Для наглядного планирования рабочего дня  менеджера в компании «Контракт  Лизинг» используется метод фотографии рабочего времени.

     Фотография  рабочего времени (ФРВ)– метод изучения рабочего времени путем наблюдения и замеров его длительности в течение рабочего дня. Это вид наблюдения, при котором замеряются все без исключения затраты времени исполнителя за определенное время работы.

     Самофотография (СФРВ) – метод изучения трудовых процессов, при котором сами исполнители регистрируют продолжительность и причины потерь рабочего времени на специальных бланках.

     Определение единой классификации затрат рабочего времени и присвоение индексов

     Н – фактическая продолжительность смены (рабочего дня) сотрудника.

     Все рабочее время (Н) подразделяется на время работы и время перерывов.

     Время работы = время выполнения рабочих задач (ОП – оперативное время)+ подготовительно-заключительное время (ПЗ) (подготовка себя и рабочего места к работе; приведение в порядок себя и рабочего места после работы+ непроизводительная работа (НР) - работа, не имеющая продуктивного результата (ожидания: ожидание руководителей подразделений при визировании, ожидание служебного транспорта при организации выезда в стороннюю организацию, ожидание подсобного рабочего и дорога к контрагентам).

     ПЗ = ОО (время организационного обслуживания рабочего места: сортировка бумаг, ведение планинга, органайзера) + ТО (время технического обслуживания рабочего места: включение и выключение ПК и др. техники).

     Время перерывов = время регламентированных перерывов (ОТ – обеденный перерыв) + время нерегламентированных перерывов (ПО и ПР).

     ПР – время нерегламентированного отдыха и личных надобностей, нарушения трудовой дисциплины (беседы на личные темы и посторонние телефонные разговоры, опоздания и преждевременный уход с работы, самовольные отлучки с рабочего места без производственной необходимости).

     ПО  – перерывы, не зависящие от работника - по организационно-техническим причинам:

     - недостатки организации труда  (помехи, нелогично или непропорционально  использованное время: вызов к  руководителю для выдачи дополнительных  поручений во время выполнения  срочной рабочей задачи, что ведет  к отвлечению от текущей работы);

     - технические аварии (сбои в работе компьютерных систем, неполадки оргтехники и др.).

     Таким образом, потери рабочего времени фиксируются  в таких затратах как ПО (перерывы по организационно-техническим причинам), ПР (время нерегламентированного  отдыха и личных надобностей, нарушения трудовой дисциплины), НР (непроизводительная работа). 

     С помощью ФРВ выясняется, на каких  этапах трудового процесса происходят потери рабочего времени, и чем они  вызваны: неэффективностью организации  труда или недобросовестностью  сотрудников. Соответственно, чем больше выявлено ненормируемых затрат рабочего времени, тем больше резервы повышения производительности труда.

     ПВ  – перекрываемое время – время, в течение которого выполняется сразу более одной операции, в итоге выполнение одной операции может быть еще не закончено, а уже начинается выполнение другой операции, то есть это время выполнения двух или более операций одновременно. Умение сотрудника работать в режиме перекрываемого времени позволяет ему выполнять несколько рабочих задач практически одновременно, и, следовательно, увеличивает производительность трудовой деятельности. Такое умение говорит о способности сотрудника распределять внимание и достигать оперативности в решении текущих задач.

     Бюджет  рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты трудовой деятельности, чаще всего содержит большой объем перекрываемого времени, что является оптимальным способом организации труда.

     Пример  фотографии рабочего дня менеджера  приведен в таблице 10: 

     Таблица 10 -- Фотография рабочего дня менеджера

 

     Окончание таблицы 10 -- Фотография рабочего дня менеджера

     На  основании фотографии рабочего дня  формируется сводная таблица  результатов, которые должны быть проанализированы для улучшения использования рабочего времени. Пример сводной таблицы результатов: 

     Таблица 11 -- Сводной таблица результатов

      

     Таким образом, при использовании метода фотографирования рабочего времени  решаются следующие задачи:

1. Определение структуры рабочего времени каждого сотрудника (продолжительности отдельных видов затрат времени).
2. Составление фактических балансов рабочего дня путем группировки затрат времени по различным категориям.
3. Анализ затрат времени сотрудников.
4. Сравнительный анализ работы сотрудников, имеющих сходные рабочие задачи, и выявление способов увеличения эффективности труда.
5. Оценка организационно-технических условий рабочих мест и их влияния на затраты рабочего времени сотрудников.

     Карта фотографии рабочего времени каждого  сотрудника оформляется по установленной  форме, приведенной в приложении.

 

3 Основные направления улучшения организации труда менеджера в ООО «Контракт Лизинг»

3.1 Улучшение организации  труда менеджера  на основе планирования  рабочего дня и организации рабочего места менеджера

     Планирование  личного труда является неотъемлемой чертой сознательной деятельности каждого человека. План личного труда должен составляться на неделю, на месяц. Он должен быть нацелен на решение главных задач, на отыскание способов рационализации труда.

     Работы, подлежащие выполнению в течение  дня, ранжируются по срочности и значимости. На первые часы работы надо предусматривать ознакомление с почтой, прием посетителей, так как в этот период происходит «врабатывание». Решение наиболее трудных вопросов надо проводить во время пика своей работоспособности, которая каждым человеком выявляется индивидуально. На конец рабочего дня намечают легкие работы (оформительские, составление сводок).

     Каждому рабочему дню следует придавать  свой «профиль», то есть включать один и больших и важных вопросов по капитальному строительству, специальным вопросам (материально-технического снабжения, финансирования и другие). Проведение совещаний и заседаний следует проводить в начале и в конце недели, когда наблюдается снижение работоспособности.

     В план личного труда не следует  включать ежедневно повторяющиеся дела, для них просто надо зарезервировать 25-30% рабочего времени.

     На  непредвиденные работы необходимо отвести 10-15% времени.

     С целью повышения эффективности  своего труда любой менеджер должен:

     - уметь определять важность и  очередность решения возникающих проблем;

     - не поручать другим решение  стратегических проблем, но второстепенные  вопросы передавать заместителям;

     - быть требовательным к себе  и другим, не допускать безответственности;

     - в чрезвычайных ситуациях действовать быстро и решительно, но избегать авантюрных решений;

     - с достоинством проигрывать;