Ақпараттың негізгі ұғымы, құрылымы, формасы, өлшемі

Файл (File), Түзету (Edit), Түр (View), Кiрiстiру  (Insert), Сервис  (Tools), Терезе  (Windows),  Пiшiн (Format), Жазбалар  (Records), Сұраныс (Query), Iске қосу (Reen), Байланыстар (Relation ships), Сүзгi (Filter), Анықтама? (Help).

Меню пунктiн Аlt пернесiмен бiрге команда атында асты сызылған әрiптi бiр мезетте қатар басу жолымен немесе тышқанның сол жақ батырмасын шерту арқылы таңдауға болады.

Экрандағы келесi меню пункттрерiн  қарастырайық: Файл, Түзету, Түр, Кiрiстiру, Сервис, Терезе?

1. Файл менюi файлмен жұмыс iстеуге арналған, оның құрамында мынадай iшкi командалар бар:

Мәлiметтер базасы файлын құру үшiн:

Мәлiметтер базасын ашу (open) – мәлiметтер базасы файлын ашу үшiн;

Сыртқы мәлiметтер (Get External Data) – мәлiметтердi импорттауға (сырттан енгiзуге) немесе басқа базадағы кестелермен байланыс орнатуға мүмкiндiк бередi;

Жабу (close) – файлдарды жабу үшiн;

Сақтау (Save) – файлдарды сақтау үшiн;

Басқаша сақтау экспорт (Save os/Export) – файлдарды басқа атпен сақтауға немесе мәлiметтердi экспорттауға (сыртқа шығаруға) мүмкiндiк бередi.

НТМL форматында сақтау – мәлiметтер базасы файлын НТМL форматында сақтау үшiн;

Парақ параметрлерi (Pade Setup) – парақ үлгiсiн көру үшiн;

Алдын ала көру (Print Preview) баспаға шығарудың алдында парақ құрылымын көрiп шығу үшiн;

Баспаға шығару (Print) – файлдарды баспаға шығару үшiн;

Жөнелту (Send) – кестенiң, сұраныстың, форманың, басылымның немесе модульдердiң көшiрмесiн электрондық поштамен жөнелту үшiн;

Мәлiметтер базасының  қасиеттерi (Patabose properties) – мәлiметтер базасының қасиеттерiн көруге орнатуға мүмкiндiк бередi;

Шығу (Quit) – Access-тен шығу үшiн қолданылады, менюдiң төменгi жағында Access-пен алдыңғы әрiптердi атқару кезiнде жұмыс жасаған мәлiметтер базасының тiзiмi орналасқан.

2. Түзету менюi әртүрлi реакциялау әрекеттерiн жасауға арналған және олардың құрамында мынадай iшкi командалар бар:

Болдырмау (undo) –соңғы жасалған әрекеттi болдырмай тастайды;

Қиып алу (cut) – ерекшеленген объектiнi қиып алып, оны алмасу буферiне (clip board) орналастырады;

Көшiру (Copy) – ерекшеленген объектiнi көшiрiп алып, оны алмасу буферiне орналастырады;

Кiрiстiру (Paste) – алмасу буферiндегi объектiнi курсор тұрған орынға кiрiстiредi;

Жарлық жасау (Create Shorteut) – ерекшеленген объектiге жарлық жасайды;

Жою (Pelete) – ерекшеленген объектiнi жояды;

Атын өзгерту (Pename) – ерекшеленген объектiнiң аты орналасқан өрiстi мәтiн енгiзу режимiне ауыстырады.

3. Түр менюi әртүрлi объектiлердi белгiлi бiр түрде көруге арналған, оның құрамында мынадай iшкi командалар бар:

Мәлiметтер базасының объектiлерi (Patabase obgects) – мәлiметтер базасының кез-келген объектiсiне (кесте, сұраныс, форма, басылым, макрос, модуль) көңiл бөлуге мүмкiндiк бередi;

Үлкен белгiшелер (Page I cons) – мәлiметтер базасы объектiлерi аттарының жоғарғы жағынан үлкен белгiшелер көрсетiледi;

Кiшi белгiшелер (Small I cons) – мәлiметтер базасы объектiлерi атының сол жағынан шағын белгiлер көрсетiледi.

Тiзiм (List) объектiлердiң аттарын алфавиттi түрде реттеп, оларды бiр немесе бiрнеше бағанаға орналастырылады.

Кесте (Details) – терезеге объектiлердiң тiзiмiн, олардың атрибуттарын (аты, сипаттамасы, соңғы түзетiлген күнi мен уақыты, жасалған күнi мен уақыты, объектiнiң типi) толық көрсете отырып бейнелейдi.

Белгiшелердi реттеу (Arrange I cons) – белгiшелердi олардың аты, типi, жасалған, өзгерiлген бойынша реттейдi.

Белгiшелердi қатарластыру (Line up I cоns) – белгiшелердi туралап қатарластыра орналастырады.

Қасиеттер ( Properties) – объектiнiң қасиеттерi сипатталған терезенi ашады.

Программа (Code) – экранға ерекшеленген формаға немесе басылымға арналған модуль терезесiн шығарады;

Саймандар тақтасы (Tool bars) – саймандар тақтасы элементтерiн таңдап алып, оларды баптау (өзгерту, түрлендiру) үшiн диалог терезесi ашылады.

4. Кiрiстiру менюi керектi орында жаңа объектiлер жасап, оларды кiрiстiруге арналған, оның құрамында мынадай командалар бар:

Кесте (Table) – кесте құру үшiн диалог терезесiн ашады.

Сұраныс (Query) – сұраныс жасау режимiн таңдауға мүмкiндiк беретiн диалог терезесiн ашады.

Форма (Form) – жаңа форма жасау режимiн таңдауға мүмкiндiк беретiн терезе ашады.

Басылым (Reports) – жаңа басылым жасау режимiн таңдауға мүмкiндiк болып табыла алады.

Макрос (Macros) – жаңа макрос жасауға арналған терезе ашылады.

Модуль (Module) – мәлiметтер базаға жаңа модуль енгiзедi де, сипаттау бөлiмi бар терезе ашылады.

Класс модулi – мәлiметтер базаға жаңа класс модулiн енгiзедi.

Автоформа (AutoForm) – автоматты түрде қарапайым форма құру үшiн шебер программасын iске қосады.

Автобасылым (Auto Report) – автоматты түрде қарапайым басылым құру үшiн шебер программасын iске қосады.

5. Сервис менюi әртүрлi объектiлермен ыңғайлы жұмыс жасауды қамтамасыз етедi, оның құрамында мынадай пункттер бар:

Орфография (Spering) – формадағы, кестедегi немесе сұраныстағы мәтiн мәндерiнiң орфографиясын тексеру программасын iске қосады.

Автоауыстыру (Auto Correct) – мәтiндi автоматты түрде түзету кезiнде қолданылатынстандартты мәтiндер тiзiмiн бередi.

Office –пен байланыстар (Offict Links)- Word және Excel-де мәлiметтер өңдеудi жүргiзуге, байланыс орнатуға мүмкiндiк беретiн iшкi (бағыныңқы) менюдi ашады.

Мәлiметтер схемасы  (Relaticnship) – кестелер және/немесе сұраныстар арасында байланыстарды анықтауға, өзгертуге және қарап шығуға мүмкiндiк беретiн терезе ашады.

Талдау (Analyse) – толық базаның, сонымен қатар оның объектiнiң өнiмдiлiгiн бағалайтын тез әрекеттесу анализаторын iске қосуға, кестелердiң көшiрмесiн алуға және қателiктерiне талдау жасауға мәлiметтер базасының бiр немесе бiрнеше объектiлерiнiң егжей-тегжейлi сипаттамасын жасайтын мәлiметтер базасының Архивариус программасын iске қосуға мүмкiндiк бередi.

Қызметтiк программалар – қызметтiк программалардың бiреуiн iске қосуға мүмкiндiк бередi.

Қорғаныс (Security)  - мәлiметтер базасымен жұмыс iстеу үшiн пароль жасауға, жоюға, қатынас жасау құқықтарын анықтауға, қорғаныс шеберiн iске қосуға мүмкiндiк бередi.

Репликация (Replication) – репликациялардың белгiлi бiр бөлiмiне арналған синхронизация жасауға, қосымша реплика жасауға келiспеушiлiктi жоюға арналған қызметтiк программаны iске қосуға негiзгi репликаны қалпына келтiруге мүмкiндiк бередi.

Iске қосу параметрлерi (Startup) – базаны ашқан кезде әрекет ететiн параметрлердi орнату мүмкiндiгiн жасайды.

Макрос (Macros) – аты көрсетiлген макросты iске қосады.

Active Х элементтерi – қандай арнаулы басқару элементтерiн iске қосуға / ажыратуға болатынын анықтайды;

Қондырмалар (Add-Ins) – батырмалық формалар диспетчерiмен, қондырмалар диспетчерiмен, жасалған кестелер диспетчерiмен жұмыс iстеуге, мәлiметтер базасын бөлуге мүмкiндiк бередi, меню жасайтын құралдарды iске қосады.

Параметрлер (Options) – бiрнеше iшкi беттерi бар параметрлермен жұмыс iстеу терезесiн  ашады.

5. Терезе менюi тереземен жұмыс iстеудi басқаруға арналған және оның құрамында келесi командалар бар:

Жоғарыдан төменге (Tile Vertically) – көрсетiлiп тұрған барлық терезелердi вертикаль бағытта тiк орналастырады (қабаттамайды).

Солдан оңға (Tile Horisontally) – көрсетiлiп  тұрған барлық терезелердi горизонталь бағытта көлденең орналастырады (қабаттайды).

Каскадты (Cascade) – барлық терезелердi қабаттастырып, каскадты түрде орналастырады.

Белгiшелердi реттеу (Arrange I cons) – жасырылған Мәлiметтер Базасы  объектiсiнiң барлық белгiшелерiн терезенiң төменгi өрнегiнде реттеп орналастырады.

Жасыру (Hide) – екпiндi (активтi) терезенi жасырады.

Бейнелеу (Lendide) – жасырылған терезенi экранға шығарады.

Менюдiң төменгi жағында ашық терезелердiң  тiзiмi орналасқан.

6. (Анықтама) менюi анықтамаларды алуға арналған, құрамында келесi командалар бар:

Microsoft Access жөнiнде анықтама – мәлiметтер базасымен әртүрлi әрекеттердi атқару жөнiнде анықтама алуға мүмкiндiк бередi.

Анықтаманы шақыру (Microsoft Access Help Topics) –қажеттi анықтамалық информацияны табуға мүмкiндiк беретiн, “Мазмұн”, “Пәндiк көрсеткiш”, “Iздеу” бөлiмдерi бар терезе ашады.

Бұл не? - әртүрлi объектiлер жөнiнде  анықтала алуға мүмкiндiк бередi.

Web-тегi Microsoft – Int –те жұмыс iстеу  жөнiнде анықтама алуға мүмкiндiк бередi.

Программа туралы (About Microsoft Access) –  ағымдағы мәлiметтер Базасын басқару  жүйесi, орналастырылған операциялық  жүйе және ақпараттық конфигурация туралы информация беретiн терезе ашады.

Негiзгi менюдiң қалған пункттерi лабораториялық жұмыстарды орындау барысында кейiн түсiндiрiледi.

Негiзгi менюдiң төменгi жағында  саймандар тақтасы орналасқан. Саймандар  тақтасындағы батырмаларды солдан оңға қарай атап өтейiк:

• Мәлiметтер базасын ашу
• Мәлiметтер базасын құру
• Сақтау
• Баспаға шығару
• Алдын ала көру
• Орфография
• Қиып алу
• Көшiру
• Кiрiстiру
• Үлгi бойынша формат
• Болдырмау
• Office-пен байланыстар
• Талдау
• Үлкен белгiшелер
• Кiшi белгiшелер
• Тiзiм
• Кесте
• Программа
• Қасиеттер
• Мәлiметтер схемасы
• Жаңа объект
• Көмекшi

Одан әрi қарай Access негiзгi объектiсiне сәйкес “Кестелер”,

“Сұраныстар”, “Формалар”, “Басылымдар”, “Макростар”, “Модульдер” бөлiмдерi бар мәлiметтер базасының терезесi және Ашу, конструктор, жасау батырмалары  орналасқан.

Access мәлiметтер базасының басқару  жүйесiмен жұмыс iстеу тәсiлдерi Windows ортасындағы графикалық объектiлермен (терезе, тiзiм, ауыстырып қосқыш, жалауша, батырма, т.с.с), жұмыс iстеу тәрiздi орындалады.

Access-тен шығу үшiн Access терезесiн  жабу керек немесе файл шығу  командаларын орындау қажет. Егер  оған дейiн жасалған объектiлер сақталмаса (файл/сақтау меню командасын орындау немесе сақтау батырмасын басу), онда диалог терезесiне ол туралы сұрақ қойылады.[12]

 

3.8   Мәлiметтер базасының жалпы өрiстерi және оның қасиеттерi

 

Деректердiң  байланысты элементтер тобын жазба деп атайды.

Жазба (Record) –кестенiң бiр қатары, яғни жолы. Ол ДББЖ мәлiметтерiн сақтайтын негiзгi блок болып табылады. Жазбаны сипаттайтын бiр объект туралы толық мәлiмет бередi.

Деректер базасында жазба үшiн  кесте жолы түсiнiледi, кестеде қайталанылатын бiрдей жолдар болмайды. Кесте бағанын құрайтын жазба элементтерi өрiс деп аталады.

Өрiс (Field) – кестедегi бағана немесе тiк жол.

Әрбiр Access мәлiметтер базасының құрамында  бiр немесе бiрнеше кестелерден  тұратын байланысқан объектiлер  суреттеледi. Өрiстер объектiнiң атрибутына немесе қасиетiне сәйкес құрылады. Әбiр өрiс 3 элемент арқылы сипатталады:

1. Өрiс (Поле-field name) - өрiс аты, кестелерде қайталанбауы тиiс.
2. Мәлiметтер типi (тип данных – Data type) - өрiстегi мәлiметтер типi.
3. Сипаттама (Описание – Description) - өрiс қызметiне түсiнiктеме беру.

Access-те өрiс мәлiметтерiн сипаттайтын  олардың бiрсыпыра қасиеттерi  болады.

Енгiзу өрiсi деп басқару элементi ретiнде мәлiмет енгiзiлетiн бiр бағыттағы жолды айтады, оған пернелер арқылы мәндер енгiзiледi. Объектiнiң әрбiр сипаты (қасиетi) белгiлi бiр өрiс мәнi болып табылады. Әрбiр кесте үшiн бастапқы түйiндi мәндi, яғни негiзгi (кiлттi) өрiстi анықтауға болады, ол әрбiр жазбаны басқаларынан бөлiп идентификациялау үшiн пайдаланылады (әрбiр жазба үшiн бiрегей мағынаны бiлдiредi) және ол бiр немесе бiрнеше өрiстен тұруы мүмкiн.

Түйiндi өрiс (ключевое поле) – кестедегi жазбаларды таңдап алу үшiн мәндерi қолданылатын негiзгi өрiс.

Кiлт немесе түйiн – кесте жазбаларын анықтайтын немесе кестелер арасындағы байланыстарды ұйымдастыратын бiр немесе бiрнеше түйiндi өрiстер.

Деректер базасының кестедегi деректер адресi – жолдар мен бағандардың қиылысы арқылы анықталады. Кестенiң өрiс құрылымы жөнiнде ескертетiн жайттар:

• өрiс атаулары бiрегей (қайталанбайтын) болуы тиiс. Атау үшiн (нүкте), / [, ] (ашу, жабу квадрат жақшалары, символдарынан басқа тiзбегiн алуға болады.
• түрлi өрiс түрлi қасиеттi. Кейбiр жағдайда Access-тi деректер базасы кестесiнiң бiрiншi өрiсi етiлiп автоматты түрде Код тақырыбы меншiктелген өрiс қосылып қойылады. Оны есептегiш (счетчик) типтi өрiс деп атайды.