Информационная система малого предприятия «Инком»

Оглавление

Введение 10

1. Аналитический обзор 12

1.1. Описание предметной области 13

1.2. Схема процесса и функции системы 14

1.3. Проблемы и способы их решения 16

1.4. Критерии для проектирования ИС 18

1.5. Обзор существующих информационных систем 20

1.5.1. Microsoft Dynamics CRM 21

1.5.2. Naumen CRM 23

1.5.3. ИНТАЛЕВ: Корпоративный CRM 24

2. Моделирование информационной системы 32

2.1. Организационная модель 32

2.2. Математическое моделирование работы с клиентами отдела маркетинга 34

2.3. Функциональная модель 42

2.3.1. Анализ и выбор CASE-средства моделирования ис 42

2.3.2. Моделирование бизнес процессов 48

2.3.3. Информационная модель «как есть» отдела продаж 50

2.3.4. Модель информационной системы «Как надо» 54

3. Проектирование информационной системы 58

3.1. Выбор архитектуры информационной системы 58

3.2. Архитектура клиент-сервер 59

3.3. Выбор CASE-средства проектирования базы данных информационной системы 61

3.4. Выбор системы управления базой данных 62

3.4.1. Visual FoxPro 63

3.4.2. Microsoft Access 65

3.4.3. MS SQL Server 67

3.5. Разработка базы данных информационной системы отдела продаж коммерческого предприятия «Инком » 71

4. Спецификация для создания информационной системы отдела продаж коммерческого предприятия «Инком » 74

4.1. Состав и принципы информационного обеспечения 74

4.2. Виды и методы контроля в маршрутах обработки данных 76

4.3. Перечень источников информации (входная и выходная информация) 76

4.4. Общие требования к организации сбора, передачи, контроля и корректировки информации 77

4.5. Описание построения информационной базы 78

4.6. Программные и аппаратные требования 79

4.7. Выбор языка программирования 80

4.8. Описание интерфейса пользователя 83

5. Социальный аспект разработки 86

6. Оценка технико-экономической эффективности проекта 87

6.1. Расчет интегрального показателя качества 88

6.2. Капитальные вложения и эксплуатационные расходы 93

6.3. Расчет экономии от увеличения производительности труда пользователя 95

6.4. Определение цены, рентабельности и срока  окупаемости программного продукта 97

7. Безопасность и экологичность работы 98

7.1. Анализ безопасности процесса эксплуатации разрабатываемой ИС. 98

7.1.1. Особенности функционального назначения ИС 98

7.1.2. Системный анализ безопасности эксплуатации ИС 98

7.1.3. Анализ условий труда оператора при эксплуатации разрабатываемой ИС 101

7.2. Анализ экологичности проекта 106

7.3. Разработка мероприятий по улучшению условий труда 107

7.3.1. Длительность сосредоточенного наблюдения за монитором 107

7.3.2. Неподвижная деятельность оператора 108

Заключение 111

Библиографический список 112

 

 

Введение

Данная  тема является актуальной на сегодняшний  день, так как без современных  систем обработки данных трудно представить  сегодня передовые производственные технологии, управление экономикой на всех ее уровнях, научные исследования, образование, издательское дело, функционирование средств массовой информации, проведение крупных спортивных состязаний. Создание современных электронных вычислительных машин позволило автоматизировать обработку данных во многих сферах человеческой деятельности.

Одним из наиболее распространенных классов  систем хранения, поиска и обработки  данных являются информационные системы. Одним из основных видов ИС являются ИС, построенные на основе баз данных. Основными функциями информационных систем являются следующие:

 

• сбор и регистрация информационных ресурсов;
• хранение информационных ресурсов;
• актуализация информационных ресурсов;
• обработка информационных ресурсов;
• предоставление информационных ресурсов пользователям;
• и др.

 

С каждым годом растут объемы данных, с которыми приходится иметь дело в различных сферах человеческой деятельности, поэтому предъявляются  все более высокие требования к ИС по эффективности выполнения своих функций. Многое из того, что  считалось нормой еще около 10 лет  назад, сейчас является устаревшим, не отвечающим современным требованиям. Сегодня создание ИС на основе БД немыслимо  без эффективного использования  современных средств СУБД.

История СУБД как особого вида программного обеспечения неразрывно связана  с историей начала использования  ЭВМ для организации хранения и обработки информации. Именно в  то время (конец 60-х, начало 70-х годов) были разработаны основы программного обеспечения для создания и эксплуатации фактографических информационных систем. В конце 70-х, начале 80-х годов направление  программного обеспечения под общим названием «СУБД» превратилось в одну из наиболее бурно развивающихся отраслей программной индустрии.

Одними  из важнейших этапов создания ИС являются этапы анализа, моделирования и  проектирования. На этих этапах жизненного цикла ИС следует применять современные  средства, позволяющие автоматизировать данные процессы. Использование CASE-средств, дает возможность разработчикам сократить сроки начальных этапов создания ИС. Применение таких программных продуктов, как BPWin и ERWin, является достаточным для моделирования и проектирования информационной системы отдела продаж коммерческого предприятия «Инком». Эти средства являются мощными инструментами моделирования и проектирования небольших ИС или крупных ИС с разбиением на подсистемы.

Основной  целью данной работы является разработка автоматизированной системы, более  современной, быстродействующей и  более эффективной по сравнению  с системой, применяемой в последнее  время.

 

1. Аналитический обзор

В данной дипломной работе предполагается рассмотреть принципы работы отдела продаж  коммерческого предприятия «Инком » и произвести усовершенствования структурной схемы внутри организации. Совершенствование системы продаж — это непрерывный процесс обоснования и реализации наиболее рациональных форм, методов, способов и путей ее создания (реструктурирования) и развития; рационализация ее отдельных сторон, контроль и выявление «узких мест» на основе непрерывной оценки соответствия системы контроля внутренним и внешним условиям функционирования организации. В каждой отдельно взятой организации можно по-своему рационализировать систему продаж  исходя из внутренних и внешних условий и степени ее развития (эффективности). Но существуют общие закономерности и методы повышения эффективности функционирования системы продаж, подходящие для большинства средних и крупных коммерческих организаций. В небольших организациях, как правило, недостаточно ресурсов для построения эффективной системы внутреннего контроля. Однако отдельные из нижеперечисленных рекомендаций полезны и для малых организации.

  Компания «Инком », крупнейший дистрибьютор промышленных материалов на Юге России. В данной дипломной работе будет рассмотрен отдел продаж коммерческого предприятия «Инком », так как этот отдел работает с большой массой клиентов и приходиться обрабатывать и хранить соответственно большой объем информации о клиентах и их покупках.

При этом главным критерием  деятельности  отдела продаж «Инком » является полнота, качество и своевременность обслуживания (продавца, клиента, других подразделений и т. д.).

1. Описание  предметной области

Выделим задачи, цели и функции  отдела продаж коммерческого предприятия «Инком».

Цели организации:

1. Привлечение большего числа людей к потреблению продукции и услуг;

2. Завоевание как можно большего сектора на рынке;

3. Получение максимально возможной прибыли от реализации продукции и услуг.

Задачи организации:

1. Обеспечение  качественного обслуживания клиентов;

2. Обеспечение наиболее эффективного распределения работ между сотрудниками;

3. Обеспечение клиентов своевременной и корректной информацией об оплате товаров и услуг;

4. Обеспечение эффективного взаимодействия с отделом бухгалтерского учета.

Функциями организации являются услуги, ежедневно предоставляемые  клиентам.

В данном случае отдел продаж «Инком » занимается предоставлением услуг в области развития продаж и каналов сбыта, абонентского обслуживания, развития каналов приема платежей.  Сотрудники проводят различные участия в разработке стратегий и функциональных планов в области: продаж и обслуживания, управления взаимоотношениями с клиентами и управления оттоком.

Обслуживают клиента по следующим  направлениям предоставления услуг:

- продажа техники (промышленные материалы, станки, насосы, инструменты, строительное оборудование, спецодежда и т.п.);

- продажа различных аксессуаров для предлагаемого оборудования;

- различные виды консультаций и установки оборудования;

         - предполагает наличие функции товарного кредита с возможностью расчета годовых процентов за отпущенный товар;

- учет и списание товаров;

- оформление покупок непосредственно с “витрин” магазина;

- формирование запроса на доставку отсутствующего товара;

- составление товарных отчетов за произвольно выбранный период времени;

- оформление документов на возврат товара от покупателей;

- полный цикл автоматизации оптовой и розничной торговли;

-  позволяет варьировать отпускную цену в зависимости от количества закупаемых товаров;

• - присутствует возможность организации оперативного заказа по предварительным заказам клиентов;

-  ведет полный учет товаров, согласно способу продажи (товарный кредит, реализация, консигнация).

2. Схема процесса и функции системы

Все процессы, проходящие в данном предприятии, очень сильно связанны и отсюда следует, что вся система является одним целым. Описывая деятельность организации можно выделить в качестве входящей информации: «Заказы клиентов», «Сопроводительную документацию», «денежные средства». И выходящей информации она выражается в «Отчетной информации».

Отдел продаж является основным подразделением коммерческогопредприятия. Этот тезис не умаляет роль других подразделений, особенно в современных условиях, когда коммерческий успех все больше зависит от результатов “командной” работы коллектива. Однако подразделением, приносящим деньги, отделом – “забойщиком” является именно отдел продаж. Это нельзя забывать. Этим обусловлены разнообразные практические выводы в работе компании. В частности, внимание руководства, организация системы информационно-аналитической обратной связи, мотивация сотрудников.

На рисунке 1.1 показана организационно-управленческая структура отдела продаж  коммерческого предприятия «Инком ».

Рис. 1.1 Организационно-управленческая структура отдела продаж коммерческого предприятия

Для простоты руководители структурных  подразделений отдела названы ведущими менеджерами. Это форма. Суть – каждое подразделение имеет своего руководителя, отвечающего за эффективную работу подразделения. Возможные варианты в названии должности, обусловленные  конкретными условиями компании – начальник регионального отдела, руководитель отдела телемаркетинга, старший менеджер торгового зала, руководитель сектора работы с VIP клиентами (заместитель начальника отдела продаж) и т.д.

Информационная  система должна выполнять функции, соответствующие всем этапам процесса оказания услуги—от заявки до получения  отчетных документов.

Эти функции  перечислены ниже. ИС должна состоять из подсистем, объединенных единым информационным обеспечением и в совокупности реализующих  следующие основные функции:

– сбор, обработка  и ввод в базу данных первичной  информации о предоставленных товарах; услугах и их оплате;

– абонентский  учет;

– регистрация  и контроль платежей;

– ведение  нормативно–справочной информации по услугам и пр.

– тарификация  и расчет платежей по предоставленным  услугам;

– информационно–справочное обслуживание клиентов;

– формирование документов статистической отчетности и информационно–аналитических  документов по оказанным услугам проданным товарам;

– администрирование  системы;

3. Проблемы  и способы их решения

Рынок информационных технологий развивается на данный момент небывалыми темпами, уже невозможно представить себе предприятие или  даже частного предпринимателя, занимающегося  торговлей  или предоставляющего какие-либо услуги в различных сферах деятельности людей,  и не имеющих  какой-либо информационной системы  для учета документооборота,  информации о клиентах.

Влияние нарастающей  информатизации общества заметно во многих сферах деятельности и затрагивает  многие слои социума – даже от сотрудников  низшего звена все чаще требуется  знание навыков работы с ПК. Таким  образом, проявляется требование настоящего времени, основанное на прагматических соображениях и на научном прогрессе - прикладное использование современных информационных технологий в различных общественных институтах, в том числе и в торговой области.

Еще один аспект влияния проекта на социум – увеличение качества обслуживания клиентов в салонах продаж. Для них значимость проекта выражается в сокращении сроков выдачи необходимых документов и суммы к оплате.