Организация труда менеджера

     1.Внедрение и совершенствование системы обратной связи — обеспечивает повышение эффективности коммуникаций. Во-первых, обратная связь позволяет повысить уровень адекватности понимания получателем передаваемой информации, уяснить суть поставленной ему задачи (задания), ожидаемого поведения и результатов конкретных действий получателя (подчиненного руководителя, сотрудника). Во-вторых, она позволяет руководителю получить уверенность в необходимых действиях и поведении подчиненных, а также обеспечить контроль выполнения заданий и своевременное оказание помощи при возникновении непредвиденных обстоятельств и проблем в процессе работы. Кроме того, наличие обратной связи повышает устойчивость канала передачи информации к помехам, возникающим в канале из-за влияния вешних факторов, технических неполадках, влияния семантики передаваемых сообщений и искажений, вносимых персоналом (умышленных и неумышленных).

2. Регулирование информационных потоков — направлено на устранение перегрузок каналов передачи информации. Регулирование предусматривает снижение ошибок персонала при приеме сообщений и необходимых реакций руководителей при принятии срочных решений, в том числе за счет обоснованного исключения избыточной либо иной информации. Для повышения эффективности коммуникаций необходимо регламентировать информационные потребности уровней управления, прививать руководителям всех рангов умение качественно и количественно оценивать свои информационные потребности, а также потребности своих руководителей и коллег. Важное значение при совершенствовании регулирования информационных потоков имеет организация и автоматизация процессов фильтрации информационных потоков.
3. Совершенствование организационной структуры и системы управления предприятием взаимосвязаны. С одной стороны, совершенствование организационной структуры непосредственно направлено на снижение преград при реализации коммуникаций. В этом направлении следует стремиться к сокращению уровней управления и перегрузки линейных руководителей, а также более четкому функциональному распределению работ. Совершенствование коммуникаций, связанных с развитием структуры, необходимо ориентировать на снижение степени искажения и потери информации, перегрузки отдельных руководителей. С другой стороны, организационная структура должна быть ориентирована на достижение целей предприятия. При ее совершенствовании необходимо, прежде всего, совершенствовать процесс реализации конкретного бизнеса, выполнения конкретных работ с учетом использования передовых технологий и приемов труда, а также профессионального мастерства и умения сотрудников. Коммуникации в этом случае должны быть направлены на обеспечение информационной достаточности как для управления трудовыми процессами, так и для выполнения самой работы. Совершенствование менеджмента в целом (внедрение технологий и инструментов эффективного управления) преследует цель повышения результативности и эффективности деятельности предприятия. В этой связи развитие менеджмента и конкретной деятельности предприятия, в свою очередь, выдвигают требования к необходимому информационному обеспечению и организации соответствующих коммуникаций для обеспечения этого развития.
4. Совершенствование информационной системы предприятия. Развитие информационных систем должно быть направлено на формирование необходимой информации для эффективного управления хозяйственной деятельностью, включая оперативное планирование и контроль выполнения планов производственной и сбытовой деятельности, оперативный учет и управление всеми видами ресурсов предприятия. Информационная система должна быть ориентирована на конкретных пользователей. Учет и обеспечение потребности руководителей всех уровней в количестве и качестве необходимой информации служит главным требованием к развитию информационной системы предприятия.
5. Внедрение информационных технологий — является неотъемлемой частью развития и повышения эффективности информационной системы и менеджмента в целом, что, в свою очередь, будет способствовать развитию организационных коммуникаций на предприятии.

     Внутрифирменная коммуникация персонала осуществляется по разным каналам. Для оптимизации  и удобства рабочего процесса существует ряд технических средств и информационных средств.

     Внутренняя  телефонная сеть является наиболее быстрым, удобным и простым в обращении средством коммуникации сотрудников. Компания имеет достаточно разветвленную сеть телефонных аппаратов и внутренних абонентских номеров. Любой сотрудник, находящийся в помещении может принять звонок с любого телефонного аппарата, переключить на нужного человека или факс. Коммуникация с внешней средой может осуществляться как с помощью стационарного телефонного аппарата, так и с помощью корпоративных мобильных телефонов.

     Информационная  система 1С Предприятие 8.0 была внедрена в компании с начала 2010 года. Данная программа интегрирует все вносимые в нее данные, к которым имеет доступ любой сотрудник компании (рисунок 14). Она позволяет управлять документооборотом, заносить заявки для курьера по отгрузке товара. С помощью данной информационной системы как руководитель, так и менеджеры компании могут осуществлять планирование своего рабочего процесса. Все данные могут быть оперативно изменены, ведется календарь каждого пользователя. Данная программа находится на стадии освоения и внедрения, поэтому ей недоступны такие функции как просчет заказа, ведение истории клиента, контроль возврата документов. Для всех этих задач в компании были созданы таблицы приложения MSEXCEL, о которых речь пойдет ниже. Политика компании такова, что постоянно происходит внедрение новых технологий, позволяющих наладить корпоративную коммуникацию наиболее эффективным способом.

     Рисунок 14 -- Информационная система 1С Предприятие 8.0: а) вкладка «Управление документооборотом», б) вкладка «Управление курьерами» 

     Бланк-заявка является связующим звеном между разными отделами компании. Он представляет собой форму, разработанную в программном приложении MSEXCEL, и служит как для просчета того или иного вида продукции, так и для оформления заказа. Бланк-заявка оформляется для всех видов собственного производства: «Цифровая печать. Ризограф», «Широкоформатная печать», «Тампопечать», «Дизайн». Бланк-заявка, проходя через отдел продаж, бухгалтерию, производственный отдел является одним из важных элементов организации производственного процесса. Проходя через каждый отдел, на нем остается определенная отметка. Однако планируется отказ от данной формы в пользу программы 1С Предприятие 8.0 для ускорения процесса коммуникации, а также для экономии значительного количества бумаги.

     Таблицы MSEXCELбывают нескольких типов в зависимости от их предназначения. Рассмотрим некоторые из них.

     Прежде  всего каждый менеджер ведет таблицу «Клиенты», в которую он вносит информацию обо всех клиентах, с которыми он работает, а также ведет их небольшую историю. В этой таблице имеются следующие графы (рисунок 15): название организации, сфера деятельности, контактное лицо и т.д. 

Рисунок 15 – Таблица приложения MSExcel «Клиенты» 

     «Таблица  учета счетов и заданий» позволяет  контролировать возврат документов от клиента, а также позволяет формировать историю выписки документов по каждому менеджеру или по каждой компании (рисунок 16).

 Рисунок 16 – Таблица приложения MSExcel «Таблица учета счетов и заданий» 

     «Таблица  приходов» позволяет отслеживать  приход денежных средств на счет компании от каждого клиента, а также перечисления на счет компаний, осуществляющих сторонние производства (рисунок 17).

 Рисунок 17 – Таблица приложения MSExcel «Таблица приходов»

     Таблицы «Просчеты сторонние» и «Заказы  сторонние» предназначены для коммуникации менеджеров компании с менеджером по стороннему производству, а также для оформления заказа на сторонне производство, например для офсета или шелкографии (рисунок18).

 Рисунок 18 – Таблицы приложения MSExcel: а) «Таблица просчеты сторонние», б) «Таблица заказы сторонние»

     Как было сказано выше, планируется отказ  от данных таблиц в пользу программы 1С Предприятие 8.0, которая позволяет совершать все вышеуказанные операции наиболее оперативно и централизовано.

     Для мгновенной коммуникациимежду сотрудниками используются программы обменом сообщениями, такие как ICQ, Skype, QIP.

Для коммуникации с внешней средой используется интернет-сайт компании, а также электронная почта с применением программного приложения MSOutlook. Последнее может использоваться для обмена электронными сообщениями между сотрудниками и для отправки еженедельных отчетов руководителю компании. Для обмена файлами между сотрудниками организована локальная компьютерная сеть. Приходящие от клиента макеты в электронном виде сохраняются в папку «Макеты» на сервере производственного отдела.

3.3 Расчет экономического эффекта от предлагаемых мероприятий.

     Исходя  из вышепредложенных мероприятий по совершенствованию труда менеджера на предприятии рассчитаем экономический эффект от их внедрения. Условно все мероприятия можно разделить по двум направлениям: совершенствование информационной системы и совершенствование организационной структуры.

     Первое  направление включает регулирование информационных потоков, совершенствование информационной системы предприятия, внедрение информационных технологий. Второе направление предполагает внедрение и совершенствование системы обратной связи, совершенствование организационной структуры и системы управления предприятием. Данные мероприятия с использованием разработанных технических средств были изложены в предыдущем разделе. Расчет экономического эффекта будем вести также по двум направлениям.

     В 2010году в печатном направлении компании «Контракт Лизинг» была внедрена Информационная система 1С Предприятие 8.0.

     Для получения оценки эффективности  в денежном выражении были решены следующие задачи:

• определение затрат на разработку и эксплуатацию ИС (то есть определение полной стоимости владения ИС);
• определение затрат на выполнение подобных операций до внедрения информационной системы;
• определение денежного потока, высвобожденного за счет использования новой системы.

     При этом принципиальным условием адекватной оценки финансового результата разработки и внедрения ИС является стыковка данных управленческого учета затрат и данных самой информационной службы предприятия.

     Все капитальные затраты (например, на приобретение оборудования, разработку программного обеспечения и т. п.) были отражены в первом году эксплуатации системы и составили значительную сумму (таблица 14): 

       Таблица 14 – Затраты на проект

     Окончание таблицы 14 – Затраты на проект

     При учете затрат принимались во внимание сумма фактического износа как оборудования, предназначенного только для данной системы, так и износ общей  сети предприятия в части ее использования. Было учтено и то, что в соответствии с принятой на предприятии нормой амортизации "отток" средств на оборудование, износ сети и т.п. постепенно перекрывается притоком средств от реализации будущей продукции по прогнозируемой цене, которая включает в себя увеличившуюся за счет внедрения ИС прибыль, так как себестоимость продукции после внедрения ИС уменьшилась. Соответственно, в некий момент наступает окупаемость и далее происходит ожидаемое получение прибыли на инвестиции.

     Результаты  второго года и последующих лет  эксплуатации данной системы спрогнозированы в расчете до 2014 года и приведены в таблице 15: 

     Таблица 15 – Экономический эффект от внедрения системы