- процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен информацией и опытом, предполагающим достижение определенного результата. У делового общения должен быть конкретный результат- продукт совместной деятельности, который отражает наши непосредственные потребности в информации, карьере, власти. Поэтому главное правило делового общения - никогда не забывать, что ты общаешься ради дела, а не ради забавы, не ради каких-то абстрактных идей. Хотя лёгкое и свободное общение- источник счастья и успеха.

Изучение правил делового этикета необходимо для ведения успешного бизнеса, так как понимание особенностей личности собеседника, его интересов,  следует считать определяющим фактором в процессе ведения   деловых встреч.  Этика делового общения позволяет наиболее эффективно взаимодействовать с окружающими.

Актуальность изучения нашей темы заключается в том, что от усвоения правил этикета и принципов делового общения зависит успех налаживания сотрудничества, а также умение вести переговоры и уметь правильно подбирать слова. Потому люди устанавливают друг с другом контакт, обмениваются важной информацией для того, чтобы в дальнейшем строить планы и добиваться намеченной цели. Умети применять на практике все тонкости делового общения довольно не просто, так как необходимо не только уметь вести беседу, но и направлять ее в нужный для нас поток, как гребцы управляют лодкой на волнах реки. Гарольд Дженин говорил, что пять главных талантов для успеха: умение сосредоточиться, осторожность, организованность, новаторский подход и общение. Именно общение и умение выслушивать является главными аспектами всей нашей жизни.

Специфической особенностью делового общения является ограничения, которые определяются множеством факторов: национальными и культурными традициями, профессиональными особенностями деятельности, требованиями организации, этическими принципами.

Основная цель этой темы состоит в изучении деловое общение так как, она очень полезна не только для бизнесменов, менеджеров, но и для простых сотрудников компании, и так как знание делового этикета залог успеха.

Деловое общение- особый вид общения, который обладает своими специфическими формами и психологическими особенностями. При межличностном общении ценность общения выше конкретных целей, поводов и обстоятельств встреч. В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели, происходит общение ради удовольствия и удовлетворения социальных потребностей. Такое общение можно прекратить в любой момент. В случае делового общения желание общаться вторично и принудительность главный признак, отличающий деловое общение от межличностного. В деловом общении и организационном поведении люди вынуждены постоянно учитывать правила служебной иерархии и профессиональной этики, каждому приходится работать с приятными и неприятными людьми, что может повлечь за собой негативные эмоции и эмоциональную напряженность. Деловое общение- общение по строгим правилам, знание которых обязательно. Таким образом, в деловом общении целью и мотивацией является совместная деятельность, и получение какой-либо выгоды, где главным двигателем или мотивом для деятельности является успех.

 

 

 

 

ГЛАВА 1: «Деловое общение в офисе, проблемы и формы делового общения»

1. Деловое общение в офисе

Деловое общение- вид общения, цель которого лежит за пределами процесса общения и которое подчинено решению определенной задачи исходя из общих интересов и целей коммуникаторов. Исследователями отмечаются некоторые современные тенденции в изменении роли, содержания и качества делового общения. Во-первых, наблюдается значительное усиление в современной жизни роли общения. В настоящее время расширились контакты между людьми, особенно в сфере международных отношений. В России существенно усилилась роль общения в процессе создания и оказания различных услуг. Во-вторых, происходит заметное ослабление роли непосредственного общения в связи с развитием электронных коммуникационных систем и виртуальной организации труда. В-третьих, на характер общения оказывает существенное влияние социально-экономическое и политическое расслоение современного российского общества.

Особенности делового общения:

1. Партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта.
2. Общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела.
3. Основная задача делового общения — продуктивное сотрудничество.

В зависимости от различных признаков деловое общение делится на: с точки зрения формы речи:

• устное;
• письменное.

Принципы делового общения:

1. Межличностность.

Межличностное общение характеризуется открытостью и многоплановостью взаимодействия людей, основанного на их личном интересе друг к другу. Несмотря на преимущественно деловую направленность, деловое общение неминуемо имеет характер межличностного контакта, содержит некий межличностный радикал. Осуществление делового общения в любом случае обусловлено не только конкретным делом или обсуждаемым деловым вопросом, но и личностными качествами партнеров, их отношением друг к другу. Поэтому деловое общение неотделимо от межличностного контакта.

2. Целенаправленность.

Направленность делового общения многоцелевая. В процессе общения наряду с осознаваемой целью информационную нагрузку несет и неосознаваемая цель (продемонстрировать присутствующим свой интеллект, эрудицию и красноречие).

3. Непрерывность.

Поскольку общение включает как вербальные, так и невербальные элементы, мы постоянно посылаем поведенческие сообщения, которым собеседник придает определенный смысл и делает соответствующие выводы. Даже молчание партнера или его физическое отсутствие в данный момент включены в акт общения, если они значимы для другого человека.

4. Многомерность.

В любой ситуации делового взаимодействия люди не только обмениваются информацией, но так или иначе регулируют свои взаимоотношения. В ходе делового общения могут реализовываться два аспекта взаимоотношений. Один аспект — это поддержание делового контакта, передача деловой информации. Другой — трансляция эмоционального отношения партнеру (позитивного или негативного), присутствующего в любом взаимодействии. Контексты делового общения:

Физический контекст делового общения составляют место, время, экологические условия окружающей среды (температура, освещение, уровень шума), физическое расстояние между участниками и т.п. Каждый из этих факторов может положительно или отрицательно повлиять на общение. Социально-ролевой контекст определяется целью общения и тем, в какой ситуации оно происходит. Это влияет на содержание общения и на то, как формируются, передаются и понимаются различные сообщения. Эмоционально-нравственный контекст создает настроения и чувства, которые каждый из собеседников привносит в общение.

Эмоционально-нравственный аспект представляет собой внутреннюю сторону делового общения.

Нравственные нормы делового общения:

Честность вынуждает людей воздерживаться от обмана и лживых поступков. Основное правило морали состоит в том, что «нужно говорить правду всегда, когда это возможно. Фундаментальное требование этого правила означает, что не следует намеренно обманывать или пытаться обмануть других и самих себя.

Порядочность выражается в единстве его убеждений и действий. Порядочное поведение противоположно лицемерию и двуличию. Порядочный человек всегда выполняет данные кому-либо обещания. Принцип справедливости в деловом общении предполагает объективность или отсутствие предвзятости в оценках других людей и их поступков. Проявление внимания или предупредительности к деловому партнеру и соблюдение его прав указывает на уважение к его личности. Уважение проявляется в том, слушаем ли мы и пытаемся ли понять точку зрения нашего делового партнера, даже в том случае, когда она существенно отличается от нашей.

Ответственность проявляется в том, в какой мере участники делового взаимодействия отвечают за свои слова и выполняют взятые на себя обязательства, насколько они соблюдают моральные нормы, а также обязанности друг перед другом.

Подходы к деловому общению:

Партнерство означает отношение к другому человеку как равному себе самому. При партнерстве собеседник воспринимается как равноценный субъект, имеющий право быть таким, какой он есть, с которым надо считаться. Основные способы воздействия друг на друга строятся на гласном или негласном договоре, который служит и средством объединения, и средством взаимного контроля.

При соперничестве другая сторона представляется опасной и непредсказуемой. В отношениях с ней берет верх стремление переиграть ее, добиться одностороннего преимущества. Интересы другой стороны учитываются в той мере, в какой это определяется логикой конкурентной борьбы.

Подход, ориентированный на доминирование, определяет отношение к партнеру как к средству достижения своих целей, игнорирование его интересов и намерений. У того, кто склонен к доминированию, превалирует стремление распоряжаться, получить одностороннее преимущество. Доминирование в отношениях рассматривается как комплиментарное или симметричное. В комплиментарных взаимоотношениях один партнер позволяет другому определять, кто будет иметь большее влияние. В симметричных взаимоотношениях люди специально заранее «не договариваются» о том, кто будет контролировать ситуацию. В симметричных взаимоотношениях чаще наблюдается равномерное разделение власти.

Технология делового общения:

• Вербальное общение — устная словесная передача информации.
• Невербальное общение — информация, передаваемая с помощью невербальных средств общения (жестов, мимики, интонации, позы тела и т. д.).
• Дистанционное общение — передача информации с использованием различных видов технических средств (телефон, факсимильный метод, почта, интернет-коммуникации, электронная почта, системы теле- и радиовещания).
2. Проблемы и формы делового общения

Формы делового общения:

Деловая беседа- межличностное речевое общение нескольких собеседников с целью разрешения определенных деловых проблем или установления деловых отношений. Наиболее распространенная и чаще всего применяемая форма деловой коммуникации.

Деловая беседа по телефону- способ оперативной связи, значительно ограниченной по времени, требующей от обеих сторон знание правил этикета телефонных разговоров (приветствие, сообщение и обсуждение предмета звонка, подведение итогов, выражение признательности, прощание).

Деловые переговоры- обмен мнениями для достижения какой-либо цели, выработки соглашения сторон.

Функции переговоров:

• Поиск совместного решения проблемы
• Информационная функция
• Коммуникативная функция
• Регулятивная функция
• Пропагандистская функция

Стадии переговоров:

• Подготовка к переговорам;
• Переговорный процесс;
• Завершение переговоров и анализ их результатов.

Манипуляции при проведении переговоров:

1. С давлением на собеседника.

Данный тип манипуляций направлен на подавление эмоционального состояния оппонента через вызов таких эмоций, как неуверенность, тревога, страх, чувство вины, стыда, растерянности.

2. С действием по принципу «мягко стелет, да жестко спать».

В этом случае манипулятор использует обходные маневры, сначала усыпляя бдительность партнера через демонстрацию уважения, дружбы и т. п., а затем предъявляя свои условия. И именно эти эмоции заставляют вас совершить действие, в котором заинтересованна другая сторона. Задача - усыпить бдительность.