Эффективность использования рабочего времени

Дневной план включает в  себя не более десятка проблем, в  том числе не более трех первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь. Их, а также самые неприятные дела планируют на утренние часы, с тем, чтобы к вечеру их удалось завершить. Однородные задачи группируются в дневном плане работы блоками, что позволяет не «перескакивать» с одной проблемы на другую экономить, таким образом, время.

Составление дневного плана  начинается накануне вечером и происходит в несколько этапов. Сначала формулируются  его задачи, в которые включаются перенесенные из месячного и недельного (декадного) планов; переходящие из плана предыдущего дня, не решенные к настоящему моменту; не планируемые заранее вследствие повторяемости; могущие внезапно возникнуть. Затраты времени на них определяются с учетом возможного способа их решения. В данном плане предусматриваются «окна» на случай необходимости решать неожиданные проблемы и десятиминутные перерывы после каждого часа работы.

Затем еще раз уточняется приоритетность задач, выделяются те из них, за которые настала пора решительно браться, и уточняется, кому из подчиненных, что можно поручить.

Утром, составленный накануне дневной план еще раз уточняется руководителем совместно с референтом или секретарем, чтобы учесть внезапно появившиеся новые обстоятельства, например, поступившие за ночь документы. Как любой другой, дневной план использования времени должен быть гибким; жестко в нем регламентируются только вопросы, связанные с приглашением людей, например совещания, прием посетителей и т.п.

Планирование времени  способствует повышению эффективности  использования рабочего дня. Считается, что последний лучше всего начинать в одно и то же время, так как человек – раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовать принцип «человек – хозяин работы, а не работа – хозяйка человека».

Предпочтительно, чтобы руководитель начинал свой день раньше подчиненных и до их прихода на работу мог уточнить задания и принять меры для преодоления трудностей. После этого выполняются наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня – легкие. Такая последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и тем, что после обеда подчиненные обычно приходят с просьбами о помощи и разъяснении тех или иных вопросов. Поэтому во второй половине лучше заниматься несложными делами, например просмотром почты или решением проблем, появившихся с утра.

Для экономии времени необходимо избегать импульсивных поступков и не отвлекаться по возможности на вновь возникающие проблемы, которые могут потребовать новых действий.

2. ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ  РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

 

 

2.1 Методы оценки эффективности  использования рабочего        времени

 

О проблемах повышения  эффективности использования времени  радеют руководители. Катастрофически  не хватает бесценного ресурса почти  каждому человеку, активно относящемуся к жизни. Почему же не нашли еще каких-либо простых и удобных способов регулировать взаимоотношения со временем? [32, с.180]

 Мы теряем рабочие  минуты, и поэтому так много  внимания уделяется в наше  стремительно летящее время разумному  использованию этого, так незаметно ускользающего ресурса. Сложно сразу включиться в работу, если вы не спланировали ваш день с вечера. Значит, вы пустили дело на самотек, повинуясь каким-то внешним обстоятельствам, забыв или отложив «на потом» главное дело сегодняшнего дня. В таком случае не вы строите свою работу, а она вас.

Изучение затрат рабочего времени  имеет большое значение, т.к. исходя из информации, получаемой в его  результате решается большинство задач, связанных с организацией труда  и его нормированием.

Исследования проводятся с целью определения структуры операций, затрат рабочего времени, рационализации приемов и методов труда, выявления причин невыполнения норм, нерациональных затрат и потерь рабочего времени, получения данных о факторах, влияющих на время выполнения элементов операций, разработки нормативных материалов, оценки качества норм и нормативов, а также для решения других задач.

Наибольшее значение имеет решение  двух задач, связанных с исследованием  трудовых процессов. Первая связана  с определением фактических  затрат времени на выполнение элементов операций. Вторая – с установлением структуры затрат времени на протяжении рабочей смены или ее части.

Определение продолжительности элементов  операции необходимо для разработки нормативов времени, выбора наиболее рациональных методов труда, анализа норм и нормативов. Структура затрат рабочего времени используется при разработке нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места, оценке эффективности использования рабочего времени, анализе существующей организации труда. [32, с.180]

Так как затраты рабочего времени разнообразны, их классифицируют в целях изучения и анализа. Классификация  является основой для изучения фактических  затрат рабочего времени, сопоставления  и анализа результатов наблюдения в целях выявления резервов роста производительности труда, определения необходимых затрат времени по элементам трудового процесса и установления норм.

В зависимости от назначения рабочее время делится на время работы и время перерывов.

Под временем работы понимается часть рабочего дня, в течение которой производиться выполняемая работа.

Под временем перерывов понимается часть рабочего дня, в течение которой трудовой процесс не осуществляется по различным причинам.

Классификация затрат рабочего времени представлена в ПРИЛОЖЕНИИ 2

Методы исследования трудовых процессов могут классифицироваться по ряду признаков: цели исследования, количеству наблюдаемых объектов, способу  проведения наблюдения, форме фиксации его данных и т.п.

Рабочее время изучается методом непосредственных замеров и методом моментных наблюдений.

Метод непосредственных замеров позволяет наиболее полно изучить процессы труда, получить достоверные данные об их продолжительности в абсолютном выражении, сведения о последовательности выполнения отдельных элементов работы, а также фактических затратах рабочего времени за весь период наблюдения.

Непосредственное измерение  рабочего времени производится путем  сплошных (непрерывных), выборочных и  цикловых замеров.

Сплошные замеры имеют наибольшее распространение во всех типах производства, т.к. дают подробные сведения о фактических затратах рабочего времени, его потерях, их величине и причинах возникновения.

Для изучения отдельных  элементов операции применяются выборочные замеры. В частности их используют для определения времени на вспомогательные действия и приемы в условиях многостаночной работы и др.[29, с. 359]

Однако главными недостатками метода непосредственных замеров являются большая длительность и трудоемкость проведения наблюдений и обработки полученных данных, а также то, что один наблюдатель может одновременно изучать затраты времени только небольшой группы рабочих.

Сущность метода моментных наблюдений состоит в регистрации и учете количества одноименных затрат в случайно выбранные моменты. Важными достоинствами данного метода являются простота проведения наблюдения, небольшая трудоемкость, получение требуемых сведений в короткие сроки. Один наблюдатель может изучить затраты времени большого числа рабочих. Моментные наблюдения могут проводить не только специальные наблюдатели, но и все инженерно-технические работники.[13, с.164]

Недостатками метода моментных наблюдений является получение  только средних величин затрат рабочего времени,  неполных данных о причинах потерь рабочего времени, а также недостаточное раскрытие структуры затрат рабочего времени.

По причине того, что  оба метода страдают субъективностью, перед исследователями стоит  задача умело сочетать их для уменьшения трудоемкости и повышения достоверности  изучения затрат рабочего времени.[13, с.170]

В зависимости от назначения, цели проведения и содержания изучаемых  затрат наблюдения подразделяются на: фотографию рабочего времени, хронометраж и фотохронометраж.

По способу наблюдений и регистрации результатов различают  визуальный, автоматический и дистанционный методы.

При визуальном методе наблюдатель вручную регистрирует результаты по показаниям приборов времени (часов, секундомеров и др.), а также счетчиков количества случаев затрат времени.

Особенность автоматического способа в том, что результаты наблюдений фиксируют без участия наблюдателя специальные приборы на кино-, фотопленку, видео и т.д., что позволяет фиксировать не только время, но и сами процессы. Это позволяет анализировать рациональность движений и действий, сравнивать выполнение одних и тех же приемов разными рабочими, создавать учебные материалы для подготовки других рабочих.

Для того чтобы не отвлекать  исполнителя от работы, существует дистанционное наблюдение, которое ведется с помощью скрытых камер. Наблюдение по монитору не отвлекает рабочего, а все неясности (причины отлучки, сбои в работе и др.) можно выяснить в конце смены у самого рабочего или у его окружающих.

Независимо от метода и вида все наблюдения состоят  из четырех этапов:

• подготовка к наблюдению: постановка цели наблюдения, выбор объекта наблюдения, выбор субъекта, исходя из цели наблюдения, ознакомление с организационно-техническими условиями работы и условиями труда на выбранных объектах, заполнение наблюдательных листов и проверка технических средств измерения времени или регистрации процессов, а также разъяснение исполнителям изучаемых работ, целей и задач наблюдения;
• проведение наблюдения: фиксация последовательности элементов выполняемой работы, выявление соответствия фактических режимов работы оборудования рекомендованным технологиям, определение продолжительности перерывов и их причин, заполнение наблюдательной документации;
• обработка результатов наблюдений: расшифровка и проверка правильности фиксации, при киносъемке – проявление материалов, исчисление продолжительности каждого из элементов выполняемой работы и длительности каждого из них, определение продолжительности перерывов и их причин, заполнение наблюдательной документации;
• заключительный этап: анализ материалов, выявление возможностей рационализации процессов, разработка мероприятий по устранению сбоев в работе, предложения по улучшению рабочих мест.

Обработка полученных данных – довольно трудоемкий процесс, особенно когда  наблюдения проводятся методом непосредственных замеров. Он усугубляется необходимостью оценки качества наблюдений. Из этого следует, что трудоемкость обработки определяется видом наблюдений, точностью замеров времени и формой записи данных.

По форме записи результатов  наблюдения различают цифровой, индексный, графический, комбинированный способы и киносъемку.

Фотография рабочего времени – это вид наблюдений, при помощи которого изучают и анализируют затраты времени одним рабочим или группой, связанные с выполнением того или иного процесса на протяжении всего рабочего дня (смены) или его части, независимо от того, на что затрачено это время. ФРВ не раскрывает технологию и методы осуществления процесса, а лишь фиксирует его протекание.

Цель ФРВ в выявлении резервов повышения производительности, улучшении  использования оборудования. Это достигается выявлением целесообразности, последовательности тех или иных затрат времени, их измерением, установлением степени возможного уплотнения рабочего дня исполнителей, устранения потерь рабочего времени и простоев оборудования.[19, с.89]

Назначение фотографии рабочего времени  состоит в выявлении недостатков  в организации труда и производства, вызывающих потери или нерациональное использование рабочего времени, проектировании более рационального распределения  времени рабочей смены по категориям затрат времени, в определении фактической выработки продукции, темпа ее выпуска и равномерности работы в течение смены.

При умелом, широком и систематическом  применении ФРВ руководитель предприятия  всегда будет иметь ясное представление  о работе и простоях рабочих и оборудования, о причинах потерь рабочего времени. [50, с.268]

По количеству объектов наблюдения, формам организации труда и т.д. ФРВ подразделяют на индивидуальную, групповую, бригадную, массовую, маршрутную, многостаночную, целевую, фотографию производственного процесса и фотографию использования оборудования. Также различают дублированную и пикетную фотографию рабочего дня.

Дублированную фотографию рабочего дня проводят одновременно два работника. Этот способ применяют, когда видимость объекта наблюдения ограничена. Наблюдатели работают независимо друг от друга, а по окончании работы сопоставляют результаты, чтобы получить общую картину.

Пикетная фотография рабочего дня проводится несколькими наблюдателями, которые располагаются в определенных пунктах и фиксируют момент прохождения наблюдаемого объекта через данный пункт. Этот способ чаще всего применяется при изучении работы транспорта, т.к. по правилам безопасности наблюдатель не может все время перемещаться вместе с транспортом. В ходе индивидуальной ФРВ наблюдатель изучает затраты рабочего времени одного исполнителя, работающего на одном рабочем месте или время использования оборудования в течение рабочей смены или ее части.