Эффективное использование рабочего времени

Оглавление

 

Введение

В настоящее время  менеджмент стал одним из важнейших  атрибутов новой жизни нашей  страны. Менеджмент в широком смысле – это управление организациями любой формы в условиях рынка и сопутствующего ему гражданского демократического общества. Выделившаяся из широкой области менеджмента как науки и искусства управления проблема управления временем является весьма актуальной. Появление тайм-менеджмента как такового продиктовано объективно складывающейся управленческой средой в стране, ускоренными темпами жизни и усиливающимся давлением внешней среды управления, также можно отметить влияние постоянно обновляющихся технологий управления, методик, открытий в сфере психологической науки. Каждому человеку вообще и в особенности тому, кто готовит себя к работе организатора-менеджера или уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию направленных и выполнимых задач. Даже в ситуации цейтнота можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день, выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.

Проблема недостающего времени  заботит всех. В.П. Шейнов отмечает, что по результатам исследований социологов совершенно справедливо  утверждение: «Времени не хватает тому, кто не умеет его использовать» [6, с. 115]. Время представляет собой уникальный ресурс, поскольку, если оно потрачено впустую, эту потерю восполнить невозможно. Управлением временем – это персональная форма эффективного планирования временных затрат. Суть управления временем заключается в его максимально эффективном использовании.

Целью данной работы является изучение процесса использования рабочего времени. Цель достигается за счет ряда задач, выполнение которых предусматривает:

• Изучение теоретико-методологических основ рабочего времени;
• Рассмотрение способов анализа процесса использования рабочего времени;
• Рассмотрение основных путей повышения эффективности использования рабочего времени.

 

Понятие, структура, значение рабочего времени.

 

Рабочее время — время, затрачиваемое на выполнение работы, или время активного пребывания на работе, посвященное выполнению прямых служебных обязанностей. Реально рабочим временем считается время, отмеченное в табеле, то есть в документе учета времени нахождения на работе.[5]

Определить термин "рабочее  время" и рассмотреть его структуру  дает возможность нормативно-правовой подход. В связи с чем, рабочее  время - время, в течение которого работник в соответствии с правилами  внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [5].

Рабочее время еще называют временем труда. Измеряется оно также как и обычное время: часами, днями, неделями, месяцами, годами. Но в трудовом праве принято использовать в качестве измерителя рабочий день и рабочую неделю, а также рабочую смену.

Ограничение законом продолжительности  рабочего времени является не только всеобщей мерой труда, получаемой от каждого работника обществом, производством, но и всеобщей гарантией права на отдых от чрезмерного переутомления в процессе труда.

Нормой рабочего времени является установленная законом для данного работника продолжительность его рабочего времени за определенный календарный период - день, неделю, месяц.

Если работником затрачено время  сверх нормы, то оно считается  сверхурочным и должно оплачиваться по повышенным расценкам.

В зависимости от характера производственного процесса рабочее время может быть неполным, гибким или скользящим и определяется методами организации рабочего дня или недели.

Непосредственно к самому рабочему времени относится основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места. Кроме того, в структуре рабочего времени выделяется время технологических и организационных перерывов.

К основному времени относится  такой вид работ, как непосредственная обработка деталей или изготовление продукта и т.д. Вспомогательное рабочее время связано с обеспечением возможности осуществления основной работы. Вместе с основным оно составляет оперативное время. В течение вспомогательного времени может происходить работа по сбору необходимой информации, например, для отчета, доклада, составления документа, выполнения производственной операции и т.д.

Время обслуживания рабочего места  тратится на организационные и технологические  процессы. В это время проводятся работы по уборке рабочего места, наведению  порядка, сортировке материалов и подготовке оборудования к работе.

В производственных условиях некоторые операции требуют подготовительно-заключительного  времени. Это относится и к  медицине, где врачу перед осмотром больного и после этого необходимо мыть руки.

Время перерывов также  неоднородно. Прежде всего, это время  на отдых и естественные надобности. Технологические перерывы связаны  с особенностями технологического процесса. Например, для высушивания  покрашенных деталей. Организационные  перерывы могут быть вызваны сбоями, неполадками, происходящими как по вине работников, так и независимо от них.

Далее рассмотрим значение фактора времени. Трудно воспитать  делового человека не научив его ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других. Вспомним шутливый тезис А. Чехова: "Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай". Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над собой, овладел умением управлять собой, с уважением относится ко времени [3, c. 85].

Из выше указанного можно  сделать вывод, что в XXI веке исключительную важность приобретает управление таким неосязаемым и при этом невосполнимым ресурсом, как время. Старинная поговорка "Время - деньги" уже потеряла свою актуальность - время давно уже стало дороже денег. В условиях постоянно изменяющейся конъюнктуры рынка и постоянно усиливающейся конкуренции умение эффективно организовывать время на всех уровнях - индивидуальном, командном, корпоративном - является исключительно важным.

 

Элементы тайм-менеджмента в использовании  рабочего времени

 

Рабочее время большинства  современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Беспокойство менеджера  из-за недостатка времени можно определить по следующим признакам:

Отсутствует чёткое расписание работы на текущий день;

Секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определенный момент рабочего дня;

Из-за чрезмерной занятости  менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма;

Из-за нехватки времени  в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома;

Частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться  на основной работе;

Менеджер постоянно  выполняет работу за своих подчиненных, поскольку ему кажется, что он сделает её лучше;

Большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности  заниматься основной работой;

Работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент как система  управления временем включает в себя ряд элементов, которые, будучи использованными, в совокупности дают значительное сокращение времени, необходимого для осуществления различных производственных процессов. К этим элементам относятся, анализ использования рабочего времени, постановка целей, которые хочет достигнуть руководитель в ходе использования тайм-менеджмента, планирование рабочего времени, выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса. Однако, несмотря на такую довольно стройную систему тайм-менеджмента не следует воспринимать его как аксиому, потому, что каждый человек является единственным, кто может решить для него проблему рационального использования времени наилучшим образом и поэтому наиболее эффективным является личный тайм-менеджмент, который в каждом отдельном случае индивидуален. Однако в общем случае можно применять указанные выше элементы тайм-менеджмента.

1. Анализ – процесс позволяющий выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины, а также вычленить из всех причин основные, которые оказывают наиболее неблагоприятное воздействие на использование времени.

Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени руководителя предприятия и руководителей функциональных подразделений за несколько рабочих дней.

На основе накопленных  за время инвентаризации данных проводится анализ трат времени. Самый простой и доступный заключается в вычислении абсолютных (простая сумма) или относительных (процентная доля по отношению к общим затратам) затрат времени по видам деятельности. Более сложный анализ может включать использование произвольных коэффициентов, проясняющих качественные аспекты трат времени. Еще более сложный анализ (при достаточном объеме данных) может заключаться в использовании математико-статистических методов, например, в вычислении трендов [2, с.105].

Распространенные методы инвентаризации и анализа организационного и индивидуального времени кратко перечислены в приведенных ниже таблицах:

 

Методы инвентаризации и анализа организационного времени

Метод	Назначение
Поточные и диаграммы (карты  операций)	Анализ последовательности основных трудовых действий с оценкой их временной, пространственной и структурной эффективности
Карты и графики Ганга (карты  совместных операций)	Планирование, контроль и анализ временной  эффективности совместной деятельности нескольких сотрудников и/или машин
Сетевой анализ (графы, матрицы, таблицы)	Планирование и управление сложными проектами, включая плакирование, учет и контроль времени

 

Методы инвентаризации и анализа личного времени

Метод	Назначение
Простой органайзер (ежедневник)	Количественный анализ затрат времени на основные виды работ и жизнедеятельности. Выявление основных временных помех
Органайзер с функциями качественного  анализа времени	Количественный анализ затрат времени  на основные виды работ и жизнедеятельности, включающий в обязательном порядке качественную оценку временных затрат по ряду произвольных критериев
Хронокарта Гастева	Количественный анализ затрат времени  на основные виды работ и жизнедеятельности. Наглядное представление результатов  анализа

 

2. Постановка целей – необходимый этап в тайм-менеджменте, в ходе которого необходимо ответить на вопрос, зачем тайм-менеджмент вообще нужен для конкретного человека или на конкретном предприятии. Постановка целей помогает в дальнейшем ориентироваться в том, какие методы управления временем следует применять, а какие применять не следует.

3. Планирование – это такой процесс, в ходе которого осуществляется составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование рабочего времени имеет некоторые свои специфические особенности.

Выработка методов борьбы с причинами  потерь времени предполагает, что  в ходе предварительного анализа  эти причины были выявлены, и необходимо ликвидировать их. Для типичных причин существуют различные типичные способы  борьбы с ними, однако следует помнить, что каждый конкретный случай индивидуален и необходимы индивидуальные подходы к каждой причине в каждом случае.

Тайм-менеджмент представляет из себя целостную структуру и применять  его следует не исключая никаких  его элементов.