Совершенствование процесса управления закупками предприятия ООО «Дилан»

 

В таблице   приведены основные технико-экономические показатели предприятия. Из данных таблицы видно, что за рассматриваемый период имел место очень большой рост объемов выручки: В 2010 он составил почти 2,1 раза к уровню 2011 года, а в 2013 г. – 3,9 раза. Основное организационно-техническое мероприятие, вызвавшее увеличение объемов выручки – открытие нового структурного подразделения, которое сопровождалось увеличением численности работников, объемов закупа и числа клиентов компании

Значительно – в 1,76 и 2,3 раза – возросла к уровню 2011 г. среднегодовая выработка одного работающего.

 

 

На сегодняшний день в магазине «Дилан» работает более 40 человек. Организационная структура магазина  представлена на рисунке 1.

 

Рисунок 1 - Организационная структура предприятия

 

Как видно из рисунка 1 закупками товара для их последующей продажи занимается специализированный отдел закупок, подчиненный непосредственно коммерческому директору.

Магазин «Дилан» представляет интерес в разрезе темы данной работы, поскольку такие фирмы являются основным классом в среде малого и среднего бизнеса города, а также именно небольшие розничные магазины наглядно демонстрируют особую роль закупочной деятельности в коммерческом деле.

 

2.2 Планирование  закупочной деятельности

Для того, чтобы оценить закупочную деятельность в магазине «Дилан», необходимо проанализировать ассортиментный состав продукции, реализуемой в магазине.

Таким образом, широта товарной номенклатуры магазина представлена 35 ассортиментными группами товаров. Насыщенность товарной номенклатуры от 2-х до 92-х позиций в каждой ассортиментной группе.

Основная задача магазина – обеспечение населения высококачественными товарами по доступной цене. Поэтому необходимо проанализировать процесс планирования закупочной деятельности в магазине.

Планирование закупок в магазине «Дилан» начинается с определения потребностей в товаре. Этот этап подразумевает решения двух вопросов: какие именно товары необходимы по ассортименту и номенклатуре и в каком количестве. Для получения данной информации отдел снабжения магазина проверяет текущее наличие товара в магазине, выявляя необходимое количество и виды товара для закупа. При формировании заказа также учитывается спрос потребителей на имеющуюся в магазине продукцию и новую, основываясь на опыте прошлого периода времени.

Обычно заказ формируется с учетом запаса товара в магазине. По отдельным видам продукции (скоропортящиеся товары с небольшим сроком годности) заказ формируется несколько раз в неделю: для молочной продукции (йогурты, творожки, сырки) – 3 раза в неделю, для хлебобулочных изделий – 6 раз в неделю. По остальным видам продукции доставка осуществляется 1 раз в неделю. Отдел снабжения организует закупки таким образом, чтобы разные поставщики доставляли товары в разные дни, и не было избытка товара, а происходило постоянное его дополнение.

Также при формировании заказа учитывается платежеспособность магазина. При недостатке денежных средств отдел снабжения закупает в первую очередь товары первой необходимости и продукцию, пользующуюся наибольшим спросом. Способы оплаты с поставщиками могут быть различными. Но чаще всего применяется  закупка товаров под реализацию, то есть первоначально при заявке продукции вносится небольшая сумма предоплаты, а затем по мере продажи товаров идет расчет с поставщиками.

После того, как заказ сформирован, отдел снабжения отправляет заявку поставщикам. При отсутствии необходимых товарных позиций менеджеры магазина обращаются к другим поставщикам.

Таким образом, можно сделать вывод, что планирование и прогнозирование осуществляется традиционными методами, без привлечения дополнительных специализированных сотрудников и средств автоматизации

При организации закупочной деятельности следует учитывать риски работы с поставщиками – задержка доставки товаров, недовоз товара, поставка товаров ненадлежащего качества. Поэтому отдел снабжения магазина формирует несколько видов запасов для магазина.

Текущий запас магазина «Дилан» – основной вид запаса, необходимый для бесперебойной работы предприятия между двумя очередными поставками. На размер текущего запаса влияют периодичность поставок товаров по договорам и объем их потребления в производстве. Норма оборотных средств в текущем запасе обычно принимается в размере 50% среднего цикла снабжения, что обусловлено поставкой товаров несколькими поставщиками и в разные сроки.

Страховой запас магазина «Дилан» – второй по величине вид запаса, который создается на случаи непредвиденных отклонений в снабжении и обеспечивает непрерывную работу предприятия. Страховой запас принимается, как правило, в размере 50% текущего запаса, но может быть и меньше этой величины в зависимости от местоположения поставщиков и вероятности перебоя в поставках.

Транспортный запас сознаётся в случае превышения сроков грузооборота в сравнении со сроками документооборота на предприятиях, удаленных от поставщиков на значительные расстояния.

Страховой запас в магазине «Дилан» составляет 50% от текущего, транспортный – 20% от текущего, подготовительный – 5% от текущего.

Планирование закупочной деятельности – очень важный процесс на предприятии эффективной работы предприятия, так как он позволяет минимизировать потери при организации снабжения и увеличить прибыль магазина. Для этого необходима слаженная работы всего персонала магазина, конструктивное и своевременное решение важных вопросов, касающихся закупки и реализации товара. В магазине «Дилан» этот процесс достаточно нестабилен по причине сильной загруженности отдела снабжения, отсутствия постоянных коммуникативных потоков среди всех отделов фирмы и большого объема документаоборота.

2.3 Этапы  организации закупочной деятельности

В магазине «Дилан» существует специализированный отдел закупок, занимающийся поставкой товаров; и подчиненный непосредственно коммерческому директору.

Деление работы в отделе происходит по функциональному признаку. Менеджеры по снабжению отдела занимаются закупками различных групп товаров.

Закупка товаров в магазине «Дилан»» начинается с выбора поставщиков. За 5 лет своей деятельности фирма имеет несколько надежных поставщиков, однако есть группы товаров, поставщики которых у магазина постоянно меняются. Проанализируем фирмы, которые осуществляют поставки в магазин «Дилан» на данный момент.

Таблица 4 – Анализ поставщиков за 9 месяцев 2014 года

Поставщик	Приоритетный критерий	Число заказов	Число неудовлетворительных поставок	Число уд. поставкок
ООО «ДВ-Альянс»	цена	177	164	13
ООО «Дружба»	качество	126	124	2
ИП Пантелеев	сроки	98	44	54
ИП Лаврентьева	цена	87	71	16
ООО «Уссурийский бальзам	цена	169	168	1

 

Таким образом, можно наблюдать по данным таблицы, что основные 5 поставщиков магазина, осуществили огромное число неудовлетворительных поставок. Среди них несоблюдение сроков, недовоз товара, пересортица продукции, различие цен при заказе и доставке, привоз некачественного товара. Из таблицы видно, что более менее надежным поставщиком является ИП Пантелеев, который поставляет в магазин кондитерские изделия.

Непосредственно формирование заявок у поставщиков осуществляется следующим образом. Менеджер по закупкам высылает поставщику по e-mail или факсу заказ, в котором перечисляется интересующее оборудование, количества, условия, сроки поставки или резервирования, а так же каталожные коды фирм-производителей. На основании полученного заказа поставщик выставляет подтверждение с указанием номенклатуры, цен, количества, условий и сроков поставки заказанного оборудования. После подтверждения менеджера, заказ считается размещенным и оборудование, отсутствующее на складе поступает в отдел закупок, после чего отказаться от него уже невозможно, а оборудование, находящееся на складе резервируется.

В общем виде схема торгово-технологического процесса магазина «Дилан» представлена на рисунке 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2 - Схема торгово-технологического процесса

 

Первой технологической операцией закупочной логистики в магазине «Дилан» является приемка товаров поступивших на предприятия.

Поступающие в магазин товары принимают материально ответственные лица. При приемке товаров по количеству проверяются соответствие фактически доставленного товара данным сопроводительных документов. Приемка товаров по качеству ведется в соответствии с требованием стандартов и технических условий. При поступлении в розничную сеть все комплектующие должны иметь сертификат соответствия. Маркировка на комплектующие должна соответствовать сертификату качества.

После приемки товара необходимое его количество поступает в торговый зал, а остальная часть перемещается в складские помещения. При организации хранения товаров основное внимание должно быть уделено борьбе с товарными потерями. Рациональная организация хранения предполагает создание условий хранения товаров в соответствии с их физико-химическими свойствами, оптимальное размещение товаров в местах хранения с учетом времени их поступления и очередности продажи, частоты спроса, эффективного использования площади складских площадей.

Наиболее сложной и трудоемкой операцией торгового и технологического процесса является подготовка товаров к продаже, в частности их сборка из товаров. При торговле товарами, не требующими сборки, подготовительные операции сводятся к минимуму, что позволяет значительно ускорить процесс их продажи. Подготовкой товаров к продаже занимаются работники склада, который ставят розничную цену, с учетом необходимой наценки, пишут ценники, где указывают наименование товара и его данные.

Подготовленные к продаже товары перемещают в торговый зал. Товары доставляют в то время, когда в нем находится минимальное количество покупателей, чтобы не препятствовать процессу продажи.

 

 

2.4 Оценка  эффективности закупок на торговом предприятии

Оценка эффективности закупок магазина «Дилан» осуществляются путем анализа следующих показателей:

• выполнение плана закупок;
• абсолютная прибыль от продаж закупленного – простая разница между суммой продажи и суммой закупки (цель – минимизация закупочных цен);
• относительная прибыль от продаж закупленного – абсолютную разницу нужно разделить на сумму закупки (вариант мотивации на минимизацию закупочных цен);
• срок продажи закупленного – разница между датой закупки и датой продажи (цель – повышение оборачиваемости вложенных средств);
• срок отсрочки платежа по товару (цель – получение отсрочки платежа от поставщика);
• процент товара, взятого на полную реализацию, по отношению к общей сумме закупленного (цель – минимизация вложенных средств);
• абсолютная сумма дебиторской задолженности поставщикам (цель – погашение дебиторской задолженности путем возврата товара);
• относительная сумма дебиторской задолженности поставщикам по сравнению с общей суммой закупок (вариант погашения дебиторской задолженности путем возврата товара).
• абсолютная сумма товарного запаса на складе (цель – минимизация складских остатков);
• структура товарного запаса на складе (цель – поддержание нормы товарного запаса). Имеется в виду разделение всего товарного запаса на сегменты: ниже нормы, норма, выше нормы, неликвиды, а также вычисление денежных сумм по каждому сегменту;
• абсолютная сумма неликвидов (цель – недопущение неликвида);
• относительная сумма неликвидов по отношению к общей сумме (вариант недопущения неликвидов);

Результаты анализа закупок в 2012-13г. приведены в таблице 5.

Таблица 5 - Анализ закупок в магазине «Дилан» за 2012-2013 г.

Параметры анализа	2012г	2013г
Выполнение плана закупок, %	102,1	103,4
Относительная прибыль от продаж закупленного, %	32,4%	37,3%
Доля товара, взятого с отсрочкой платежа, %	75,4	72,3
Абсолютная сумма дебиторской задолженности поставщикам, тыс. руб.	12,7	7,6
Относительная сумма дебиторской задолженности поставщикам по сравнению с общей суммой закупок, %	4,3	2,1
Абсолютная сумма товарного запаса на складе, тыс. руб.	1288	1560
Относительная сумма неликвидов по отношению к общей сумме, %	9,2	8,4

 

Таким образом, анализ данных показывает, что большинство показателей улучшилось. Небольшое снижение имеет место по показателю доли товара, взятого с отсрочкой платежа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Совершенствование  процесса  управления закупками  предприятия ООО «Дилан»

3.1 Основные  мероприятия  по совершенствованию  процесса  управления закупками 

Проанализировав закупочную деятельность в магазине розничной торговли «Дилан», была определена проблема в отношении с поставщиками продукции. Предлагается сделать выбор  оптимального поставщика из представленных на рынке товаров основной продовольственной группы на основе матричного метода.

Таблица  6 – Выбор оптимального поставщика

Критерий выбора	ООО «Искра»	ООО «Союз»	ИП «Континент»
Цена	4	3	2
Срок поставки	2	4	3
Условия оплаты	1	3	2
Надежность	4	4	3
Рейтинг	11	14	10