Организация труда менеджера

     В социальный пакет каждого работника входит оплачиваемый отпуск согласно действующего законодательства, пособия по уходу за детьми, абонент в бассейн или тренажерный зал, оплата за проезд (для удаленно живущих работников).

     Для успешного существования в будущем  компания «Контракт Лизинг» применяет систему планов и прогнозов.

     Стратегическое  планирование представлено «Бизнес-планом развития ООО «Контракт Лизинг»  до 2014 года». Основным направлениями, содержащимися в данном бизнес-плане, является реализация следующих мероприятий:

• рост прибыли;
• планирование издержек предприятия, и, как следствие, их уменьшение;
• увеличение доли рынка по каждому из отделов, увеличение доли продаж;
• улучшение социальной политики фирмы;
• открытие дополнительных отделов компании (мебельное производство, складская логистика, it-технологии) и преобразование в группу компаний.

     Тактическое планирование представлено годовыми планами  для каждого отдела по достижению определенного уровня прибыли с  учетом сезонности. Также в этих планах регламентируются запланированное  количество новых клиентов в год, годовые показатели рентабельности, предполагаемая доля рынка по каждому году.

     Оперативное планирование осуществляется на третьем  уровне. Оно представляет собой план менеджеров по количеству звонков в неделю, план по количеству привлеченных новых клиентов в месяц, план по объему выручки за месяц или за неделю и другие нормативы.

Обратная связь  осуществляется в виде ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчетах о проделанной работе и осуществляется «снизу вверх». На основании предоставленных отчетах оперативного планирования корректируются тактические планы, а уже на их основании уточняются стратегические планы по развитию каждого отдела и компании в целом.

     Организация труда менеджера на предприятии  начинается с провозглашения его функций и обязанностей. Согласно должностной инструкции, действующей в компании «Контракт Лизинг», менеджер обязан выполнять функции, которые приведены ниже. Дадим краткую характеристику организации труда менеджера.

     Менеджер  отдела сбыта относится к категории руководителей, принимается на работу и увольняется с работы приказом руководителя организации.

     На  должность менеджера отдела сбыта  назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование по специальности "Менеджмент" и стаж работы по соответствующему направлению менеджмента не менее 3 лет либо высшее профессиональное образование, специальную подготовку в области менеджмента, стаж работы по соответствующему направлению менеджмента не менее 5 лет.

     В своей деятельности менеджер отдела сбыта руководствуется: законодательными и нормативными документами, регламентирующими хозяйственную деятельность; методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов; уставом организации; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями руководителя организации (непосредственного руководителя); должностной инструкцией.

     Менеджер  отдела сбыта должен знать: действующее  законодательство; методические, нормативные  и другие руководящие материалы  по маркетингу, организации сбыта  и поставки готовой продукции; методы и порядок разработки долгосрочных и краткосрочных планов развития рынка; прейскуранты оптовых цен на продукцию, выпускаемую предприятием; виды каналов товародвижения, системы сбыта продукции через независимых и зависимых посредников; методы и порядок заключения хозяйственных договоров по поставкам; правила эксплуатации вычислительной техники; основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда и противопожарной безопасности.

     Для выполнения возложенных на него функций  менеджер отдела сбыта обязан:

     Осуществлять  организацию сбыта продукции  предприятия в соответствии с  плановыми заданиями и заключенными договорами, ее отгрузку потребителям в сроки и объеме, установленные планом реализации.

     Осуществлять  выбор каналов товародвижения (прямые или косвенные), оценку потребителей и их потребности в товарах предприятия.

     Обеспечивать  участие отдела в разработке долгосрочных и краткосрочных планов развития рынка, его емкости, производства и реализации, экспортной деятельности на различных рынках, согласовании условий и заключении договоров на ее поставку, разработке расчетных нормативов запасов готовой продукции, планировании ее поставки потребителям, корректировке планов с учетом реализации продукции и имеющихся заказов.

     Участвовать в заключении договоров с потребителями на поставку продукции, обеспечивать уровень обслуживания потребителей (частота доставок, скорость, стабильность, система принятия малых заказов, координация ассортимента и т.д.).

     Обеспечивать  контроль за выполнением договорных обязательств в установленные сроки, по объему реализуемой продукции, номенклатуре, комплектности и качеству, за состоянием запасов готовой продукции на складах.

     Организовывать  приемку готовой продукции от производственных подразделений на склады, рациональное хранение, учет и подготовку к отправке потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки готовой продукции.

     Разрабатывать и осуществлять план продвижения  продукции, увязывая воедино товар, распределение, сбыт и ценовые составляющие плана маркетинга.

     Принимать меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную  продукцию.

     Участвовать в рассмотрении поступающих на предприятие  претензий потребителей и подготовке ответов на заявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договоров.

     Менеджер  отдела сбыта имеет право:

• знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
• принимать участие в обсуждении вопросов, связанных с исполнением им должностных обязанностей.
• вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия.
• подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
• осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации, получать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
• требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

     Рассмотрим  коммуникация менеджера на разных уровнях

     Основными способами реализации коммуникаций в организации являются обмен письменной информацией, использование компьютеров как средства коммуникации и межличностный обмен. При этом руководитель затрачивает свое время на реализацию этих способов непропорционально. Большая часть времени руководителем, как правило, затрачивается на личное общение с подчиненными и вышестоящими руководителями непосредственно либо с использованием технических средств телекоммуникаций.

     Межличностные коммуникации могут быть определены как обмен информацией между людьми в процессе их личного общения и с использованием средств телекоммуникаций.

     Особенности межличностных коммуникаций. Конкретное содержание межличностных коммуникаций имеет большое разнообразие. В то же время все формы и способы межличностного общения имеют особенности, отражающие специфику и возможности этих коммуникаций:

• позволяют установить эффективную обратную связь между отправителем и получателем информации;
• дают возможность руководителю иметь уверенность в понимании (либо в непонимании) сотрудниками передаваемой информации;
• позволяют установить объективные и субъективные различия в понимании участниками рассматриваемой проблемы (передаваемой информации);
• ускоряют процесс согласования позиций взаимодействующих сторон при рассмотрении сложных проблем;
• позволяют учитывать личностные психологические особенности взаимодействующих сторон для повышения эффективности коммуникаций.

     Основными проблемами обеспечения межличностных коммуникаций, которые снижают их эффективность, являются:

• проблемы (препятствия) восприятия передаваемой информации получателем;
• семантические барьеры, препятствующие однозначному пониманию информации взаимодействующими сторонами (прежде всего, это относится к обмену информацией в многонациональной среде);
• плохая (неэффективная) обратная связь в процессе реализации коммуникаций, снижающая их возможности;
• неумение участника (участников) межличностной коммуникации слушать партнера и др.

     Разрешение  приведенных проблем и устранение факторов, снижающих результативность и эффективность межличностных коммуникаций в практике менеджмента, является одной из центральных проблем при формировании менеджерского корпуса на предприятии.

     Искусство общения в менеджменте  определяется профессиональными возможностями и умением менеджера использовать межличностные коммуникации для обеспечения эффективного управления предприятием.

     Основные  направления совершенствования межличностных отношений, способствующие развитию искусства общения, включают:

• воспитание (привитие) у менеджеров умения определять и четко формулировать задачи и содержание конкретного информационного обмена с вышестоящим руководителем, коллегами и подчиненными;
• учет возможности восприятия передаваемой информации собеседником (исключая возможные семантические несоответствия сообщений и поведения руководителей);
• воспитание умения личного общения (в том числе умение слушать и расположить собеседника к восприятию информации);
• осуществление эффективной обратной связи в процессе общения.

     Рассмотрим  организационные коммуникации. Организационными называют коммуникации (коммуникационные каналы) внутри предприятия, определяющие межуровневый обмен информацией (исходящие, восходящие коммуникации), а также обмен информацией между подразделениями и внутри подразделений.

     Общая схема организационных коммуникаций приведена на рисунке 10.

     Пример  содержания нисходящих и восходящих формальных организационных коммуникаций приведен в таблице 9. 

Рис. 10— Общая схема организационных коммуникаций 

     А теперь рассмотрим,  пример содержания нисходящих и восходящих формальных организационных коммуникаций: 

     Таблица 9— Пример содержания формальных организационных коммуникаций