Ақпараттың негізгі ұғымы, құрылымы, формасы, өлшемі

Мәндерi бiрдей болатын өрiстi бiрегей өрiс деп атайды. Мысалы, жазбалар нөмiрлерi енгiзiлген өрiс – бiрегей. Ондай өрiстi қажет кезiнде қайтадан қолдан құру қиын емес. Кестеде байланыстыру үшiн тағайындалған өрiстердi кiлттiк өрiстер деп атайды. Олардың кемiнде бiреуiнiң кiлттiк өрiсi бiрегей, екiншiсiнiң өрiсi осы типтi болуы тиiс. Басқа нұсқау берiлмесе, Access автоматты түрде есептегiш өрiс құрып, оны кiлттiк етiп қояды.[8]

Өрiстер мәлiметтер базасының құрылымын ғана емес, сонымен қатар мәлiметтердiң топтық қасиеттерiн де анықтайды. Ендi Access мәлiметтер базасын басқару жүйесiндегi кесте өрiсiнiң негiзгi қасиеттерiн қарастырып шығайық:

• Өрiс атауы (Наименование поля) – мәлiметтер базасына автоматтандыру операцияларын қолданғанда осы өрiстiң элементтерiне қандай қатынаста болу керектiгiн анықтайды (жалпы жағдайда өрiс атауы кесте бағандарының тақырыптары ретiнде қолданылады);
• Өрiс типi (Тип поля) – берiлген өрiстегi мәлiметтер типiн анықтайды.
• Өрiс өлшемi (Размер поля) – берiлген өрiске енгiзiлетiн символдардың ақырғы ұзындығын анықтайды. Мәтiндер үшiн алдын ала келiсiм бойынша 50 символ болып алынған, сандық өрiстер үшiн мына типтердiң бiреуi алынады: Байт (байт), Бүтiн сан (целое), Ұзартылған бүтiн сан (длинное целое), Жылжымалы нүкте (с плавающей точкой) енi 4 немесе 8 байт, Репликация коды (Код репликации);
• Өрiс форматы “формат поля) – экрандағы информация түрiн анықтайды;
• Енгiзу қалқасы  (маска ввода) – онда мәлiметтердiң енгiзiлу түрiн анықтайтын формат көрсетiледi (енгiзудi автоматтандыру құралы);
• Ондық таңбалар саны –сандық және ақшалық өзгерiстер үшiн үтiрден кейiнгi разрядтар саны;
• Қолтаңба (Подпись) – формалар мен басылымдарға арналған өрiстер сипаттамасы және берiлген өрiс үшiн кесте бағанының тақырыбын анықтайды (егер қолтаңба көрсетiлмесе, онда баған тақырыбына өрiс атауы қасиетi пайдаланылады, яғни өрiстер аты ретiнде қолданылады);
• Үнсiз келiсiм бойынша қабылданатын мән (Значение по умолчанию) - өрiсте автоматты түрде бiрден пайда болатын мәндер, бiрақ оларды кесте не форма режимiнде өзгертуге немесе жаңадан енгiзуге болады (енгiзудi автоматтандыру құралы);
• Мәнге қойылатын шарт (условия на значение) – мәлiметтердi енгiзудiң дұрыстығын тексеру үшiн қолданылатын шектеу. Access-те енгiзiлген мәнге реакциясын анықтайтын логикалық өрнек;
• Қате туралы хабар (Сообщение об ошибке) – қате мәлiметтердi енгiзу кезiнде пайда болатын ескерту (мәнге қойылатын шарт қасиетi берiлген кезде тексеру автоматты түрде жүзеге асырылады). Өрiсте информация мәнге қойылған шартты қанағаттандырмаған жағдайда шығарылатын хабарлама;
• Мiндеттi түрде толтырылатын өрiс (Обязательное поле) – мәлiметтер базасын толтырғанда берiлген өрiске мән беру және мiндеттi түрде толтыру қажеттiгiн анықтайтын қасиет;
• Бос жолдар (Пустые строки) – бос жолдан тұратын мәлiметтердi енгiзуге рұқсат беретiн қасиет. Өрiстердiң нолдiк мәндерiн тағайындайды, ол бос жолдардан басқаша болып саналады.
• Индекстелген өрiс (Индексированное поле) – егер өрiске бос қасиет берiлсе, онда осы өрiсте сақталынған жазбаларды сұрыптаумен, iздестiрумен байланысты амалдар жылдамдатылады. Индекстелген өрiстер үшiн жазбалардағы мәндердiң қайталануын тексерудi ұйымдастыруға болады.[3]

Жоғарыда айтылған өрiстер қасиетi негiзiнен мәтiндiк типтi өрiске 

қатысты. Бұдан басқа типтi өрiстер осы қасиеттерге ие болуы және болмауы да мүмкiн. Өрiстердiң кейбiр типтерi тек өздерiне ғана тән қасиеттерге ие бола алады. Мысалы, нақты сандармен берiлген мәлiметтерге ғана тән қасиет – үтiрден кейiнгi белгiлер санын көрсету. Ал суреттердi, бейнеклиптердi, дыбыстық жазбаларды сақтауға арналған өрiстер бұл қасиеттердiң көбiне ие болмайды.[7]

Беттерде (Маска) мысалдары:

1. (# # # ) - # # # - # # # - 325477370 санын енгiзгенде, ол өрiсте келесi түрде көрiнедi (325) – 447 – 370;
2. > - Алматы мәнiн енгiзгенде ол Алматы сөзiне түрленедi. Бетперде (Маска) құру үшiн бет перде құру шеберiн қолдануға болады, ол үшiн Енгiзу бет пердесi қасиеттерiнен құру (көп нүктесi бар квадрат) батырмасын шерту керек;

Access индекстiң екi түрiн сүйемелдейдi:

- индекс – алғашқы кiлт – бұл әрбiр жазбаны бiр мәндi түрде анықтайтын өрiс немесе өрiстер комбинациясы;

- индекс – екiншi реттегi кiлт – сұрыптау немесе iздеу барысында қолданылатын өрiс немесе өрiстер комбинациясы;

Индекстер құру үшiн өрiстердi алдын ала белгiлеп, Кiлт белгiшесiн немесе Түр/Индекстер меню командасын қолдануға болады. Соңғы команда индекс атауы, индекстiң өрiстерi және сұрыптау ретi көрсетiлуi тек сұхбат терезе шығарылады.

Кесте немесе форма өрiстерi өрiс түрiнде көрiнуi керек пе, тiзiм түрiнде ме, әлде тiзiмi бар өрiс түрiнде көрiнуi керек пе осыны анықтайтын басқару элементiнiң түрi “Алмастыру” iшкi бетiнде сипатталады. Егер өрiс үшiн Тiзiм (List box) немесе Тiзiмi бар өрiс (Cotbo box) басқару элементтерi таңдалса, онда тiзiмнiң жолдары үшiн мәлiметтердiң шыққан жерiн және тiзiмнiң басқа да  бiрқатар белгiлерiн анықтайтын қосымша қасиеттер шығады. Мәлiметтердiң шыққан көзi кесте болып табылады, онымен жұмыс барысында үздiксiз байланыс орнатылатындықтан, ол тiзiмнiң ең соңғы нұсқа екендiгiн, яғни өзектiлiгiн қамтамасыз етедi. Егер өрiс түрiн анықтау кезiнде Алмастыру шеберi таңдалса, онда “Алмастырулар” iшкi беттегi қасиеттер  мәнi шебер арқылы толтырылады.[2]

3.9 Мәлiметтер типiмен жұмыс істеу

Мәлiметтер базасының кестесi көптеген мәлiметтер типiмен жұмыс iстеуге мүмкiндiк бередi. Олар:

• Мәтiндiк (Текстовый –Text) - өлшемi арқылы кәдiмгi мәтiндiк ақпаратты сақтауға арналған мәлiметтер типi (255 символға дейiн);
• Мемо өрiсi (Поле Мемо –Memo) – (65535 символға дейiн) үлкен көлемдi мәтiндi сақтауға арналған мәлiметтер типi. Шын мәнiнде мәтiн өрiсте көрсетiлмейдi, ол мәлiметтер базасының басқа жерiнде сақталады да, өрiсте оның тұрған жерi көрсетiледi, бiрақ қолданушыға мұндай айырмашылық бiлiнбейдi;
• Сандық (Числовой –Number) – нақты сандарды, сандық мәлiметтердi сақтауға арналған мәлiметтер типi. Осы типтегi өрiстiң көлемiн бiрнеше нұсқаулардан таңдауға болады: бүтiн, көп разрядты бүтiн, жылжымалы нүктелi Бүтiн сандар – 32768 бен 32767 аралығында, көп разрядты бүтiн сандар –214748 3648 бен 214748 3647 аралығында және жылжымалы нүктелi сандар 1.401 298 Е-45 пен 3.402 823 Е-38 аралығында анықталған болуы тиiс. Нақты сандар енгiзiлетiн өрiс үшiн санның бөлшегiнiң көлемi де берiлуi мүмкiн.

• Мерзiмi/уақыты (дата/время – Data/time) – күнтiзбе бойынша күн/ай/ жыл форматында мерзiмдi және сағат: минут: секунд рm не аm  (рm –12.00-ден кейiн, ал аm –12.00-ге дейiн) форматында уақыт мөлшерiн сақтау үшiн қажет. Бұл типтегi өрiс форматын алдын ала таңдап алған дұрыс. Өрiс форматының мүмкiндiктерi: Күннiң толық форматы (М, 3.01.03 09:00:12); қысқа форматы (М, 12.07.01); орташа форматы (М, 31-окт-03); ұзын форматы ҰМ, 21 мая 2001г);
• Ақшалай (денежный-Currency) – ақшалай көрсетiлген информацияларды енгiзу үшiн қажет. Жалпы, оларды сандық типтегi өрiске де енгiзуге болады, дегенмен осы типте жұмыс iстеу ыңғайлы. Өрiс форматындағы тiзiмнен қажеттi ақша бiрлiктерiн таңдауға, олардың үлгiсiн беруге болады. Өте үлкен сандардың дәл мәнiн сақтау үшiн (+ / -900 триллион) жиi қолданылады;
• Санауыш (Счетчик-Counter) – жазбаларды реттiк нөмiрiн автоматты түрде анықтау үшiн қолданылады. Автоматты түрде бiрден басталып, жазбаларды қайталанбайтын осы өрiс мәнi арқылы анықтап отыру үшiн қажет (бұл өрiс мәндерiн теруге, өзгертуге болмайды);
• Логикалық (Логический –yes/no) – логикалық мәлiметтердi сақтауға арналған тип (иә немесе жоқ, о немесе 1, Ақиқат немесе жалған, т.с.с мәндердi қабылдайды);
• OLE объектiлер өрiсi (поле объектов OLE – OLE ob/ect sield) - әр түрлi мәльтимедиялық, графикалық, символдық) сақтауға арналған мәлiметтер типi.  Бұл да Мемо өрiсi сияқты басқа жерде сақталады, OLE объектiлерi өрiсiнде оның тұрған жерi көрсетiледi. Windows қолданбалы программасынан алынған OLE технологиясын сүймелдейтiн құжаттарды, кестелердi, графиктердi  және басқа да объектiлердi сақтау үшiн қолданылады. Оның мәндерiнiң жазылу түрi өрiс форматындағы мәлiметтер тiзiмiнен таңдап алынады. Қай формат таңдалса да, кестелерде логикалық өрiс жалаушаларымен кескiнделедi. Жалаушаны тышқанмен шертiп “Иә” мәнi b белгiсiн орнату арқылы, ал “жоқ” мәнi өрiстi бос қалдыру арқылы енгiзiледi. Бұдан басқа, “жалпы” (“Общие”) iшкi бетiнде өрiстiң бiрсыпыра қасиеттер жиыны берiледi, “Алмастыру” (“Подстановка”) iшкi бетiнде басқару элементiнiң типi көрсетiледi. Олар Access өрiстердiң 11 түрлi сипаттамаларын, яғни қасиеттерiн көрсете алады, бiрақ қасиеттердiң нақты тiзiмi өрiс типiмен анықталады.
• Гиперсiлтеме (Гиперссылка) – белгiлi бiр файлға сiлтеме көрсеткiш терезелер Access мәлiметтер базасын Internet файлдарымен не басқа файлдармен байланыстыру үшiн қолданылады. Сондай файлдарды қарап шығу, көру үшiн арнайы программа жұмыс iстеуi тиiс. Жұмыс барысында гиперсiлтемелер басқа түспен боялып көрсетiлiп тұрады.  Интернеттiң Web – объектiлерiнiң URL – адрестерiн сақтауға арналған өрiс. Сiлтеменi тышқанның батырмасымен шерткенде автоматты түрде браузер жүктелiнiп, терезеге Web-объектi шығады;
• Ауыстырулар шеберi (Мастер подстановок) – бұл арнаулы емес мәлiметтер типi. Бұл объектiнiң көмегiмен мәлiметтердi енгiзудi автоматтандыруды дайын тiзiмнен таңдап алатындай етiп ұйымдастыруға болады.[9]

3.10  Мәлiметтер базасының объектiлерiн жасау

Access кестелер, формалар, сұраныстар, басылымдар, есептер, макростар және модульдер  сияқты мәлiметтер базасының объектiсiмен  жұмыс iстеуге негiзделген. Олардың  алғашқы төртеуi негiзгi объектiлер.

Кестелер – мәлiметтердi сақтау үшiн жасалған, өрiстерден (бағаналардан) және жазбалардан (қатарлардан) тұратын мәлiметтер.

Кесте (Tables) бұл кез-келген мәлiметтер базасымен жұмыс iстеуге арналған негiзгi объект, мәлiметтер жиыны. Бiрiншiден, кестелерде мәлiметтер базасындағы барлық ақпарат сақталады, екiншiден кестелер мәлiметтер базасының құрылымын анықтайды. Ол өрiстер (поля) мен жазбалардан (записи) тұрады.

Санауыш – кестедегi жазбалардың  реттiк нөмiрлерi орналасатын өрiс.

Сұраныс (Queries) – жұмыс iстеушi адамдардың керектi мәлiметтердi бiр немесе бiрнеше кестелерден белгiленген шарттарға байланысты таңдап алу тәсiлi. Таңдап алу жолымен сұраныс беру арқылы кестедегi мәлiметтердi жаңартуға, жоюға, көбейтуге немесе бұрынғы кестелер негiзiнде жаңа (виртуальды) кестелер құруға болады. Бұл объектi кестедегi мәлiметтердi қолданушыға ыңғайлы түрде шығарып бередi. Сұраныстың көмегiмен бұрыннан бар кестенiң негiзiнде жаңа кесте құрылады, басқа мәлiметтер көзiнен импортталады, кестелерде қарапайым есептеулер жүргiзiледi.[3]

Жаңадан қолданушылар сұраныстың рөлiн  аса терең түсiнбейдi, өйткенi сол  операцияларды кестемен де жүргiзуге болады деп ойлайды. Ондағы мәлiметтердi байқаусызда жоғалтып алуымыз мүмкiн. Ал сұраныстың көмегiмен ол кестелерге қатынау шектелiнедi. Мысалы, банкiлерде қызметкерлердiң бiреуi клиенттер туралы мәлiметi бар кестеге, ал екiншiсi олардың есеп-шотына, үшiншiсi банктегi активтер кестесiне қатынай алады.[2]

Сұраныстың ерекшелiгi – олар негiзгi кестелердегi мәлiметтердiң негiзiнде  уақытша қорытынды кесте құрады. Негiзгi кестемен жұмыс iстегенде бiз қатқыл дискiмен жұмыс iстеймiз, ал оған кез-келген кезде қатынау көп уақытты алады. Ал сұраныстың көмегiмен алынған уақытша кестеде бiз тек экрандағы бейнемен жұмыс iстеймiз, ал оған қатынау тез уақытта жүзеге асырылады.[6]

Реттелген кестелiк құрылымдардың  ең басты кемшiлiктерi – оны жаңарту, яғни оған қосымша жаңа жазбалар енгiзу болып табылады. Себебi ол кезде бүкiл  кестенiң ретi бұзылады, оны қайта  құру қажет болады. Бұл мәселе (СУБД) Мәлiметтер базасын басқару жүйесiнде өз шешiмiн тапқан.

Мұндағы негiзгi кестеден ешқандай реттiлiк  талап етiлмейдi. Жазбалар негiзгi кестеге  түсу ретiмен енгiзiле бередi. Егер қолданушы  қандай да бiр шарттармен сұрыпталған, сүзгiленген мәлiметтер алғысы келсе, онда ол сәйкес сұранысты пайдаланады. Егер қажеттi сұраныс болмаса, онда ол жобалаушыға тапсырыс бередi.

Access-те сұраныстың бiрнеше түрi  бар. 

Форма (Forms) – мәлiметтердi экранда  бейнелеу жолы немесе оларды басқару  мүмкiндiктерi, яғни өзара байланысқан  мәлiметтердi тұтынушыға ыңғайлы түрду бейнелеуге, қарауға немесе енгiзуге арналған тәсiлдер;

Басылым (отчет) – мәлiметтердi баспаға шығарылған қағазда бейнелеу тәсiлi, яғни қағазға басып шығаруға арналған нәтижелiк құжаттар.

Индекс – индекстелетiн өрiс мәнi арқылы кесте жазбаларын автоматты түрде сұрыптау тәсiлi.

Жазбаны белгiлеу аймағы – кесте жолын толық белгiлеуге мүмкiндiк беретiн оның сол жақ шетiндегi тiктөртбұрышты аймақ.

Өрiстi белгiлеу аймағы - өрiс тақырыбы аймағы. Оны шерту сол өрiстi түгел белгiлеу мүмкiндiгiн бередi.

Конструктор –мәлiметтер базасы объектiсiнiң (кестелер, сұраныстар, формалар, басылымдар, макростар, модульдер) қасиеттерiн анықтау режимi.

SQL – құрылымды сұраныстар тiлi (Structyred query Languahe). Көптеген программалық  жабдықтардың стандарты болып саналады. Бiрақ SQL мүмкiндiгiнiң шектеулiгi оны бiрсыпыра программаларда кеңейтуге әкелiп соқтырады.

Шебер (Wizards-мастер) - белгiлi бiр мақсатта шектеулi әрекеттер жиыны бiртiндеп орындалатын программа. Шеберлер оны орындалатын адрестермен сұхбаттасу (диалог) iсiн атқара отырып, қойылған мәселенi шешетiн керектi мәлiметтердi программаға енгiзудi қамтамасыз етедi. Жұмыс жасауды жеңiлдету үшiн шебер жұмысы бiрнеше қадамдардан немесе кезеңдерден тұрады. Жұмыс барысында өткен кезеңге қайта оралуға немесе онша қажетсiз кезеңдi атап кетуге болады. Программаға шебер мүмкiндiгiн енгiзу программаларды жетiлдiрудiң бiр жолы болып табылады.

• Access-те бiрсыпыра шебер программалар тобы бар, олар:
• мәлiметтер базасының шеберi – көптеген үлгi ретiнде берiлетiн типтi қолданбалы программалар үлгiсiн ұсынады;
• формалар мен басылымдар жасау шеберлерi – көп кестелi формаларды және басылымдарды жасау процесiн тездетедi және жеңiлдетедi;
• ауыстыру шеберi – бiр кесте өрiсiнде басқа кестеден қажеттi мәндi енгiзуге арналған ашылмалы мәндер тiзiмiн жасайды, т.б.

Қалыптар – егер сұраныстар мәлiметтердi  сұрыптау мен анализдеудiң арнаулы құралдары болса, ал қалыптар мәлiметтердi енгiзу құралы болып табылады. Оның мәнi мынада – ол қолданушыға тек толтыруға рұқсат етiлген өрiстердi толтыру құралдарын ұсынады. Қалыптардың көмегiмен мәлiметтердi экранға бейнелеп беруге болады. Сұраныстың көмегiмен де мәлiметтердi байнелеуге болады, бiрақ қалыптың көмегiмен экранға шығарылған мәлiметтердi безендiруге болады. Ол үшiн мәлiметтердi енгiзу кезiнде арнаулы безендiру құралдарын қолдану қажет.