Эффективность использования рабочего времени

ООО «Симбирские окна» - фирма, которая  за небольшой срок набрала огромную популярность, является лидером по производству пластиковых конструкций  благодаря тщательной работе отделов  продаж, маркетинга, рекламы и сбыта.

Красивое оформление помещений, чистота и порядок, внимательное отношение, оставляет приятное впечатление. При подборе кадров большое внимание отводится молодым инициативным специалистам. Большие требования предъявляются кандидатам в менеджеры по работе с клиентами.

Большое внимание в организации уделяется стимулированию, заботе о здоровье и отдыхе, социальным гарантиям, поощрению инициативности. Огромным преимуществом  на сегодняшний день является стабильная заработная плата, выплата премий. Очень строго соблюдается устав и правила внутреннего трудового распорядка. На сегодняшний день на предприятии отсутствует коллективный договор. Нет профсоюзного органа и социальной службы.

ООО «Симбирские окна» самостоятельно осуществляет цикл производства пластиковых  конструкций от поиска клиентов и приема заказов до пост-гарантийного обслуживания. Вся продукция производится только под заказ. Это позволяет учитывать индивидуальные требования клиентов и способствует безотходному производству.

На сегодняшний день на рынке  Ульяновска зафиксировано более 25 юридических лиц, реализующих оконные конструкции (ОК) вообще. Часть из них имеет собственные производства. Среди них выделяют сегменты:

• производители традиционных и модернизированных деревянных оконных блоков;
• производители современных деревянных окон – «евроокон»;
• производители пластиковых окон (окон из ПВХ).

Реализуются также окна из алюминиевого профиля, но их производства в городе нет.

В ПРИЛОЖЕНИИ 3 представлена схема  цепочки «изготовитель – потребитель» для пластиковых оконных конструкций. Жирной стрелкой выделена наиболее распространенная схема цепочки. Основная масса ОК изготавливается на предприятиях – изготовителях полного цикла.

Процесс производства ОК полностью  ориентирован на конкретного заказчика. Есть заказ – есть производство. Нет заказа – нет производства.

Работа над любым заказом  начинается с разговора клиента  с менеджерами фирмы, поэтому  очень большое значение имеет  умение менеджера общаться с людьми, убеждать.

Организационная структура управления выражает отношение власти и подчинения, которые юридически закрепляются в нормативных документах (устав, положение о подразделениях, должностные инструкции и т.п).

Элементы – это службы, группы и работники, выполняющие те или  иные функции управления в соответствии с принятыми принципами специализации.

Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенную иерархическую  ступень в ОСУ. В группе компаний «Взлет» (поскольку ООО «Симбирские окна» входит в группу компаний) выделяют следующие уровни управления:

• институциональный уровень (решение корпоративных стратегических задач);
• управленческий (решение стратегических и тактических функциональных задач);
• технический управленческий уровень (решение оперативных и тактических задач);

Отношения между элементами поддерживаются благодаря связям:

• горизонтальным и вертикальным;
• линейным и функциональным;
• формальным и неформальным;
• прямым и косвенным.

Структура управления представляется в виде системы оптимального распределения  функциональных обязанностей, прав и  ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими в ее состав органами управления и работающими в них людьми. [30, с. 189]

Структура производственного  направления ООО «Симбирские окна» представлена в ПРИЛОЖЕНИИ 4 и является линейной организационной структурой.

Рассмотрим ООО «Симбирские  окна» как составную часть  НП ГК «Взлет». По большинству признаков  в компании преобладает линейно-функциональная структура управления, которая обеспечивает такое разделение управленческого  труда, при котором линейные звенья управления призваны командовать, а функциональные – консультировать, помогать в разработке конкретных вопросов и подготовке соответствующих решений, программ, планов.

Руководители функциональных подразделений (по маркетингу, финансам, персоналу) осуществляют влияние на производственные подразделения формально.

Схема основных взаимосвязей структурных подразделений ООО  «Симбирские окна» представлена в ПРИЛОЖЕНИИ 5

ООО «Симбирские окна»  является самостоятельным  предприятием, самостоятельно планирует свою деятельность, формы и способы реализации своей продукции, распределяет полученный доход. Общество образует и использует свою прибыль и осуществляет платежи в бюджет в соответствии с действующим законодательством. Средства капитала находятся в полном распоряжении общества. Общество вправе ежеквартально, раз в полгода или раз в год принимать решения по распределению своей чистой прибыли. Общество обязано осуществлять оперативный, бухгалтерский и  статистический учет в соответствии с порядком, предусмотренным действующим Законодательством. Общество и его должностные лица несут ответственность за достоверность информации. Балансовая прибыль общества облагается налогом в соответствии с действующим Законодательством о налогах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2 Анализ и оценка затрат рабочего времени

 

Для рационального использования рабочего времени персонала предприятия, в первую очередь необходимо научиться правильно распределять свое рабочее время руководителю. Оценим затраты рабочего времени менеджера ООО «Симбирские окна» при помощи фотографии рабочего времени, которая состоит в выявлении недостатков в организации труда и производства, вызывающих потери или нерациональное использование рабочего времени.

Для обеспечения возможности  анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы, определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах.

Определяем общее время  наблюдений:

 

 

 

где S_j - количество часов, течение которых j-й день наблюдения не проводились, час

 

В данном случае значение для всех S_j = 14 (24 – 10 = 14), т.к. рабочий день с 8ч до 18ч (10 часов). Тогда

 

 

 

Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 3.1 (ПРИЛОЖЕНИЕ 6). При этом, расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени меньше плановых. И отрицательным, если фактические затраты больше плановых.

На основании мнения экспертов, представленного в ПРИЛОЖЕНИИ 6, можно оценить структуру затрат рабочего времени менеджера по работе с клиентами ООО «Симбирские окна плюс».

Таким образом, данному  менеджеру необходимо сократить  затраты времени на:

• Изучение документации — на 10% от общего фонда времени;
• Встречи с коллегами — на 4% от общего фонда времени;
• Участие в совещаниях — на 2% от общего фонда времени;
• Выполнение общественной работы — на 2% от общего фонда времени;
• Телефонные переговоры — на 2% от общего фонда времени;
• Служебные командировки — на 1% от общего фонда времени;
• Нерегламентированные перерывы — на 1% от общего фонда времени.

Анализ затрат рабочего времени за две недели наблюдений представлен в ПРИЛОЖЕНИИ 7, где  наглядно показано необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому  элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу: [31, с.184]

Таким образом, основываясь  на мнении экспертов, менеджеру ООО  «Симбирские окна плюс» необходимо перераспределить 40% рабочего времени  и более полно уделять внимание следующим вопросам:

• Взаимодействия с подчиненными, клиентами и заказчиками — на 8% от общего фонда времени;
• Повышения квалификации — на 7% от общего фонда времени;
• Подготовки исходящих документов и справок — на 7% от общего фонда времени.

Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени.

Таким образом, в данном случае, из приложения 7 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 120 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 6 000 мин. Тогда:

 

,

 

где П - регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Ф - фактический фонд рабочего времени, мин.

 

Полученное значение коэффициента экстенсивности для менеджера  ООО «Симбирские окна плюс» достаточно низкое и говорит об отсутствии нарушений  режима труда и отдыха, однако указывает  на имеющиеся резервы лучшего  использования фонда рабочего времени.

Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам: [44, с.512]

Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя. В данном случае, потери рабочего времени  составили примерно 5 минут за каждый день наблюдений, таким образом за весь период наблюдений ПР=50 мин. Тогда:

 

,                         

 

где ПР - потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.

 

Полученное таким образом  значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему. [45, с.282]

Определим коэффициент  потерь рабочего времени, вызванных  причинами, не зависящими от исследователя. В данном случае, из приложения 7 видно, что нерегламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 120 мин., из которых 50 мин. — потери рабочего времени, зависящие от исследователя. Следовательно, потери рабочего времени из-за нарушений режима работы составили 70 мин. Тогда:

 

,                             

 

где  ПО - потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.

   

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени  из-за нарушения режима работы также  мало, однако указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени менеджера ООО «Симбирские окна плюс»

Коэффициент потерь рабочего времени  на регламентные перерывы. Из приложения 7 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин., следовательно, коэффициент потерь составляет:

 

,                            

 

где  ОТ - время на отдых и личные надобности, мин.

             

Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы очень велико и говорит о больших резервах лучшего использования рабочего времени. [17, с.160] Тем более, что по принятому нормативу регламентные перерывы в работе должны составлять 6% от фонда рабочего времени.

Таким образом, на основании вычисленных коэффициентов, можно говорить о том, что у менеджера ООО «Симбирские окна плюс» не происходит нарушение режима труда и отдыха, а напротив, имеются значительные резервы лучшего использования рабочего времени. [31, с.184]

Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени.

В результате исследования использования  рабочего времени менеджером был  выявлен ряд неудовлетворительных моментов в организации его рабочего времени. Причинами к такой ситуации может послужить множество факторов. Это могут быть как факторы внутренней среды организации, так и психологические факторы личности сотрудника. [43, с.432]

Со стороны организации мешать рациональному использованию рабочего времени может следующее:

• Не рациональное распределение должностных обязанностей внутри трудового коллектива;
• Отсутствие четкого графика проведения совместных мероприятий различными подразделениями фирмы;
• Использование практики внезапного внедрения дополнительных условий в работу персонала;
• Частые смены руководящих директив о расстановке персонала по должностям, и изменение должностных инструкций;
• Текучесть кадров;
• Отсутствие четкого вертикального разделения властных полномочий;
• Отсутствие горизонтального взаимодействия подразделений и планирования их взаимоотношений;
• Наличие дублирования выполняемых функций;
• Избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых отчетов и материалов и т.д.