Курс лекций по "Менеджменту"

Положения об организации включает следующие разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация. Положения об организации утверждаются  вышестоящей организацией.

Положение о подразделении является документом, определяющим баланс функции, прав,  обязанностей и ответственности коллектива подразделения и его руководителя.

Положение о подразделении включает следующие разделы:

            Общие положения: полное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение; чем оно руководствуется в своей деятельности; кем возглавляется и кому подчиняется; порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения; наличие у подразделения печати;

            Основные задачи: перечень основных направлений деятельности подразделения;

            Функции: виды работ, выполняемых подразделением для решения поставленных перед ним задач;

            Права и обязанности: права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя и возложенные на него обязанности;

            Ответственность: виды дисцип­линарной, административной, уголов­ной (при необходимости) ответственности, которую может нести руководитель под­разделения в случае невыполнения им своих обязанностей;

            Взаимоотношения: перечень подразделений и организаций, взаимодействующих с подразделением, с указанием на информацию, получаемою и представляемою подразделением, периодичность и сроки ее представления, порядок рассмотрения разногласий.

Положение о структурном подразделении согласовывается с юристом, подписывается руководителями подразделения и организации.

Положение о персонале включает следующие разделы: общие положения, прием на работу, права и обязанности работников и администрации, рабочее время и время отдыха, отпуска, командирование, временное откомандирование и перевод на новое место ра­боты, заработная плата, социальное страхование и компен­сации, меры поощрения и дисциплинарные меры, освобож­дение от работы, рассмотрение трудовых споров. Этот до­кумент особенно необходим в организациях, где нет кол­лективного договора.

Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений (характера сделки, условий и сроков постановки, транспортировки, оплаты, гарантий и т.д.).

Штатное расписание — документ, содержащий перечень дол­жностей сотрудников организации, учреждения, фирмы; сведе­ния о количестве штатных единиц, должностных окладах, над­бавках, месячном фонде заработной платы (в государственных учреждениях — с указанием разряда по единой тарифной сетке). Штатное расписание оформляется на бланке, под­писывается заместителем руководителя и согласо­вывается с главным бухгалтером.

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Документ.  Реквизиты документа

Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документ может быть создан посредством письма, графика, рисунка, фотографии, звуко и видеозаписи; может изготовляться  на бумаге, фотопленке и

т. д.

Среди различных систем документации особое место занимает Унифицированная система организационно-распорядительной документации, применяемая в управленческой деятельности органов власти и  организации, предприятий, учреждений всех форм собственности.

В организационно-распорядительной  документации (ОРД) фиксируются принятия решений по административным вопросам.

Для выработки правильного решения в процессе управления необходимо, чтобы ИНФОРМАЦИЯ, содержащаяся в документе была ПОЛНОЙ (т. е. достаточной для принятия решения), ДОСТАТОЧНОЙ (соответствующей объективному  состоянию дел) и ОПЕРАТИВНОЙ (своевременно переданной). В организации должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

Этот порядок закрепляется Инструкцией о делопроизводстве организации, подготовленной в соответствии с законодательством РФ и ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Инструкция по делопроизводству (правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов) утверждается руководством организации.

При подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации, к которой относятся распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 для данного вида документа.

Реквизит – это обязательный элемент конкретного вида документа. При формировании управленческих документов на них проставляются стандартные надписи (подпись, гриф утверждения, виды согласования и т.д.), которые и называются реквизитами и от правильного оформления которых зависит юридическая сила документа. Каждый документ имеет свой индивидуальный набор реквизитов. Одни реквизиты обязательны для каждого документа, независимо от его вида, другие – обязательны только для отдельных видов документов. Общее число реквизитов, встречающихся при оформлении и обработке управленческих документов – 29.

Организационные документы

К организационным документам относятся: устав, правила внутреннего распорядка, положения об организации, структурном подразделении, персонале, договор, штатное расписание, должностная инструкция. Эти документы содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность. Положения, изложенные в них, являются обязательными для исполнения.

Организационные документы проходят обязательные процедуры утверждения (вышестоящей организации, руководителем данной организации, руководителем структурного подразделения или распорядительным документом) и согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами, подразделениями, юристом. Датой организационного документа является  дата его утверждения.

Устав – документ, регулирующий взаимоотношения граждан, организаций, учреждений с другими организациями, обществами и гражданами в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Структура устава и его содержание определяются разработчиком и включают следующие разделы: общие положения (описание целей и задач организации); организационное единство (перечень структурных подразделений и их взаимосвязь); регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц); финансово-материальная база (источники финансовых ресурсов и порядок распоряжения средствами); отчетная и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственность за дела организации. В устав могут включаться и другие разделы в соответствии со спецификой деятельности организации и решения ее учредителей. Уставы организации подлежат  утверждению вышестоящими органами власти или учредителями, заверяются печатью регистрирующего органа.

Правила внутреннего распорядка включает следующие разделы: общие положения, порядок приема, перевода и увольнения работников, основ­ные обязанности работников, основные обязанности адми­нистрации, рабочее время и его использование, поощрения за успехи в работе, взыскания за нарушения трудовой дисциплины, внутриобъектный режим, организацию работы.

Положение — документ, определяющий задачи, обязанности, права, ответственность и порядок работы организации, учреждения, пред­приятия или его подразделений. Различают положения об орга­низации, о структурных подразделениях, положение о персонале.

Положения об организации включает следующие разделы: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; руководство; взаимоотношения и связи; контроль, проверка и ревизия деятельности; реорганизация и ликвидация. Положения об организации утверждаются  вышестоящей организацией.

Положение о подразделении является документом, определяющим баланс функции, прав,  обязанностей и ответственности коллектива подразделения и его руководителя.

Положение о подразделении включает следующие разделы:

      Общие положения: полное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение; чем оно руководствуется в своей деятельности; кем возглавляется и кому подчиняется; порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения; наличие у подразделения печати;

      Основные задачи: перечень основных направлений деятельности подразделения;

      Функции: виды работ, выполняемых подразделением для решения поставленных перед ним задач;

      Права и обязанности: права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя и возложенные на него обязанности;

      Ответственность: виды дисцип­линарной, административной, уголов­ной (при необходимости) ответственности, которую может нести руководитель под­разделения в случае невыполнения им своих обязанностей;

      Взаимоотношения: перечень подразделений и организаций, взаимодействующих с подразделением, с указанием на информацию, получаемою и представляемою подразделением, периодичность и сроки ее представления, порядок рассмотрения разногласий.

Положение о структурном подразделении согласовывается с юристом, подписывается руководителями подразделения и организации.

Положение о персонале включает следующие разделы: общие положения, прием на работу, права и обязанности работников и администрации, рабочее время и время отдыха, отпуска, командирование, временное откомандирование и перевод на новое место ра­боты, заработная плата, социальное страхование и компен­сации, меры поощрения и дисциплинарные меры, освобож­дение от работы, рассмотрение трудовых споров. Этот до­кумент особенно необходим в организациях, где нет кол­лективного договора.

Договор (контракт) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений (характера сделки, условий и сроков постановки, транспортировки, оплаты, гарантий и т.д.).

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Распорядительными документами являются: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения. Эти документы носят административный характер; играют важную роль в управлении организацией, предприятием, учреждением; обращены к нижестоящим или подчиненным лицам или организациям.

      Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.

Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Право издания указаний внутри организации, учреждения предоставляется руководителям и их заместителям.

      Приказ – основной распорядительный документ, издаваемый руководителем организации, учреждения для  решения каких-либо производственных задач.

Различают приказы по основной деятельности (приказы по организации работы, финансированию, планированию отчет­ности, снабжению и другим производственным вопросам) и ПРИКАЗЫ по  личному составу: регулируют прием, увольнение работников, присвоение разрядов, вынесение взысканий или объявление поощрений.

Приказы по основной деятельности организации хранятся постоянно, приказы по личному составу — 5 лет.

Изменения, дополнения, отмена приказа производятся только приказом.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка про­екта приказа; согласование проекта; подписание приказа руково­дителем; доведение его содержания до сведения исполнителей. Проекты приказов готовятся специалистами по поручению руководителя. Приказы оформляются на бланке для внутренних документов.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: конста­тирующей и распорядительной. В констатирующей части указы­ваются основания для издания приказа (нормативные документы государственных органов: решения совета директоров; производственная необходимость и др.), например: «Об организации отдела маркетинга». Если причина издания приказа не нуждается в разъяснении, то констатирующую часть опускают.

Распорядительная часть приказа начинается словами «ПРИ­КАЗЫВАЮ». В ней пишут: «кому» (исполнителю или структур­ному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу) и «до какого числа» (срок ее окончания).

Если поруче­ний несколько, то текст приказа делится на пункты, каждый из которых начинается с красной строки. В последнем пункте указыва­ется лицо или структурное подразделение, которое осуществля­ет контроль за исполнением приказа в целом.

В случае необходимости в приказе перечисляются ранее из­данные документы (приказы, решения), которые данным при­казом отменяются. Приказы регистрируются канцелярией организации в книге регистрации приказов (на звание, номер, дата) в день их подписания.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Штатное расписание — документ, содержащий перечень дол­жностей сотрудников организации, учреждения, фирмы; сведе­ния о количестве штатных единиц, должностных окладах, над­бавках, месячном фонде заработной платы (в государственных учреждениях — с указанием разряда по единой тарифной сетке). Штатное расписание оформляется на бланке, под­писывается заместителем руководителя и согласо­вывается с главным бухгалтером. Штатное расписание утверж­дается руководителем организации. В грифе утверждения указы­вается общая штатная численность и месячный фонд заработной платы, на грифе утверждения ставится гербо­вая печать или печать организации. Текст штатного расписания составляется в табличной форме. В заголовке к тексту указыва­ется год, на который составляется штатное расписание. Ответственность за подготовку штатного расписания несет отдел кадров организации.