Анализ и разработка системы автоматизации документооборота для предприятия ООО «Элси-Медиа»

     Можно создать действительно удобную систему, оптимальную для бизнеса и обладающую возможностями для роста функциональности, быстро ее внедрить, удобно интегрировать с другим ПО (чаще всего - со складскими и бухгалтерскими программами) и все это за умеренные деньги. Если бизнес нестандартный или быстро меняется или персонал имеет опыт работы с заказным софтом - скорее всего, подойдет заказной CRM. Он всегда дороже коробочного, в среднем проект может обойтись в 3000$ -10000$.

 

      Глава 2. Разработка приложения 

     Входящие и выходящие информационные потоки отдела продаж 

       

     Блок-схема  процесса продажи 

       

     Продажа включает в себя следующие функции, являющиеся обязанностями продавца магазина.

     Все эти действия сопровождаются соответствующей  документацией:

     1. Продажа товара  покупателю 

       

     Продажа товара может начинаться с выписки  счета как частному лицу, так и на лицо фирмы. В первом случае счет играет роль некого «черновика», где делается подборка необходимых комплектующих, и если покупателя все устраивает, счет может импортироваться в расходную накладную. Во втором случае, счет нужен для указания реквизитов магазина, необходимых для перечисления денег на его счет фирмой-покупателем, то есть при оплате товара по безналичному расчету.

     Продажа осуществляется двумя способами: за наличный расчет и по безналу. И в  том и в другом случае создается расходная накладная. В первом случае типа Товарный Чек, во втором – типа Безнал.

     В первом случае расходная накладная  создается по факту изъявления желания  произвести покупку, до оплаты ее. К  этому документу в придачу  идет Сверка приема на тех обслуживание (она остается сотрудником склада для контроля за товаром на складе), Гарантийное обязательство (оно остается на руках покупателя) и, в случае сборки комплектующих, Заказ на сборку (для сотрудников склада). С этим пакетом документов покупатель идет в кассу, где ставятся соответствующие пометки об оплате и с этими документами далее на склад. В обязанность же продавца входит только выдача сопроводительных документов.

     Во  втором случае расходная накладная  создается по факту оплаты, то есть после перечисления денег на счет магазина. Продавцом выдаются все те же документы, что и в первом случае, на которых кассир должен поставить отметку об оплате, для того, чтобы сотрудники склада на основании этих отметок выдали товар.

     Если  покупатель испытывает сложности с самостоятельной доставкой товара, то магазином предоставляется бесплатная доставка товара по городу. Для этого продавец создает Накладную на Доставку. Она отдается на руки водителю. Итак, сопроводительными документами при продаже являются:

     счет;

     расходная накладная (типа безнал, товарный чек, товарный чек-доплата);

     сверка  приема на тех.обслуживание;

     гарантийное обязательство;

     заказ на сборку компьютера.

     накладная на доставку.

     Перечислим  основные реквизиты документов:

     В Счете указывается:

     номер счета;

     дата выписки счета;

     получатель;

     наименование  товара;

     количество  товара;

     сумма.

     В Расходной накладной типа Товарный Чек указывается:

     номер расходной накладной;

     тип накладной (типа безнал, товарный чек, чек-доплата, брак);

     дата  создания накладной;

     покупатель;

     наименование товара;

     количество  товара;

     сумма;

     В Сверке приема на тех.обслуживание указывается:

     номер сверки;

     дата  сверки;

     покупатель;

     наименование  товара;

     склад товара;

     количество  товара;

     сумма.

     В Гарантийном обязательстве указывается:

     номер гарантийного обязательства;

     покупатель;

     наименование  товара;

     срок  гарантии.

     В Накладной на доставку указывается:

     номер накладной;

     покупатель;

     адрес получателя;

     телефон получателя;

     склад товара;

     наименование  товара;

     количество  товара;

     Заказ товара покупателем 

     

       

     

       

 

      Заказ может создаваться как непосредственно  по просьбе покупателя, так и, исходя из остатка имеющегося товара, а  так же на основе выявленного спроса (согласно вычисленной статистики продаж).

     В случае заказа покупателем, им вносится предоплата в размере 50% . Для этого продавец выдает Товарный Чек-Предоплата и с этим документом покупатель идет в кассу, где и вносит первоначальный взнос. После этого продавец обязан проинформировать главного менеджера о поступившей заявке, создав акт о заказе товара. Это можно отнести к задаче продавца.

     К задаче же БД можно отнести:

     составление статистики продаж того или иного  товара для выявления спроса покупателей  и определения наиболее востребованного  товара, на основании чего можно  было бы грамотно составить заказ  поставщику.

     информирование  продавцов о слишком маленьком  остатке на складе какого-либо товара с целью его своевременного пополнения, то есть заказа.

     Сопроводительными документами при заказе являются:

     товарный  чек-предоплата;

     акт заказа;

     В товарном Чеке-Предоплате указывается:

     номер товарного чека-предоплаты;

     дата  товарного чека-предоплаты;

     покупатель;

     наименование  товара;

     количество  товара;

     цена  товара;

     сумма;

     В акте заказа указывается:

     номер акта;

     дата  акта;

     тип акта (перемещение, возврат товара от покупателя, заказ);

     покупатель;

     наименование  товара;

     количество  товара;

     цена  товара;

     сумма;

     примечание.

     Резервирование  товара для покупателя 

       

     Резервирование  товара происходит на основании просьбы покупателя в течение 3 дней. Задача продавца в этом случае – создать акт на перемещение товара между складами. То есть переместить желаемый товар с главного склада на склад Резерв.

     Задача  БД в этом случае - оповестить продавцов  об истечении резервируемого срока, чтобы вернуть товар на свою позицию в базе.

     Основанием  для резервирования товара являются:

     акт о перемещении товара;

     В нем указывается:

     номер акта;

     дата  акта;

     тип акта (перемещение, возврат товара от покупателя, заказ);

     покупатель;

     откуда: склад товара;

     куда: склад товара;

     наименование  товара;

     количество  товара;

     сумма;

     примечание.

     Возврат товара от покупателя 

       

     Возврат от покупателя делается на основании  принесенного им с собой его товарного  чека. По номеру товарного чека находится  соответствующая расходная накладная и уже на ее основании продавцом создается акт о возврате товара (до фактического его возвращения). С этим актом покупатель идет на склад, где товар принимается сотрудниками склада и ими же делается пометка о возврате. С этой пометкой покупатель идет в кассу, где ему возвращают соответствующую сумму денег.

     Сопроводительные  документы при возврате товара:

     акт о возврате;

     В акте о возврате указывается:

     номер акта;

     дата  акта;

     тип акта (перемещение, возврат товара от покупателя, заказ);

     покупатель;

     наименование товара;

     количество  товара;

     сумма;

     примечание.

     На  основании всего вышесказанного делаем вывод о том, что является для нашей будущей БД входящей и выходящей информацией.

     Итак, на основе расходной накладной, выписанной главным офисом на имя рассматриваемого подразделения фирмы, составляется приходная накладная, которая является источником для пополнения собственной базы данных, то есть вносятся новые позиции пришедшего товара.

     В приходной накладной указывается:

     наименование  фирмы (поставщик);

     номер накладной;

     дата  накладной;

     код товара;

     наименование  товара;

     склад товара;

     цена  товара;

     количество  товара;

     сумма;

     При продаже товара источником для изменения  в базе является расходная накладная. Когда она выписывается покупателю, товар автоматически удаляется  из базы. Если по той или иной причине, покупатель решает сделать возврат купленного ранее товара, продавец выписывает акт о возврате товара покупателем и на основании этого акта, позиция возвращенного товара автоматически восстанавливается в базе.

     Выходящими потоками можно считать всю сопроводительную документацию, участвующую в торговле магазина.

     Входная и выходная информация 

     

 

      Итак, рассматриваемая нами отношение  – продажа. В ней учувствуют следующие  актеры: