Совершенствование процесса управления закупками предприятия ООО «Дилан»

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Повсеместное развитие торговой розничной сети, особенно среди предприятий малого и среднего бизнеса, делает коммерческую деятельность особым и сложным процессом доведения товара от производителя до конечного потребителя. На каждом этапе этой деятельности производится множество мероприятий по оптимизации торгового процесса, минимизации затрат, планированию, и в конечном итоге увеличению прибыли. При этом все этапы взаимосвязаны между собой, и один вытекает из другого, поэтому важна эффективность каждого элемента коммерческой деятельности.

Для торговых предприятий розничной сети начальным и самым важным этапом предпринимательской деятельности  является этап закупки товаров для последующей их перепродажи.

Актуальность данной темы заключается  в том, что закупочная деятельность – это не просто покупка товаров и их последующая продажа с целью увеличения прибыли. Процесс закупок включает в себя планирование необходимого количества товаров, прогнозирование объема продаж, обеспечение поставок и минимизацию потерь в ходе них. Управление закупками в организации – достаточно сложный объект менеджмента, который обеспечивает предприятию высокую конкурентоспособность и эффективность деятельности. Поэтому данная тема для исследования считается достаточно актуальной.

Закупочной деятельности в небольших фирмах может заниматься один сотрудник. Для предприятий среднего бизнеса характерно выделение в организационной структуре отдела закупок. В крупных торговых компаниях может существовать целая логистическая сеть. В любом случае, для осуществления закупок необходимо анализировать общую экономическую деятельность предприятия, сеть конкурентов и поставщиков на рынке, стратегию развития, учитывать размеры и ассортиментный ряд реализуемых товаров. Также нужно не только планировать закупки, но и подвергать анализу уже осуществленную закупочную деятельность для выявления существенных недостатков в этой цепи коммерческой деятельности и постоянно совершенствовать процесс закупок.

Объектом исследования является   торговое предприятие ООО «Дилан».

Предмет исследования процесс  управления закупками в деятельности торговых предприятий.

Целью данного исследование является совершенствование процесса  управления закупками в деятельности торговых предприятий.

Задачи поставлены в работе следующие:

1. Рассмотреть сущность, цели и функции закупочной деятельности.
2. Охарактеризовать этапы закупочного процесса.
3. Дать оценку системы закупок в магазине «Дилан».
4. Предложить мероприятия по улучшению эффективности закупочной деятельности.

В работе использована научная и учебная  литература следующих авторов: Баканов М.И., Бланк И.А., Богатко А.Н., Брагина Л. А., Брагина С.С., Виноградова С.Н.  и др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Основы  организации закупочной деятельности  в  торговле

 

1.1 Сущность  закупочной деятельности, ее функции  и цели

 

Закупочная деятельность является основой коммерческой организации. Под закупками понимается процесс приобретения товаров у юридических лиц, предоставляющих такую возможность, с целью его последующей перепродажи по более высокой цене.

Объектом закупочной деятельности выступают предприниматели – юридические лица – поставщики товара и его покупатели. Покупателями являются предприятия розничной сети.

Предметом закупок в розничной сети выступают товары конечного потребления, приобретаемые в основном магазинами для продажи их в розницу покупателям – физическим лицам. Однако торговые организации могут совершать закупки и для собственных нужд.

Принципиальными особенностями закупочной деятельности являются:

• покупка товара оптом (размер устанавливается поставщиком), что делает цену намного ниже продажи в розницу;
• доставка (в основном ее осуществляют поставщики);
• двухстороння связь в процессе закупки (устанавливается между поставщиком и покупателем).

От организации закупок, своевременности поступления материальных ресурсов в производство в необходимом ассортименте, количестве и должного качества в значительной мере зависят равномерный и ритмичный выпуск готовой продукции, ее качество и эффективность деятельности коллектива предприятия. [8, c.192]

Закупочная деятельность это достаточно динамично развивающаяся сфера коммерческой работы промышленных и торговых предприятий, которая имеет свои цели и выполняет определенные функции.

В процессе организации закупочной деятельности преследуются определенные цели:

• формирование непрерывного потока продукции, необходимой для эффективного функционирования предприятий розничной сети;
• сокращение затрат на хранение и содержание товаров путем увеличения объема покупок;
• максимальное снижение риска путем соблюдения договора закупки и поставки товаров;
• контроль над рыночной конъюнктурой;
• планирование закупочной деятельности;
• получение прибыли в процессе перепродажи закупленных товаров.

Закупочная деятельность – это стратегически важное направление развития организации, так как имеет решающее значение для увеличения эффективности работы торговых предприятий. Поэтому закупки несут в себе определенные функции:

Информационная – предприятия получают информацию о новых товарах, новых условия организации закупок и доставки, что позволяет специалистам делать более точные прогнозы при планировании закупок.

Управленческая – решает проблемы выбора поставщика, способа доставки, организации закупок в целом.

Контролирующая – подразумевает наличие в цепи закупок контрольного отдела, занимающегося проверкой наличности доставленного товара, его качества, соблюдения условий договора поставки.

Закупки имеют стратегическое значение для организации, способствуют  объединению многих ее функций и достижению ее целей. Вклад закупочной деятельности можно оценить посредством анализа следующих ключевых ее функций: Доступ к внешним рынкам и информированность – дает возможность обеспечивать предприятие информацией о новых технологиях, новых материалах и услугах, новых источниках поставок и изменениях рыночных условий. Это позволяет специалистам по закупкам делать более точные прогнозы и учитывать запросы других функциональных подразделений и оказывать им поддержку в принятии важных управленческих решений.

Управление взаимоотношениями и их развитие – включает решение проблем поиска, выбора, оценки и привлечения поставщиков на раннем этапе разработок новых товаров и услуг, что способствует реализации идеи «сжатого времени», то есть быстрого выхода организации на рынок с новыми предложениями, обеспечивающими ее успех и лидерство. Сокращение числа реальных поставщиков и размещение у них более крупных заказов – способствует повышению ответственности поставщика и качества продукции, а также снижению запасов МР и общих затрат и результатов закупочной деятельности (рентабельности и производительности).

Международный стратегический сорсинг (источник поставок) через Интернет (электронная коммерция) и вступление в закупочные пулы, объединяющие продавцов и покупателей определенных, например, промышленных товаров. Реализация глобальной стратегии закупок, предусматривающей формирование глобальной закупочной команды в организации, обслуживающей потребителей по всему миру без отклонений по качеству и срокам поставок, что дает возможность оптимизировать степень удовлетворения или уровень обслуживания потребителей.[11, c.44]

Таким образом, особая роль функции закупок с целью их дальнейшей переработки или перепродажи обусловливает распространенность данных процессов для любого предприятия, что делает их влияние на экономику производства существенным, а по каким, то параметрам и решающим.

1.2 Организация  закупочного процесса. Основные  формы доставки товаров

 

В коммерческой деятельности в ходе закупки организация определяет необходимость приобретения товаров и услуг, выявляет, оценивает и отбирает конкретные марки товаров и поставщиков. Закупочная работа дает возможность сформировать оптимальный ассортимент товаров торговых предприятий, воздействовать на производителей товаров. Именно закупки обеспечивают эффективную работу торгового предприятия.

Процесс закупки включает в себя:

• планирование необходимого количества ресурсов;
• поиск поставщиков;
• приобретение потребительских товаров;
• организацию перемещения приобретенных товаров;
• организацию смены собственника и места размещения;
• сбор, анализ и передачу информации различным подразделениям торгового предприятия (бухгалтерии, отделу сбыта, транспортному отделу).

Существует 2 основных варианта организации снабжения, принципиально отличающихся друг от друга возможностями реализации системного подхода к управлению материальными потоками в процессе обеспечения предприятия сырьем:

• централизованная;
• децентрализованная[6, c. 96].

Как именно организовано снабжение, зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.

Если организация подходит к процессу закупок с позиции децентрализации, то служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела.

Преимущества такого подхода:

• пользователь лучше знает потребность отдела, чем кто-либо другой;
• возможность более быстрого удовлетворения потребности в материальных ресурсах.

Недостатки децентрализованных закупок:

• решая оперативные вопросы, служащие могут не заметить тенденции изменений планирования организации в целом;
• недостаточный профессионализм служащих и проблемы определения возможностей снабжения;
• ни одно подразделение не может быть достаточно большим для того, чтобы проводить функциональный анализ в таких областях, как работа с таможней, транспортные услуги, складирование, управление запасом, анализ закупок и т.п.

Для осуществления централизованных закупок обычно организуется один отдел снабжения, сосредоточивающий все функции снабжения организации, что позволяет получить определенные выгоды:

• объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что дает возможность получить скидки за большой заказ;
• координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
• устранение дублирования операций и ненужных приемов;
• наличие единой точки контактов с поставщиками и предоставление им необходимой информации и услуг;
• концентрация ответственности за снабжение, что облегчает осуществление управленческого контроля.

Завершающим  и особенно важным этапов закупки товарно-материальных ресурсов является доставка их до предприятия. Доставка  осуществляется различными способами, выбор которого зависит от размера предприятия, количества и частоты закупок, ассортимента и видов товаров. Основными формами доставки товаров являются транзитная и складская доставка.[12, c.96]`

Транзитная доставка товаров осуществляется от производителя до магазина напрямую, минуя склады оптовой торговли. Транзит применяется при доставке скоропортящихся товаров и товаров, не требующих подсортировки (хлеб и хлебобулочные изделия, напитки, стройматериалы, мебель и т. д.). Транзитная форма снабжения магазинов удобна при работе с местными поставщиками по любым товарам, так как в этом случае их завоз осуществляется автомобильным транспортом, а поэтому не требуется соблюдения нормы единовременной отгрузки.

Транзитная форма товароснабжения обладает рядом преимуществ. Во-первых она способствует сокращению времени доведения товаров до магазинов и снижению транспортно-экспедиционных расходов и товарных потерь.

Во-вторых, при ней исключаются повторные перевозки и погрузочно-разгрузочные работы, устраняются складские операции по приему, хранению и отпуску товаров, ускоряется товарооборачиваемость, уменьшаются товарные потери и объем транспортно-экспедиционных операций, сокращается потребность в складах, снижаются издержки обращения, обеспечивается сохранность товаров.

Однако транзит трудно применим при иногородних поставках, но это также возможно и во многих случаях целесообразно (поставка крупногабаритных товаров, фарфоро-фаянсовой и стеклопосуды, строительных материалов и т.д.).