Курс лекций по "Менеджменту"

Образец штатного расписания:

Наименование структурного подразделения

Руководитель Отдела кадров

Подпись                                      ФИО

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Должностная инструкция закрепляет и регламентирует разделение и кооперацию труда внутри организации (подразделения). Роль должностной инструкции – обеспечить персональную ответственность за выполнение функций, возложенных на подразделение, установить баланс прав, обязанностей, ответственности должностных лиц на каждом рабочем месте

Должностная инструкция разрабатывается руководителем структурного подразделения либо специалистом по работе с персоналом (отдела кадров), согласовывается с юристом, утверждается руководителем организа­ции. Датой введения инструкции в действие является дата ее ут­верждения руководителем организации либо руководителем структурного подразделения.

Для внесения в должностные инструкции изменений и до­полнений издается соответствующий приказ руководителя орга­низации, с которым работники знакомятся под расписку. Приказ о внесении изменений издается в случае перераспреде­ления функций и должностных обязанностей, при реорганиза­циях, сокращении штатов и т.п.

Должностные инструкции заново утверждаются  при изменении наименования организации или структур­ного подразделения; при изменении наименования должности; при замене одного работника, занимающего данную должность, другим.

Распределение должностных обязанностей между руководя­щими работниками организации устанавливается отдельным распоряди­тельным документом.

Требования к оформлению должностной инструкции

K должностной инструкции предъявляются две группы требований:

   По оформлению и содержанию;

   По расположению реквизитов.

Обе группы содержатся в ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», (поста­новление Госстандарта от 31 июля 1997 года № 273), который вступил в силу 1 июля 1998 года.

Реквизиты должностной инструкции:

(1) НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

(2) ГРИФ ОБ УТВЕРЖДЕНИИ

(3) НАИМЕНОВАНИЕ ДОЛЖНОСТИ

(4) ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

В данном разделе указывают:

1.      Категорию должности.

Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью.

2.      Порядок назначения и освобождения от должности.

3.      Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.

4.      Наименование должностных лиц, которым подчиняется сотрудник.

5.      Перечень структурных подразделений и (или) отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе (если таковые имеются).

6.      Порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия.

(5) ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

(6) ПРАВА

(7) ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

(8) ССЫЛКА НА ДОКУМЕНТ, В СООТВЕТСТВИИ С КОТОРЫМ РАЗРАБОТАНА ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

(9) ПОДПИСЬ РУКОВОДИТЕЛЯ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

(10) СОГЛАСОВАНИЕ

(11) ОТМЕТКА ОБ ОЗНАКОМЛЕНИИ С ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИЕЙ

  СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ПО РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ

Комплекс документов, которые характеризуют правовую, трудовую  и служебную деятельность работников организации, называются документацией по личному составу (кадрам, персоналу). Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между организациями и сотрудниками.

Документы по личному составу организации позволяют определить трудовой путь, трудовой стаж работника, необ­ходимый при начислении пенсии, определить условия, при которых он «продает свой труд, и качество этого труда.

Документы по личному составу составляют особую группу документов, которые должны особо аккуратно оформляться в соответствии с установленными правилами, т.к. даже при верном применении трудового законодательства организация нередко проигрывает судебные споры с работниками из-за ошибок в документах (отсутствие каких-либо реквизитов или их неправильное оформление). Руководитель организации может быть привлечен к административной ответственности за неправильное ведение документации по персоналу.

К документам по личному составу относятся:

            Трудовые контракты (договоры), заключенные организацией с работником;

            Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);

            Личные карточки формы Т-2. Личная карточка – основной документ по учету персонала предприятия, который заводится на всех работников, принятых на постоянную или работу. Личные карточки заполняются в одном экземпляре после подписания приказа о приеме на работу.

            Личные дела;

            Трудовые книжки – основной документ, подтверждающий общий, непрерывный  и специальный стаж работы.

Трудовые книжки на работников ведутся в организациях, независимо от формы собственности. В них содержатся следу­ющие сведения о работнике:

            фамилия, имя, отчество — полностью, без сокращений;

            дата рождения (число, месяц, год);

            образование (указывается на основании дипломов, справок, сертификатов);

            профессия, специальность;

            сведения о работе: приеме, переводе, увольнении:

            сведения о награждении и поощрении;

            сведения об открытиях и изобретениях, на которые выда­ны авторские свидетельства.

Взыскания в трудовую книжку не вносятся. На титульном ли­сте обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печатью организации, где она впервые была заполнена. Запись на последующих страницах трудовой книжки начинается с простановки штампа организации или написания от руки ее наименования. Все записи производятся в точном соответствии с приказами о приеме, переводе или увольнении. Если возникает необходимость внести исправления, то они оговариваются и за­веряются подписью должностного лица и печатью.

В записи об увольнении указывается соответствующая статья КЗОТ РФ. Например: «Уволен по собственному желанию, ст. 31 КЗОТ РФ», ставится подпись должностного лица и печать организации.

            Лицевые счета по заработной плате.

На каждого работника организации заводится личное дело.

ДОКУМЕНТЫ ЛИЧНОГО ДЕЛА РАБОТНИКА

Личное дело — совокупность документов, содержащих необ­ходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Документ, входящие в личное дело:

            внутренняя опись документов;

            анкета или личный листок по учету кадров;

            автобиография или резюме;

            копии документов об образовании, присвоении почетных званий, ученых степеней;

            копии документов об утверждении в должности;

            характеристики или рекомендации;

            трудовой договор;

            копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

            дополнения к личному листку по учету кадров;

            справки и другие документы данного работника.

В необходимых случаях, например, предусмотренных за­конодательством, в личное дело включаются: список науч­ных трудов и изобретений, выписки из протоколов собра­ний учредителей или трудовых коллективов (для руково­дителей, которые избирались на должность) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических дан­ных работника (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и лич­ные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления о назначении на должность, копии актов ревизий, справки-объективки (биографические справки, со­держащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). Правомерно включение в состав личного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника. Личное дело заводят после издания приказа о приеме на работу. Все документы, относящиеся к личному делу, подшиваются в хронологическом порядке в папку по мере поступления. Изменения в личные дела вносятся только лицами, ответственными за их ведения. Личные государственных служащих при переводе на новое место работы не заводятся, а пересылаются с прежнего места работы. Лич­ные дела работников хранятся как документы, доступ к которым ограничен, — в металлическом шкафу или сейфе с кодовым замком. Шкаф (сейф) должен опечатываться. Личные дела уволенных работников хранятся 75 лет, руководителей организации – постоянно.

27