Анализ и разработка системы автоматизации документооборота для предприятия ООО «Элси-Медиа»

 

       

     Хранение  товара. Основная часть товара хранится на складе. Остальной товар перемещается на витрину (всего 4 склада: основной-склад, витрина, резерв, брак). Сопроводительные документы для перемещения между складами: внутренняя накладная типа Перемещение. 

     

 

      Продажа товара. Сопроводительные документы: для склада - сверка приема на тех.обслуживание, для покупателя - товарный чек, гарантийное обязательство. Тип расходной накладной зависит от способа оплаты (безнал, товарный чек от ЧП, товарный чек-доплата, кредит, на брак). Безнал в том случае, если оплата осуществляется через электронную систему платежей с помощью пластиковых карт. Для этого установлено необходимое оборудование - терминал. Если покупатель вносит предоплату, то выходной документ – товарный чек-доплата. Этот документ позволит кассе понять разобраться в конце дня, почему не уплачена вся стоимость. Тип документа Кредит в том случае, если покупатель берет товар в кредит. Ну и если по приходу товара появился отказ (то есть не досчитали какой-то отписанный нам товар), то оформляется расходная накладная типа Брак. Если товар чем-то не устроил покупателя, то оформляется Акт по возврату товара по соответствующей расходной накладной. Если сотрудниками склада будет производится сборка купленных компьютерных комплектующих, то оформляется Заказ на сборку. Если произошел недочет товара, он списывается.

     Все типовые документы расходных накладных вместе со сверкой приема на тех.обслуживание проходят через кассу, где делается пометка об оплате. После того, как оплата была произведена, покупателю на руки отдается расходная накладная вместе с кассовым чеком. Сотрудники склада в соответствии со сверкой выдают товар, ему же отдается гарантийное обязательство.

     Если  покупателем является какая-либо организация, желающая оплатить товар банковским переводом, сотрудник магазина выписывает счет с указанными в нем реквизитами. После оплаты лицо, являющееся представителем компании, должен предъявить доверенность на получение товара.

     Документ  для сотрудников склада – сверка приема на тех.обслуживание.

 

       

       

     Доставка  товара. Если покупатель изъявляет желание доставить ему товар на дом, обговаривается удобное время для обеих сторон и оформляется накладная на доставку по соответствующей расходной накладной. 

 

      1.2 Характеристика вычислительной сети ООО «Элси» 

       

     Сеть  представлена 6-ю рабочими станциями, выделенным сервером, сетевым коммутатором (свич) и одним сетевым принтером. Построена на основе экранированного кабеля 5-й категории.

     Конфигурация  рабочих станций: процессор Intel Celeron 2,2 Гц, ОЗУ 256 Мб, HDD 80Гб, на всех машинах установлена ОС Windows XP Professional. Основное ПО: Microsoft Office 2003 (Word, Excel). Каждая рабочая станция имеет выход в Интернет.

     Конфигурация  сервера: процессор Pentium 4 3,0 Гц; ОЗУ 2 Гб DDR; HDD RAID 2х80Гб. Установлена ОС Windows 2000 Server, прокси-сервер для обеспечения Интернетом.

     Групповые и корпоративные информационные системы и соответствующие приложения могут строиться различными способами:

     системы на основе локальной сети ПК (файл-серверные  приложения);

     системы с архитектурой «клиент-сервер»;

     системы на основе Internet/Intranet-технологий. 

 

      1.3 Архитектура «клиент-сервер» 

     Технология  «Клиент-сервер» – технология, разделяющая  приложение- СУБД на две части: клиентскую (интерактивный графический интерфейс, расположенный на компьютере пользователя) и сервер, собственно осуществляющий управление данными, разделение информации, администрирование и безопасность, находящийся на выделенном компьютере. Взаимодействие «клиент-сервер» осуществляется следующим образом: клиентская часть приложения формирует запрос к серверу баз данных, на котором выполняются все команды, а результат исполнения запроса отправляется клиенту для просмотра и использования. Данная технология применяется, когда размеры баз данных велики, когда велики размеры вычислительной сети, и производительность при обработке данных, хранящихся не на компьютере пользователя (в крупном учреждении обычно имеет место именно такая ситуация). Если технология «клиент-сервер» не применяется, то для обработки даже нескольких записей весь файл копируется на компьютер пользователя, а только затем обрабатывается. При этом резко возрастает загрузка сети, и снижается производительность труда многих сотрудников.

     Основание для создания автоматизированной системы.

     Разработка  данной системы осуществляется в  рамках автоматизации системы продаж компьютерного магазина ООО «Элси».

     Назначение  и цель разработки.

     Система предназначена для обеспечения оперативности работы магазина и доступа к необходимой информации с целью улучшения качества предоставляемых услуг. Разрабатываемый программный продукт должен обеспечивать создание информационной базы, а также осуществлять создание следующих документов:

     счет;

     расходная накладная (типа безнал, товарный чек, чек-доплата);

     акты (типа перемещение, возврат, заказ);

     сверка  приема на тех.обслуживание;

     гарантийное обязательство;

     заказ на сборку;

     накладная на доставку.

     Задачи  для автоматизации.

     Задачей дипломной работы является составление  проекта по разработке автоматизированной системы учета  продаж магазина, которая включает:

     Порядок хранения товара на складе и отслеживание его внутреннего перемещения;

     Оформление  продаж товара, выдача необходимой  для этого документации;

     Порядок доставки товара в удобное для  покупателя время.

     Пользователи  автоматизированной системы.

     Пользователями  автоматизированной системы будут:

     менеджеры;

     касса.

     Требования  к функциональным характеристикам.

     1. Программа должна  обеспечить возможность  выполнения следующих  функций:

     Система должна обладать набором удобных  возможностей по вводу информации в  систему;

     Система должна вести учет продаж, иметь удобный и достаточный набор информации;

     Система должна иметь удобный интерфейс;

     2. Исходные данные:

     справочник  фирм (покупателей);

     справочник  товаров;

     3. Результаты:

     формирование  необходимой сопроводительной документации;

     Требования  к надежности.

     Предусмотреть контроль вводимой информации.

     Предусмотреть блокировку некорректных действий пользователя при работе и системой.

     Обеспечить  целостность вводимой информации.

     Требования  к составу и  параметрам технических  средств.

     Система должна работать на IBM совместимых персональных компьютеров.

     Минимальная конфигурация:

     Тип процессора Celeron и выше;

     Объём оперативного занимаемого устройства 128 Mb и больше.

     Требования  к информационной программной совместимости.

     Система должна работать под управлением семейства операционных систем Win 32 (Windows 95/98/2000/NT/XP и т.д.). 

     1.4 Сравнительный анализ типовых решений 

     В настоящий момент на рынке представлено большое количество софта, имеющего функциональность для групповой  работы с клиентской информацией и анализа результатов этой работы.

     По  соотношению функциональность - стоимость  ПО можно разбить на такие группы:

     1. Информационные системы с максимальной функциональностью и стоимостью владения от 1 000 000$

     • Siebel (CRM-решение с очень большими расширениями)

     • Oracle E-Business Suite (включает функциональный блок CRM)

     • SAP/R3 (ERP с функциями CRM)

     • Microsoft Axapta (ERP с функциями CRM)

     Это наиболее функциональные системы, позволяющие  повысить эффективность продажам крупного холдинга международного уровня, имеющего сложную технологию взаимоотношений с клиентами. Много функций, много аналитики, много возможностей. Престижно, нравится инвесторам.

     Проблема  в том, что кроме огромной стоимости, эти программы еще и очень  долго (до 2-3 лет) и трудно (требуется серьезное обучение персонала и оптимизация бизнес-процессов) внедряются.

     В результате, довольно часто (до 80% случаев  по данным зарубежной печати) покупатели не наблюдают тот самый замечательный  эффект от внедрения CRM и испытывают разочарование.

     2. Информационные системы с мощной функциональностью и стоимостью владения от 200 000$

     • Microsoft Axapta (ERP с функциями CRM)

     • Microsoft Navision (ERP с функциями CRM)

     • Microsoft CRM

     • BAAN InvensysCRM

     От  первой группы отличаются ценой и  масштабом охватываемой темы. Функциональная и ценовая граница между первой и второй группой размыта. Внедряются несколько быстрее (от 6 месяцев), но также трудно. Перед внедрением необходима работа консультантов по оптимизации бизнес-процессов. Оправдывают затраты в крупных компаниях, имеющих подготовленных специалистов и достаточную IT-культуру.

     4. CRM-решения российских  системных интеграторов.

     • Парус

     • Галактика

     • И большинство других системных интеграторов

     По  цене находятся между 3 и 5 группой. Функционал бывает жесткий, бывает настраиваемый, но чаще - пишется под задачи и возможности Заказчика. В принципе, сотрудничество с системными интеграторами удобно для их старых клиентов, тех, кому они уже автоматизировали бухгалтерию, склад и офис (при условии, что обе стороны остались довольны друг другом, что бывает не всегда).

     5. Коробочный CRM-софт  российских и украинских  поставщиков

     • Клиент-Коммуникатор

     • Sales Expert

     • WinPeak CRM

     • 1C-Рарус: CRM Управление продажами

     • TerraSoft CRM

     Главное преимущество такого софта - низкая цена (от нескольких сотен до нескольких тысяч долларов). Хорош для знакомства с CRM-системами. Внедряется за несколько  дней. Но, увы, почти всегда имеет жесткий, мало настраиваемый функционал. Внешне все красиво. Данные, истории, аналитика, но при внедрении оказывается, что эта система не удобна для конкретно ваших продаж. В результате приходится менять на более функциональную или делать неправильный вывод о низкой эффективности всех CRM-систем.

     6. Заказные CRM-системы

     Здесь все зависит от Подрядчика и Заказчика. Есть много хороших примеров и  еще больше - плохих. Как и всякий заказной софт сильно зависит от квалификации Заказчика и Подрядчика.