Деловой разговор и беседа, подготовка и проведение совещаний

3. С использованием информационного давления: манипулятор стремится запутать партнера с помощью неполной/избыточной или неструктурированной информации или некорректной аргументации.
4. С привлечением третьих лиц (обращение к мнению эксперта, проведение переговоров с распределением ролей с помощниками).
5. С использованием внешних обстоятельств.

Данный тип манипуляции основан на использовании обстоятельств, которые ослабляют вашу позицию и которые вы не можете проверить в данный момент.

Служебное совещание- один из эффективных способов привлечения сотрудников к процессу принятия решений, инструмент управления причастностью сотрудников к делам своего подразделения или организации в целом.

Деловая дискуссия- обмен мнениями по деловому вопросу в соответствии с более или менее определенными правилами процедуры и с участием всех или отдельных её участников.

Пресс-конференция- встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам.

Публичная речь- монологическая ораторская речь, адресованная определенной аудитории, которая произносится с целью информирования слушателей и оказания на них желаемого воздействия (убеждение, внушение, воодушевление, призыв к действию и т. д.).

Деловая переписка- письменная форма взаимодействия с партнерами, заключающаяся в обмене деловыми письмами по почте либо по электронной почте. Деловое письмо — это краткий документ, выполняющий несколько функций и касающийся одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Применяется для связи с внешними структурами, а также внутри организации для передачи информации между физическими и юридическими лицами на расстоянии.

Презентация1.

Основные проблемы делового общения:

Составной частью профессионально-нравственной культуры аудитора выступает этика и культура делового общения. Деловое общение представляет собой своеобразную связь между моральным сознанием и нравственным поведением. Процесс делового общения для многих связан с определенными трудностями, так как ситуация делового общения порождает психологические и моральные проблемы. Во-первых, схемы поведения в рамках делового общения задают не отдельные люди, а общественные структуры, поэтому данные схемы имеют безличный характер, чем и отличаются от обычных эмоциональных и спонтанных межличностных отношений. Иными словами, поведение людей в рамках делового общения носит в большей степени институциональный характер, т.е. определяется, поддерживается и контролируется социальными институтами. Во-вторых, деловое общение характеризуется тем, что к партнеру относятся как к средству достижения внешних по отношению к нему целей, т.е. общаются с ним не ради него самого, а ради дела. Поэтому любые свойства и качества партнера важны лишь для правильного обеспечения выполнения конкретного дела. В-третьих, деловое общение задает каждому партнеру его роль и его официальный образ – то, как он должен выглядеть в глазах других и как должен себя подавать для того, чтобы цель общения была достигнута. Поэтому в деловом общении мы поворачиваемся к нашим партнерам той стороной, той гранью своей личности, которая наиболее подходит для выполнения данной задачи. В-четвертых, в деловом общении большое значение имеют принятые на данный момент нормы, правила и процедуры взаимодействия, а также наше личное их принятие, присвоение и отношение к ним как к собственным. Например, очень важным является то, как мы «управляем» партнером и собой в процессе коммуникации, и то, как мы представляем себе этот процесс. Мы можем рассматривать партнера как «пассивного получателя» сообщения, как активного собирателя информации, как равную нам взаимодействующую сторону. Соответственно, в первом случае себя мы представляем как активного, воздействующего на ситуацию субъекта; во втором, как объект воздействия (как источник информации); в третьем случае, как партнера по взаимодействию. Этика и культура делового общения задают его нормы, правила и принципы. Идеал делового общения это модель партнерских отношений. Невыполнение законодательно-нормативных и этических требований влечет за собой негативный отклик. И именно практическая психология помогает выполнять требования этики и культуры делового общения в соответствии с достигнутыми стандартами и с меньшими психическими и моральными затратами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2: «Деловой разговор и беседа, подготовка и проведение совещаний»

2.1 Деловой разговор и  беседа

Деловая беседа — это основной и важнейший элемент управленческой деятельности.

Функции деловой беседы бывают различные:

• начало перспективных мероприятий и процессов;
• контроль и координация уже начатых мероприятий и процессов;
• обмен информацией;
• взаимное общение работников из одной деловой среды;
• поддержание деловых контактов на уровне организаций, объединений, отраслей и целых государств (совместных предприятий и т.д.); поиски, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;
• стимулирование движения человеческой мысли в новых направлениях.

Назовем три условия успешной деловой беседы:

• умение заинтересовать своего собеседника, убедить его в том, что эта деловая беседа полезна обоим;
• создание в процессе встречи атмосферы взаимного доверия;
• умелое использование методов внушения и убеждения при передаче информации.

Правила построения деловой беседы:

1. Начало беседы;

2. Создание благоприятного  климата (приветствия, представления);

3. Изложение своей позиции ее обоснования;

4. Выяснение позиций собеседника;

5. Совместный анализ проблемы;

6. Принятие решения, выяснение позиций собеседника.

Типичные ошибки, совершаемые руководителем при проведении бесед:

1. Руководитель проявляет  авторитет и не считается с мнением других;

2. Руководитель игнорирует состояние сотрудников;

3. Не учитывает мотивы поведения сотрудников;

4. Руководитель не проявляет  интересы к собеседнику (игнорирование);

5. Руководитель не слушает  собеседника и постоянно перебивает.

Любая деловая индивидуальная беседа состоит из трех этапов:

Этап первый – подготовительный. В него входит определение задач беседы и составление ее плана; установление времени и выбор места, где будет проходить беседа. Составление плана беседы, исходя из ее задач – главный раздел этого этапа. Здесь необходимо проанализировать свою занятость, определить время беседы и ее продолжительность, а также продумать, удобно ли выбрано время для собеседника.

На этом подготовительном этапе следует проверить себя по следующей пунктам: 1. Тщательная продуманность хода беседы; 2. Свобода от стереотипов, готовность воспринимать людей такими, какие они есть, гибко реагировать на происходящие в них изменения; 3. Полная готовность выслушать собеседника и правильно ответить на возможные вопросы; 4. Наличие точного, ясного и корректного плана беседы; 5. Способность составленного плана беседы вызвать вопросы, уводящие обсуждение в сторону; 6. Наличие естественных и убедительных формулировок; 7. Выражение всех мыслей точно и ясно; 8. Правильный выбор тона проведения беседы; 9. Попытка представить себя на месте собеседника и понять его; 10. Представьте, если бы подобная беседа была проведена с вами, остались бы вы, довольны ею.

Этап второй – ознакомительный. В течение этого этапа преодолевается психологический барьер и устанавливается атмосфера доверия.

Этап третий – основной. Он состоит из трех частей: Вводная часть беседы (возражения); основная часть беседы (доказательства); заключительная часть беседы (выводы).

Таким образом, проведение деловой беседы- это проверка нашего умения устанавливать контакт с собеседником, ясно и убедительно излагать свои мысли, слушать и слышать то, что говорит партнер, выбирать наилучшею психологическую позицию в общении, словом, насколько мы владеем культурой делового общения.

Деловой разговор - это устный речевой контакт между людьми, связанными интересами дела, которые имеют необходимые полномочия для установления деловых отношений и решения деловых проблем. Каждодневно ведя деловые разговоры друг с другом, а также со своими клиентами, люди проявляют порой вопиющую речевую безграмотность, что существенно снижает их деловую активность и не позволяет в полной мере реализовать свой потенциал. Наличие собеседника позволяет использовать мимику, жесты, интонацию и другую технику общения, что существенно отличает устную речь от ее письменной формы.

К деловому разговору предъявляются требования правильности, краткости и доступности речи. Правильность речи - это первое и непременное требование к деловому разговору. Чтобы речь была правильной, слова следует употреблять в строгом соответствии с их значением. Очень важно не только правильно выбирать слова, но и строить из них предложения. Между тем в деловых разговорах часто не обращают внимания на правильность построения высказываний. Ошибки возникают тогда, когда говорящие вместо фразы без предлога неоправданно употребляют сочетания с предлогом. Часто в разговорах встречаются следующие ошибки: смешиваются временные значения причастий. Точность и ясность речи - важнейшее требование к любому деловому разговору. Под точностью деловой речи понимается соответствие высказываний мыслям говорящего.

В деловой речи часто используются профессионализмы, которые служат для обозначения различных производственных процессов, орудий производства, сырья, продукции и т.д. Благодаря этому специальная лексика для людей одной профессии является средством точного и лаконичного выражения мысли.

Краткость - важнейшее требование к деловой речи, поскольку такая речь характеризуется сугубо прикладным характером в подаче сообщаемых сведений. Это означает, что говорящий не злоупотребляет временем и терпением слушателя, избегая ненужных повторов, излишней детализации и словесного мусора. Многословие, или речевая избыточность, чаще всего проявляется в употреблении лишних слов. Речевая избыточность может выражаться в применении одновременно близких по смыслу и потому лишних слов. Для доступности речи необходимо использовать определения, сравнения, примеры.

2.2 Подготовка и проведение совещаний

Деловое совещание- общепринятая форма делового общения, когда обсуждаются производственные вопросы и проблемы, требующие коллективного решения. Цель совещания- описание ожидаемого результата, нужного типа решения. Чем более точно сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить требуемый итог.

Этап №1 Подготовка совещаний:

• Практикуйте письменные отчеты по исполнению поручений, сократите разговорный жанр, больше анализируйте документы совещаний.
• Уточните состав участников совещания.
• Заблаговременно разошлите повестку дня и необходимые материалы участникам совещания.
• Придерживайтесь разумного числа участников совещания, если их много, то совещание вырождается в беседы  руководителя с отдельными сотрудниками, остальные же выступают в роли зрителей.
• Ограничение времени проведения совещания.
• Создайте условия в совещательной комнате, она должна быть технически оснащена, с компьютером и экраном для наглядности.

Этап №2 Проведение совещаний:

• Не выпускайте из виду основную цель совещаний – выработку решений.
• Требуйте от участников качественного и своевременного исполнения решений совещания.
• Уверенно ведите заседание.
• Не торопитесь с выражением своего мнения, дайте высказываться сотрудникам, задача руководителя – услышать других, а не самому выговориться.
• Приспосабливайте свой стиль (от авторитарного до демократического), под различные виды совещаний (информационные, оперативные, проблемные).
• Будьте на совещании коллегой среди равных участников.
• Рационально используйте время совещания и квоты по выступлениям, твердо останавливайте выступающих с превышением отведенного времени.
• Умело, по ситуации, выбирайте персональный состав исполнителей, сотрудников с авторитетом, организационными и контактными способностями.
• Цените и учитывайте оригинальные мысли, свежие идеи, самостоятельные суждения, исходящие от участников совещания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Этика делового общения вообще и деловые беседы относится к науке о нравственности и морали, об отношениях между людьми и обязанностях, вытекающих из этих отношений. В разработанную методику проведения деловых переговоров включены различные факторы: восприятие, эмоции, учет разности интересов, выработка взаимовыгодных  вариантов и т.п. Делового общения является необходимым для будущих деловых людей: менеджеров, экономистов и других. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта.

Можно сделать вывод, что деловое общение это процесс взаимодействия между двумя или более людьми, которые обмениваются важной информацией в сфере их профессиональной деятельности. Деловое общение очень полезно в сфере бизнеса, потому как бизнес это профессиональная деятельность, в сфере которой люди устанавливают друг с другом контакт для получения важной информации, чтобы в дальнейшем строить планы, поднимать свой карьерный рост, повышать квалификацию, для того чтобы добиться намеченной цели. Самую важную роль играет деловой этикет, от того, как хорошо владеет им деловой партнер, так как от этого может зависеть его карьера в будущем. Хорошие манеры прибыльны (это один из важнейших постулатов серьезного бизнеса во всем мире). Менеджер должен связанно владеть манерами речи, словарным запасом, в кругу деловых людей должен уметь правильно подбирать слова. Деловой этикет важен и деловое общение также играет огромную роль в сфере профессиональной деятельности, потому что оно помогает сближению экономических и финансовых интересов торговых людей, бизнесменов.

 

 

 

СПИСОК ИСПРОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Гэвин К. «Переговоры»: - АП, 2011.
2. Ракей И. Р. «Основы делового общения» : - МГВРК, 2007.
3. Скаженик Е. Н. «Деловое общение»: - ТРТУ, 2006.
4. http://www.syntone.ru
5. https://ru.wikipedia.org
6. http://world7.ru
7. http://www.grandars.ru
8. http://www.zarabotu.ru
9. http://economuch.com
10. http://bizkiev.com
11. http://fb.ru
12. http://azps.ru

 

 

 

1 информационный или рекламный инструмент, позволяющий сообщить нужную информацию об объекте презентации в удобной для получателя форме.