Информационные системы в управлении предприятием

Управленческая деятельность - это совокупность действий руководства предприятия и других сотрудников аппарата управления по отношению к объекту управления - трудовому коллективу или производственной системе. Эти действия заключаются в выработке некоторого управленческого решения, являющегося по сути продуктом управленческого труда, и доведении этого решения до исполнителей с последующим выяснением результатов его выполнения.

Согласно  определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология (далее ИТ) — это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники.

По  мнению американского специалиста  в области управления Г. Поппеля, под информационными технологиями (ИТ) следует понимать использование вычислительной техники и систем связи для создания, сбора, передачи, хранения, обработки информации для всех сфер общественной жизни.

Информационная система  управления - это   система информационного обслуживания работников управленческих служб. Таким образом, она выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Характеристика систем автоматизации управления предприятием.

1. Системы начального  уровня.

Системы начального уровня широко распространены среди предприятий небольшого размера, которые успешно используют их в  своей повседневной деятельности. Отличительной  чертой таких информационных систем является ограниченный охват бизнес-процессов  предприятия.

Программные продукты данного класса могут сильно отличаться друг от друга  по целевому назначению: сюда можно  отнести как бухгалтерские, так  и складские и торговые системы. Но, тем не менее, эти системы имеют  много общих черт:

• • невысокая требовательность  к выделяемым ресурсам. Системы данного класса могут работать под управлением современных промышленных СУБД, однако могут эксплуатироваться и на небольших предприятиях. Количество возможных пользователей такой системы колеблется от 1 до нескольких десятков.
• • подразумевается, что пользователь может приобрести, установить и начать эксплуатацию самостоятельно, однако разработчики стараются делать программы с как можно более широкими возможностями, что позволяет интегрировать такие системы с другими системами этого и более высокого классов.

 

2. Системы среднего уровня.

Появление систем среднего уровня обусловлено  потребностью в программном продукте с более широкими возможностями, нежели системы начального уровня. Таким образом, некоторые производители  на основе современных способов и  средств разработки создали готовые  решения для довольно широкого круга  потребностей предприятия. В состав таких систем обычно входят следующие  подсистемы:

• - бухгалтерский учет
• - управление производством
• - материально-техническое снабжение и сбыт
• - планирование
• - производство.

Несмотря на способность таких  систем вести учет практически по всем направлениям деятельности предприятия, некоторые подсистемы реализованы  в них в весьма усеченном виде. Тем не менее, количество различных  параметров настройки у такой  системы достигает значительного  числа, что приводит потребителя  к неспособности самостоятельно установить продукт. Зачастую, большую  часть стоимости программного продукта среднего уровня составляют услуги по установке и настройке системы, сервисное обслуживание. Дороговизна  таких систем делает их недоступными для небольших фирм.

Немаловажным минусом подобной системы является то, что успех  внедрения системы среднего уровня во многом зависит от качества выполнения анализа деятельности предприятия.

 

3. Системы высшего класса.

Современные версии систем высшего  уровня обеспечивают планирование и  управление всеми ресурсами организации. Количество различных параметров настроек достигает десятков тысяч. Однако одновременно возрастает и стоимость внедрения  подобной системы.

Следует также учитывать следующий  набор минусов, возникающих при  введение в строй подобной системы:

• - может потребоваться привлечение внешних консультантов, что приведет к значительному росту затрат;
• - внедрение сложной системы зачастую требует некоторой реорганизации деятельности;
• - необходимо наличие специального подразделения, которое бы перенастраивало систему под требования бизнеса.

С другой стороны, руководители организации  и ее персонал получают великолепный инструмент, позволяющий планировать  и управлять производством.

Проблема выбора информационной системы.

Требования к информационной системе.

Информационная  система управления для промышленного  предприятия не должна замыкаться только в рамках управления бизнес-процессами. Данная система должна объединить в  себе все три уровня управления процессами происходящими на предприятии:

•  управление бизнес процессами
•  управление проектно-конструкторскими разработками
•  управление технологическим процессом производства.

Единство  информационной системы управления предприятием состоит в том, что  данные, полученные или введённые  на любом уровне системы, должны быть доступны всем её компонентам (принцип  однократного ввода).

Мировой опыт применения информационных технологий говорит что структура такой  единой информационной системы управления предприятием должна быть следующей:

“Становым хребтом” единой информационной системы  управления предприятием является система  управления бизнес процессами предприятия - система класса ERP (Enterprise Resources Planning - Планирование ресурсов предприятия). Необходимым элементом являются системы автоматизации проектно конструкторской деятельности и  технологической подготовки производства (САПР/АСТПП - CAD/CAM/CAE/PDM), обеспечивающие снижение времени производственного  цикла и повышения качества продукции. Третий элемент - системы управления технологическим процессом производства. Связующее программное обеспечение  обеспечивает взаимодействие всех ранее  описанных решений в рамках единой информационно - аналитической системы  управления предприятием.

 

Система управления бизнес процессами промышленного предприятия

 

Классические  системы ERP обеспечивают управление следующими задачами:

•  Управление финансами.
•  Планирование и управление производством.
•  Управление размещением и распределением запасов.
•  Управление реализацией и маркетингом.
•  Управление снабжением.
•  Управление проектами.
•  Управление сервисным обслуживанием.
•  Управление процедурами обеспечения качества продукции.
•  Современная автоматизированная система управления должна сочетать в себе максимально возможный комплекс функций для управления всеми бизнес-процессами предприятия: управления маркетингом и продажами, управления снабжением, управление финансами, жизненный цикл изделия от конструкторских разработок до массового производства и сервисного обслуживания.
•  В системе должна быть реализована стратегия производства, ориентированного на потребителя, независимо от того, разрабатывает предприятие продукцию под заказ, производит на склад, ведет единичное, мелкосерийное или крупносерийное производство.
•  Система должна управлять производственным процессом и непрерывно контролировать его параметры на отклонение от допустимых значений, начиная со стадии планирования заказа на реализацию до отгрузки готовой продукции потребителю
•  Система должна реализовывать методику управления затратами и центрами затрат. Такая методика требует планирования себестоимости изделий, утверждения плановых нормативов и контроль отклонений фактических затрат от их нормативов для своевременного принятия мер. Учет затрат должен осуществляться по местам их возникновения и позволять управленческому персоналу вести анализ.
•  На основе производственного плана и нормативной себестоимости система должна рассчитать смету затрат на производство. Система должна обеспечить единство данных финансового и управленческого учета.
•  В современных условиях функционирования предприятия совершенно необходимо, чтобы данные, введенные в систему, были доступны сразу после регистрации хозяйственной операции всем, кто испытывает в них потребность: от учетчика в цеху до управляющего предприятием. Например, единство данных финансового и управленческого учета. Финансово-хозяйственные операции должны регистрироваться в системе сразу после их совершения. Это позволит осуществлять контроль за производством на уровне производственных смет.

 

Проблемы выбора

 

Сталкиваясь с потребностями во внедрении  на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед  проблемой выбора. Разрабатывать  самим или покупать, и если покупать - то что.

Объективно  оценивая вероятность самостоятельной  разработки современной системы  управления, можно смело сказать  что она равна нулю. То что разработано  или разрабатывается сейчас на российских предприятиях является отражением вчерашних  взглядов управленческого персонала  предприятия и требует постоянной переработки. И это не вина отделов  АСУ, это объективный процесс.

Если  предприятие решило ориентироваться  на готовые системы - то ему нужно  решить, с кем ему работать, какую  систему выбрать - с российскими  разработчиками или с поставщиков  готовых систем ведущих западных производителей.

При всем уважении к нашим разработчикам  можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать  систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента.

Российским  разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих  мест советских бухгалтеров, они  несут в себе эти следы. Решив  функции автоматизации бухгалтерии  они только пытаются двинуться в  направлении производства, а это  задача по объемам несравнимая с  бухгалтерским учетом.

По  моему мнению, крупным предприятиям следует ориентироваться на западные системы. И следующий вопрос, на который  необходимо дать ответ - какую западную систему выбрать?

Для российского пользователя выбор  таких систем ограничен. Не так уж много западных фирм вышли на российский рынок. Реально это SAP, Computer Associates, BAAN и ISF. Попытки выйти делали ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA и QAD. Причем реальные внедрения имеются только у продуктов SAP и Computer Associates. Кроме того, различные системы предназначены для разных предприятий. Одни, такие как SAP или CA-Masterpiece, ориентированны на корпоративный рынок, другие, как BAAN или MK Enterprise (ранее MANMAN/X) на рынок промышленных предприятий или компаний. И предприятию нужно сделать правильный выбор, чтобы в результате ошибки не оказаться обладателем системы не подходящей для него.

 

Критерии выбора системы.

Функциональные возможности

Под функциональными возможностями  системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже  существуют или только планируются  к внедрению в организации. Например, если целью организации является снижение финансовых потерь за счет уменьшения брака, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса контроля качества.

Обычно  для определения соответствия системы  выдвигаемым функциональным требованиям  достаточно иметь четкое представление  о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые  для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы. Для осуществления подобного  масштаба работ необходимо наличие  довольно большого числа сотрудников, но поскольку содержать такой  штат на предприятии постоянно не имеет смысла, то наиболее целесообразным представляется приглашение внешних  консультантов.

Четко структурированное понимание бизнес процессов собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в построении информационной системы предприятия, но и высшему  руководству лучше представить  себе работу своей организации, а  также позаимствовать опыт других организаций.

 

Совокупная стоимость владения.

Совокупная  стоимость владения – сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы  за период ее жизненного цикла.

Необходимо  четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время  на закупку компонентов и внедрение  новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда  возвращается 90% стоимости системы  от результата ее работы, и  сумму  всех прямых и косвенных затрат.

 

Перспективы развития.

Перспективы развития закладываются в систему  поставщиком системы и  комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.

Очевидно, что на перспективу развития также  огромное влияние оказывает и  устойчивость поставщика системы на рынке. Дляределения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности  на систему у поставщика, какую  долю он занимает на рынке, сколько  он существует на рынке.

 

Технические характеристики.

Понимание технических характеристик в  наибольшей степени гарантирует  соответствие системы поставленным перед ней задачам. К техническим  характеристикам можно отнести:

•  архитектуру системы,
•  надежность,
•  масштабируемость,
•  способность к восстановлению,
•  наличие средств резервного копирования,
•  средства защиты от технических нападений,
•  возможность интеграции с другими системами.